Le parc informatique

Afin d’assurer la pérennité des données et l’efficience des collaborateurs, il est important de limiter le risque de panne informatique. Compte tenu de l’activité de la Fondation, Il est donc recommandé de renouveler les ordinateurs tous les 4-5 ans.

Certains collaborateurs de la Fondation ont des ordinateurs antérieurs à 2009. Il serait donc nécessaire de les changer.

De plus, en fournissant aux collaborateurs des outils de travail plus performants, leurs conditions de travail sont améliorées et leur efficacité est renforcée

16 Implémenter un outil de gestion des connaissances

La mise en place d’un outil de gestion des connaissances va permettre, de faciliter la gestion documentaire, de permettre à des partenaires d’accéder aux réseaux des connaissances de la Fondation, et finalement de permettre de capitaliser plus d’information et de connaissances.

Plusieurs solutions de gestion électronique de documents et de gestion des connaissances sont disponibles sur le marché. Afin d’aider la Fondation à rechercher des solutions correspondants à ses besoins, un cahier des charges fonctionnel a été rédigé.

La société Védalis¹⁷, spécialisée dans la gestion des connaissances, a présenté sa solution à la Fondation. Son interface est simple et facile à prendre en main, y compris par des personnes ayant peu d’expérience avec les nouvelles technologies de l’information. Cette solution, orientée gestion des connaissances, a l’avantage de comprendre un module de veille et de gestion des conversations. Pour répondre à la demande de ses clients, Védalis a développé un partenariat avec la société Cincom qui est spécialisé en gestion électronique des documents, offrant ainsi, une solution complète en gestion des connaissances.

Les priorités de la Fondation sont, dans un premier temps, la gestion des documents électroniques, puis dans un second temps, la capitalisation des connaissances. Intégrer une solution complète permet de gagner du temps, de n’avoir qu’un outil de gestion des connaissances et de minimiser les changements pour les collaborateurs.

Un cahier des charges fonctionnel préliminaire, disponible en annexe, a été rédigé. Il sera nécessaire de le mettre à jour après les retours utilisateurs sur la mise en place des bonnes pratiques de gestion des connaissances. L’objectif étant d’intégrer les nouveaux besoins potentiels ou les modifications des besoins exprimés lors de cette étude.

La mise en place d’un outil de ce type nécessite des compétences en maitrise d’ouvrage, mais aussi des compétences en ingénierie documentaire.

17 http://www.vedalis.com/fr

17 Acquérir des compétences en ingénierie documentaire

L’usage a démontré que mettre en place une gestion documentaire, sans en assurer un suivi régulier, conduit petit à petit à des dérives importantes. Les objectifs de capitalisation et de partage ne sont plus atteints sur le moyen et le long terme. Il est indispensable que la Fondation acquière des compétences en ingénierie documentaire pour assurer un suivi régulier de sa gestion documentaire.

Tous les collaborateurs ayant déjà une charge de travail élevée, il est recommandé d’acquérir ces compétences non pas, par formation d’un collaborateur, mais par recrutement d’un documentaliste. Celui-ci sera le référent des bonnes pratiques documentaire. Il aura la charge de :

 Suivre les processus de gestion documentaire

 Faire les rappels nécessaires

 Assurer les audits qu’il aura préalablement définis

 Suivre des plans d’action associés

L’évaluation de sa charge de travail est d’un tiers temps.

Cependant, tout au long du projet des opportunités d’amélioration, sur des activités en dehors du périmètre du projet ont été observées. Les circuits de l’information ne sont pas optimisés. La mise à jour du site internet est effectuée par une société externe, ce qui implique une augmentation des délais de mise à jour et un coût important. Il n’y a pas de politique d’archivage au sein de la Fondation (lieux d’archivage, conditions d’archivage, document à archiver, etc.). Les comptes rendus de réunion étant rédigés par des collaborateurs ayant une surcharge de travail, ils sont mis à disposition dans des délais très importants.

Un documentaliste serait à même de réaliser les activités nécessaires pour mettre en place ces améliorations, pour cela il pourra :

 Optimiser les circuits de l’information

 Réaliser les communications internes

 Administrer le site Internet, rédaction de contenu, mise à jour du site

 Administrer la solution informatique, gestion des droits

 Former et accompagner les utilisateurs dans la gestion de l’information

 Former et informer régulièrement sur les outils et processus de gestion des connaissances

 Améliorer les processus d’archivage

 Améliorer et optimiser des processus de travail

 Assurer les campagnes d’archivage

 Rédiger les CR de réunion et PV des conseils

 Participer à la mise en place d’un nouveau site Web

D’autre part, la mise en place d’une solution informatique nécessitera des compétences en maîtrise d’ouvrage qui n’existent pas au sein de la Fondation. Un consultant en maîtrise d’ouvrage coute en moyenne 500 € par jour. Un documentaliste sera à même de :

 Mettre en place les recommandations de gestion documentaire au sein de la Fondation

 Réaliser la maîtrise d’ouvrage nécessaire à la mise en place la solution informatique

 Préparer les données à la migration dans la solution

 Accompagner le changement

Ainsi, le recrutement d’un documentaliste à mi-temps ou à temps plein, en fonction des missions qui lui seront confiées, va apporter à la Fondation les compétences en ingénierie documentaire, qui lui font défaut, pour s’assurer de la capitalisation et du partage de ses connaissances. Il va aussi permettre de minimiser les dépenses, améliorer la productivité des collaborateurs et diminuer les surcharges de travail de certains collaborateurs.

18 Accompagner le changement

18.1 Objectif

Un projet quel qu’il soit conduit à la mise en place de changements organisationnels, fonctionnels ou techniques. Ces changements sont une source d’inconforts et de remises en cause pour les collaborateurs. Il est nécessaire de les comprendre et de les prendre en compte, dès le début du projet, pour s’assurer qu’ils seront acceptés. Sans cette acceptation le projet risque d’être un échec.