6. Boîte-à-outils
6.2 Les fiches-outils
6.2.1 Fiche A – Méthodologie générale pour mener à bien un projet de
La démarche méthodologique décrite dans cette première fiche-outil vise à guider les collaborateurs de la Bibliothèque de l'UNIGE dans leurs actions de valorisation, qu'elles soient de courte durée ou continue dans le temps. Inspirée de la démarche marketing, elle s'utilise en complément des deux autres fiches-outils (B et C). Elle propose une vision plus générale que les démarches spécifiques décrites dans chacune des 8 fiches-actions de notre BàO.
Objectifs
• Fournir une méthodologie générale pour guider les collaborateurs dans la gestion de projets de valorisation des ressources documentaires numériques ;
• Uniformiser et formaliser les démarches de valorisation de manière à augmenter leur efficacité ;
• Encourager la pérennisation de ces démarches de valorisation par l'emploi d'une méthodologie claire et commune à l’ensemble des collaborateurs.
Avantages Contrainte
• Donner une méthodologie commune à l’ensemble des collaborateurs pour mener des actions de valorisation coordonnées ;
• Fournir un outil commun qui garantit la réussite des actions menées ;
• Implique que les collaborateurs se l’approprient et l’affinent en fonction de leur besoins.
Guide méthodologique : un projet de valorisation en 10 étapes clés132 ETAPE 1 : CONNAITRE SES RESSOURCES
Qu'est-ce que je souhaite valoriser ?
• L'ensemble des ressources électroniques (e-books, périodiques électroniques, bases de données) ;
• Quelques titres ;
• Une sélection thématique de titres ;
• Un type de document particulier (les e-books, les périodiques électroniques ou les bases de données documentaires et bibliographiques).
Ai-je des informations sur leur visibilité ? Leur utilisation ? Les pratiques documentaires numériques ?
• Existe-il une enquête de satisfaction récente ?
• Existe-t-il des statistiques d'usage et de consultation des ressources ?
• Si non, quels moyens ai-je à disposition pour collecter ces informations pour chaque type de public ? (enquête, sondage, observation, focus groups, etc.)133.
Quelles sont les ressources à valoriser en priorité ?
• les e-books ;
132 Inspiré de Carlier, Philippe, 2011. Réussir mon premier plan de communication. p. 53-78
133 Kennedy, Laguardia, C 2013, p. 29
• les périodiques électroniques ;
• les bases de données documentaires et bibliographiques.
ETAPE 2 : CONNAITRE SES USAGERS
Pour qui les valoriser ? Pour quels publics ? Quels sont leurs besoins? Leurs pratiques ?
• les étudiants bachelor ;
• les étudiants master / doctorant ;
• les enseignants ;
• les chercheurs.
Quelle est la valeur ajoutée de ces ressources pour chaque type de public ? Quel est le message à leur faire passer ?
ETAPE 3 : RENDRE SES RESSOURCES FACILES A TROUVER Où sont-elles signalées?
• sur place (dans la bibliothèque, dans les locaux de l'Université) ;
• en ligne (sur le site de la bibliothèque, dans les actualités, dans l'agenda de l'Université).
Sont-elles visibles et faciles d'accès ?
• Les freins (accès techniques, compétences informationnelles, modalité d’utilisation, etc.) ;
• Les moyens de les mitiger (les actions et moyens à mettre en place pour pallier ces freins).
ETAPE 4 : COMMUNIQUER AU BON MOMENT ET DE LA BONNE FACON Quel est le niveau d'information ?
• Général, l'information intéresse toute la communauté universitaire ;
• Spécifique, l'information intéresse uniquement le public du site ;
• Plus spécifique, l’information intéresse uniquement un segment de public particulier (enseignants, étudiants en première année de bachelor en lettres, etc.)
Quand doit-on mener cette action ? Quelle durée? Est-ce ponctuel ou stable dans le temps ?
• Calendrier universitaire ;
• Calendrier par année d'étude/cursus ;
• Projet ponctuel ;
• Projet continu.
Quels canaux de diffusion ? (Fiche-outils C)
• Propres à la bibliothèque : sur place et en ligne ;
• Propres à la faculté ou au département ;
• Ceux de l'Université : sur place et en ligne.
Quel plan de communication?
• Qui parle ? Quelle entité?
o La Bibliothèque de l'UNIGE/l'équipe de la Bibliothèque de l'UNIGE, l'équipe du site UniArve, etc.).
• À qui?
o Tous les publics, un segment de public, un individu.
• Pourquoi communiquer?
o Quels sont les problèmes ou questions qui se posent et qui poussent à la communication d'informations - les raisons qui président à une décision de communiquer ;
• Comment communiquer ?
o Dépend de la réponse à la question « à qui » : discours, ton du message, niveau de langage employé, historique avec le public ciblé, etc.
• Quand communiquer ? Pourquoi à ce moment-là ?
o Calendrier universitaire, évènement de la bibliothèque, évènements de l'UNIGE, etc. ;
• Où communiquer?
o Vecteurs, canaux physiques et en ligne, modalités : le «comment
communiquer» sera également influencé par les moyens de communication sélectionnés- la communication peut-être de type «multicanal»134 ou «uni-canal».
ETAPE 5 : DEFINIR LES OBJECTIFS SMART135 DE l’ACTION
• En fonction du public-cible et de l’action à mener, définir les objectifs visés (ex : augmentation de l’utilisation de la base de données promue à travers une campagne d’affichage dans les locaux de l’UNIGE, la collection d’e-books en histoire de la médecine grâce à présentation lors d’une conférence organisée par l’UNIGE, etc.).
ETAPE 6 : PREVOIR LES MESURES D'IMPACT DE l'ACTION
Quels mesures et indicateurs peuvent être mis en place pour évaluer l'impact de cette action de valorisation ?
• Augmentation de l’usage des ressources ;
• Nombre de personnes présentes aux formations ;
• Nombre de contacts pris (nom, statut et coordonnées du contact) ;
• Augmentation des demandes concernant les ressources au prêt, à l'accueil, au service de référence ;
• Autres.
Quels instruments de collecte de données ?
• Questionnaires ;
• Enquêtes en ligne ;
• Statistiques d'usage ;
• Comptages manuels ;
• Autres.
ETAPE 7 : MESURER LES RISQUES ET DEFINIR LES ACTIONS DE MITIGATION136
134 Communiquer la même information via plusieurs canaux. Le ton, message délivré et niveau de langage doivent être adaptés à chacun des canaux.
135 SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réalisable, temporel. Nous avons choisi cette méthode, car elle fait partie des bonnes pratiques en terme de définition d’objectifs. Si chaque objectif fixé correspond à chacun des critères SMART, alors les chances de les atteindre sont beaucoup importantes, car par ce biais, ils sont «ancrés» dans la réalité.
136 Le terme «mitigation» fait partie du jargon de la gestion de projet. Il s’agit de mesures/actions à réaliser (en parallèle ou en amont du projet de valorisation) de manière à réduire les risques de mauvais déroulement ou d’échec.
Quels sont les risques d’échec ou de mauvais déroulement de l’action de valorisation ?
• Prise de retard ;
• Lancement d’une campagne alors que les abonnements n’ont pas débutés ;
• Autre évènement lancé au même moment (invisibilité de l’action) ;
• Autres.
Comment les prioriser ?
• Par le biais d’une séance de brainstorming, définir les actions de gestion des risques en fonction de leur probabilité et de leur criticité ;
• Classer les risques dans un tableau137 qui a pour abscisse la probabilité (faible, moyenne, forte) et pour ordonnée la criticité du risque (faible, moyenne, élevée).
Quelles actions mettre en œuvre pour minimiser ces risques ?
• Pour chaque risque prioritaire (probabilité forte et criticité élevée), définir des actions pour les minimiser ou les stopper.
ETAPE 8 : DEFINIR LES COÛTS
Combien coûte l'action de valorisation ? Quel est le budget ? Combien investir ?
• Les ressources financières ;
• Les ressources humaines ;
• Les ressources techniques ;
• L’investissement en temps ;
• Les compétences nécessaires.
À qui demander ces fonds ?
• En interne, au CODIR ;
• À l’Université ;
• À des partenaires externes (éditeurs scientifiques, acteurs culturels, etc.).
ETAPE 9 : EVALUER
Les objectifs fixés ont-ils été atteints ? Si non pourquoi ?
• Collecte des données avant et après l’action de valorisation (cf. étape 6).
Quel bilan peut-on faire? Comment améliorer les résultats si l’on réitère l’action ?
• Réalisation d’un bilan formalisé (à faire en équipe, si possible): rappel des objectifs de l’action, résultats atteints et non-atteints, problèmes rencontrés, définition d’actions à mettre en œuvre pour la prochaine fois ;
• S’il s’agit d’une action continue, il est important de mettre en place des procédures formalisées pour garantir un suivi du projet sur le long terme.
ETAPE 10 : INFORMER, COMMUNIQUER SUR LES RESULTATS
Que communique-t-on ? Quels messages ? Comment communique-t-on ? Et à qui ? (cf. étape 4)
• Infographie ou visualisation de données ;
• Rapports écrits ;
• Graphiques/diagrammes.
137 Il existe d’autres modèles de tableau et outils permettant d’évaluer les risques : le diagramme d'Ishikawa, l'arbre des causes ou encore le réseau PERT.