LISTES DE CHOIX

Comme son nom l’indique, une « liste de choix » permet de choisir une valeur dans une liste, au lieu de taper cette valeur.

Cette méthode vise à éviter les fautes d’orthographe et à rendre la saisie plus rapide.

Une liste de choix peut être créée :

- En Mode Création ou en Mode Feuille de données, - Avec ou sans l’Assistant Liste de choix,

- Soit avec des valeurs entrées expressément pour la liste, soit avec des valeurs provenant d’une autre table de la base ou des résultats d’une requête sur la base.

Une liste de choix dispose de nombreuses propriétés.

 Principe

On désigne ou on crée un champ, puis on crée la liste de choix.

Quand on place ensuite le curseur (barre clignotante) dans la cellule afin de saisir une valeur dans ce champ, un menu déroulant  apparaît. On l’ouvre, et on choisit une valeur dans la liste. On peut éventuellement taper une valeur hors liste.

 L’Assistant Liste de choix

Nous recommandons l’utilisation de l’Assistant.

Pour afficher l’Assistant : la table étant ouverte en Mode Création, cliquez dans la cellule « Type de données » du champ, puis ouvrez le menu déroulant  et choisissez la dernière option « Assistant Liste de choix ».

Après avoir créé la liste de choix avec l’Assistant, libre à nous de modifier ensuite les propriétés de cette liste.

 Les propriétés d’une liste

Pour afficher les propriétés d’une liste : la table étant ouverte en Mode Création, cliquez sur la ligne du champ concerné, puis activez l’onglet « Liste de choix » dans le cadre intitulé

« Propriétés du champ ».

Quand on clique sur une ligne de propriété, le cadre de droite affiche une explication de cette propriété.

 Valeurs entrées dans une liste de choix

Les valeurs proposées dans une liste de choix peuvent être : - Soit des valeurs entrées expressément pour cette liste.

- Soit des valeurs provenant d’un ou de plusieurs champs d’une autre table de la base. Si des valeurs de ces champs sont changées, ajoutées ou supprimées, la liste de choix sera modifiée en conséquence. Les deux tables sont obligatoirement liées.

- Soit des valeurs d’une table résultant d’une requête effectuée sur la base (les requêtes de sélection sont étudiées aux chapitres 9, 10 et 11). Le principe de création de liste est le même que pour une liste créée à partir de valeurs en provenance d’une autre table de la base.

 Liste de choix créée avec des valeurs entrées expressément pour la liste

 Constitution d’une liste de choix en Mode Création

Affichez l’Assistant Liste de choix : cliquez dans la cellule « Type de données » du champ, puis ouvrez le menu déroulant  et choisissez la dernière option « Assistant Liste de choix ».

- Dans la fenêtre de l’Assistant, cochez l’option « Je taperai les valeurs souhaitées ». Cliquez sur « Suivant ».

- Choisissez le nombre de colonnes que vous souhaitez que la liste affiche, sachant que seules les valeurs de la première colonne pourront être saisies dans la cellule du champ. Les valeurs des autres colonnes ne seront qu’affichées.

- Entrez les valeurs que vous souhaitez que la liste affiche. Cliquez sur

« Suivant ».

- L’Assistant invite à sélectionner la colonne des valeurs à stocker. Validez.

- Dans la nouvelle fenêtre :

 Gardez le nom de l’étiquette.

 Si vous cochez la case « Autoriser plusieurs valeurs », la liste de choix se présentera sous la forme de cases à cocher. Les valeurs choisies seront affichées dans la cellule, séparées par des points-virgules.

Attention : si vous choisissez d’autoriser la saisie de plusieurs valeurs dans une cellule du champ, vous ne pourrez plus l’interdire ensuite, même en créant une nouvelle liste de choix (vous n’aurez plus qu’à créer un autre champ…).

- Pour valider la liste de choix créée, cliquez sur le bouton « Terminer ».

La table est affichée en Mode Création.

Affichez les propriétés de la liste de choix que vous venez de créer : après avoir cliqué sur la ligne du champ concerné, activez l’onglet « Liste de choix » dans le cadre « Propriétés du champ ».

Les propriétés de la liste peuvent être modifiées. Exemple : on peut décider de ne pas limiter la saisie aux éléments de la liste de choix. Pour ce faire, à la propriété « Limiter à liste », sélectionnez l’option « Non ».

 Création d’un champ utilisant une liste de choix

 En Mode Feuille de données

Pour créer le champ, puis la liste de choix, procédez ainsi : - Cliquez dans la colonne à droite de la colonne à créer.

- A l’onglet « Champs », dans le groupe « Ajouter et supprimer », activez le bouton « Plus de champs ».

- L’Assistant Liste de choix s’affiche. Procédez comme indiqué précédemment dans le paragraphe concernant la création d’une liste dans une table ouverte en Mode Création.

 En Mode Création

La table étant ouverte en Mode Création, le bouton « Modifier les recherches », situé à l’onglet « Création » dans le groupe « Outils », permet de créer un champ utilisant une liste de choix.

 Liste de choix créée avec des valeurs d’une autre table de la base

Cette fois-ci, au lieu de saisir des valeurs exprès pour la liste de choix, on va les prendre dans un champ d’une autre table de la base. On pourra aussi afficher d’autres champs de cette table, source des valeurs.

Si les valeurs des champs de la table source sont modifiées, la zone de liste sera actualisée en conséquence.

Si ce n’est déjà fait, ouvrez la table contenant les champs dont les valeurs s’afficheront dans la liste de choix.

La table sur le champ de laquelle on va créer une liste de choix est ouverte en Mode Création.

Affichez l’Assistant Liste de choix : cliquez dans la cellule « Type de données » du champ, puis ouvrez le menu déroulant  et choisissez la dernière option « Assistant Liste de choix ».

- Dans la fenêtre de l’Assistant, cochez l’option « Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ». Cliquez sur « Suivant ».

- Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez la table dont les champs contiennent les valeurs qui seront celles de la liste de choix. Cliquez sur « Suivant ».

- Sélectionnez les champs de la table. Vous pouvez utilisez les boutons >, >> ,< et <<.

Si vous sélectionnez plusieurs champs, les valeurs de chacun constitueront une colonne de la liste de choix.

L’ordre de sélection est important : lors de la saisie dans la feuille de données, si la liste de choix comporte plusieurs colonnes, seules les valeurs de la première sont affichables dans la cellule de saisie.

- Cliquez sur « Suivant ».

- Vous pouvez trier les valeurs qui seront affichées, par ordre croissant ou décroissant, selon un ou plusieurs champs. Si des tris sont effectués sur plusieurs champs, le tri d’un champ prime sur le tri du champ suivant.

- Dans la fenêtre suivante, vous pouvez modifier la largeur d’une colonne de la liste : cliquez-glissez ou double-cliquez sur le bord droit d’une case d’en-tête de colonne. Le pointeur a la forme d’une double-flèche ↔. Cliquez sur « Suivant ».

- Gardez le nom de l’étiquette.

- Option « Autoriser plusieurs valeurs » : voir les remarques concernant cette option dans le paragraphe précédent « Liste de choix créée avec des valeurs entrées expressément».

- Pour valider la liste de choix créée, activez le bouton « Terminer ».

 Suppression d’une liste de choix

La table étant ouverte en Mode Création, cliquez sur la ligne du champ sur lequel s’applique la liste de choix.

Dans le cadre intitulé « Propriétés du champ », activez l’onglet « Liste de choix ».

Choisissez en première propriété « Zone de texte ».