1 Participants
nombre de participants par endroit, emploi et échelon
données personnelles incluant âge, sexe, formation antérieure, qualifications, expérience et intitulé du poste
nom du conseiller et du directeur du participant
besoins et priorités convenus de formation
plans d’étude
rapports sur progression
plans d’action et bilan des résultats
tout problème auquel se heurte chaque participant et actions entreprises pour les résoudre 2 Conseillers
nombre de conseillers par endroit, emploi et échelon
données personnelles incluant les qualifications, l’expérience et l’intitulé du poste
formation du personnel: ateliers de formation auxquels ils ont participé
nombre de participants dont ils sont responsables
nombre d’heures de travail
correspondance, prise de notes sur les réunions et contacts téléphoniques
tout problème auquel conseillers se heurtent et actions entreprises pour les résoudre
rapports des formateurs sur la compétence 3 Formateurs
nombre de formateurs par endroit, emploi et échelon
données personnelles incluant qualifications, expérience et intitulé du poste
formation du personnel: ateliers de formation auxquels ils ont participé
nombre et noms des participants et des conseillers dont ils sont responsables
nombre d’heures de travail
correspondance, prise de notes sur les réunions et contacts téléphoniques
tout problème auquel conseillers se heurtent et actions entreprises pour les résoudre
rapports du coordonnateur de programme sur la compétence 4 Centres de formation
type d’institution: ex: service de transfusion sanguine, laboratoire de référence, hôpital, centre de formation
nom du directeur et des cadres du personnel concernés
installations, équipement et hébergement disponibles pour le programme 5 Groupes de travaux dirigés et la formation pratique
nombre, date et endroit où séances de travaux dirigés auront lieu
nombre, date et endroit où ont lieu séances de travaux pratiques
participants
consultant externe
objectifs et ordre du jour
rapport et évaluation 6 Evaluation de l’apprentissage
nombre d’examinateurs par endroit, emploi et échelon
données sur les examinateurs incluant qualifications, expérience et intitulé du poste
formation du personnel: des ateliers de formation auxquels ils ont assisté
dispositions pour l’évaluation formelle, incluant les dates des examens et l’évaluation sur le lieu de travail
nombre de participants qui passent l’examen et qui reçoivent une évaluation sur le lieu de travail
résultats de l’évaluation: nombre et note d’admissibilité; pourcentage de réussite et d’échecs pour les cours
tout problème auquel examinateurs se sont heurtés et actions entreprises pour les résoudre
rapports du coordonnateur de programme sur la compétence
commentaires ouverts résultant d’un groupe de discussion sur un sujet donné pour faciliter la lecture ou, si le matériel récolté est trop abondant, quelqu’un peut être chargé d’analyser les réponses et de les organiser en catégories et sujets. Les réponses aux questionnaires devront être analysées et peut-être que parfois des méthodes statistiques utilisées, manuellement ou informatisées.
Si l’on a collecté beaucoup de données à partir des dossiers et des rapports il sera peut-être judicieux de n’en faire l’analyse que d’une partie plutôt que d’essayer de traiter un volume impressionnant d’informations qui prendra des mois à analyser et que les utilisateurs de l’évaluation ne pourront pas assimiler. Il est important de fixer le calendrier précis de l’analyse des données et de leur interprétation et de s’assurer de la disponibilité des résultats en temps et en heure afin de permettre leur utilisation dans la planification et la mise en oeuvre du cycle du programme.
UTILISATION DES RESULTATS DU SUIVI ET DE L’EVALUATION Comme les exigences de ceux qui utilisent l’évaluation varient, il est essentiel de repérer le type et la quantité d’informations dont ils auront besoin car cela déterminera la manière dont on la présentera. Ainsi, par exemple, le Ministère de la Santé, d’autres autorités statutaires concernées et des agences de financement auront probablement besoin d’un rappor t relativement succinct leur permettant de juger de l’efficacité et de la rentabilité du programme en vue de maintenir ou d’augmenter les budgets.
En revanche, le coordonnateur de programme et le groupe de référence auront besoin d’informations exhaustives sur tous les aspects du programme pour les aider dans l’organisation future. Quels que soient les objectifs affichés d’une évaluation, il est probable qu’elle soulèvera un certain nombre d’autres questions relatives au développement futur du programme, et il est important de dresser un bilan minutieux des résultats afin d’identifier toutes les données imprévues et leurs conséquences sur les coûts du programme. Dans le cas de résultats d’évaluation, par exemple, il sera important de rechercher les causes de faibles résultats inattendus et de les comparer avec ceux obtenus dans d’autres régions du pays afin d’envisager une action des remèdes. Il faudra peut-être effectuer des changements:
dans la sélection des participants
dans les informations fournies aux employeurs
dans la formation assurée aux formateurs, aux conseillers et aux examinateurs
dans le calendrier d’étude des modules
dans le nombre, la fréquence et le contenu des travaux dirigés et des séances de travaux pratiques dans les centres de formation dans les normes de notation et d’évaluation.
Les formateurs et les conseillers auront besoin de compte-rendus détaillés qui attireront leur attention sur tout problème et les encourageront à évaluer et améliorer la qualité de leurs propres interventions dans le programme.
Ils auront aussi besoin de connaître les commentaires des participants, par exemple, s’ils doivent être amenés à comprendre la nécessité de donner un niveau plus élevé de soutien et à être plus constructifs dans leurs compte-rendus destinés aux participants. Comme ils auront besoin de rapports
S U I V I D U P R O G R A M M M E E T E V A L U A T I O N
écrits, les groupes de discussion leur offriront une inestimable opportunité de soulever les problèmes les concernant, de contribuer à l’organisation ultérieure du programme et de les encourager à accepter tout changement qu’ils estimeront nécessaires. Quand l’évaluation révèle que les faibles performances sont dues au personnel de formation du programme ou au manque de soutien des employeurs, on rédigera avec soin des rapports avec le souci d’un compte-rendu individuel et commenté de façon positive en privé.
On fera preuve d’un certain degré d’objectivité surtout dans les méthodes de collecte de données et d’interprétation des résultats. Il sera donc intéressant d’impliquer les membres du Groupe de Référence dans la planification de l’évaluation aussi bien que dans le bilan des résultats puisque cela constitue une vérification transparente et montre que le processus d’évaluation est reconnu et ouvert. Si l’on doit les utiliser comme outil pour l’amélioration continue du programme, les procédures d’évaluation elles-mêmes devront être revues de temps en temps. Un cycle continu d’organisation, de mise en oeuvre et de bilan est également pertinent pour l’évaluation du suivi pour tous les autres aspects du programme.
Utiliser les résultats à partir de l’évaluation Comment pouvez-vous vous assurer que les résultats, à partir du suivi et de l’évaluation, sont utilisés pour assurer l’amélioration continue du programme?