Integrated versus isolated feature presentation, a change of paradigm

O módulo Catálogo permite uma comunicação entre as partes de forma ágil e segura e é composto pelos seguintes itens:

• Requisição eletrônica: este aplicativo permite que o cliente efetue seus pedidos através de um catálogo eletrônico do fornecedor, o qual contém informações dos produtos, incluindo imagens e descrições técnicas; • Gerenciamento de usuário e centro de custo: o responsável pelas

compras define as diretrizes e os níveis de responsabilidade de seus compradores, tais como montante por funcionário, montante por departamento ou centros. Também possibilita efetuar controles por centros de custos;

• Aprovação de pedidos: os pedidos estão sujeitos a confirmação ou alteração do responsável da área de compras;

• Histórico dos pedidos: os pedidos são gravados no banco de dados do sistema gerenciador e podem ser consultados a qualquer momento; • Relatórios gerenciais: o sistema disponibiliza relatórios de compras

efetuados por centro de custo, usuário, produto ou fornecedor, bem como, as notas fiscais em versão eletrônica;

• Integração ERP: o sistema proposto permite integração com sistemas de gestão através de interface padrão;

• Usuário Master: cria perfil de outros usuários, valida centro de custos e aprova cadastros;

• Tracking do Pedido: os pedidos são monitorados desde o envio aos fornecedores até a entrega das mercadorias; e

• Mensagens: existe a facilidade de troca de mensagens entre os usuários e o sistema, o qual funciona como um correio interno.

4.5.1.2 Módulo Cotação

O sistema proposto possui também um módulo que permite a cotação eletrônica para consultar diversos fornecedores. Isso facilita a gerência de pedidos e respostas, personalizar o catálogo de produtos, cadastrar parceiros e efetivar a compra dos produtos. Os principais aplicativos desse módulo são:

• Cotação eletrônica: essa ferramenta destina-se a criação do pedido. Nela são descritos os produtos, quantidades, prazos para resposta, entrega e condições de pagamento. Pode-se também anexar arquivos referentes aos itens solicitados contendo imagens, descrições dos produtos, planilhas e outros;

• Envio simultâneo: uma única cotação pode ser encaminhada a diversos parceiros, que recebem uma senha de acesso ao sistema para enviar suas cotações;

• Reenvio de pedido: pedidos de cotação interrompidos ou já enviados podem ser resgatados e reencaminhados. Isto é possível porque o sistema armazena-os automaticamente no banco de dados;

• Acompanhamento de respostas: o sistema processa as cotações recebidas e disponibiliza-as em um relatório indicando os melhores preços;

• Comprar: comparadas e aprovada a melhor cotação, o cliente pode solicitar os produtos a partir deste módulo. Assim, os produtos podem ser adquiridos no momento da aprovação da cotação;

• Catálogo eletrônico: esta ferramenta permite adicionar novos produtos ao catálogo, o qual pode também ser utilizado em leilão reverso;

• Cadastro de parceiros: permite acionar qualquer parceiro no seu catálogo personalizado, o qual também pode ser utilizado no leilão reverso.

4.5.1.3 Módulo Leilão

O módulo leilão divide-se em Direto e Reverso.

O leilão direto ou leilão de venda é para fornecedores que desejam baixar estoques. Neste processo o fornecedor informa o produto disponível, quantidade, e o preço mínimo pelo qual está disposto a vender.

O leilão reverso (inverso) ou leilão de compra é para clientes que tem por objetivo obter preços mais baixos para grande quantidade de itens ou obter condições especiais. Nessa modalidade de leilão, a empresa informa o que necessita adquirir e o valor máximo que está disposto a pagar.

As principais ferramentas eletrônicas do módulo leilão são:

• Leilão eletrônico: ferramenta para abrir o leilão e que contém os tipos de produtos, quantidades, unidades, prazo para resposta e entrega, condições de pagamento, preço mínimo (direto) ou máximo (reverso). Permite a anexação de arquivos de imagens, descrição dos produtos e planilhas);

Possui ainda as seguintes ferramentas: envio simultâneo a vários fornecedores, acompanhamento das respostas, criar pedido, catálogo eletrônico e cadastro de parceiros (itens já descritos anteriormente);

4.5.1.4 Módulo Administração

Este módulo de gerenciamento contempla os submódulos fornecedores e compradores.

a. atualizar dados cadastrais da empresa;

b. escolher e incluir ramos de atividade pelos quais as empresas serão identificadas e localizadas;

c. atualizar e editar produtos do catálogo eletrônico;

d. enviar cadastro de mix de produtos, nota fiscal, fluxo de pedidos, cadastro de fornecedores e tipos de produtos.

O submódulo compradores permite:

a. atualizar dados cadastrais da empresa; b. enviar logotipo para inclusão no sistema; c. gerenciar usuários;

d. fazer download de notas fiscais; e

e. aprovar o mix de produtos enviado pelo fornecedor em que define o preço, unidade, descrição, imagem e informações técnicas.

4.6 O Gerenciamento

É vital que essa central de compras estruturada, tenha um bom gerenciamento, pois possui ao mesmo tempo características de uma empresa comum, e a característica especial de uma associação entre outras empresas, sócios e donos.

Uma empresa com tais características tem que primar pelo profissionalismo e pela transparência de todos os seus atos.

Entre vários cuidados, destaca-se o controle por meio dos seguintes formulários:

a. Controle de Recebimento de Mercadorias; b. Ficha Histórica de Cada Fornecedor; c. Controle de Entrega aos Sócios; d. Controle de Cobranças;

e. Controles de Despesas e respectivo rateio e cobrança; f. Controle de Contas a Pagar;

4.7 Ações Complementares

Depois de algum tempo novas ações deverão ser adotadas para a ampliação dos benefícios de uma central de compras. Por exemplo:

a. implantação um sistema periódico de pesquisa de preços nos principais concorrentes de sua área geográfica ou de coleta de informações pertinentes ao ramo de atividade do grupo. Essas informações são repassadas a todos os associados para que se mantenham atualizados sobre o comportamento do mercado, o que aumenta a eficiência de cada empresa;

b. definição de estratégias conjuntas de marketing, para divulgação de campanhas publicitárias, promoções de venda, cartazes, placas, sacolas e até mesmo a participação na mídia nobre, o que é impossível para uma pequena empresa isolada;

c. acesso à informações através da aquisição e instalação coletiva de equipamentos e do treinamento de usuários. Ou então, a criação de uma central de informática na associação, com o objetivo de desburocratizar as empresas associadas, mediante o processamento centralizado de controles e rotinas comuns a todas. Para facilitar ainda mais, cada empresa pode ter o seu terminal interligado à central. Assim, livre da papelada, cada associado tem mais tempo para se dedicar ao gerenciamento da sua empresa;

d. providência do desenvolvimento empresarial, organizando cursos de treinamento, aperfeiçoamento e educação formal para os empresários associados e seus funcionários, com vistas a melhorar o gerenciamento de cada empresa e o atendimento aos clientes; e

e. realização de visitas técnicas aos fornecedores, com o objetivo de conhecer a fabricação dos produtos e suas características, melhorando o nível de conhecimento dos empresários sobre os produtos que vendem ou consomem.