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ISCTE–IUL – Assinatura de Pautas

Gomes (2015) documenta a implementação de uma solução de assinatura digital na assinatura de pautas do ISCTE–IUL, fazendo um contraste entre o sistema tradicional e o novo sistema, com assinatura digital, que o substitui. Esta mudança foi motivada pela vontade de tornar o processo de assinatura de pautas mais rápido e eficiente, tirando partido da validade legal do Cartão de Cidadão.

Relativamente ao sistema tradicional, um docente deve fazer o upload para o sistema Fénix de uma folha de cálculo (ficheiro Excel) com os dados da pauta, recebendo um código de verificação. De seguida, deve dirigir-se aos Serviços Académicos para efetuar a assinatura da pauta. É neste local que o número recebido anteriormente é usado para confirmar a pauta, certificando que a pauta que o utilizador pretende assinar é, de facto, da sua responsabilidade. Caso esta verificação seja bem-sucedida, a pauta é impressa, assinada pelo docente e arquivada no livro de termo dos Serviços Académicos.

Já com o novo sistema, com recurso à assinatura digital, um docente deve também fazer o upload de um ficheiro semelhante ao usado no sistema tradicional. Contudo, em vez de se deslocar aos Serviços Académicos, é efetuada a assinatura digital com o CC, introduzindo o código PIN quando necessário. Os Serviços Académicos vão então ao sistema e imprimem todas as pautas assinadas digitalmente, sendo arquivadas no livro de termo de seguida.

Pode-se verificar que este processo tem um funcionamento largamente semelhante ao tradicional, com a exceção da eliminação do manuseamento do papel pelo docente, não sendo necessária a sua deslocação aos Serviços Académicos. As pautas assinadas digitalmente ficam guardadas no sistema Fénix, mas como os Serviços Académicos imprimem e arquivam as pautas assinadas digitalmente, estas perdem a sua validade legal, apenas sendo mantida nos documentos digitais.

ActivoBank – Abertura de Conta

A assinatura do contrato de abertura de conta é um requisito garantido em qualquer banco. Por uma questão de âmbito, os trâmites necessários para abrir a conta não serão detalhados, referindo apenas o método de assinatura e uma comparação sumária entre o processo tradicional e o novo processo com suporte de assinatura digital.

De acordo com Gomes (2015), o banco equacionou diversas modalidades de assinatura digital, optando por realizar uma assinatura manuscrita digitalizada. Contrastando com uma assinatura tradicional, que não tem validade quando digitalizada, este tipo de assinatura consegue manter essa validade. Esta funcionalidade é conseguida através da recolha da imagem da assinatura do cliente, aliada à sua posterior aposição no documento e realização de uma assinatura digital pelo sistema do banco.

Esta assinatura é realizada à frente de um colaborador do banco, e a sua inviolabilidade é provada com recurso à assinatura digital posteriormente efetuada. Do ponto de vista legal, esta assinatura é reconhecida pelo Banco de Portugal, pelo que o processo seguido é “exatamente o mesmo do processo com papel, mas num iPad”. Adicionalmente, é requerido que o cliente assine um acordo em papel em que concorda utilizar este sistema, servindo de apoio em eventuais litígios.

Quanto ao processo tradicional de abertura de conta, o cliente assina o contrato na presença de um bancário ou de uma entidade representativa, tal como um notário ou um advogado. Posteriormente, um colaborador do banco deve proceder à validação de toda a documentação do processo. Este colaborador não pode ser o mesmo que tratou do processo com o cliente, e deve ser um Procurador do banco, isto é, “um colaborador com um mandato especial que lhe confere o poder de validar processos de abertura de conta de outros colaboradores”. No fim destas validações, o processo é enviado para validação central na área de Contas e Cliente da Direção de Operações do Banco. Este passo seria efetuado com recurso a digitalizações dos documentos do processo, sendo estes classificados com tags, sendo validada a legibilidade não só do conteúdo como das assinaturas dos documentos. Após a validação final da abertura de conta, os originais em papel seriam arquivados.

O novo sistema permite que a assinatura seja realizada num dispositivo móvel, sendo o processo em causa selecionado de uma fila de trabalho e aberto na aplicação apropriada. São aqui efetuadas as mesmas assinaturas que seriam no processo em papel, oferecendo ao signatário a opção de confirmar que está satisfeito ou repetir todas as assinaturas. Caso confirme a sua satisfação com as assinaturas, estas são seladas com uma assinatura digital realizada pelo sistema, selando o documento. Esta proximidade com o processo tradicional contribuiu para a aceitação do processo pelo Banco de Portugal. Já no backoffice, o colaborador do banco assina também com recurso ao dispositivo móvel. Em contraste com o processo anterior, os documentos já não necessitam de ser digitalizados, nem da sua legibilidade ser verificada, podendo ser enviados diretamente para uma última validação central. No fim de todo o processo, os documentos são arquivados digitalmente, não sendo necessário arquivar em papel.

Este exemplo de implementação demonstra que, dependendo das necessidades da instituição e dos utilizadores do sistema, as soluções de assinatura digital podem ser moldadas de forma a satisfazer os stakeholders envolvidos. Esta solução consegue fundir o look and feel dos processos tradicionais em papel com as assinaturas digitais descritas no ponto 2.4 e, consequentemente, tirar partido das vantagens oferecidas por ambos.

Grupo Amorim – Faturação eletrónica

Teixeira (2008) explora o tema da faturação eletrónica entre empresas de um mesmo grupo com sistemas ERP distintos. O autor define o conceito de “faturação eletrónica” como a possibilidade de emitir documentos de faturação por via eletrónica, substituindo a sua tradicional emissão em papel. O autor avança ainda que é possível emitir documentos desta natureza devido à equivalência legal entre uma fatura eletrónica e uma fatura convencional, logo que cumpra as condições exigidas relativamente não só ao conteúdo como às garantias de autenticidade e integridade do mesmo. Estas garantias podem ser alcançadas, ao abrigo da Lei Portuguesa, com a utilização de Electronic Data Interchange (EDI) ou com recurso à assinatura eletrónica avançada.

Dado o âmbito desta dissertação se prender com a assinatura digital, não será efetuada uma explicação detalhada de processos que não tenham sido diretamente afetados pela utilização da assinatura digital. São assim excluídos, por exemplo, os processos necessários à criação de faturas ou os necessários para fornecer acesso à plataforma por parte dos clientes.

A solução descrita por Teixeira consiste num servidor aplicacional/web que é acedido por vários sistemas ERP de modo a submeter ficheiros XML com informação de faturas. Este servidor, munido da informação presente nos ficheiros previamente submetidos, efetua a sua inserção na base de dados e gera os documentos XML e PDF a ser disponibilizados aos clientes. Estes documentos são assinados digitalmente e são disponibilizados no portal web da solução, sendo acessíveis pelos administradores da entidade emissora e pelos clientes a quem diga respeito.