La gestion des risques dans le cadre d'un réseau client-fournisseur : importance de la communication et de l'information

Le travail en équipes pluridisciplinaires

Le CEB a choisi de faire collaborer une grande diversité de groupes d’acteurs sur ce projet. Nous avons constaté que la mise en place d’une démarche qualité dans le management de ce projet a été un facteur rassurant, de part sa rigueur, pour la collaboration entre tous ces acteurs. Ceci a autorisé chacun des acteurs à s’ouvrir à la créativité et a facilité l’émergence et

l’adoption de concepts innovants.

Pour minimiser les risques d’échec du projet liés aux incertitudes de départ, aux innovations retenues, et aux difficultés de communication entre les différents acteurs du projet, l’hypothèse retenue à été de favoriser le principe du travail en équipes

pluridisciplinaires. Ces équipes ont fait intervenir plusieurs laboratoires de l’ENSAM, les partenaires extérieurs ainsi que les utilisateurs finaux du produit. La définition des modalités de prises de décision au sein de ces équipes nous a amené à définir les responsabilités de chacun des partenaires dans le cadre d'une relation de clients-fournisseurs, ayant des logiques différentes.

Nous nous sommes efforcés de veiller à ce que ces logiques, qu’ Edgar MORIN désigne par le terme de « dia-logique » , soient « liées en une unité, de façon complexe

(complémentaire, concurrente, et antagoniste) sans que la dualité ne se perde dans l’unité ». • Logique client pour le CEB : cet organisme d’études et de recherches, agissait par

délégation, pour les Etas Majors. Ces mêmes Etats Majors avaient fait « remonter » le besoin des unités opérationnelles et l’avait interprété en fonction de critères non explicités. Le CEB était donc dans une logique de respect des spécifications des Etats Majors sans en connaitre très bien les marges de manoeuvre au niveau de leur interprétation.

• Logique recherche, expérimentation et créativité pour l’ENSAM et la faculté de médecine : dans l’esprit de la démarche qualité mise en place, l’objectif de la conception du masque était de satisfaire l’utilisateur final : le personnel des armées devant être protégé en cas d’agression. Le projet devait respecter les contraintes de coûts, délais et performance du produit.

• Logique industrielle pour la MAS et les sous-traitants de l’ENSAM : la production du masque devait se faire en respectant les contraintes de productibilité, et de rentabilité industrielle.

Deux types de groupes de travail pluridisciplinaires, transversaux, ont été mis en place tout au long du projet :

• des groupes à objectifs pour résoudre des problèmes techniques, dans un domaine limité et un délai donné.

• Des groupes de pilotage réunissant des personnes ayant un pouvoir de décision important, prenant, au fur et à mesure de l’avancement du projet, les décisions qui convenaient dans le cadre de la mission du projet.

Un aspect important de la relation client-fournisseur a été l’implication contractuelle, dès le début de la conception du masque, des industriels devant réaliser les outillages de fabrication (moules d’injection thermoplastique) puis les masques. Ceux ci se sont donc engagés sur la faisabilité industrielle des solutions proposées, au fur et à mesure de l’avancement du projet : la démarche a donc été d’intégrer les contraintes de fabrication tout au long de la conception selon le principe d’Ingénierie Simultanée. Cette mise en parallèle des tâches de conception du masque et des outillages de moulage s’est faite grâce à la tenue régulière de réunions

parallèle de certaines tâches ont été perçus de manière intuitive par les membres de l’équipe projet, mais n’ont pas été formulés et analysés de manière préventive.

Définition d'un système documentaire

En parallèle des actions de conception du produit, nous avons estimé nécessaire d’assurer une traçabilité des études par un système documentaire constituant la bibliothèque

d’informations sur les différents états du produit. Ce système documentaire a eu pour missions:

• d'apporter des preuves formelles de la pertinence des actions menées,

• de constituer la mémoire du projet en vue de la transmission des savoirs et savoir-faire développés dans le cadre du projet. En effet, la conception d’un tel produit doit pouvoir évoluer dans le temps, en fonction des avancées technologiques et de l’évolution des besoins des clients. Pour ne pas faire d’étude redondante, il est souhaitable de pouvoir tenir compte des justifications apportées dans les différents choix de solutions, lors de la conception préliminaire.

Figure 57 : démarche qualité STEN/QM de la DGA

• du cahier des charges fonctionnel : besoin fonctionnel exprimé en termes de services à rendre à l’utilisateur, par le produit. Il est destiné à l’exploration des concepts

susceptibles de remplir la mission attendue du produit,

• De la spécification technique de besoin : besoin spécifié en termes techniques. C’est le document de référence pour les études,

• Du dossier de définition : il est constitué des dessins du produit,

• Du dossier justificatif de la définition : il rassemble toutes les justifications apportées pour le choix des solutions, par des calculs, des simulations, des prototypages, etc.,

• Le dossier de qualification : il valide la conception en apportant la preuve, au travers d’essais, de simulations, dans des conditions représentatives de l’utilisation réelle, que la définition du produit répond aux besoins exprimés dans la spécification technique de besoin,

• Des dossiers de fabrication et de contrôle : ils assurent que le produit sera réalisé en conformité avec la définition.