La saisie et la consultation des écritures sont réalisées dans la monnaie courante, C'est à dire la monnaie qui a été sélectionnée en ouverture du dossier et qui apparaît dans la barre de statut.
L'utilisateur doit disposer du privilège Saisie des écritures pour réaliser les opérations de saisie qui suivent.
Tant que la fenêtre de Saisie des Ecritures en temps réel est chargée, l'Assistant ne peut être chargée, et inversement.
L'interface et son fonctionnement Cette fenêtre se compose de quatre parties :
La barre d'outils. Les raccourcis-clavier permettent de l'ignorer, mais le passage du curseur sur les boutons permet de se rappeler du raccourci lui-même. Toute action, par exemple Enregistrer, Equilibrer, Contre-passer, ..., utilisera ces raccourcis.
La première ligne supporte :
la date de l'écriture en cours de saisie (champ modifiable manuellement ou par (F4), date comprise entre la date d'arrêté de période et la fin de l'exercice en cours. Lors de l'enregistrement de l'écriture (F5), sa validité sera vérifiée.
le code journal de l'écriture en cours de saisie (champ modifiable manuellement ou par (F4)).
le libellé de contrôle de saisie , zone non modifiable par l'utilisateur, supporte le libellé de l'information sélectionnée (libellé du journal, du compte, du centre analytique, de la nature de l'écriture, …).
le nombre de lignes de l'écriture en cours de saisie, zone non modifiable par l'utilisateur.
le solde de l'écriture en cours de saisie, zone non modifiable par l'utilisateur. L'enregistrement (F5) de l'écriture ne peut être réalisé que s'il est nul! A chaque changement de ligne de la grille de saisie le solde et les totaux qui suivent sont mis à jour.
le total débiteur de l'écriture en cours de saisie, zone non modifiable par l'utilisateur.
le total créditeur de l'écriture en cours de saisie, zone non modifiable par l'utilisateur.
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La grille de saisie est modulable en fonction de la configuration du dossier : apparaissent éventuellement la colonne Centre analytique et une dernière colonne pour le mandatement et l'émission de recettes d'une comptabilité para-publique.
Pour naviguer à l'intérieur de la grille, les raccourcis sont les suivants : pour se déplacer de cellule en cellule (Entrée) ou (Droit), à la cellule précédente (Gauche), à la ligne précédente (Haut) à la ligne suivante (Bas) et pour modifier le contenu d'une cellule (F2).
Cette grille supporte les cellules suivantes toutes modifiables par l'utilisateur :
le compte de la ligne en cours de saisie est obligatoire. ((F4) affiche la liste dans l'ordre du code, (Màj+F4) dans l'ordre du libellé). L'utilisateur peut taper quelques caractères, le Progiciel affichera le 1er compte trouvé, lorsque le focus quittera la cellule : sur la 1ère ligne le libellé sera renseigné par le libellé du compte retenu, pour les suivantes le centre analytique, la nature, le libellé, la pièce, et les références de la 1ère seront dupliqués . Le compte frappé doit exister.
le centre analytique de la ligne en cours de saisie est facultatif. ((F4) affiche la liste dans l'ordre du code, (Màj+F4) dans l'ordre du libellé). L'utilisateur peut taper quelques caractères, le Progiciel affichera le 1er centre trouvé. Le centre frappé doit exister.
le code nature de la ligne en cours de saisie est facultatif. ((F4) affiche la liste dans l'ordre du code, (Màj+F4) dans l'ordre du libellé). L'utilisateur peut taper quelques caractères, le Progiciel affichera le 1er code trouvé. Le code frappé doit exister. Si l'utilisateur ne renseigne pas la cellule, le Progiciel enregistrera (0, Autre nature).
le libellé de la ligne en cours de saisie dispose de 64 caractères libres de toute saisie.
le code pièce de la ligne en cours de saisie dispose de 16 caractères alphanumériques libres de toute saisie et normalement supporte une information interne à l'entreprise (n° de chèque ou de facture émis utilisables pour le rapprochement ou pour le lettrage).
la référence de la ligne en cours de saisie dispose de 16 caractères alphanumériques libres de toute saisie et normalement supporte une information externe à l'entreprise (n° de chèque ou de facture reçus utilisables pour le rapprochement ou pour le lettrage).
les cellules Débit et Crédit de la ligne en cours de saisie supportent de nombreuses fonctionnalités :
Le montant peut être signé + ou -.
Saisir un montant dans l'une remet à zéro l'autre lorsque le focus quitte la cellule.
Le montant sera conservé sous réserve qu'un compte valide renseigne la ligne.
La validation par (Entrée) ou (Droit) de la cellule envoie le focus dans la cellule compte de la ligne suivante.
Le passage à la ligne suivante déclenche la rafraîchissement des totaux et du solde, et injecte le solde en cours sur la nouvelle ligne, de telle sorte qu'elle soit équilibrée.
Si aucun centre analytique n'a été retenu, (DoubleClick) insère le solde signé du compte, si de plus un centre a été saisi, insère le solde signé du compte et du centre.
L'utilisateur peut saisir des formules de type mathématique sans parenthèse avec calcul de gauche vers droite du type : 1.196 * 1000 + 1/100 donnera 11.97
(F4) affiche une liste des variables et opérateurs utilisables : L1, L2, L? le montant signé des lignes, EU et FR le taux de conversion, + - * / les opérateurs.
L'utilisateur peut saisir des formules de type mathématique sans parenthèse avec calcul de gauche vers droite du type : L1 / 1.196 * 0.196 donnera la TVA issue d'un TTC supporté par la 1ère ligne.
une cellule qui permet, pour la version para-publique du Progiciel, d'élaborer le lien au moment du règlement avec le solde du ou des factures d'achat ou de vente pour le fournisseur ou le client individuel; ou bien d'autoriser l'émission d'un mandat ou d'un bordereau de recette pour compte de nature autre tiers.
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La liste de toutes les écritures saisies dans le dossier qu'elles soient provisoires ou définitives est en consultation et permet la réalisation des opérations suivantes :
Naviguer en utilisant les boutons magnétoscopes de la barre d'outils, les raccourcis standards, ou l'ascenseur qu'elle supporte. Pour lancer les opérations qui suivent, repérez le n° d'écriture concernée à l'aide de la navigation, et de plus mettez le focus sur cette écriture pour que l'opération suivante propose par défaut ce n° d'écriture. D'une manière générale, ces opérations sont exécutables si la grille de saisie est vierge, sinon lancez (Ctrl+G).
(Ctrl+L) Allez à l'écriture n° permet d'afficher en haut de la liste l'écriture sélectionnée.
(Ctrl+P) Ecriture provisoire vers définitive n° valide définitivement l'écriture provisoire sélectionnée.
(Ctrl+D) Détruire l'écriture provisoire n° supprime physiquement et définitivement l'écriture provisoire.
(Ctrl+U) Dupliquer l'écriture n° copie l'écriture dans la grille de saisie avec en particulier sa date. L'écriture nouvelle pour devenir provisoire doit être enregistrée.
(Ctrl+K) Contre-passer l'écriture n° copie l'écriture dans la grille de saisie avec en particulier sa date en passant les débits en crédit, et inversement. L'écriture nouvelle pour devenir provisoire doit être enregistrée.
(Ctrl+Y) Inverser l'écriture n° copie l'écriture dans la grille de saisie avec en particulier sa date en inversant le signe des montants. L'écriture nouvelle pour devenir provisoire doit être enregistrée.
(Ctrl+W) Rafraîchir la liste des écritures permet de consulter les écritures d'autres utilisateurs qui réalisent la saisie dans le même instant.
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Remarque
La touche de tabulation (Tab), ou (Màj+Tab), permet de naviguer de Date à Journal, Grille, Liste des écritures et ainsi de suite.
L'utilisateur peut draguer avec la souris la barre de séparation entre grille et liste pour accroître la surface ou de la liste, ou de la grille.
Opérations portant sur la grille de saisie
Les 2 premiers groupes de boutons de la barre d'outils portent sur des opérations destinées à la grille de saisie :
(F5) ou (Ctrl+E) préalablement recalcule, vérifie et enregistre l'écriture. La grille est remise à zéro. La liste des écritures s'enrichit d'une écriture provisoire.
(Ctrl+F) recalcule, vérifie l'écriture. indique et corrige les erreurs d'affectation comptable, voire d'équilibre.
(Ctrl+G) remet la grille à zéro. Toutes les informations saisies dans la grille sont perdues.
(F6) insère la date système dans le champ date de l'écriture en cours de saisie.
(F7) duplique les nature, libellé, pièce et référence de la ligne précédente de l'écriture en cours de saisie.
(F8) met à zéro le montant de toutes les lignes de l'écriture en cours de saisie.
(F9) calcule le solde des lignes constitutives de l'écriture en cours de saisie et l'insère sur la ligne courante.
Opérations portant sur les modèles d'écriture
Les troisième groupe de boutons de la barre d'outils portent sur les opérations gérant les modèles d'écritures, dont l'objet est de faciliter la saisie de type d'écritures particulières (EDF, Téléphone, Régularisation, …) ou complexes (Abonnement, …) :
(Ctrl+H) sélectionne un modèle dans la liste des modèles existants dans le dossier comptable et charge le modèle dans la grille.
(Ctrl+R) sauvegarde l'écriture résidante dans la grille en tant que modèle. L'utilisateur attribue un nom à ce modèle.
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