Les moyens à disposition

L’analyse des moyens va s’attacher à décrire la situation dans laquelle se trouve le centre pour évaluer quelles sont ses ressources humaines, matérielles, techniques et financières.

Les critères à prendre en compte seront bien sûr à adapter à chaque cas de figure mais l’analyse portera généralement sur leur aspect quantitatif, sur leur adéquation aux besoins mais aussi sur leur possibilité d’évolution et de modernisation.

2 Cf. tableaux synthétisant les grilles d’analyse, Annexe 1 : ANALYSE INTERNE / ÉTUDE DES MOYENS - TABLEAUX DE SYNTHÈSE, p. 147

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1.1.1.1 LES MOYENS HUMAINS

Il est important d’évaluer les ressources humaines du centre, de savoir si leur nombre, leurs compétences et leurs savoir-faire sont satisfaisants. La question des effectifs est cruciale : un personnel insuffisant, mal formé aux tâches documentaires et à l’évolution des NTIC ou encore démotivé, peut compromettre la bonne marche du service. Le responsable a également besoin de connaître sa marge de manœuvre en ce qui concerne les possibilités de formation des personnels, d’embauche ou dans les cas plus extrêmes, de licenciement.

La valorisation d’un service d’information concerne souvent sa valeur ajoutée, il est donc intéressant de faire le point sur les connaissances et les aptitudes des employés. Elles deviendront des atouts sur lesquels s’appuiera la réflexion. A l’inverse, un personnel peu ou mal qualifié peut être un frein sérieux, ou tout au moins une contrainte à prendre en compte, dans la mise en place d’une stratégie de développement

1.1.1.2 LES MOYENS MATÉRIELS ET TECHNIQUES

Ils sont tout aussi essentiels que les moyens humains. Leur finalité est double : ils doivent d’une part être mis au service de la productivité, et d’autre part contribuer à l’apparence, à l’image du centre de documentation. Certains interviennent donc dans la réalisation du service et alors que d’autres vont contribuer à lui fournir un cadre.

• Le fonds documentaire : l’analyse de l’existant va consister à faire un état des collections, de leur nature et de leurs spécificités, de leur pertinence par rapport aux objectifs du centre, de leurs volumes, mais aussi de leurs caractéristiques plus techniques comme celles liées à leur état, leur conservation, leur évolution vers les NTIC, etc.

La partie suivante 1.2. CONNAITRE SON FONDS³ tente d’apporter un éclairage plus approfondi sur la question de la nature du fonds.

• Le parc informatique : il s’agit là des outils nécessaires au traitement et à la mise en valeur des ressources, ainsi qu’à leur gestion. L’analyse peut s’appuyer sur les points saillants du cahier des charges élaboré lors de la mise en place du réseau informatique et vérifier si les critères requis à ce moment-là sont encore d’actualité par rapport aux besoins réels et actuels du service. En matière d’informatique il est devenu indispensable, pour éviter l’obsolescence, d’avoir la possibilité de faire évoluer et de moderniser les infrastructures. A l’heure des nouvelles technologies, ce sont en effet tout le fonctionnement du centre et la valorisation de ses collections qui sont concerné. Il est également particulièrement important de savoir si les

3Cf. infra p. 27

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moyens sont suffisants et si leurs fonctionnalités sont en adéquation avec les nécessités de traitement, de rationalisation et de diffusion des ressources. Des questions plus techniques sont également à prendre en compte : maintenance, compétences informatiques sollicitées et disponibles, etc.

• Les locaux et le mobilier : Cette analyse va faire le bilan des moyens qui sont déployés pour rendre agréable et accueillant le cadre de consultation et de diffusion de l’information, mais aussi de ceux visant à la rationalisation et à la fonctionnalité du cadre de travail. Parfois, les centres de documentation n’ont plus d’existence physique au sens traditionnel où on l’entend, le cadre du service rendu est alors devenu virtuel ou, dans le cas de centres de documentation d’entreprise, a été déplacé aux lieux de travail des utilisateurs. L’étude va alors se limiter aux bureaux des documentalistes.

Outre l’ergonomie des locaux et du mobilier, ces critères vont également permettre d’évaluer les capacités de stockage et de diffusion mais aussi d’évolutivité ou d’aménagement du service.

1.1.1.3 LES MOYENS FINANCIERS

Le budget est une question sensible pour les services d’information qui ont souvent des moyens limités et dont les responsables n’ont pas toujours la maîtrise (salaires dépendant des ressources humaines, matériel informatique du service informatique). De plus, dans la plupart des cas, les ressources ne proviennent pas de la vente de prestations mais de sommes allouées en amont par l’organisme de rattachement ou d’éventuels bailleurs de fonds⁴. L’analyse de l’existant ne va pas consister ici à dresser un bilan comptable du service mais plutôt à repérer les insuffisances éventuelles, les problèmes et les écueils dans la répartition du budget, les contraintes que cela implique, les restrictions envisagées ou, a contrario, les éléments favorisants.

La question des coûts de production et de fonctionnement du centre est évidemment à considérer pour évaluer le plus précisément possible les subventions nécessaires. Ce chiffrage des activités va passer par une décomposition en processus des tâches et des services effectués puis une estimation des moyens mobilisés (notamment humains et financiers) pour les mener à bien.

4Cf. à ce sujet, infra la partie 1.3.1. L’ENVIRONNEMENT STRUCTUREL ET INSTITUTIONNEL : TUTELLES HIERARCHIQUES ET FINANCIERES, p 30

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