RAPPORT DU PRESIDENT SUR LE CONTROLE INTERNE
1. Gouvernement d’entreprise et conditions de préparation et d’organisation des travaux du Conseil
GENERIX est une Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance dans laquelle les fonctions de Direction et de Contrôle ont été dissociées par décision de l’assemblée générale du 2 Février 2005.
a. Organes d’administration et de Direction.
Le Conseil de surveillance exerce le contrôle permanent de la gestion de la société par le Directoire et donne au Directoire des autorisations préalables à la conclusion des opérations que ce dernier ne peut accomplir sans son autorisation.
Le Directoire est investi des pouvoirs les plus étendus à l’égard des tiers pour agir en toutes circonstances au nom de la société sous réserve des pouvoirs expressément attribués par la loi au conseil de surveillance et aux assemblées d’actionnaires.
Les pouvoirs du Directoire ont été limités au delà des dispositions légales par l’article 17 des statuts.
Ce dernier prévoit les prêts, emprunts, les achats, échanges et ventes d’établissements commerciaux, les achats d’immeuble, la constitution de sociétés ou tous apports à des sociétés constituées ou à constituer, ainsi que toute prise d’intérêt dans ces sociétés, doivent, préalablement à leur conclusion, être autorisés par le Conseil de Surveillance. Ces limitations sont inopposables aux tiers.
Il n’existe pas de règlement intérieur au sein du Conseil de Surveillance.
Le Directoire, comme le Conseil de Surveillance, se réunissent au moins une fois par trimestre, le Directoire présentant un rapport au Conseil de Surveillance tous les trois mois conformément aux dispositions légales.
Dans le cadre de ses fonctions de contrôle et, conformément à la pratique, le Conseil de Surveillance se dote de comités spécialisés sur des thèmes majeurs (audit, rémunération). Le rôle de ces comités est d’étudier, de préparer certaines délibérations du Conseil de Surveillance. Ils émettent, dans leurs domaines de compétence, des propositions, des recommandations et avis selon le cas.
Comité d’audit.
Le comité d’audit se compose de 2 membres : - M. François POIRIER
- M. Georges LEBLON
Le comité d’audit établit, en utilisant l’expérience professionnelle de ses membres, un jugement raisonnable concernant les comptes arrêtés par le Directoire, les méthodes comptables utilisées, l’existence et le fonctionnement d’organisations et de procédures de contrôle interne et leur application, le choix et le renouvellement des auditeurs externes.
Comité des nominations et des rémunérations.
Le comité des rémunérations est composé de : - M. François POIRIER
- M. Jean-Philippe GALLANT
Le comité reçoit mission du Conseil de Surveillance de formuler des recommandations concernant la nomination des membres du Directoire ; la fixation des objectifs, des rémunérations et des plans d’options des membres du Directoire ; la fixation des rémunérations du Président et des membres du Conseil de Surveillance.
b. Composition et fonctionnement des organes d’administration Conseil de surveillance
Le conseil de surveillance, au 31 Mars 2007, est composé de 7 membres.
Organe Nom Fonction
Date de
nomination Date de fin de mandat
Conseil de surveillance
Mael
BARRAUD Président 23-mars-07
2013
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2012
Jean Philippe
GALLANT Vice
Président 02-févr-05
2011
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2010
François
POIRIER Membre 02-févr-05
2011
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2010
Georges
LEBLON Membre 02-févr-05
2011
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2010
Jean-François
GAUTIER Membre 30-aout-05
2011
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2010
Gérard
CLAVERIE Membre 29-nov-05
2011
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2010
Jean Michel
RENCK Membre 25-avr-06
2012
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2011
Le Conseil de Surveillance exerce le contrôle permanent de la gestion de la société par le Directoire.
A toute époque de l’année, il opère les vérifications et les contrôles qu’il juge opportuns et peut se faire communiquer les documents qu’il estime utiles à l’accomplissement de sa mission.
Le Conseil de Surveillance se réunit aussi souvent que l’intérêt de la société l’exige. Il se réunit au moins quatre fois dans l’année pour examiner le rapport trimestriel que doit lui présenter le Directoire et une fois, de plus, au besoin, pour vérifier et contrôler les documents sur les comptes de l’exercice que doit lui remettre le Directoire dans les trois mois de la clôture de l’exercice.
Il est convoqué par le Président ou le Vice-président.
Toutefois, le Président doit convoquer le Conseil à une date qui ne peut être postérieure à quinze jours, lorsqu’un membre au moins du Directoire ou le tiers au moins des membres du Conseil de Surveillance lui présente une demande motivée en ce sens.
Si la demande est restée sans suite, ses auteurs peuvent procéder eux même à la convocation en indiquant l’ordre du jour de la séance. Hors ce cas, l’ordre du jour est arrêté par le Président et peut n’être fixé qu’au moment de la réunion.
Le conseil s’est réuni 3 fois en 2007.
Le taux de présence aux séances est de 80 %.
Contenu des réunions du Conseil de Surveillance
- examen des comptes et approbation du rapport de gestion - examen des comptes trimestriels
- examen du budget 2007
- projet d’apport des actions de la société INFLUE au profit de la société GENERIX - regroupement d’actions
- examen de l’impact du passage aux normes IFRS
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➭ Directoire
Organe Nom Fonction
Date de
nomination Date de fin de mandat
Directoire
Jean Charles
DECONNINCK Président 30-mars-05
2009
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice
los le 31 décembre 2008
Gérard VERIN Membre 02-févr-05
2009
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice
los le 31 décembre 2008
Philippe
SEGUIN Membre 12-avr-05
2009
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice
los le 31 décembre 2008
Corine
LEMEUNIER Membre 23-mars-07
2009
AGO appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 Décembre 2008
Le directoire, au 31 mars 2007, est composé de 4 membres.
Le Directoire a pour mission principale de déterminer les grandes orientations de l’activité de la société et de veiller à leur mise en œuvre. S’agissant d’un métier de service, il attache une importance particulière à la gestion des hommes.
Sous réserve des pouvoirs expressément attribués aux assemblées d’actionnaires et dans la limite de l’objet social, il se saisit de toute question intéressant la bonne marche de la société et règle par ses délibérations les affaires qui la concernent.
Dans les rapports avec les tiers, la société est engagée même par les actes du Directoire qui ne relèvent pas de l’objet social, à moins qu’elle ne prouve que le tiers savait que l’acte dépassait cet
objet ou qu’il ne pouvait l’ignorer compte tenu des circonstances, étant exclu que la seule publication de statuts suffise à constituer cette preuve.
Au cours de l’exercice 2007, le Directoire s’est réuni 3 fois. Le taux de participation est de 100 %.
Le Directoire se réunit aussi souvent que l’intérêt de la société l’exige, sur convocation de son président ou de la moitié au moins des membres.
Les convocations sont faites par tous moyens et même verbalement.
La réunion a lieu soit au siège social, soit en tout autre endroit fixé dans la convocation.
Il est tenu un registre de présence qui est signé par les membres participant à la séance du Directoire.
Le Directoire désigne, à chaque séance, un secrétaire, qui peut être choisi en dehors de ses membres. Tout membre du Directoire peut donner mandat par lettre ou télégramme à l’un de ses collègues de le représenter en séance du Directoire.
Chaque membre ne peut disposer au cours d'une même séance que d'une seule des procurations reçues.
Si le Directoire comprend deux membres, les décisions sont prises à l’unanimité. S’il comprend plus de deux membres, les décisions doivent être prises à la majorité des membres composant le Directoire, le vote par représentation étant interdit. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.
Les membres ainsi que toute personne appelée à assister à une séance du Directoire sont tenus à discrétion à l'égard des informations confidentielles et données comme telles par le Président.
Les délibérations sont constatées par des procès-verbaux inscrits sur un registre spécial tenu au siège social de coté et paraphé conformément aux dispositions réglementaires.
Les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité et paraphés dans les conditions prévues à l'alinéa précédent.
Les procès-verbaux sont signés par le Président de séance et au moins un membre du Directoire. En cas d'empêchement du Président de séance, ils sont signés par deux membres au moins. Les copies ou extraits de ces procès-verbaux sont certifiés par le Président du Directoire, un membre délégué provisoirement dans les fonctions de Président ou un fondé de pouvoirs habilité à cet effet.
Contenu des réunions de Directoire - rapports d’activités trimestrielles
- arrêté des comptes et documents prévisionnels et émission du rapport de gestion ; - projet d’apport des actions de la société INFLUE au profit de la société GENERIX ; - constatation des conversions d’obligations
- regroupement d’actions Comité de Direction
Le Directoire s’appuie sur le Comité de Direction pour suivre et évaluer la gestion de la société. Le Comité de Direction se réunit tous les 15 jours.
La composition du Comité de Direction est la suivante :
Nom Fonction
Jean Charles
DECONNINCK Président du Directoire
Gérard VERIN Directeur Support et Hébergement Michel JARDAT Directeur Commercial
Philippe PETIT Directeur pôles Conseil et services Philippe SEGUIN Directeur pôles Edition
Virginie MELEUX Directrice Administrative et Financière
Corine LEMEUNIER Secrétaire Générale et Ressources Humaines Sylvie BRUNET Directrice Marketing et Communication
2. Procédures de Contrôle interne mises en place par la Société relatives à l’élaboration de