3 Le BSCW
3.2 Les fonctionnalités du système BSCW
La métaphore principale du système BSCW est l’espace de travail partagé. En général un serveur BSCW contrôlera des espaces de travail pour différents groupes. Les utilisateurs peuvent être des membres de plusieurs espaces de travail. En outre, les utilisateurs peuvent installer des espaces de travail privées qu'ils ne partagent pas avec d'autres.
Un espace de travail partagé peut contenir différents types d'information tels que des documents, des images, des liens (URL) à d'autres pages WEB ou des sites FTP, des discussions entre les utilisateurs des informations sur d'autres utilisateurs, etc. L’espace de travail est organisé en une structure hiérarchique de dossiers. Lors de l'accès à l'espace de travail, son contenu est présenté sous forme d'une page HTML.
Un système coopératif doit fournir des informations d’awareness pour permettre à ses utilisateurs de coordonner leur travail. Les services d'événement du système BSCW avertissent les utilisateurs de tout nouvel événement sur les activités des autres utilisateurs, en ce qui concernant les objets dans un espace de travail partagé.
Des événements sont déclenchés à chaque fois qu'un utilisateur effectue une action dans un espace de travail tel que le transfère d’un nouveau document, téléchargement d’un document existant, renommer un document, etc. Le système enregistre les événements et présente ces événements à chaque utilisateur dans diverses formes, par exemple, comme icônes d'événements attachés aux objets, par l'intermédiaire de l'Email ou par des messages dans l'applet moniteur.
La manière la plus commune d'informer les utilisateurs sur les événements est par les icônes d'événement attachées aux objets. Une telle icône indique qu'un événement particulier s'est produit récemment. Ceci signifie que les événements qui se sont produits pour un objet depuis que l'utilisateur a pour la dernière fois effectué l’action «Au Courant», cette opération est utilisée pour indiquer au système qu’on est au courant des événements qui se sont produit jusqu'ici et qu’on ne souhaitent plus les voir (c.-à-d., leurs icônes d'événement) dans l’espace de travail. Les événements peuvent être captés à différents niveaux, de différents objets pour accomplir les structures hiérarchiques des dossiers d’espace de travail. Les histoires d'événement sont, bien sûr, personnel pour chaque utilisateur particulier, par exemple, un événement peut être nouveau à un utilisateur mais vieux pour d'autres utilisateurs.
Le système distingue cinq types d'événements qui sont représentés par cinq différentes icônes d'événement en conséquence :
o Les événements de création indiquent qu'un objet a été créé depuis que l'utilisateur a pour la dernière fois exécute l’action «Au Courant».
o Les événements de lecture indiquent qu'un objet a été téléchargé ou lu par quelqu'un. o Les événements de changement indiquent qu'un objet a été modifié. Cette catégorie
inclue plusieurs types d'événement, tels que l’édition, changement de nom, etc.
o Les événements de mouvement indiquent qu'un objet a changé sa localité. Cette catégorie inclue les événements de la suppression et de l’annulation de suppression et les événements de coupage et d’omission.
o Les événements de touche sont affichés pour montrer, que quelque chose est arrivée à un objet contenu à l'intérieur d’un récipient tel qu'un dossier (dans la racine ou l’un de ses sous-dossiers).
Chaque entrée d'événement décrit ce qui a été fait, quand et par qui. Bien que cette approche pour offrir le sentiment de la présence dans le groupe semble très simple à première vue, L'information telle que «l'utilisateur à téléchargé une nouvelle version du document X », ou «que l'utilisateur B a lu le document Y » est souvent très utile pour que les membres de groupe
coordonnent leur travail et peuvent avoir une vue d'ensemble de ce qui s'est produit depuis qu'ils se sont pour la dernière connectés au serveur BSCW. En outre, le système contient les principales fonctions suivantes :
Authentification. Les utilisateurs ont la possibilité de s’identifier auprès du serveur ; cette identification est utile pour l’attribution de droits d’accès et l’historique des opérations. Gestion de versions et verrouillage. Les fichiers déposés sur le serveur peuvent être
versionnés (de façon linéaire ou arborescente) et verrouillés (seuls le propriétaires détient le droit de modifier le fichier).
Forums de discussions. Ce sont des objets de BSCW qui contiennent des messages textuels ; les messages sont organisés dans une structure arborescente où chaque message peut donner lieu à plusieurs réponses (situées à un niveau inférieur de la structure, le nombre de niveaux n’étant pas limité). Les forums de discussions sont des objets indépendants ou ils sont attachés à un fichier donné (annotation).
Droits d’accès. Ils permettent de restreindre l’accès à certains fichiers ou certains répertoires pour des utilisateurs déterminés. Cette gestion des droits est dans BSCW très complexe d’utilisation (ex. héritage de droits, surcharge de droits, définition et modifications de catégories de droits) et donc potentiellement puissante.
Notification d'événements nouveaux. BSCW compte sept types d’indicateurs d'événements nouveaux ; ce sont de petites icônes qui apparaissent à côté du nom de l’objet (répertoire ou fichier) : (1) lors de la création d’un répertoire ou d’un fichier, (2) lors d’une modification effectuée à l'intérieur d’un répertoire, (3) lors de la modification d’un fichier, (4) lors du renommage d’un fichier, (5) lors de la lecture d’un fichier, (6) lors du blocage d’un fichier et (7) lors du verrouillage d’un fichier.
Fonctions de recherches. Elles sont destinées à retrouver des objets (ex. fichiers, personnes, réunions) de BSCW, principalement des fichiers, selon leur nom et/ou leurs attributs (ex. auteur, date de modification).
Compression de fichiers. BSCW permet de compresser et de décompresser (au format zip) directement sur son serveur une liste de fichiers. Cela permet d’accélérer substantiellement les temps de dépôt et chargement de fichiers. Par exemple, l’utilisateur choisit de charger plusieurs fichiers depuis le serveur ; il l’est fait compresser sur le serveur et charge ensuite le fichier compressé (appelé archive) ; une fois sur sa machine locale, il peut décompresser cette archive et récupérer les fichiers qui la constituent. Planification de réunion. Il est possible de planifier des réunions, et pour cela, de créer
participants, un ordre du jour, un lieu et une date. Les participants sont ensuite alertés par courrier électronique de la tenue de la réunion et peuvent répondre présent ou absent ; la liste des personnes présentes ou absentes est mise à jour automatiquement et reste visible.
Accès anonyme. L’accès anonyme permet à des utilisateurs occasionnels de visiter un projet et d'accéder (en lecture seulement) à des fichiers déposés par des utilisateurs enregistrés.
Personnalisation de l’interface. Le collecticiel s’affiche dans une fenêtre de navigateur. BSCW permet d’exploiter certaines fonctions de navigateur (ex. contrôle ActiveX d’Internet Explorer pour des « glisser-déposer») pour en améliorer l’utilisation (ex. glisser-déposer). Il est également possible de définir des niveaux d’utilisation (ex. expert, débutant) qui agissent sur le nombre de fonctions proposés. Enfin, il est possible de changer la langue utilisée, c’est-à-dire non seulement les textes, mais également les icônes.