PAS A PAS
Le module « Plan d’actions » est un outil au service de la stratégie à mettre en œuvre au niveau de votre site. La gestion et le suivi des actions vous permet d’avoir une vue globale sur l’avancée, ou les risques de retards, des différentes actions vous permettant d’atteindre les objectifs fixés par vos tutelles. Des états et autres indicateurs vous renseignent en temps réel sur la bonne mise en œuvre de votre plan d’actions.
TABLE DES ACTIONS
Un clic sur le widget « Plan d’actions », affichable sur le tableau de bord, ouvre la table des actions regroupées par processus.
Afin de ne visualiser que le plan d’actions de l’année en cours, il est conseillé de filtrer les données affichées. Pour cela, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la loupe située dans le bandeau de la table, à côté de l’intitulé « Année ». Dans le menu contextuel qui s’ouvre, choisissez « Est égal à <AAAA> » selon l’année que vous souhaitez afficher (« Est égal à 2020 » par exemple).
Pour éviter de refaire cette manipulation à chaque consultation, pensez à cocher l’option « Mémoriser les filtres » après avoir ouvert le menu contextuel au-dessus du bandeau de la table. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation des tables et des filtres page 40 de ce guide d’utilisation.
ENROULER/DEROULER LES ACTIONS
La table des actions pouvant afficher énormément de lignes classées sous une forme hiérarchique (selon les processus). Grâce au bouton "Enrouler/Dérouler" du ruban vous pouvez déplier ou replier l’ensemble des actions. Vous pouvez aussi replier/déplier les lignes à l’intérieur d’un processus donné en cliquant sur les icônes "+" et "-" situé devant son intitulé.
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 188
CREATION D’UNE ACTION
Trois informations sont nécessaires pour créer une action : le processus, tel que définis préalablement dans le module « Documentation », auquel se rattache l’action, son intitulé et sa date de début :
CONSULTATION/MODIFICATION D’UNE ACTION
Double-cliquez sur une ligne de la table des actions ou sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton « Détails » pour ouvrir la fiche d’une action déjà saisie :
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 189
Vous avez la possibilité de gérer votre plan d’actions à un niveau « Projet » en renseignant la zone située sous le processus. Cette zone est en saisie libre, mais vous bénéficiez de la « saisie assistée » (détails page 45).
La priorité de l’action est définie grâce au potentiomètre (Faible, Moyenne ou Elevée).
Le responsable de la réalisation de l’action est choisi dans la liste déroulante dont les valeurs proviennent du module « Contacts ». Choisissez « X » si vous n’avez pas (encore) déterminé qui prendra en charge cette tâche.
Vous pouvez renseigner, en plus de la date de début obligatoire, une date de fin prévue (qui doit être postérieure à celle de début…). Cette information sera utilisée dans les états du module pour attirer votre attention sur les actions dont la date de fin prévue est dépassée.
Le potentiomètre situé tout en bas de la fiche vous permet d’indiquer le niveau d’avancement de l’action. Cette valeur est modifiée par incrément de 5 %. Lorsqu’elle atteint 100 %, la date de réalisation devient active et est pré remplie avec la date du jour. Vous pouvez alors éventuellement ajuster celle-ci à la date réelle si elle est différente.
L’onglet « Commentaires » vous permet de consigner diverses informations que vous souhaitez ajouter à l’action en cours d’affichage.
Vous pouvez joindre à chaque action un fichier dans n’importe quel format géré par votre poste (.DOC, .EML, .PDF, .JPG, …) selon la méthode présentée page 50 et suivantes).
STATUT D’UNE ACTION
Les pictogrammes suivants indiquent la priorité de l’action à entreprendre selon la valeur du potentiomètre « Priorité » situé sur la fiche de l’action, si celle-ci n’est pas terminée :
Action terminée.
Action non terminée à priorité faible. Action non terminée à priorité moyenne. Action non terminée à priorité élevée.
SUPPRESSION D’UNE ACTION
Un profil « SUPERVISEUR » ou « QUALITE » est nécessaire pour supprimer une action. Une confirmation vous sera demandée avant de procéder à la suppression. Une fois celle-ci confirmée, cette action est irréversible. Une entrée sera automatiquement ajoutée dans le journal des suppressions (voir page 60).
Pour pouvoir supprimer un élément, il est nécessaire qu’il ne soit pas utilisé par aucun des modules d’AQ_Tools. Dans le cas contraire, une erreur « Contrainte d’intégrité non respectée » s’affichera et empêchera la suppression.
INFORMATIONS EN SORTIE
ETATS
La façon d’accéder à chacun des états gérés par AQ_Tools est présentée dans le tableau disponible page 246 de ce guide d’utilisation.
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 190
PLAN D’ACTIONS POUR UNE ANNEE
Cet état, marqué confidentiel, présente la liste des actions pour une période donnée. La liste est triée par ordre alphabétique croissant des processus auxquels sont rattachées les actions, puis par intitulé des projets et enfin, par ordre alphabétique des intitulés des actions. Le nom du responsable de l’action, la date de début, la date de fin prévue ou de réalisation et le taux d’avancement complètent les informations pour chaque action. Les pictogrammes, dont la signification est rappelée à la fin de l’état, indiquent le niveau de priorité de chaque activité (faible, moyenne ou élevée) ainsi que le statut de l’action à la date d’édition du document (réalisée, en cours ou avec la date d’échéance prévue dépassée).
SUIVI DU PLAN D’ACTIONS POUR UNE ANNEE
Cet état, marqué à diffusion interne, reprends sous la forme d’un tableau exportable au format .XLS la liste des actions pour une année donnée. La liste est triée par ordre alphabétique croissant des processus auxquels sont rattachées les actions, puis par intitulé des projets et enfin, par ordre alphabétique des intitulés des actions. Le nom du responsable de l’action, la date de début, la date de fin prévue ou de réalisation et le taux d’avancement complètent les informations pour chaque action. Les pictogrammes, dont la signification est rappelée à la fin de l’état, indiquent le niveau de priorité de chaque activité (faible, moyenne ou élevée) ainsi que le statut de l’action à la date d’édition du document (réalisée).
RESPONSABLES DU PLAN D’ACTIONS POUR UNE ANNEE
Cet état, marqué confidentiel, présente la liste des actions pour une année donnée dont les agents ont la charge. La liste est triée par ordre alphabétique croissant des noms et prénoms des agents, puis par
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 191
intitulé des projets et enfin, par ordre alphabétique des intitulés des actions. La date de début, la date de fin prévue ou de réalisation et le taux d’avancement complètent les informations pour chaque action. Les pictogrammes, dont la signification est rappelée à la fin de l’état, indiquent le niveau de priorité de chaque activité (faible, moyenne ou élevée) ainsi que le statut de l’action à la date d’édition du document (réalisée, en cours ou avec la date d’échéance prévue dépassée).
Vous pouvez accéder directement aux actions gérées par un contact en activant « Volet miniature » dans l’onglet « Aperçu ». La liste des contacts apparaît sur la gauche de votre écran, un clic sur le type vous positionne directement sur la page concernée.
PLAN D’ACTIONS EN COURS POUR UNE ANNEE
Cet état, marqué confidentiel, présente la liste des actions non terminée à la date d’édition du document. La liste est triée par ordre alphabétique croissant des processus, puis par intitulé des projets et enfin, par ordre alphabétique des intitulés des actions. Le nom du responsable de l’action, la date de début, la date de fin prévue ou de réalisation et le taux d’avancement complètent les informations pour chaque action. Les pictogrammes, dont la signification est rappelée à la fin de l’état, indiquent le niveau de priorité de chaque activité (faible, moyenne ou élevée) ainsi que le statut de l’action à la date d’édition du document (réalisée, en cours ou avec la date d’échéance prévue dépassée).
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 192
LIENS AVEC LES AUTRES MODULES
Le schéma de la page 66 vous permet d’avoir une vue globale des interactions entre les modules d’AQ_Tools.
INFORMATIONS UTILISEES PAR LE MODULE « PLAN D’ACTIONS »
Les modules suivants gèrent des données nécessaires au fonctionnement du module « Plan d’actions » : il est donc obligatoire de saisir les informations indiquées ci-dessous avant de pouvoir utiliser ce module.
LA DOCUMENTATION
Il est nécessaire de connaitre à quel processus se rapporte une action avant de la saisir dans AQ_Tools. Il est donc impératif de saisir l’ensemble de vos processus (métiers et supports) dans le module « Documentation » (voir page 70 pour la création d’un document). Par contre, il n’est pas obligatoire de les documenter à l’aide de fichiers joints, même si cela est conseillé.
LES CONTACTS
Par défaut, seul un contact virtuel « X » (Inconnu) est disponible dans la liste des contacts. Vous pouvez l’utilisez temporairement si vous avez oublié de saisir une personne d’une action. Vous devez alors, après avoir saisi le contact manquant dans le module « Contacts », revenir sur la fiche de l’action et réattribuer au contact ad hoc l’identité de la personne responsable de l’action.
INFORMATIONS DEPENDANTES DU MODULE « PLAN D’ACTIONS »
Le module suivant utilise des données gérées par le module « Plan d’actions » :
LES INDICATEURS
Vous pouvez utiliser les informations gérées par le module « Plan d’actions » pour préparer un document support à une revue de processus, grâce au module « Indicateurs ». Les données relatives à chaque processus sont regroupées avec celles disponibles dans les modules « Améliorations » et « Indicateurs ».
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