PAS A PAS
Le module « Compétences/Risques » est basé sur la gestion de vos activités réalisées par les agents, en fonction de leur compétence et de leur habilitation, et en utilisant la méthode AMDEC pour évaluer et gérer les risques liés à ces activités. Des états et outils d’analyses vous permettent de visualiser rapidement les points nécessitant une attention particulière pour garantir un niveau acceptable de risque et un suivi en temps réel de l’évolution des compétences des agents de votre site.
LA METHODE AMDEC
L'Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité (AMDEC) est un outil de sûreté de fonctionnement et de gestion de la qualité. La criticité d'un mode de défaillance se détermine généralement par le produit (indice de fréquence) × (indice de gravité) × (indice de détection). Ces indices sont définis par le client, l'entreprise qui fixe également un seuil d'acceptabilité, au-dessus duquel toute criticité doit être réduite, par un moyen à définir (reprise de conception, plan de maintenance, action de surveillance, …).
On identifie et évalue :
Sa (ses) cause(s) et l'indice de fréquence. Ses effets et l'indice de gravité.
Les mesures mises en place pour détecter la défaillance et l'indice de détection.
On calcule la criticité : IPR (Indice de Priorité du Risque) = indice de fréquence × indice de gravité × indice de détection.
Si l’IPR est supérieur au seuil que l’on s’est définit, on engage des actions correctives.
Si le but poursuivi est l'amélioration, on traitera en priorité les causes des modes de défaillance présentant les plus fortes criticités (IPR élevés).
TABLE DES ACTIVITES
Un clic sur le widget « Compétences/Risques », affichable sur le tableau de bord, ouvre la table des compétences et des risques liés aux activités de votre site, regroupées par processus.
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 179
ENROULER/DEROULER LES ACTIVITES
La table des activités pouvant afficher énormément de lignes classées sous une forme hiérarchique (selon les processus). Grâce au bouton "Enrouler/Dérouler" du ruban vous pouvez déplier ou replier l’ensemble des activités. Vous pouvez aussi replier/déplier les lignes à l’intérieur d’un processus donné en cliquant sur les icônes "+" et "-" situé devant son intitulé.
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 180
CREATION D’UNE ACTIVITE
Deux informations sont nécessaires pour créer une activité : le processus, tel qu’il a été saisis préalablement dans le module « Documentation » et une description de l’activité.
Vous avez la possibilité de décrire plus précisément l’activité dans la zone « Commentaires ».
CONSULTATION/MODIFICATION D’UNE ACTIVITE
Double-cliquez sur une ligne de la table des activités ou sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton « Détails » pour ouvrir la fiche d’une activité déjà saisie, activez l’onglet « Description » :
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 181
CONSULTATION DES COMPETENCES LIEES A UNE ACTIVITE
Double-cliquez sur une ligne de la table des activités ou sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton « Détails » pour ouvrir la fiche d’une activité déjà saisie, activez l’onglet « Compétences ».
La liste des compétences saisies dans le module « Contacts », triées par processus s’affiche :
Comme indiqué sur la fiche, utilisez le module « Contacts » pour modifier les informations affichées.
CONSULTATION/MODIFICATION D’UN RISQUE LIE A UNE ACTIVITE
Double-cliquez sur une ligne de la table des activités ou sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton « Détails » pour ouvrir la fiche d’une activité déjà saisie, activez l’onglet « Risques » :
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 182
La première étape est de décrire le risque associé à l’activité courante dont l’intitulé est rappelé dans le bandeau de la fenêtre. Pour cela, il vous suffit de renseigner les trois zones de la partie supérieure de la fiche, en suivant les flèches :
1. Renseignez les causes potentielles de la défaillance. 2. Nommez la défaillance.
3. Décrivez les effets potentiels de la défaillance.
Ceci fait, il vous reste à évaluer le risque grâce aux trois potentiomètres situés en bas de la fiche. En les manipulant, l’IPR est calculé automatiquement selon la méthode AMDEC détaillée ci-dessous.
CALCUL DE L’IPR
L’IPR (Indice de Priorité du Risque) = indice de fréquence × indice de gravité × indice de détection.
Fréquence d’apparition
Valeur de l’indice de fréquence : 1. Exceptionnelle.
2. Rare. 3. Fréquente. 4. Certaine.
Gravité des effets
Valeur de l’indice de gravité :
1. Impact mineur quasiment sans effet. 2. Impact moyen facilement réglé.
3. Impact critique demandant l’intervention d’une personne habilitée. 4. Impact important impliquant des problèmes graves.
Capacité de détection
Valeur de l’indice de détection :
1. Automatisée (par sonde, robot de surveillance, …). 2. Planifiée (dans une procédure, un mode opératoire, …). 3. Aléatoire (aucun moyen de détection mis en place). 4. Impossible (aucun moyen de détection possible).
EVALUATION DU RISQUE LIE A UNE ACTIVITE
Risque non évalué ou sans objet (IPR = 0). Risque négligeable (IPR de 1 à 7).
Risque indésirable (IPR de 8 à 18). Risque inacceptable (IPR supérieur à 18).
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 183
SUPPRESSION D’UNE ACTIVITE
Un profil « SUPERVISEUR » ou « QUALITE » est nécessaire pour supprimer une activité. Une confirmation vous sera demandée avant de procéder à la suppression. Une fois celle-ci confirmée, cette action est irréversible. Une entrée sera automatiquement ajoutée dans le journal des suppressions (voir page 60).
Pour pouvoir supprimer un élément, il est nécessaire qu’il ne soit pas utilisé par aucun des modules d’AQ_Tools. Dans le cas contraire, une erreur « Contrainte d’intégrité non respectée » s’affichera et empêchera la suppression.
AMELIORATIONS LIEES AUX COMPETENCES/RISQUES
Cette table affiche l’ensemble des améliorations qui ont été créées à partir du module « Compétences/Risques » dans le cadre de la réduction des risques. Double-cliquez sur une ligne de la table des activités ou sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton « Détails » pour ouvrir la fiche d’une amélioration directement dans le module « Améliorations ».
Il faut qu’au moins une amélioration ait été créée à partir de ce module pour que l’onglet soit actif.
INFORMATIONS EN SORTIE
ETATS
La façon d’accéder à chacun des états gérés par AQ_Tools est présentée dans le tableau disponible page 246 de ce guide d’utilisation.
LISTE DES COMPETENCES
Cet état, marqué confidentiel, présente la synthèse des habilitations liées aux compétences et risques de votre site. La liste est triée par ordre alphabétiques des processus, puis par ordre décroissant des risques.
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 184
L’identité du pilote du processus est affichée en premier, suivi de celle de/des suppléant(s) puis des intervenants. Les pictogrammes, dont la signification est rappelée à la fin de l’état, indiquent le niveau de compétences de chaque agent (expert, opérationnel ou insuffisant) au moment de l’impression de l’état, s’il est pilote ou suppléant et si une habilitation est attachée à sa compétence. Le niveau de risque lié à l’activité (négligeable, indésirable ou inacceptable) est aussi indiqué.
Cet état est aussi disponible en cliquant sur le petit bouton carré, en bas à gauche du widget « Compétences/Risques »
LISTE DES RISQUES
Cet état, marqué confidentiel, présente l’ensemble des informations liées aux risques de votre site. La liste est triée par risque décroissant (l’IPR le plus élevé en premier). Le processus impacté, les causes et effets potentiels sont également indiqués. Le détail des données ayant permis le calcul de l’IPR (Fréquence, Gravité et Détection) est affiché en clair. Les pictogrammes, dont la signification est rappelée à la fin de l’état, indiquent le niveau de risque lié à chaque activité (négligeable, indésirable ou inacceptable).
TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES
MATRICE DES COMPETENCES
Ce tableau croisé dynamique vous permet de visualiser la répartition des compétences selon les processus, les activités, et l’identité des agents.
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 185
Toutes les combinaisons entre ceux-ci sont possibles avec l’affichage coloré du niveau pour la compétence (sans objet, expert, intervenant ou insuffisant) avec le niveau maximum atteint pour les lignes et les colonnes.
Cet outil vous permet de détecter, par exemple, les processus ou activités nécessitant une formation des agents ou un recrutement pour pallier à un manque de compétences en interne.
Vous pouvez retrouver toutes les astuces d’utilisation des tableaux croisés dynamiques pages 61 et suivantes de ce guide.
MATRICE DES RISQUES
Ce tableau croisé dynamique vous permet de visualiser le niveau de risque selon les processus, les activités, et les valeurs des trois éléments permettant de calculer l’IPR (Gravité, Fréquence et Détection). Toutes les combinaisons entre ceux-ci sont possibles avec l’affichage coloré du niveau de risque (sans objet, négligeable, indésirable ou inacceptable) avec le niveau maximum atteint pour les lignes et les colonnes.
Vous pouvez retrouver toutes les astuces d’utilisation des tableaux croisés dynamiques pages 61 et suivantes de ce guide.
L’exportation au format .XLS ou .XLXS affiche, en plus de la couleur de la cellule, la note liée à la demande
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 186
EXPORTATION DES INFORMATIONS LIEES AUX COMPETENCES/RISQUES
Vous souhaitez faire des calculs ou des traitements complémentaires avec les données liées aux risques de votre site dans votre application bureautique préférée ? Il suffit d’exporter le contenu de la table vers Excel en cliquant sur le bouton « Exporter ». Le fichier correspondant est créé avec vos données dans le répertoire \Documents\SMQ\. AQ_Tools attribue automatiquement un nom au nouveau fichier selon le modèle « Analyse_AMDEC_SSvAAAAMMJJ.XLS » avec :
SS : Numéro de site (01 par exemple).
AAAA : Année de la date d’édition (2020 par exemple). MM : Mois de la date d’édition (06 par exemple). JJ : Jour de la date d’édition (04 par exemple).
Par exemple, le fichier « Analyse_AMDEC_01v20200604.xls » a été exporté le 4 juin 2020 et contient les informations liées aux compétences/risques du site 01.
Si vous exportez plusieurs fois les données le même jour, AQ_Tools vous proposera de remplacer le fichier existant, de fusionner les nouvelles données avec celles existantes dans le répertoire ou d’annuler l’exportation.
Les données exportées comportant des informations à caractère personnel, vous devez vous engagez à les utiliser selon les modalités définies par le RGPD (détails page 158 et suivante) en cliquant sur le bouton « OK » de la fenêtre de confirmation. L’exportation de ces données personnelles sera inscrite dans le journal des notifications comme ayant été réalisée par la personne dont l’identité est déterminée par le login. En cliquant sur le bouton « Annuler » de la fenêtre de confirmation, aucune donnée n’est exportée et aucun ajout n’est réalisé au journal des notifications (voir page 61).
LIENS AVEC LES AUTRES MODULES
Le schéma de la page 66 vous permet d’avoir une vue globale des interactions entre les modules d’AQ_Tools.
INFORMATIONS UTILISEES PAR LE MODULE « COMPETENCES/RISQUES »
LA DOCUMENTATION
Il est nécessaire de connaitre à quel processus se rapporte une activité avant de la saisir dans AQ_Tools. Il est donc impératif de saisir l’ensemble de vos processus (métiers et supports) dans le module « Documentation » (voir page 70 pour la création d’un document). Par contre, il n’est pas obligatoire de les documenter à l’aide de fichiers joints, même si cela est conseillé.
INFORMATIONS DEPENDANTES DU MODULE « COMPETENCES/RISQUES »
Le module suivant utilise des données gérées par le module « Compétences/Risques » :
LES AMELIORATIONS
Si vous avez déclaré une amélioration à partir du module « Compétences/Risques », cette information est disponible au sein de ce module directement en double-cliquant sur l’intitulé de l’amélioration.
Guide d’utilisation AQ_Tools v. 2 187