Il s’agit ici de conserver la mémoire des activités39.
La capitalisation des connaissances consiste à identifier, formaliser et conserver la mémoire des activités ; l’objectif est de rendre cette mémoire accessible indépendamment des acteurs qui l’ont créée, et de manière pertinente par rapport à une contexte d’intérêt donné.
Un document unique est écrit à partir de différents documents, de fiches projets : donner de la valeur en commentant, en réorganisant, il s’agit de créer de nouvelles informations en partant de différents documents.
La valorisation des documents peut être schématisée comme suit :
Cette capitalisation n’est cependant pas qu’une somme de savoirs, elle est aussi le résultat de flux et de processus : les flux entrants ̶ informations venues de l’extérieur comme la presse, la veille ̶ les flux sortants ̶ informations produites par l’entreprise comme les études ̶ et les flux internes qui sont le résultat de la communication entre les membres de l’équipe à l’intérieur même de la MOT.
La MOT sait « stocker » ses documents, mais elle sait aussi se doter de dispositifs « permettant aux acteurs de collaborer, de partager et d’échanger en permanence leurs représentations et de fabriquer, par le jeu de leurs interactions, un sens commun40. »
39 PRAX Jean-Yves, LARCHER Simon. La Gestion électronique documentaire. Nouvelle édition. Paris, Dunod, 2011. 341 p. ISBN 9782100078912. P.4.
40 Ibidem. P. 6
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4.1. Le dictionnaire du transfrontalier
Un dictionnaire analytique de la coopération transfrontalière est en préparation41 . Avec sa mise en œuvre, les notions de capitalisation des connaissances et de réseau prennent tout leur sens.
Capitalisation des connaissances parce que la MOT a décidé de participer à ce travail et donc de capitaliser des connaissances acquises au long de son existence, capitalisation de réseau également car ce dictionnaire est piloté par Birthe Wassemberg, professeure à l’IEP de Strasbourg avec Joachim Beck, professeur en sciences administratives à l’euro-institut Kehl, Bernard Reitel, professeur à l’Université d’Arras et Jean Peyrony qui est directeur général de la Mission opérationnelle transfrontalière.
Ce dictionnaire, comme d’autres dictionnaires sur l’Union Européenne comportera deux parties : la première partie, théorique, se consacrera à la terminologie et aux outils de la coopération transfrontalière. La seconde partie, géographique, sera un répertoire de toutes les régions transfrontalières. Il permettra de donner un outil de travail ainsi qu’une vision plus globale de la coopération transfrontalière.
4.2. Les études
Les études peuvent durer de 4 mois à 1 an pour les ministères ̶ par exemple pour le ministère de l’équipement. Ce sont des études diagnostiques et/ou stratégiques.
Le portail documentaire valorise aussi les études. Comme le rappelle Françoise Noët dans son article “Piloter la gouvernance documentaire” 42 :
Le service de documentation a vocation à rendre accessibles les études menées par les directions (souvent méconnues, non partagées et non capitalisées) sur le portail documentaire, ce qui doit leur apporter une meilleure visibilité.
Dans des dossiers sont rangés tous les documents produits par la MOT. Ces documents sont physiquement à part dans le centre de documentation. Pour des raisons de déontologie, un accès maximum aux documents est proposé. Cependant, la MOT ne souhaite pas divulguer un savoir-faire unique dont pourraient s’emparer des consultants pour remporter des appels d’offre. De plus, les adhérents et partenaires financiers ̶ commanditaires des études ̶ restent prioritaires, sont propriétaires de ces études et peuvent en limiter la diffusion.
De nombreux documents dans le centre de documentation ont préalablement servi à des études.
41Portail internet de TEIN. [Consulté le 22/10/2014]. http://www.euroinstitut.org/pdf/Download-Unterlagen/2014-Newsletterdateien/Appel_projetdictionnaireF.pdf
42 NOËT Françoise. Piloter la gouvernance documentaire. Documentaliste ̶ ̶ Sciences de l’information, dossier information et territoires, décembre 2012, p.47. n°4. ISSN 0012-4508
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4.3. Les cartes
Depuis 2006, les cartes, qu’elles soient diagnostiques ou stratégiques sont faites au sein de la MOT, à l’aide du logiciel Illustrator.
Sur le site, les cartes qu’on retrouve sont issues de l’atlas transfrontalier, qui est un outil de vulgarisation envoyé aux adhérents, sur le modèle de fiches de cuisine. Des mises à jour sont donc à faire sur le site. C’est un savoir-faire réel de la MOT car elles sont reprises par exemple dans des manuels scolaires. Pour une étude, 50 à 60 cartes sont réalisées à partir de données brutes ou d’entretiens.
La page des cartes est la deuxième page la plus regardée sur le site.
La notion de cartes est importante, en particulier dans le cas de la mission opérationnelle Transfrontalière, puisqu’elle définit en quelque sorte de nouveaux contours. Comme l’écrit Eric Auburtin43 :
L’analyse cartographique des dynamiques transfrontalières permet de dessiner les nouveaux contours de la frontière : même si la frontière-ligne garde encore sa pertinence dans la mesure où elle continue de séparer des législations fiscales, sociales et institutionnelles différentes, la frontière-zone, voire la frontière-point, se substituent progressivement à elle comme autant de « fronts avancés » à l’intérieur du territoire infranational. La carte joue là un rôle essentiel. Elle n’apporte pas seulement une compréhension du monde en « extension ». Par les lignes et points qu’elle relie, elle permet aussi une lecture en « intensité » par rapport à ce qui remplit l’espace. Elle modifie le statut de frontière, en gommant progressivement ses aspérités pour produire un nouveau territoire, quitte parfois, pour en légitimer les contours, à réifier des figures historiques ou culturelles du passé. Objet de séduction, la carte reste avant tout un instrument de pouvoir44.
La carte montre ainsi l’organisation de l’espace mais aussi les ambitions de l’auteur. C’est ce qu’il démontre dans son article45 sur le polycentrisme dans la Grande Région. Le polycentrisme, poussé par les acteurs de la coopération transfrontalière parce qu’il est devenu une notion primordiale pour un aménagement du territoire plus concerté, est représenté de façon explicite sur les cartes. Il parle de « mise en scène cartographique du polycentrisme. » Les acteurs se servent de la carte pour légitimer leurs projets plus que pour mesurer les questions qu’il faudrait se poser et les failles qui demeurent.
43 Eric Auburtin est géographe, intéressé par les questions relatives au transfrontalier, il est l’auteur d’un article portant sur la notion de polycentrisme et la Grande Région Saar Lor Lux Rhénanie-Palatinat Wallonie https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=aWVwZy5mcnx4aXRoLWJyaXQtY29uZmVyZW5jZXxn eDo1ZmZjYTZlNDBjMzcxMjRj, consulter le 24/10/2014
44AUBURTIN Eric. La carte comme système de représentations d’une idée transfrontalière. 2010. In Koukoutsahi-Monnier A. (dir.). Représentations du transfrontalier. Presses Universitaires de Nancy. 300p ; art. p87-106 : sur la cartographie. p.105.
45AUBURTIN Éric. Institut Français de Géopolitique, le polycentrisme mis en scène et interrogé par la carte : l’exemple de la Grande Région. [En ligne]. Communication session 11. 6 septembre 2011. [Consulté le 10 septembre 2014]
https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=aWVwZy5mcnx4aXRoLWJyaXQtY29uZmVyZW5jZXxn eDo1ZmZjYTZlNDBjMzcxMjRj
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