3.1.1 Gestion informatisée de l’information, des documents et des connaissances 3.1.1.1 Gestion de l’information
La gestion de l’information regroupe l’ensemble des fonctions liées à l'établissement de la politique et des procédures d'acquisition, d'analyse, de stockage, de conservation, d'utilisation, d'évaluation et de circulation de l'information.
L’expression « gestion de l’information » est aujourd’hui systématiquement associée à la mise en œuvre de systèmes informatiques pour le traitement de cette information. En effet, les entreprises de la construction sont de plus en plus informatisées répondant ainsi aux besoins de gérer un nombre de données toujours plus grand. L’information est devenue une ressource essentielle, d’où la migration du concept d’information vers celui de « ressources informationnelles » et les liens indissociables entre les notions de technologies de l'information et l'information elle-même (OQLF, 2006).
3.1.1.2 Gestion des documents
La gestion des documents regroupe l’ensemble des opérations de planification et contrôle régissant la création, l'utilisation et la conservation des documents jusqu'à leur destruction ou leur archivage (OQLF, 2006).
Tout comme la gestion de l’information, la gestion des documents s’oriente de plus en plus vers les systèmes informatiques. Un système de gestion des documents électroniques est défini comme l’ensemble des moyens informatiques engagé pour gérer le cycle de vie d'un document électronique, de manière à optimiser l'accès à ce document, à l'information qu'il contient et de le lier à d’autres informations (Rivard, 2017).
3.1.1.3 Gestion des connaissances
La gestion des connaissances a pour objectif de créer de la valeur ajoutée en recensant, structurant, conservant et transmettant l'ensemble des connaissances pertinentes afin d’améliorer l'efficacité, la productivité et la prise de décision, de tirer le meilleur parti de l'actif intellectuel d’une organisation et de constituer à long terme le savoir de l'entreprise (OQLF, 2006). Le processus comprend différentes étapes de création, d’enrichissement, de capitalisation, de validation, et de diffusion de la connaissance. Elle est de plus en plus automatisée dans des systèmes d'information informatisés (Rivard, 2017).
3.1.1.4 Base de données informatique
Une base de données informatique est un ensemble de données stockées sur un support informatique, organisées et structurées. Les utilisateurs peuvent consulter, modifier son contenu et ajouter de nouvelles données.
Un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) est un ensemble de logiciels spécialisés qui permet de :
• organiser les données : il organise les données en tables et crée les mécanismes garantissant un accès rapide aux données ; il informe les utilisateurs sur les structures organisationnelles qu’il emploie;
• modifier les données : le SGBD garantit l'évolution cohérente des données ; il vérifie que les contraintes (unicité ou référence) sont respectées;
• accéder aux données : le SGBD permet l'accès aux données par plusieurs utilisateurs simultanément ; il contrôle les opérations simultanées sur les mêmes données ; il garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données et les modifier; • protéger les données : le SGBD garantit l'intégrité et l'accessibilité des données en cas
Un SGBD contient trois niveaux d’abstraction pour masquer certains aspects trop spécifiques aux usagers :
• au niveau physique ou interne, le stockage et les méthodes d’accès aux données sont définis ; il considère le mode d’inscription sur le support qui la mémorise et la structuration des données est décrite de façon très détaillée;
• au niveau logique ou conceptuel, la donnée est considérée de façon sémantique. Son contenu effectif et les relations qui la lient à d’autres données sont définis, soit il définit l'arrangement des informations au sein de la base de données;
• le niveau externe est le niveau d’abstraction le plus élevé. Il est utilisé pour simplifier les interactions entre les utilisateurs et la base. Les données sont présentées sous plusieurs vues selon les besoins.
Il y a plusieurs types d’interface qui existent pour accéder aux données et les gérer. Des interfaces sont nécessaires entre les programmes d’application et la base de données, pour les informaticiens et les codeurs, et pour les usagers fréquents qui ne sont pas des experts informatiques. Les technologies disponibles pour engendrer ces interfaces sont les langages de programmation tels que Structured Query Language (SQL) ou des formulaires simplifiés (Rivard, 2017).
3.1.2 Partage de l’information et collaboration en ligne
3.1.2.1 Portails WEB
Un portail Web est un système de gestion des documents et une plateforme de travail collaborative, basé sur l’infrastructure Internet. Il permet aux différents acteurs d’un projet de collaborer à distance et de transmettre de l’information rapidement. Les portails WEB spécialisés rassemblent et partagent des ressources pour un groupe de personnes ayant un intérêt commun. L’accès aux ressources requiert une identification et un mot de passe afin que seules les personnes concernées puissent consulter et modifier les informations.
3.1.3 Coûts et bénéfices de l’intégration d’une nouvelle technologie
Identifier et quantifier les coûts et les bénéfices est une étape importante dans le choix de l’implémentation d’une nouvelle technologie. La nature et le montant des bénéfices dépendent de la quantité et de la qualité des données à intégrer, de la configuration de la base de données, du niveau de détail et de sophistication du système, tout autant que de l’organisation. Les bénéfices quantifiables sont regroupés en quatre catégories :
• les bénéfices reflétant une amélioration des pratiques existantes : les nouvelles technologies permettent d’automatiser la capture, la manipulation et l’archivage des données géographiques et sont donc à l’origine d’une réduction ou d’une élimination des activités redondantes, du temps pour localiser et obtenir les informations, et d’une amélioration de la productivité. Les économies sont mesurées en temps épargné;
• les bénéfices offerts par des possibilités supplémentaires; • les bénéfices résultant d’un évènement imprévu;
• les bénéfices pouvant résulter de la vente de services d’information.
La réduction des taches fastidieuses, la rapidité de réponse pour les clients, l’amélioration du processus de décision, l’amélioration du moral des employés et l’augmentation de la confiance en soi donnée par l’opportunité de travailler avec des outils de pointe technologique sont des bénéfices intangibles (Antenucci, Brown, Croswell, & Kevany, 1991).
L’implémentation d’une nouvelle technologie et l’amélioration du processus de décision entraine des bénéfices pour l’entreprise à long terme. Afin de visualiser les bénéfices, deux courbes des coûts cumulés des opérations, avec ou sans le changement, sont tracés en fonction du temps. L’investissement initial pour implémenter un nouvel outil est important, cependant il devient rentable à long terme, graphiquement lors de l’intersection des deux courbes.
Figure 3.1 Courbe des coûts cumulés des opérations avec et sans investissement dans les nouvelles technologies de l’information
Adaptée de Antenucci et al. (1991)
La gestion informatisée de l’information et les technologies collaboratives sont de plus en plus prisées dans l’industrie. Les propriétés d’organisation, de consultation, d’accès et de partage permettent d’améliorer l’efficacité et la productivité des entreprises. Elles permettent de répondre aux besoins, cités en introduction du chapitre, de rassembler les données routières, d’accessibilité, de mise à jour et de collaboration. De plus, l’investissement sur le long terme dans les nouvelles technologies est payant.
Le besoin de visualiser les données techniques et environnementales est abordé dans la partie suivante.
Point de rentabilité