7 Observer l’existant
7.2 Observer l’existant en toute autonomie
Le lieu d’enregistrement des connaissances et des documents de travail, préconisé par la Fondation, est le serveur. C’est donc le serveur qui normalement fait office de base d’information et des connaissances.
Le serveur est accessible en lecture/écriture par tous les collaborateurs, ce qui va faciliter l’observation en autonomie. Cette stratégie de gestion des droits, nous permet déjà de nous poser quelques questions. Est-ce que la question de la gestion des droits a été pensée ? Est-ce que gérer des accès n’a aucun sens car les collaborateurs travaillent en totale confiance ? Si c’est le cas, le serveur est-il utilisé par les pôles pour l’enregistrement de leurs connaissances ? Existe-il des règles formalisées pour l’usage du serveur afin que chacun y retrouve ses données ? Existe-t-il des règles tacites sur l’usage du serveur ?
Pour observer le serveur, rien de plus simple il suffit de naviguer dans les dossiers et d’observer les types de documents enregistrés, leur classement, les dates de dernières mises à jour des dossiers, etc. Il existe différents logiciels qui permettent aussi de faire une analyse chiffrée d’un répertoire qui sont très utiles pour notre observation. Cinq logiciels ont été testés11, celui retenu est WinDirStat12 pour sa simplicité d’utilisation, son degré de détails (poids des dossiers, date de la dernière modification, nombres de fichiers et de sous dossier), sa rapidité, et son interface graphique.
Voici le premier niveau du serveur réservé à l’enregistrement des informations et connaissances.
Figure 10 : Arborescence de premier niveau du serveur analysé par WinDirStat
Premiers résultats de cette observation :
La stratégie de classement du premier niveau n’est pas claire, plusieurs logiques semblent se confronter : il y a une logique métier avec les dossiers des pôles, une logique évènement avec le dossier « ANNIVERSAIRE », une logique de type de documents avec le dossier « PHOTOS », une logique de catégorie de
11 Free Disk Usage Analyser, WinDirStat, RidNacs, Scanner, JDiskReport
12 http://windirstat.info
documents avec les dossiers « FORMULAIRES », « Masques des diaporamas », etc.
Le nom des documents n’est pas toujours explicite.
Les règles de nommage des dossiers et des documents ne semblent pas définies ou ne sont pas compréhensibles.
L’utilisation du serveur n’est pas homogène en fonction des pôles : certains comptent près de 18 000 documents alors que d’autre en ont moins de 250. Est-ce que Est-certains font des archivages ? Est-Est-ce que tout le monde utilise le serveur ?
Les dates de mise à jour des derniers dossiers peuvent être supérieures à un an.
Les documents sont dupliqués pour offrir plusieurs stratégies de recherche, chronologique et thématique.
Des photos ont exactement le même nom alors qu’elles sont différentes.
Les documents enregistrés sur le serveur sont principalement des formats Microsoft Office, des formats photos et/ou vidéo et des formats portable PDF.
Le dossier de partage des connaissances inter-pôles n’est pas identifiable.
La première conclusion de cette observation : L’organisation du serveur ne semble pas être à jour. Le serveur n’est pas optimisé pour la recherche d’information. Son utilisation est variable en fonction des pôles. Aucune règle de gestion des documents, de l’information ou des connaissances n’ont été trouvées sur le serveur. Il semble que des dossiers aient été ajoutés au fur et à mesure par des personnes différentes. Mon sentiment est que le serveur est utilisé par certaines personnes uniquement, qu’il n’est pas maintenu par une personne ayant des compétences documentaires, que des règles d’utilisation du serveur, si elles existent, ne sont pas respectées.
7.2.2 Les procédures formalisées au sein de la Fondation
Intéressons-nous aux procédures de la Fondation. Lorsque le classeur des procédures a été demandé à la personne qui en a la charge, la responsable du service comptabilité/gestion, elle a dit « enfin quelqu’un qui s’intéresse à nos procédures ! » Intéressant ! De deux choses l’une, soit c’est une personne qui pense que son travail, relatif aux procédures n’est pas reconnu, soit que ces procédures ne font réellement pas
partie de la préoccupation des collaborateurs. L’analyse de l’existant nous confirmera que c’est la deuxième supposition qui se révèle être la bonne.
En feuilletant ce classeur des procédures, une seule concerne le périmètre du projet :
« procédure informatique et archivage » disponible en annexe.
L’organisation informatique prévoit de compartimenter le serveur si les besoins d’un service le nécessitent. La totalité du serveur n’a donc pas pu être observée ! Est-ce que des pôles ont un espace privé sur le serveur ?
Trois types de documents concernant le périmètre du projet sont traités dans la procédure :
Les présentations PowerPoint des colloques ou les réunions internes
La restitution des grands colloques internationaux
Les comptes rendus des réunions d’équipes
Leur lieu d’enregistrement n’est pas précisé et le délai d’enregistrement par rapport à l’évènement est fixé uniquement pour la restitution des grands colloques internationaux.
Après une nouvelle observation sur le serveur, ces documents ont été retrouvés dans le dossier « mémoire de la Fondation ». Les derniers comptes rendu de réunion n’étaient pas enregistrés sur le serveur, puisque les plus récents datent de 2012, or l’observation a lieu en février 2013. Pour les autres documents le constat est le même. Cette procédure n’est donc plus respectée. Mais pourquoi ?
7.2.3 Le centre de documentation
Le lieu, défini comme un centre de documentation, est une salle de réunion dans laquelle sont entreposées les revues auxquelles la Fondation est abonnée. Ces revues sont classées et mises à disposition sur des étagères. Seuls les numéros de l’année en cours sont consultables. Ceux des années précédentes sont ni listés ni accessibles. Ces revues sont-elles consultées ? Les anciens numéros sont-ils archivés ? Si c’est le cas, existe-t-il un référencement de ces numéros ? La Fondation a-t-elle des abonnements mixtes ou électroniques ?
Beaucoup des questions qui se sont posées pendant cette observation autonome n’ont pas trouvé de réponse. Il est donc nécessaire de se rapprocher des collaborateurs afin de tenter d’y répondre.