Bilan global

Actuellement, aux yeux des usagers, la plus-value des ressources documentaires numériques est compromise par :

• La juxtaposition des deux points d’accès aux ressources en ligne qui se concurrencent : le site internet de la Bibliothèque de l’UNIGE, qui offre un accès par type de documents et les pages thématiques de bibliothèques abritées sous la page de la faculté, qui présentent les ressources par discipline/thématique ;

• Le manque de cohérence quant à la présentation des ressources ;

• L’existence non systématique de guides d’utilisation/tutoriels pour les bases de données dans toutes les disciplines et sur tous les sites ;

• La multiplicité des plateformes et des interfaces entre les types de ressources avec des modalités de recherche différentes ;

• Le manque d’informations quant aux modalités d’accès et aux droits d’utilisation des ressources (conditions d’utilisation, impressions, applications) ;

• Les problèmes techniques liés à l’infrastructure informatique (VPN, Wi-Fi) et le manque de visibilité et de clarté du tutoriel d’installation ;

• Le manque de compétences informationnelles (recherche, repérage, sélection).

Ensuite, du côté des professionnels interrogés, la mise en place d’actions de valorisation des ressources documentaires numériques est freinée par :

• Le manque d’informations quant à l’utilisation réelle des ressources numériques (statistiques d’usage, enquêtes des besoins ou de satisfaction) ;

• Le manque de perfectionnement de l’outil de découverte ReRo Explore ;

• Le manque de perfectionnement de la plateforme d’interrogation des e-books ;

• L’offre de formation actuelle éparse, qui ne permet pas de former tous les usagers à la culture informationnelle ;

• Les logiciels d’auto-formation (CALIS) qui ne répondent plus aux attentes des usagers ;

• L’absence d’une procédure intégrant la valorisation des ressources comme activité à part entière dans la «chaîne de traitement documentaire» ;

• L’absence de budget dédié à ce type d’actions ;

• Le manque de compétences et savoir-faire en termes de marketing et de valorisation ;

• L’organisation interne cloisonnée entre les différents secteurs d’activité qui complique la mise en place de pratiques de travail collaboratives pour des problématiques transversales ;

• Le manque de clarté quant à l'attribution des rôles et des responsabilités des collaborateurs concernant la valorisation des ressources ;

• Le manque de communication interne relatif à ces actions sur site et entre les sites ;

• Le manque de sensibilisation des professionnels sur cette problématique ;

• Le manque de formations à l’utilisation des ressources offertes au personnel de la Bibliothèque de l’UNIGE.

D'autres éléments expliquent encore cette situation : l’insuffisance de ressources humaines disponibles pour traiter cette thématique en plus des autres activités quotidiennes, une collaboration encore au stade embryonnaire avec les services UNIGE liés à la communication et à la promotion, et enfin le manque de visibilité de la bibliothèque, qui n'est pas prioritaire par rapport à d'autres institutions pour bénéficier du soutien de l'UNIGE.

Le bilan que nous faisons à ce stade est simple : pratiquement tout est à construire en termes de démarches, techniques et outils communs visant la mise en place d’actions de valorisation et de communication coordonnées. Pour le moment tout est réalisé au cas par cas de manière intuitive et non-formalisée par les différentes personnes en charge de la gestion des ressources ; les professionnels au service de référence, les bibliothécaires-formateurs ou encore les bibliothécaires spécialistes de disciplines. La plupart du temps, ces derniers travaillent de manière non-concertée et communiquent des informations sur les ressources en fonction de leurs attributions et des publics qu’ils rencontrent. Il n’y a pas de démarche ciblée par type de publics et aucun site n’a créé de plan de communication global.

De manière générale, nous relevons que les pratiques professionnelles et logiques de fonctionnement entre les bibliothécaires exerçant sur les quatre sites - qui fonctionnaient indépendamment dans le passé - sont encore divergentes. Les modes d’organisation suite à la restructuration ne sont pas encore établis et clairs pour tous, ceci étant particulièrement révélateur dans le cadre de notre problématique transversale. Le contexte organisationnel encore «en construction» implique pour les collaborateurs la mise en place de nouveaux modes de fonctionnement et des logiques de travail qui, pour être efficaces, requièrent davantage de planification et de collaboration à la fois au sein même d’un site et, plus largement, entre les sites. Cela demande du temps et la mise en place d’outils partagés, dont la plupart sont actuellement en cours d’élaboration et/ou de formalisation, notamment pour la communication externe (ex : ligne éditoriale).

Malgré un bilan plutôt nuancé de la situation, il est néanmoins important de relever que ce contexte évolutif offre un terrain «à bâtir» favorable. En effet, il apparaît que les professionnels sont intéressés et motivés par cette problématique puisqu’ils valorisent d’ores et déjà leurs ressources même si cela est fait à petite «échelle» et pas toujours réalisé de manière systématique. En témoignent quelques actions : l’ajout de QR-codes sur certains ouvrages pour signaler la version numérique du même document ou la réalisation d’un film promotionnel d’une des bibliothèques de sites. Dans la perspective de profiter de cette phase dynamique, notre BàO vise à :

• Encourager les professionnels de chaque site à mettre en place des moyens pour valoriser ses ressources documentaires numériques sur place et en ligne ;

• Contribuer à la formalisation des démarches et méthodologies d’actions déjà existantes pour en faciliter la réutilisation par d’autres sites ;

• Proposer d’autres moyens innovants d’actions de valorisation en ligne et sur place ;

• Fournir des guides et outils communs «clés en main» pour ces actions afin d’en faciliter et accélérer la mise en œuvre ;

• Contribuer à la collaboration et la communication en interne¹³⁰ ;

• Répondre aux objectifs stratégiques de la Bibliothèque de l’UNIGE allant dans le sens d’une cohésion globale.

130 Il est indispensable de travailler également sur la communication interne dans sa globalité.

Cependant, notre boîte-à-outils n’intégrera pas de fiche technique sur cette thématique, même si des propositions de recommandations viendront mettre l’accent sur cette problématique qui prévaut à une bonne communication vers l’extérieur.

6. Boîte-à-outils