GESTION DU SYSTÈME D’INFORMATION
• Maintien et évolution des matériels et logiciels utilisés pour la gestion des mesures et de l’Association.
• Prise en compte de la dimension RGPD dans le traitement de nos données.
• Mise en place du changement de logo.
ACTIVITÉ D’ENTRETIEN DES BÂTIMENTS ET MATÉRIELS :
• Travaux minimum sur le bâtiment actuel.
• Recherche active de nouveaux locaux avec l’étude du financement.
• Réponses aux exigences de sécurité.
• Volonté d’améliorer les conditions de travail des salariés.
Faits majeurs de 2019 et orientations:
L’augmentation de l’activité PJM a une répercussion sur le volume de travail géré par les comptables « gestion des mesures ».
Le nombre de comptables a été augmenté de 5.90 à 7 ETP. Nous avons rencontré des difficultés dans le recrutement, un manque de candidat est constaté sur les postes de comptables au niveau de Clermont-Ferrand, ce qui rend les recrutements compliqués. La complexité de cette fonction nécessite de la rigueur, une bonne organisation et l’intégration des particularités juridiques de chaque type de mesure ou d’accompagnement exercé.
En 2019, plus de 7200 comptes sont gérés par l’Udaf.
Orientations :
• Amélioration de l’organisation du pôle afin de seconder la DAF et améliorer la gestion des mesures et la qualité de la base de données.
• Mise en place de points réguliers entre les délégués et les comptables doit être réalisée en 2020 afin d’être plus efficients dans le suivi des mesures.
• Améliorer les synergies entre fonctions afin de mieux accompagner les personnes.
• Mettre en place la formation CSWIN prévue en 2019 qui a dû être annulée par le prestataire.
• Développer les partenariats bancaires pour augmenter le nombre de banques télétransmises.
Le développement d’activités nouvelles et la mise en place de la réforme de la participation financière des majeurs à la gestion de leur mesure a fortement impacté le poste d’assistante en charge de la comptabilité de l’association. Ces impératifs ont été réussis mais la progression du poste dans la participation à l’élaboration des comptes administratifs et des budgets n’a pu être mise en place.
Orientations :
• Améliorer la gestion de la participation du majeur à la gestion de sa mesure, qui est très lourde depuis la réforme et réduire les délais de mise en place des échéanciers au 1er janvier et lors des débuts de mesure.
• La réflexion sur l’organisation du pôle doit inclure les besoins de cette mission.
• Développer les compétences de l’Assistante.
• Etre toujours capable de s’adapter aux réformes et aux impacts liés aux augmentations et développements d’activités.
• L’adaptation des comptes à la réforme du plan comptable des associations
• Mise en place de la valorisation du bénévolat.
L’absorption complète de la mission Ressources Humaines par l’assistante en charge des paies est finalisée mais la charge de travail reste lourde pour un seul poste.
La mise en place des réformes dans le domaine social, les mouvements importants dans le personnel en liaison avec le niveau d’activité et les absences de salariés n’ont pas permis de mener à bien la mise en place d’outils permettant de répondre à toutes les obligations sans alourdir les tâches.
Nous avons fait face aux obligations de mise en place du prélèvement à la source dans les délais et sans incidents.
On note des améliorations très nettes dans la gestion du personnel, avec une prise en compte plus large des remplacements.
Nous avons développé l’information aux salariés, des accords d’entreprise ont été signés, les réunions CSE et CSSCT sont régulières, les réponses aux questions du personnel sont toujours apportées et expliquées. Les salariés ont bénéficié d’une prime de pouvoir d’achat. La bonne gestion du plan de formation a permis de financer des actions au-delà de notre enveloppe financière par l’utilisation de fonds mutualisés et du compte personnel formation des salariés volontaires.
Les orientations au niveau RH sont donc les suivantes :
• Réflexion sur le développement de cette fonction qui est importante pour la bonne gestion de l’Association et de son personnel.
• Amélioration des outils et développement des modules du logiciel qui peuvent permettre de gagner en efficience.
• Développement des compétences.
• Amélioration dans la gestion du plan de formation.
• Amélioration dans la gestion prévisionnelle des emplois et compétences.
• Capacité d’adaptation aux réformes et aux impacts liés aux augmentations et développements d’activités.
La gestion du système d’information devenait trop lourde pour être gérée en externe avec seulement deux matinées d’intervention du prestataire in situ.
La résiliation du contrat fin juin et le recrutement d’un responsable informatique à temps plein à compter d’août 2019 était devenu urgent. Cette fonction a rapidement pris sa place et la présence du responsable informatique permet d’optimiser le temps de l’encadrement et d’accompagner les salariés face aux difficultés techniques qu’ils peuvent rencontrer.
Orientations du système d’information
• Etude des changements de serveur dont le renouvellement est à prévoir en 2020.
• Mise en place des modules « archivage »,
« gestion des mails » en 2020.
• Etude sur la mobilité et le télétravail.
• Mise en place du module « qualité » en lien avec le travail sur les procédures.
• Etude du changement de standard dont le renouvellement est à prévoir en 2021.
• Mise à niveau de la charte informatique et lien avec la référente RGPD pour les améliorations à apporter.
• Développement des actions d’accom-pagnement des salariés (formation, établis-sement d’extractions, tableaux de suivis,…)
Le bâtiment est vétuste et devient trop petit face à l’augmentation du nombre de salariés, des projets sont en cours pour étudier la possibilité de déménager dans un local qui permettrait de pouvoir réunir tous les pôles d’activité.
Orientations immobilières :
• Réflexion à mener sur la nécessité de trouver de la place pour faire face aux besoins de recrutement dans l’attente de pouvoir déménager.
• Travaux de rénovation minimum sur le bâtiment actuel.
• Installation d’une climatisation salle
« cafétéria » et étude de son réaménagement.
• Rénovation des toilettes à prévoir.
• Etude du déménagement et élaboration du plan pluriannuel d’investissement.
• Réflexion sur l’amélioration du partenariat pour l’entretien des bâtiments.
Enfin, la Direction Administrative et Financière est pleinement impliquée dans la démarche d’amélioration continue à travers sa participation à l’élaboration et la mise en œuvre du Plan de Progrès Global. Elle s’inscrit dans une volonté de collaboration étroite avec les autres fonctions et de développement de la qualité des accompagnements proposés par l’Udaf.