Etude réalisée

Dans de nombreux pays comme l'Algérie, les établissements de santé souffrent de nombreux dysfonctionnements. Malgré les améliorations effectuées par les autorités, les changements tardent à venir et les services de soins de santé ne répondent toujours pas aux attentes des patients. Certes, nul ne peut ignorer les progrès réalisés dans ce domaine sensible qui est la santé publique telle que la formation de plus de médecins, la réhabilitation des anciennes infrastructures et l'ouverture de nouvelles, etc., mais les problèmes persistent et affectent gravement l'activité médicale et globalement le système de santé. Ce problème ne se limite pas aux comtés isolés comme le sud, qui utilisent des vieux équipements où il y a aussi

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un manque du personnel médical qualifié, mais concerne aussi les hôpitaux dans le nord du pays. En effet, l'étude que nous avons menée9 sur cette question importante a révélé de nombreuses lacunes qui sont principalement liés à la mauvaise gestion de l'équipement, des activités connexes, le matériel et les ressources humaines.

Nous avons remarqué que les objets utilisés par personnel médical pendant le travail sont essentiellement limités à des feuilles de papier qui ne sont pas souvent mis à jour et parfois même elles sont perdues entre les différents services en raison de la charge de travail infernal imposée sur le personnel. L'étude observationnelle a également et explicitement montré que la plupart des activités médicales que nous avons supervisées étaient basées sur la notion du groupe. En outre, les principales lacunes dans la surveillance des patients apparaissent précisément lors de l'absence de coordination entre les différents membres de l'équipe médicale impliquée, ce qui constitue donc un facteur clé car il a été bien confirmé par plusieurs études menées sur cette question [BAR 10] [KUZ 11].

Partant de cette observation, nous pensons que le processus de gestion des tâches médicales nécessite de notre part une attention particulière. Fournir une réponse technologique à travers la coopération, la coordination et la communication semble être l'initiative la plus appropriée. Toutefois, les expériences passées signalent que le travail in situ [REN 08] [SEA 03] doit d'abord être soigneusement analysés d'un point de vue social, et à travers une vision de coopération structurellement ouverte qui permet aux utilisateurs de construire leur structure de l'espace de travail de coopération afin de pouvoir interagir d’une manière efficace [ZAC 03]. Par conséquent, nous avons concentré notre intérêt sur les pratiques collaboratives des équipes de soins des patients ainsi que leur organisation afin de mieux comprendre la manière habituelle avec laquelle les tâches sont réellement effectuées.

Les services de maternités sont difficiles à gérer et ils sont très risqués, et ils requièrent une coordination entre plusieurs équipes et groupes. Ces équipes sont confrontées la plupart du temps à des situations de conflit quand ils achèvent leurs tâches. Une exploitation appropriée des technologies de l'information et de la communication nous permettra de réduire les problèmes de coordination qui perturbent directement la chaîne de soins des patients et diminue sa qualité comme il a indiqué Scupelli [SCU 10] dans son étude.

Par conséquent, les problèmes de coordination entre les membres du personnel médical qui ont une incidence sur la qualité des soins dispensés aux patients et de les mettre dans des situations dangereuses devraient être considérablement réduites avec la disponibilité d'un

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support de coopération, de communication et de coordination. Une telle approche fournira des outils collaboratifs qui peuvent effectivement améliorer la qualité des soins aux patients. Notre travail de recherche s'inscrit alors dans le domaine du TCAO. Ainsi, avec une stratégie de gestion basée sur le TCAO [SCH 96] nous souhaitons permettre une planification plus fine des tâches connexes ainsi que de fournir une prise de conscience mutuelle en temps réel des événements qui se produisent dans l'unité de maternité dans laquelle nous avons mené notre étude.

- Etude observationnelle

Notre étude in situ nous a conduits dans une clinique de maternité Algérienne afin de mieux comprendre la manière habituelle avec laquelle le personnel médical comme les gynécologues-obstétriciens, anesthésistes, sages-femmes, infirmières,... achèvent efficacement leurs tâches et identifier les principaux objets utilisés pour coordonner leur travail. La maternité visée contient environ 200 lits et comprend 4 chambres, 4 salles de travail, un laboratoire d'analyse, un service d'imagerie, un service d'urgence, etc.

Nous avons commencé, par conséquent, par analyser les interactions entre les membres du personnel médical et nous avons tenté de comprendre comment ils peuvent interagir et collaborer tout en traitant différents cas, et ce qui arrive lorsque ce travail est effectué avec une équipe de collaborateurs. Il est également important de bien identifier les utilisateurs qui sont impliqués dans ce processus. Une telle compréhension permettra sans doute de nous offrir la conception adéquate en répondant aux interrogations suivantes:

1. Comment la collaboration des membres du personnel médical est réalisée? 2. Quels objets sont utilisés pour coordonner les travaux et comment?

3. Quel impact sur la dimension spatio-temporelle, sur les interactions des membres du personnel et sur le processus de collaboration entre eux?

4. Quels sont les moyens nécessaires pour améliorer le processus de soins dans un service de maternité?

5. Quels appareils peuvent fournir l'assistance requise pour les membres du personnel médical et les amener à travailler en collaboration?

6. D'un point de vue collaboratif, quelles sont les caractéristiques spécifiques des activités médicales collaboratives?

Il est pratiquement impossible de concevoir un outil informatique répondant aux besoins de tous les utilisateurs. Néanmoins, les précédentes expériences de travail en groupe nous ont fourni des informations pertinentes pour clarifier quelques idées utiles sur le développement

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des outils de soutien appropriés. L'expérimentation de ces outils, par la suite, dévoilera des obstacles à surmonter ainsi que les perspectives à suivre. Notre approche est tracée dans une direction qui vise à favoriser le travail collectif et permet la coordination. Par conséquent, comme nous allons le montrer dans les sections suivantes, l'analyse des tâches médicales va nous apporter une compréhension concrète pour améliorer l'engagement des participants qui peut avoir un grand impact sur le processus de soins.

Dans les sections suivantes, nous allons concentrer notre attention sur le processus de collaboration entre le personnel médical et ensuite identifier les objets utilisés lors de la tentative de montrer leur pertinence pour les activités collaboratives actuelles qui doivent être achevées.

A) Processus de collaboration

L'analyse minutieuse des activités de soins révèle que la planification de la chaine de soins des patients est une tâche complexe qui a un impact important sur leur qualité et par conséquent sur la sécurité des patients.

De tels processus de soins doit être soigneusement géré depuis l'admission du patient à l'hôpital jusqu'à ce qu'il récupère et le quitte. Cela inclut la planification en cours de la chaine de soins d'une femme enceinte depuis son admission à la maternité jusqu'à son accouchement qui peut se produire naturellement (salle de travail) ou par le biais d'une chirurgie césarienne (salle d'opération) comme cela est expressément indiqué sur la Figure 4.1.

Quand il y a un problème de coordination entre les membres de l'équipe, cela peut affecter directement l'activité de soins des patients. Dans cette étude, nous avons remarqué qu'il y a beaucoup de sources des problèmes de coordination qui doivent être prises en considération.

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Figure 4.1. Exemple du parcours d’un patient à l’intérieur de la clinique

Notre étude, nous révèle que la mise des artefacts dans certains postes spécifiques à l'intérieur de la maternité peut accroître la conscience, améliorer le processus de collaboration, réduire les coûts du partage et de collecte d'informations et de diminuer les problèmes de coordination.

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Le processus de planification doit prendre en compte pour n'importe quelle tâche la disponibilité des membres associés de l'équipe médicale (tels que gynécologue-obstétricien, anesthésiste, sage-femme et infirmière), la localisation, la période de temps, etc. L'outil de planification collaborative montre immédiatement les anciennes tâches planifiées et permet facilement de planifier de nouvelles tâches avec une visualisation qui fournit des informations précises sur les périodes de disponibilité du personnel travaillant en cours ainsi que les lieux de travail (et les salles d'opération).

b) Analyse du travail

Concevoir des supports pour les travaux de groupe nécessite d'abord un travail efficace d’analyse in situ, et en particulier l'identification des participants impliqués, leurs rôles, les prérogatives ainsi que les objets utilisés. Cependant, une telle tâche qui est cruciale pour le travail de groupe qui prend en charge la conception, reste très difficile à réaliser parce que les participants expriment souvent des besoins distincts et des rôles différents. Une telle méthode nous permettra sans doute de comprendre comment satisfaire à la fois les exigences individuelles et celle du groupe dans un environnement partagé. Pour éviter des erreurs de conception qui peuvent avoir un impact négatif sur le processus de coopération de groupe tel que le désengagement des utilisateurs, nous avons décidé que nos outils partagés doivent être suffisamment souple pour permettre aux utilisateurs de configurer leur environnement en fonction de leurs besoins grâce à des fonctions paramétrées.

Dans le service de maternité, comme dans tout autre hôpital il y a des tâches qui doivent être effectuées par le personnel médical (chirurgiens, infirmières ....). Ces tâches varient en priorité, certains d'entre elles ne sont pas critiques et peuvent attendre, et d'autres sont critiques et doivent être immédiatement achevées. Ces tâches critiques peuvent être réalisées avec un retard si le planning n'est pas efficace et n'est pas mis à jour en temps, ou si le personnel médical n'est pas bien informé, ce qui peut conduire à des résultats inattendus, parce que le planning est variable dans le temps. Les planificateurs spécifient la durée d’une tâche par exemple une chirurgie, comme il est demandé par les chirurgiens, plus un ajustement fondée sur l’historique du chirurgien.

Notre approche de conception est destinée à permettre aux membres du personnel médical de coopérer et de partager la responsabilité d'un patient. Nous insistons ici sur la nécessité d'un outil de Groupware efficace pour prendre en compte la complexité de la procédure intellectuelle et sociale du processus collaboratif de la planification des tâches médicales. En effet, la diversité des opinions au sein du personnel, génèrent souvent une grande activité intellectuelle qui doit être rassemblée et mise à disposition de la communauté plutôt que de la négligée jusqu'à ce qu'elle devienne une source de conflits ou de malentendus. Par conséquent

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les supports de communication doivent avoir une plus grande attention de notre part et doivent être riches et diversifiés, comme l'intégration de la messagerie instantanée pour faciliter les négociations et permettre aux membres du personnel à comprendre l'autre et accéder rapidement à un consensus dans les situations de conflit.

En plus des obstétriciens-gynécologues, anesthésistes, pédiatre, etc., le fonctionnement de l'unité de gynécologie est principalement basée sur la sage-femme en chef, qui est en charge de l'organisation des soins, de leur qualité et de leur bon déroulement comme le suivi de la maternité et de sa gestion du personnel (en général les autres sages-femmes et les infirmières). Parmi les autres professionnels impliqués dans le service que nous distinguons aussi l'infirmière anesthésiste (une infirmière spécialisée) qui assiste le médecin anesthésiste et supervise la salle de réveil post-opératoire. Enfin, le personnel comprend également une assistante sociale qui sert de médiateur entre les patients qui ont des problèmes personnels et les organismes administratifs, un psychologue qui offre écoute, soutien et conseils aux patients et aux familles, un physiothérapeute pour la rééducation fonctionnelle et la thérapie de massage, et un nutritionniste qui adapte des régimes adéquats aux problèmes de santé.

c) Artefacts utilisés

Au cours de la gestion des patients, l'équipe impliquée fait généralement recours pour la planification à un tableau de plan classique ou à des feuilles de papier pour spécifier qui fait quoi ?, et quand ? Ainsi que pour coordonner le travail avec les personnes qui ne sont pas disponibles, il est habituel d'utiliser le téléphone, le courrier électronique et les SMS. De telle façon à réaliser un travail permet de promouvoir la créativité et le partage de l'information qui fonctionne convenablement et permet au groupe d'atteindre un objectif donné à temps. Ainsi, l'ensemble du processus exige les membres de l'équipe à participer au processus de planification et de ne rien faire d'autre en ce moment. Parce que le processus de planification fonctionne bien dans une situation de face à face quand les tâches sont discutées en détail avec toute l'équipe.

Toutefois, en raison de leur nature ad hoc et des situations d'urgence les activités médicales exigent non seulement une disponibilité permanente, mais aussi un haut niveau de vigilance de la part du personnel médical qui doit être constamment mis au courant sur l'évolution de l'état des patients. Par conséquent, ces réunions qui sont nécessaires pour assurer la coordination doivent être minimisées autant que possible. Tout comme il serait nécessaire de maintenir en permanence la connaissance mutuelle sur les événements survenus, même pour les membres du groupe occupés et absents tout en faisant face aux situations d'urgence. C'est ainsi que les problèmes de coordination apparaissent et conduisent à une rupture de l'équilibre au sein du groupe ce qui conduit à la tension, la nervosité, la fatigue, l'anxiété, etc.

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L'artefact le plus utilisé comme nous l'avons déjà mentionné est le dossier médical (version papier). Il contient des informations sur le patient (observations, plan de la journée, et la posologie des médicaments). Chaque jour il y a une nouvelle page qui est placée au-dessus des anciennes. Avec le temps, les consultants ont besoin de plus de temps pour consulter l'état du patient en raison du grand nombre de documents ajoutés chaque jour. L'utilisation des documents papier doit être réduite au minimum, pour éviter certains problèmes tels que la perte de documents, la nécessité de passer à la chambre du patient pour consulter son état, ... l'utilisation des dossiers médicaux électroniques (DME) peut améliorer la conscience parmi les membres du groupe et améliore le processus de collaboration [KUZ 11]. L'utilisation du DME, doit être couplée avec le dispositif d'affichage correct, car un faible développement de la conception ergonomique peut conduire à une difficulté d’utilisation.

De même, la stratégie utilisée par ces institutions a souvent mis l'accent sur une gestion qui tente de faire face à l'affluence massive de patients plutôt que sur la qualité de leurs soins. En outre, nous voyons actuellement dans le service d'urgence l'admission des cas de plus en plus complexes, dont la prise en charge reste une tâche extrêmement difficile.