Gérer ses priorités

Pour une meilleure utilisation, le temps doit d’abord être consacré à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés.

Il est donc important de connaître l’emploi de son temps afin de savoir : • Ce que l’on fait.

• Ce que l’on a à faire. • Comment on le fait.

Mener à bien une activité suppose l’accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé.

En matière d'efficacité personnelle, savoir prioriser est une compétence indispensable à cultiver. En effet, très souvent, on dispose d'un temps limité pour exécuter un très grand nombre de tâches.

Lorsque les tâches s'accumulent, l'impression de crouler sous le travail est automatique. L'erreur serait de remplir ses objectifs un par un, en suivant l'ordre dans lequel ils vous sont fixés. Pour gagner en efficacité, une identification des tâches urgentes est nécessaire pour savoir lesquels traiter en priorité. Les autres devront attendre.

Concrètement, alors que tout peut sembler urgent, faire preuve de recul au moment de structurer sa journée et remonter sur sa "to-do list" les tâches qui nécessitent effectivement un traitement rapide, voire immédiat. Cependant, il faut aussi déterminer celles qui sont réellement importantes, même moins urgentes, et leur consacrer le temps qu'elles méritent, quitte à retarder des objectifs plus anciens. Comment procéder pour faire des choix en se concentrant sur ce qui mérite d'être traité ? Ce qui revient à dire comment "faire les bonnes choses dans le bon ordre " ? La posture culte de tout cadre efficace qui maîtrise sa charge de travail et son temps !

La question se pose alors : Comment hiérarchiser les actions ? a) Les méthodes de hiérarchisation

i. La Méthode A-B-C-D-E

Elle consiste à établir une liste de tâches, de tout ce qui doit être fait sans se limiter, en

écrivant tout ce qui passe par la tête puis il faut classer chaque élément de la liste à l’aide de la classification suivante :

A / Les tâches incontournables à mener. Pour certaines, la question ne se pose pas, tellement les enjeux sont importants. Elles doivent être traitées immédiatement.

B / Celles qui sont importantes, mais un cran en-dessous des premières. Les enjeux sont plus modérés en terme de délai et/ou d'impact.

C / Classez ici celles qui sont intéressantes à faire, mais qui n'ont pas d'impact. C'est du plus. D / Celles que l’on peut Déléguer, afin de pouvoir faire le maximum de taches de types A. E / Celles à Eliminer : ce sont celles qui n'apportent aucune valeur ajoutée. C'est le cas de quelques tâches administratives.

Chaque catégorie doit être passez en revue, et à l'intérieur de chacune, un autre classement est réalisé : A1 - A2 - A3 - B1...de la plus importante, prioritaire, à la moins urgente.

Astuce : en cas d’hésitation pour une tâche, la comparer avec d'autres déjà classées : "Laquelle des 2 est la plus importante ?". Cela facilitera son positionnement.

ii. La méthode NERAC

Cette méthode comporte 5 tâches qui se réalisent selon un cercle d’efficacité :

• Méthode

Noter Noter les tâches à accomplir dans la colonne « activités » sans s’occuper de l’ordre chronologique ni de leur durée

Estimer Dans la colonne « durée prévue », noter la durée approximative de chacune

Réserver De la marge : soit 40 % du temps total pour des activités imprévues Arbitrer En décidant du degré d’importance des tâches en fonction de leurs

conséquences et de leur urgence Pour chaque tâche de la liste, on complète d’abord les colonnes "Important" et/ou "Urgent" puis on arbitre en complétant les colonnes "Décision" et "Quand ?"

Contrôler les tâches réalisées, l’atteinte des objectifs, analyse des écarts par rapport aux prévisions

Figure 1 – Fiche outil de la méthode NERAC (16)

iii. Fiche hebdomadaire de priorité

FICHE DE PRIORITE SEMAINE DU ………

Activités Durée Important Urgent Décision Quand Contrôle

On y répertorie les tâches à accomplir, la réalisation des tâches, la durée des tâches, les priorités, et il ne faut pas oublier d’y inclure du temps libre pour un bon équilibre de vie.

iv. Une histoire de cailloux

Un peu de sagesse... sur les vraies questions de la vie. Voici une fable :

Un jour, un vieux professeur de l’École nationale d’administration publique (ENAP) fut engagé pour donner une formation sur la planification efficace de son temps à un groupe d’une quinzaine de dirigeants de grosses compagnies nord-américaines. Ce cours constituait l’un des cinq ateliers de leur journée de formation. Le vieux prof. n’avait donc qu’une heure pour "passer sa matière". Debout, devant ce groupe d’élite (qui était prêt à noter tout ce que l’expert allait enseigner), le vieux prof les regarda un par un, lentement, puis leur dit :

« Nous allons réaliser une expérience ».

De dessous la table qui le séparait de ses élèves, le vieux prof sortit un immense pot Mason d’un gallon (pot de verre de plus de 4 litres) qu’il posa délicatement en face de lui. Ensuite, il sortit environ une douzaine de cailloux à peu près gros comme des balles de tennis et les plaça délicatement, un par un, dans le grand pot. Lorsque le pot fut rempli jusqu’au bord et qu’il fut impossible d’y ajouter un caillou de plus, il leva lentement les yeux vers ses élèves et leur demanda :

« Est-ce que ce pot est plein ? ». Tous répondirent : « Oui ».

Il attendit quelques secondes et ajouta : « Vraiment ? ».

Alors, il se pencha de nouveau et sortit de sous la table un récipient rempli de gravier. Avec minutie, il versa ce gravier sur les gros cailloux puis brassa légèrement le pot. Les morceaux de gravier s’infiltrèrent entre les cailloux... jusqu’au fond du pot.

Le vieux prof leva à nouveau les yeux vers son auditoire et redemanda « Est-ce que ce pot est plein ? »

Cette fois, ses brillants élèves commençaient à comprendre son manège. L’un d’eux répondit : « Probablement pas ! ».

« Bien ! » répondit le vieux prof

Il se pencha de nouveau et cette fois, sortit de sous la table une casserole de sable. Avec attention, il versa le sable dans le pot. Le sable alla remplir les espaces entre les gros cailloux et le gravier. Encore une fois, il demanda : « Est-ce que ce pot est plein ? ». Cette fois, sans hésiter et en chœur, les brillants élèves répondirent « Non ! ».

Et comme s’y attendaient ses prestigieux élèves, il prit le pichet d’eau qui était sur la table et remplit le pot jusqu’à ras bord. Le vieux prof leva alors les yeux vers son groupe et demanda : « Quelle grande vérité nous démontre cette expérience ? »

Pas fou, le plus audacieux des élèves, songeant au sujet de ce cours, répondit :

« Cela démontre que même lorsque l’on croit que notre agenda est complètement rempli, si on le veut vraiment, on peut y ajouter plus de rendez-vous, plus de choses à faire ».

« Non » répondit le vieux prof « Ce n’est pas cela. La grande vérité que nous démontre cette expérience est la suivante : si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le pot, on ne pourra jamais les faire entrer tous, ensuite ».

Il y eut un profond silence, chacun prenant conscience, de l’évidence de ces propos. Le vieux prof leur dit alors :

« Quels sont les gros cailloux dans votre vie ? Votre santé ? Votre famille ? Vos ami(e)s ? Réaliser vos rêves ? Faire ce que vous aimez ? Apprendre ? Défendre une cause ? Relaxer ? Prendre le temps ... ? Ou... toute autre chose ? Ce qu’il faut retenir, c’est l’importance de mettre ses GROS CAILLOUX en premier dans sa vie, sinon on risque de ne pas réussir... sa vie. Si on donne priorité aux peccadilles (le gravier, le sable), on remplira sa vie de peccadilles et on n’aura plus suffisamment de temps précieux à consacrer aux éléments importants de sa vie. Alors, n’oubliez pas de vous poser à vous-même la question :

"Quels sont les GROS CAILLOUX dans ma vie ?"

« Ensuite, mettez-les en premier dans votre pot (votre vie). »

v. Principe d’Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.

Importance de la

tâche/Urgence de la tâche

Tâche non urgente Tâche urgente

Tâche importante Tâche importante non

urgente A planifier

Tâche importante et urgente A exécuter en priorité

Tâche peu importante Tâche peu importante et non

urgente

A laisser de côté

Tâche peu importante mais urgente

A déléguer si possible

Tableau 5 – Matrice d’Eisenhower (14)

 Urgentes et importantes : Activités de managers de crises qui mettent le leader continuellement sous pression. Elles font partie de la vie de tous les jours et ne doivent pas être négligées pour ne pas mettre l’entreprise en péril.

 Non urgentes et importantes : Activités ou pensées stratégiques. Souvent, parce qu’elles ne sont pas urgentes, elles sont remises indéfiniment au lendemain. Il ne faut pas oublier que la réflexion puis la décision de ces tâches aura des conséquences à long terme sur le travail.

 Urgentes mais non importantes : Cette urgence où les managers passent beaucoup de temps est souvent basée sur les priorités et demandes des autres. L’urgence est-elle réelle ?

b) Gérer les urgences

Il est essentiel de savoir hiérarchiser mais cela est inutile si l’on ne sait pas résister à l’urgence ; de nos jours le système valorise l’urgence, synonyme d’efficacité, l’urgence est contagieuse et de se poser la question de l’importance c’est ce que l’on appelle le culte de l’urgence.

Pour résister à l’urgence il faut faire préciser pour quand, négocier un délai et savoir dire non et avant tout évaluer l’importance.