L’expert en management des risques projet : un garant de l’application de la méthode

méthode

Nous montrerons dans cette partie que le management des risques est une méthode nécessitant un expert lors de son utilisation courante, cet expert étant le garant de l’application de la méthode et non de son résultat (Figure 23).

Méthodes

Généralisables D’expertises

Expert garant du résultat l’application de la Expert garant de

méthode

Figure 23. Les différents types de méthode

Nous pouvons tout d’abord distinguer les méthodes d’expertises et les méthodes généralisables (Figure 23).

Les méthodes généralisables sont utiles à tous les corps de métier d’une entreprise, dans tous types de situations. Nous y trouvons les méthodes de lecture rapide, de planification, de négociation, de communication orale ou écrite…

Le management des risques projet ne fait pas partie de ces méthodes. Elle est ciblée pour un type d’utilisateur (les équipes projet), et une situation d’utilisation (le processus de conception). Elle fait partie des méthodes d’expertises, c'est-à-dire qu’elle nécessite la compétence d’un expert, formé à la méthode, lors de son utilisation courante, afin de l’appliquer correctement. Nous pouvons citer d’autres expertises correspondant à ces critères, comme : la résistance des matériaux, la chirurgie, l’ergonomie, le droit du travail, les études marketing, l’analyse fonctionnelle …

Ces méthodes d’expertises sont divisées en deux catégories : les méthodes où l’expert est le garant du résultat et les méthodes où l’expert n’est pas le garant du résultat, mais de l’application de la méthode (Figure 23). On trouve, par exemple, dans la première catégorie :

- en gestion du patrimoine, désignés pour faire fructifier un bien financier,

- en mécanique automobile, désignés pour réparer un véhicule …

Leurs objectifs sont les mêmes, c'est-à-dire qu’on fait appel à leurs expertises dans le but d’obtenir un résultat à partir de leurs compétences, quelle que soit la méthode ou la réflexion qu’ils ont utilisée.

Dans la deuxième catégorie, les experts sont désignés pour garantir l’application d’une méthode. On y trouve, par exemple, les experts dans les domaines suivants :

- en psychanalyse,

- en coaching managérial,

- en créativité,

- en analyse fonctionnelle,

- en qualité...

Ils ne sont pas garants des résultats des méthodes dont ils sont experts, mais de l’application de ces méthodes par les personnes dont ils désirent obtenir les résultats associés. En effet, le psychanalyste ne fait pas un diagnostic à partir d’une simple consultation. C’est au patient de trouver la solution à partir des directions que lui indique le médecin. De même pour l’analyse fonctionnelle, elle est appliquée par l’ensemble d’une équipe de conception, dont certains membres sont experts et dirige le groupe de travail, afin de caractériser le produit de la conception… Les méthodes de maîtrise des risques projet sont aussi dans cette catégorie. En effet, l’expert de la méthode au sein des équipes, ne peut pas diagnostiquer les risques du projet de manière isolée. Il est indispensable de travailler en équipe, en suivant une méthode, pour identifier et traiter les risques du projet.

Nous présenterons ci-après, l’identification des personnes expertes dans les méthodes

d’analyse de risques au sein des équipes projets et nous formulerons la 1ère composante de

notre hypothèse.

Le processus d’intégration d’une nouvelle méthode doit être piloter. Pour cela, l’expertise métier est indispensable et doit être présente au sein des apprenants. En ce qui concerne le management des risques, un pilote de la méthode est nécessaire dans sa phase d’apprentissage, mais aussi dans son utilisation courante comme le montre la norme : à chaque étape un membre de l’équipe projet doit être responsable de la méthode [AFNOR 03]. Ce pilote est l’expert de la méthode. Il est caractérisé par sa maîtrise de la méthode.

Au sein des équipes projet, on peut supposer que cet expert soit :

- le chef de projet,

- un membre opérationnel de l’équipe,

- un nouveau métier support.

Comme nous l’avons présenté précédemment, la méthode repose principalement sur les deux premières étapes qui sont l’identification et l’évaluation des risques. La principale difficulté dans ces deux phases réside dans l’image trop négative et pessimiste du risque, « la sensibilisation de son équipe aux risques du projet est un des actes les plus délicats du chef de projet, qui doit être à la fois prudent et audacieux, objectif et soucieux de l’impact de ses propos ; s’il fait part de ses craintes, il peut démotiver son équipe ; s’il les tait, on ne lui fera pas confiance » [BRINIER 93]. Il est donc difficile de donner cette responsabilité au chef de projet, mais aussi aux membres opérationnels de l’équipe. La communication est un des facteurs importants du management des risques. La réussite du projet dépend de la résolution des problèmes techniques auxquels ils sont confrontés, mais également des problèmes managériaux, sociopolitiques et psychologiques rencontrés. Il est indispensable de fédérer les hommes compétents et pas seulement de les rassembler dans une structure [COURTOT 97]. Nous pouvons comparer cette méthode aux méthodes de management de la qualité ou au management de la créativité qui nécessite le travail d’un groupe dont l’expert constitue un métier support et pilote le groupe dans l’application des méthodes.

En effet, le responsable qualité est l’expert dans son domaine, mais il ne peut appliquer seul la méthode. Chaque membre de l’entreprise est concerné par son métier, son expertise. Ils ont

comprendre par le plus grand nombre de ceux à qui son expertise s’adresse » [MASSARE 03]. Son activité s’organise autour des pôles similaires à ce que l’on pourrait imaginer pour un nouveau métier support expert en management des risques (Tableau 11) :

Activités responsable qualité Activités responsable "management des _risques"

Travailler en coopération avec tous les services

concernés par le champ de la politique qualité Travailler avec tous les chefs de projet

Apporter sa compétence d’expert à l’identification des processus

Apporter sa compétence d’expert à l'identification, l'évaluation, le traitement et la capitalisation des risques

Animation de la qualité dans l’entreprise Animation de la culture management des risques _{dans l’entreprise}

Planifier et gérer les actions à long terme (amélioration de la qualité) et les projets

Suivi des plans d'actions de traitement des risques et mise en œuvre de la méthode au sein des équipes projet

Sélectionner et adapter les différents outils de la

qualité applicables à l’organisme Sélectionner et adapter les différents outils dumanagement des risques applicables à l’organisme

Tableau 11. Corrélation entre les activités du responsable qualité et du responsable management des risques Une partie de créativité existe dans le management des risques dans les phases d’identification et d’évaluation des risques éventuels. Nous nous intéressons donc aux compétences de l’animateur créativité.

En créativité, les séances sont animées par un expert. Celui-ci ne peut avoir les idées à la place des experts métiers, mais son intermédiaire permet de suivre l’application de la méthode, et l’ouverture des esprits pour formaliser des idées nouvelles dans le domaine étudié. Sa neutralité et sa compétence permettent aux participants de trouver de nouvelles idées au-delà de séances animées par le chef de projet ou un opérationnel de l’équipe. En effet, l’expert joue le rôle de médiateur, de communicant et d’effet miroir par sa position de tiers symbolisant, c'est-à-dire « un rôle de vecteur qui assure le passage entre des représentations, des opinions, des expressions traduites qualitativement et quantitativement depuis le terrain à la direction » [OUHANOUNA 04].

Le besoin d’un groupe de travail est nécessaire car l’inconnu est toujours angoissant. Le groupe constitue un stock d’informations et, partant de là, possède un potentiel imaginatif et

associatif bien supérieur à celui d’individus [WYDOUW 97]. L’animateur créativité doit satisfaire trois fonctions :

- la fonction de production : pour favoriser la production d’idées, mais il doit également

s’impliquer dans cette production et doit être le « meilleur des participants », capable de s’effacer devant le groupe,

- la fonction de facilitation : pour faire face aux obstacles matériels ou rationnels

(organisation matérielle, temporelle, problèmes de collecte et de préparation d’informations préalables, gestion de la banque d’idées…),

- la fonction de régulation : pour faire face aux obstacles psychologiques (relation entre les

participants, attitude ambiguë à l’égard du problème..). Il doit être créatif pour saisir tout ce qui se passe à tout moment chez tous les participants, se détacher de son plan d’animation et inventer, sur le moment, d’autres moyens de relancer la recherche, tirer partie du désordre, changer de techniques, donner lui-même l’une ou l’autre idée pour féconder les échanges [BRABANDERE 04].

Son expertise est caractérisée par le suivi d’une formation à la pédagogie de la créativité. Il est capable :

- de concevoir la structure créative qui correspond à la situation de l’entreprise et des

participants,

- d’analyser le problème et le cahier des charges des séances de créativité : groupe,

techniques d’imprégnation et de production d’idées,

- de l’animation du groupe d’évaluation des idées, rapport final et création et gestion de la

banque d’idées.

De plus, comme dans le domaine de la qualité, son activité est transversale et permet l’homogénéisation des actions entre les équipes projet. Il concentre les outils, les méthodes, les adapte en fonction des besoins.

Certaines méthodes nécessitent une expertise extérieure aux équipes opérantes, mais la contribution de l’expertise réside dans son intervention au sein du groupe. Toutes ces raisons

nous encouragent dans le choix de créer un nouveau métier support, dont le profil serait le cumul des compétences suivantes (Tableau 12):

Profil Expert en Management des Risques Projet

Sens méthodique Capacité d'analyse Persévérance Sens du management Capacité d'innovation Pédagogie Humilité Provocation Sensibilité Exigence Assurance

Compétences Responsable Qualité

Compétences Animateur Créativité

Tableau 12. Profil de l’expert en management des risques

Nous avons pu observer aussi, dans certaines entreprises, que le choix de créer ce métier support a déjà été fait [DESROCHES 04]. On trouve aussi des partenariats de longue durée (plusieurs années) entre des entreprises et des prestataires de services, responsables de la méthode au sein de l’entreprise. Cette solution est alors préférée à la formation dans ce domaine du chef de projet, pour soulager sa charge de travail, mais aussi pour une meilleure efficacité de la méthode [LIGERON 05]. De plus, le chef de projet s’appuie déjà dans certaines grandes entreprises sur des contrôleurs de coûts et des planificateurs (contrôle des délais), une ressource supplémentaire à la maîtrise des performances du projet peut être aussi envisagée.

Nous choisissons de mettre en place l’expertise en management des risques sous la forme d’un nouveau métier support, expert extérieur à l’équipe projet, intégré à celle-ci, et caractérisé par :

- Son rôle d’animateur et de pilote de l’application de la méthode,

- Son rôle de médiateur,

- Sa capacité à favoriser l’aide à la décision,

- Sa capacité à former l’équipe à la méthode.

Cette mise en place d’un nouveau métier constitue le premier paramètre de notre hypothèse de résolution afin de répondre à notre problématique d’implémentation d’une méthode de management des risques projet.