II.1 L’automatisation de la gestion administrative de la fonction RH :
L’administration du personnel fait référence aux taches qui concernent à la fois l’application et le suivi des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, mais aussi la mise en œuvre et le suivi administratif de l’ensemble des décisions RH, etc.
Différentes enquêtes faites à l’étranger au sein de la fonction RH , font apparaitre que environ de 60 % du temps de cette fonction est consacré à des opérations administratives comme le traitement de la paie, l’édition d’états et de tableaux de bord ou la manipulation de documents , titre de congé, attestation de travail, contrat du travail, fin contrat, STC, etc. ceci signifie que la majorité du temps et de l’énergie sont consacrés à des taches à faible valeur ajoutée (1).
La mise en place d’un système d’information ressources humanises en associant des outils tels que (Libre-Service Employés, Workflow, Groupware, Internet, Extranet, Intranet, etc.) peut permettre d’obtenir des gains de productivité importants. Mais aussi de permettre aux personnel de se libérer des aspects administratives afin qu’il puisse consacrer leur temps à des aspects de gestion stratégique. Une autre piste permettant d’améliorer la productivité qui consiste à sous-traiter (Outsourcing) certaines tâches (gestion social, mutuelle, formation, visites médicales, recrutement, etc.).
L’enregistrement, le stockage, la recherche, la transmission et l’édition des données correspondant à des tâches administratives sont facilitées par l’utilisation des systèmes d’informations. Ils permettent une simplification des taches, une économie de temps, une diminution des déplacements, la suppression de certains documents-papiers et le rappel automatique des échéances, ce qui génère une meilleure organisation du travail, une augmentation de la productivité et une diminution des coûts.
(1) Étude DANAE, France, 2006.
Parmi les tâches administratives, deux d’entre elles sont particulièrement allégées par l’utilisation d’un système d’information : les fichiers du personnel et la paie.
a) Les fichiers du personnel :
L’informatisation des fichiers du personnel a fourni une aide précieuse pour la gestion administrative et favorisé le développement de nouvelles méthodes en GRH. Il existe plusieurs sortes de fichiers relatifs au personnel. Le principal est obligatoire et collectif. Il s’agit du registre unique du personnel dans lequel sont recensés par ordre chronologique d’entrée l’ensemble des salariés d’un établissement, avec la date de leur embauche, leurs noms et prénoms, la nature de leur contrat, etc. Ce registre peut être consulté par les délégués du personnel et par l’inspecteur du travail.
D’autres sont individuels et suivent le salariée durant toute la période de son emploi dans l’entreprise. Ce fichier recense toutes les informations concernant le salarié dans sa vie professionnelle.
b) Les logiciels de paie :
Le traitement de la paie, du fait de son caractère répétitif et complexe, se prête particulièrement à l’utilisation d’un SI, et c’est par la paie que l’informatisation a commencé dans les entreprises. Il existe de nombreux logiciel de paie qui incluent des extensions vers la base de données du personnel et l’aide à la documentation sociale et fiscale, ainsi que des liens avec les autres services concernées de l’entreprise.
II.2 L’accompagnement du SIRH de l’évolution de la fonction RH :
Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) n’ont cessé de se développer dans la fonction RH depuis leur apparition dès le début des années 1980. On peut identifier trois types d’utilisation par ordre croissant de développement des SIRH (1) :
•••• Les SIRH pour l’aide à la décision dans les différents processus RH,
•••• Les SIRH au service du contrôle de gestion et de l’audit en GRH,
•••• Les SIRH intégrés ou ERP (Enterprise Resource Planning) et le fonctionnement en réseau.
a) L’aide à la décision dans les processus RH :
La mise à disposition des données dans le cadre d’un SI permet au gestionnaire RH de disposer d’un système d’information cohérent et standardisé pour effectuer ses tâches et de définir des critères homogènes de décision pour les différents processus RH : recrutement, formation, gestion des compétences et des métiers, mobilité et gestion de carrières, rémunération, etc.
Par exemple, ce qui concerne le recrutement à la SONATRACH, soit elle a recours au recrutement interne (mobilité), où chaque employé peut postuler, pour occuper le poste à pouvoir ou encore chaque complexe diffuse des offres d’emploi sur les différents autres complexes qui se trouvent à la zone industrielle d’Arzew.
Le SIRH ici permet de rechercher de façon large les profits correspondant aux postes ouverts. Cette méthode de recherche est décentralisée, elle implique l’encadrement opérationnel qui dispose des informations les plus directes en matière de ressources et de besoins en personnel. À l’externe, la SONATRACH fait appel à l’ANEM de Bethioua, Ain El-Bia ou Arzew.
b) Le contrôle :
La recherche de la rentabilité et de l’optimisation dans l’utilisation des ressources humaines a développé des procédures de contrôle et d’audit des processus. Les systèmes d’informations permettent de filtrer les données recueillies lors de la mise en œuvre des différents processus RH (évaluation, formation, paie, recrutement, etc.), pour en tirer les informations utiles au contrôle. MARTORY B donne l’exemple de ce retraitement des informations pour le contrôle des plans de formation (1).
(1) MARTORY B (2001 : 307).
FIGURE 11 • Le contrôle d’un plan de formation :
-Paiement des formateurs -Facturations extérieures -Coût des locaux -Dépenses pédagogiques -Données des opérations
-Suivi des stages -Analyse par projet -Pilotage des interventions externes -Coût des opérations
-Conduite des formations internes -Analyse de rentabilité
SYSTEME D’INFORMATION SOCIALE SYSTEME D’INFORMATION FINANCIER
Source : MARTORY B (2001 : 307)
Le système d’information doit être capable de prélever les données utiles pour les consolider ultérieurement. Cette nécessité impose une intervention à la fois dans les informations sociales et celles financières. Cet exemple de la formation est à cet égard significatif : les services comptables sont en possession des données financières, les informations administratives sont détenues par les services du personnel.
c) Les logiciels de gestion intégrés :
Une étape plus avancé dans l’application des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) consiste à utiliser les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI), en anglais Enterprise Resource Planning (ERP). Les PGI sont généralement conçus et vendus par des éditeurs de progiciels et des sociétés de service informatique.
L’architecture d’un PGI est polyvalente, elle permet de standardiser et d’interconnecter les processus et les fonctions d’une entreprise. Cette polyvalence est due au fait qu’un PGI est paramétrable, c’est-à-dire qu’il existe des versions adaptées aux besoins de chaque secteur d’activité pour le choix des regèles de gestion, les options de traitement, du format des données, etc (1).
(1) REIX R (12-2005: 102).
Plans
de formation Direction du personnel Services comptable
Données de synthèse
De plus, il est constitué de modules séparables correspondant à des processus de gestion différents, ce qui permet un agencement progressif du PGI. Il est organisé de façon à permettre à partir d’une opération dans un service, des liaisons automatiques avec les différents processus des autres services ce qui améliore la cohérence interne et évite la redondance des traitements. Il est normalisé selon un référentiel unique, c’est-à-dire les données utilisées dans les différents modules sont définies de façon identique (1).
II.3 Les acteurs du changement dans le SIRH :
Lors du déploiement d’un SIRH, les acteurs impliqués dans le processus sont multiples. Il s’agit à la fois d’acteurs de l’entreprise concernés (équipe d’implantation, les directeurs ressources humaines (DRH) qui travaillent avec ces nouveaux outils technologiques mais aussi des managers d’autres entités qui veulent évoluer leurs relations avec l’entité RH). À l’extérieur de l’entreprise, les consultants et d’autres prescripteurs sont concernés par le déploiement du SIRH.
a) Des acteurs multiples aux rôles variés :
Les recherches sur les SIRH traitent l’usage de ceux-ci et les points de vue des utilisateurs, mais aussi elles étudient en profondeur la notion de conflit lors de l’implantation des SIRH, d’une part. D’autre part, elles considèrent que les applications des technologies de l’information et de la communication peuvent produire des gains de productivité uniquement si elles sont acceptées et bien utilisées.
C’est dans ce sens que nous proposons le modèle du TAM, celui-ci favorise l’acceptation et l’usage des technologies de l’information.
FIGURE 12 • Modèle d’Acceptation de la Technologie (MAT)
Source : DAVIS F (9-1989), cité par MAN J (1991 : 476).
(1) Ibid., p. 102. System design features Perceived ease of use Perceived usefulness
Attitude towardusing Actual
system use Behavioralr esponse Affective response Cognitive response External stimulus
Ce modèle permet de mesurer la perception de finalité d’usage et d’utilité d’un système d’information. Il est intéressant de noter que la mesure de la perception peut se réaliser à partir d’entretiens et de questionnaires, alors que l’utilisation effective reste plus difficile à mesurer.
De plus, l’utilisation effective peut être obligatoire ou non, fondée sur la volonté des utilisateurs. Le succès du système d’information est alors conditionné par ses modalités d’utilisation et surtout par son intégration au travail quotidien des membres de l’organisation. Les études portant sur les systèmes d’information s’intéressent plus à l’usage perçu, alors que celles traitant des SIRH se penchent sur l’implication des utilisateurs.
b) Les acteurs directs et indirects :
Dans ces travaux, TANNENBAUM S-I (1) insiste sur la multiplicité des profils d’utilisateurs des SIRH et précise que pour optimiser l’utilisation d’un SIRH, il est nécessaire de distinguer les différents utilisateurs potentiels : « le groupe d’utilisateurs de SIRH est un groupe complexe avec différentes qualifications, rôles, désires et des attentes. Les besoins d’utilisateurs devraient diriger le SIRH » (2).
L’auteur prend en compte, à la fois les utilisateurs du SIRH qui classiquement sont intégrés directement aux SIRH, et surtout les utilisateurs dits indirects qui n’agissent pas directement sur le SIRH.
TABLEAU 9 • Les six catégories d’acteurs : rôles, usages et impacts du SIRH
Acteurs Rôles dans l’entreprise Usages du SIRH Impacts du SIRH Les fonctionnels RH Membres de la DRH - responsables du recrutement, des relations sociales, du développement RH.
Usage directs des modules du SIRH en fonction de la spécialité.
Modifications des
procédures de travail, évolution des processus, nouveaux outils de gestion quotidienne. Les managers RH Membres de la DRH - généralistes de la fonction (responsables du service).
Usages directs du SIRH et notamment des outils de requête et d’aide à la décision.
Modifications des
informations disponibles et de leur accès (meilleure fiabilité, dans de meilleurs délais).
Les membres de l’équipe
SIRH
Membres de la DRH ou de la DSI (Direction systèmes d’information). Responsables de la conception, du paramétrage, de l’implantation et de la diffusion du SIRH. Fonction dans
l’organisation centrée sur le déploiement du SIRH.
(1) TANNENBAUM S-I (1990).
(2) Traduction de : « The pool of HRIS users are a complex group with different skills, roles, desires and expectations. User needs should drive the HRIS ».
Les responsables opérationnels
Membres des services
opérationnels de l’entreprise
Pas d’utilisation directe du SIRH.
Meilleure prestation des RH - plus grande fiabilité et disponibilité des
informations RH
nécessaires pour la gestion d’un service.
Les cadres supérieurs
Direction des services opérationnels et fonctionnels de l’entreprise.
Pas d’utilisation directe du SIRH.
Meilleure prestation des RH - plus grande fiabilité et disponibilité des informations RH nécessaires pour la gestion d’un département. Les employés
Membres des services
opérationnels et fonctionnels de l’entreprise.
Pas d’utilisation directe du SIRH - évolution due au développement des libres-services et Workflow.
Meilleure prestation des
RH (gestion des
candidatures internes, de la mobilité, de la formation, etc.).
Source : TANNENBAUM S-I (1990 : 28), cité par MEIER O et al (2007 : 298).
Le SIRH n’est plus conçu uniquement comme un outil de gestion des ressources humaines, mais il devient de plus en plus un véritable outil de management général. Cette conception du SIRH positionne l’outil comme facteur potentiel de changement.
c) Le rôle de l’équipe d’implantation :
Un des leviers importants du changement réside dans l’équipe d’implantation du SIRH. La réussite du déploiement et de l’usage de l’outil dépend de la composition de l’équipe et de son niveau d’influence. Le soutien du haut de la hiérarchie à l’équipe d’implantation joue un rôle déterminant dans le succès du SIRH. Certains acteurs peuvent rejeter le système proposé qu’il n’apporte pas de valeur ajoutée, perturbe le fonctionnement de l’entreprise, crée un dysfonctionnement, et peut être aussi un frein à l’évolution de l’organisation.
Le schéma traditionnel favorise la direction de la configuration et du déploiement du SIRH par une équipe d’informaticiens. L’avantage de ce schéma réside dans la prise en compte de la technicité du projet et des impératifs informatiques. C’est là, où intervient la notion de maîtrise d’œuvre (offreur de solutions).
Un deuxième schéma repose sur la direction du projet par un responsable fonctionnel, autrement dit pour le SIRH, le DRH. L’avantage de ce schéma est que le SIRH se doit comprendre aux impératifs métiers de la gestion des ressources humaines de l’entreprise. L’inconvénient de ce schéma est que le DRH n’a pas nécessairement une idée des contraintes techniques de l’outil. C’est là, où intervient la notion de maîtrise d’ouvrage.
En fin un dernier cas de figure peut avoir lieu. Il s’agit de la constitution d’un binôme technique et métiers (un informaticien et un DRH) comme chefs de projet. L’intérêt de cette solution est que les avantages des deux schémas précédents sont intégrés dans cette configuration. Ce schéma présente des avantages déterminants. C’est la fusion entre les deux concepts, qui sont, maîtrise d’œuvre (offreur de solutions) et maîtrise d’ouvrage (demandeur de besoins).
LES TIC DANS LA FONCTION RH
2
IMPACTS DES TIC SUR LE SIRH
Dans cette section, nous allons aborder les thèmes suivants :
• L’évolution du marché de l’informatisation de la fonction RH
• L’impact des TIC sur la fonction RH
• Les principaux apports des TIC dans la fonction RH d’après quelques auteurs
• Apports du Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) sur la fonction RH