Logiciel de gestion des préparations

La traçabilité papier des lots de préparations depuis leur fabrication jusqu’à leur dispensation constitue une charge de travail importante et surtout un risque majeur d’erreurs de retranscription des données ou d’égarement de documents. L’informatisation intégrale de ces dossiers permettrait de s’affranchir en grande partie de ces risques et donc de sécuriser le circuit. Une étude menée sur les pratiques en matière de préparations hospitalières de PUI françaises, belges et suisses montre effectivement au sein des PUI sondées que l’informatisation de leur processus de préparation permettrait de réduire de 50 à 98 % la survenue d’incidents recensés (67).

Jusqu’à présent, les PUI avaient plutôt tendance à se tourner vers des outils crées en interne, prenant souvent la forme de fichiers Excel, d’accès non-sécurisés, à l’intérieur desquels les données sont compilées manuellement, et souvent a posteriori des activités exécutées.

A la pharmacie de Sainte-Marguerite, une base a été conçue en 2015 à partir du logiciel Access® afin d’archiver les lots de collyres fabriqués, de maintenir en quarantaine les lots en attente des résultats de contrôles, et de tracer chaque dispensation avec un calcul automatique des dates de péremption, apposées sur des planches d’étiquettes éditées en même temps que le bordereau de livraison. Cette initiative, qui a par ailleurs fait l’objet d’une publication (68), a considérablement facilité les démarches administratives liées à la production de lots et à la préparation des commandes. Cependant, cette base est rapidement devenue obsolète.

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L’application a en effet présenté certains bugs irrémédiables au niveau des paramètres d’étiquetage. D’autre part, le logiciel Access® _{demande une prise en main peu évidente pour} les non-initiés. De ce fait, les nouvelles préparations ajoutées au catalogue après la création de la base n’ont pas pu y être intégrées. Puis, au final, la pharmacie a perdu la licence d’accès au logiciel et la base a donc été peu à peu abandonnée à l’usage par défaut de maintenance.

Ce type d’application ne satisfait toutefois pas entièrement aux exigences des BPP puisqu’elles ne permettent pas un enregistrement en temps réel des données de préparation. Pour y parvenir, de plus en plus de concepteurs se sont penchés ces dernières années sur les pratiques et règlementations de pharmacie hospitalière pour développer des logiciels professionnels spécifiques dédiés exclusivement à la gestion des préparations magistrales et hospitalières, en dehors des préparations de chimiothérapie ou de nutrition parentérale, davantage ciblés auparavant pour la gestion de leur circuit (69).

➢ Avantages :

- Enregistrement des matières premières et excipients utilisés pour chaque préparation par un système de lecture de code-barre ou de data-matrix

- Enregistrement des mesures effectuées durant la préparation grâce à une connexion directe entre le logiciel et les différents équipements de préparation (balances…)

- Suivi en réseau de la conformité et donc de la libération d’un lot grâce à un système d’interactivité entre la pharmacie et les laboratoires de contrôle

- Gestion des stocks des matières premières et consommables avec seuils minimums de commandes

- Gestion des stocks des préparations et alertes sur les péremptions de produits

- Informatisation des ordonnanciers de fabrication et de dispensation, avec suivi possible de la productivité du préparatoire grâce à l’outil statistique du logiciel

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- Archivage des données enregistrées

L’acquisition d’un logiciel de préparation permettrait également de s’affranchir en partie d’une des principales problématiques techniques toujours en suspens concernant notre activité de préparation de collyres. En effet, aucun des collyres ne peut se distinguer les uns des autres en raison de leur conditionnement parfaitement identique (hormis peut-être l’amphotéricine B de couleur jaunâtre plus caractéristique). Seule la dénomination de la molécule figurant sur l’étiquette apposée sur le flacon permet de les identifier, d’où un risque de confusion des produits notamment au moment des dispensations, lors de l’étape de réétiquetage simultané de plusieurs types de collyres. Plusieurs solutions ont déjà été envisagées mais aucune ne s’est avérée concluante pour des raisons pratiques voire techniques :

➢ Utilisation de flacons de couleurs différentes : la palette de couleurs disponibles chez les fournisseurs est trop limitée par rapport au nombre de collyres produits. Les flacons sont, de plus, proposés à des tarifs supérieurs au matériel actuellement utilisé, livrés le plus souvent sans embout compte-goutte, à acquérir séparément, et surtout, non stériles. Les frais liés à leur traitement avant utilisation par le service de stérilisation de l’APHM sont incompatibles avec les délais et les quantités de production exigées.

➢ Apposition de pastilles de couleur sur les flacons : ni l’étendue des couleurs disponibles, ni le prix de ces articles ne constituent un frein à cette solution qui s’avère pourtant impraticable. En effet, le stockage des flacons de collyres dans des conditions humides, au réfrigérateur ou au congélateur, entraine le décollement des pastilles autocollantes, déjà pénibles à coller sur chaque flacon en fin de production.

Le logiciel de préparation offrirait ainsi la possibilité de personnaliser les modèles d’étiquettes de chaque collyre permettant de les repérer plus facilement.

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La gestion informatisée des données évite également de devoir s’astreindre à l’exercice fastidieux de calcul des coûts de chaque préparation. Les logiciels sur le marché prévoient en effet un module de tarification des préparations fabriquées avec mise à jour automatique des sommes lors de changement de marchés ou de prix.

Certaines suites de logiciels proposent également une compatibilité avec les applications déjà implantées sur l’établissement. Par exemple, la société Computer Engineering® _{a développé le} logiciel Prep’s® _{qui peut parfaitement s’intégrer et communiquer avec l’outil de prescription} Pharma® déployé sur l’APHM.

➢ Inconvénients :

- Coût initial d’installation du logiciel : de l’ordre de plusieurs milliers d’euros

- Paramétrage initial du logiciel, connectivité entre sites et entre équipements à valider - Temps de formation au logiciel à prévoir pour l’ensemble des opérateurs

- Importants frais de mises à jour et de maintenances

- Pertes d’informations en cas de pannes informatiques ou de bugs du logiciel

Le logiciel n’est également d’aucun recours contre les fautes d’asepsie des manipulateurs ou le non-respect des conditions de stockage des préparations. Une vigilance accrue et une formation rigoureuse des opérateurs doit subsister malgré l’apport de l’informatique.

 L’acquisition d’un logiciel de gestion des préparations apporte donc un gain de temps considérable sur l’activité de préparation ainsi qu’un suivi sécurisé de l’ensemble des étapes du circuit. Les contraintes économiques liées à son utilisation tendent pour le moment à privilégier des outils internes d’aide à la préparation exempts de frais. Cependant, les velléités de développement prochaines de l’activité de préparation sur l’établissement gagneront à se voir doter d’une application informatique professionnelle nettement plus performante.

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Figure 35 : Présentation de systèmes clos : Spike® _{sécurisé (photo de gauche) et}

système Spiros® _{(photo de droite)}