Autres fonctions support

»

Les secrétaires et assistants sont les interlocuteurs incontournables de l’entreprise. Elles sont chargées des démarches administratives relatives à l’organisation de l’équipe à laquelle elles sont rattachées. Elles assurent souvent des fonctions d’accueil, de classement, d’organisation de voyages. L'informatisation des services a déchargé la secrétaire de tâches basiques de bureautique. Elle est plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisatrice, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.

20 Faute typographique [Grand dictionnaire terminologique]

21 Voir à ce titre le livre de Joel Ronez. L’écrit web, traitement de l’information sur internet.

2007, Paris, CFPJ éditions. ISBN 978 2353070053

22 <http://stategies.fr/archives/archive_print.php?num=1418&art=page_35470

« De nos jours une multitude de métiers périphériques partagent des activités communes avec les secrétaires. En outre les utilisateurs (patrons, collaborateurs) prennent eux-mêmes de plus en plus en charge certaines tâches de secrétariat. Les secrétaires assurent alors davantage un rôle de

centralisateur, de régulateur de flux d’information, de relais dans la transmission de l’information et la mise en réseau et de premier niveau de renseignements. » [Grossens, …, p 56]

Les chargés d’étude sont présents dans les plus grosses sociétés, leur rôle est

« d’ analyser les informations internes et externes collectées, de les comparer avec les informations déjà collectées auparavant ou avec des éléments de connaissances détenus par ces mêmes acteurs de par leur formation ou leur expérience, pour en déduire une nouvelle connaissance utile à l’organisation » (54, Sutter, p80)

Le documentaliste de presse ne se différentie pas beaucoup de tous types de documentalistes qui ont déjà fait l’objet de nombreuses études. On résumera que sa maitrise des techniques et outils de gestion de l’information en font une aide pour les journalistes à qui il font gagner un temps précieux dans la recherche d’informations précises.

« Ce documentaliste spécialisé travaille au sein de la rédaction d’un journal. Il est au service des journalistes et doit leur réunir la documentation nécessaire à la rédaction d’un article. Il lui faut donc souvent travailler dans l’urgence. De plus, il devra alimenter les banques de données accessibles aussi bien à la rédaction qu’au public. Cette tâche exige une veille régulière de l’actualité nationale et internationale. » (26, CEDIS)

L’expertise traditionnelle des documentalistes repose sur leurs méthodes. L’abondance d’information ayant démultiplié les besoins de gestion et d’organisation, les industriels du logiciel ont développé de nouveaux outils qui permettent de répondre à des objectifs de productivité pour les tâches les plus simples. Mais ce besoin augmentant chaque jour d’avantage, les investissements dans les nouvelles technologies vont croissant, permettant ainsi de trouver des réponses automatisables à des questions de plus en plus complexes.

Dans le cadre d’une documentation « techniquement assistée » le recours à un professionnel de l’information sera limité dans le temps : gestion de projet et mise en place des outils. S’il veut imposer sa présence tout au long de l’activité de l’entreprise il doit élargir son domaine de compétence et renouveler son offre. Ce nouveau positionnement ouvre de nombreuses perspectives mais demande de rester en alerte et de se remettre en question. C’est le d’ailleurs le conseil que diffusent les chercheurs en sciences de l’information :

« Il importe qu’ils suivent attentivement ces évolutions et les considèrent comme des défis et surtout, comme des occasions de repositionner leurs prestations et de reconsidérer le place du savoir dans notre société. Pour eux, c’est aussi l’occasion de réfléchir en termes de complémentarité et non plus d’autorité culturelle, de décrypter les conditions dans lesquelles un grand nombre de connaissances sont désormais produites, et de jouer le rôle pédagogique qu’on attend d’eux. » (5, Guyot)

Si posséder une vision globale est un atout pour la conception de produits adaptés, n’oublions pas que ce qu’attend le dirigeant d’entreprise ce sont des actions concrètes et mesurables faisant avancer l’organisation.

Comment trouver ces pistes ? Nous proposons d’utiliser la propre méthode des dirigeants d’entreprise commerciales, elle a le double intérêt d’utiliser des concepts qui leur sont familiers et de permettre une prise de décision éclairée. Nous allons donc parler de la méthode marketing. Plusieurs auteurs ont travaillé sur ses concepts et leur adaptation aux fonctions de gestion de l’information.

3 Le management proactif

Dans le contexte que nous avons décrit, l’enjeu pour le professionnel de l’information et de la documentation est donc un enjeu de survie. Pour maitriser la situation et non la subir, il lui faut trouver sa place en collaboration avec les autres professionnels et démonter sa valeur ajoutée pour l’organisation. La démarche volontariste est une démarche globale qui se fonde sur des échanges du général au particulier, car les décideurs attendent avant tout des éléments concrets, directement exploitables sur le terrain et mesurables. Pour cette raison nous parlons de management proactif, il s’agit bien d’avoir une démarche globale qui permet d’anticiper les risques et menaces pour en tirer des opportunités. Nous allons donc présenter les concepts de base du management de l’information, pour introduire ensuite la méthode marketing, et enfin monter en quoi elle s’enrichit d’une posture créative.