IV. Documents électroniques
5. Directives sur l’archivage des sites web
Le portail de l’UNESCO, Internet et Intranet, est conçu en tant que premier point d’entrée pour accéder à l’information dans tous les domaines de compétence de l’UNESCO. Afin de fournir des informations appropriées et de haute qualité au personnel et au public, le contenu du portail devrait être régulièrement mis à jour et l'information obsolète devrait être archivée et ensuite supprimée.
L’Unité des archives et gestion de dossiers a archivé depuis 2004 trois versions complètes par an du portail de l’UNESCO (Internet et Intranet) en vue de préserver ce patrimoine numérique important pour la consultation et la recherche interne et externe.
Les archives du portail de l’UNESCO peuvent être consultées et parcourues sur le site en gestion de dossiers dans l’intranet à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/portal_archives.htm
Les procédures suivantes devraient aider les équipes web de l’UNESCO au Siège et hors Siège à supprimer les contenus web en s’assurant que ces contenus ont été archivés correctement :
a) Identifier l’URL du site web (ou de la page web) à supprimer
b) Parcourir la version la plus récente dans les archives du portail et vérifier la précision et la complétude du site web à supprimer
c) Si la copie la plus récente du site web est précise et complète, passez directement au point suivant ci-dessous. Si la copie est incomplète ou incorrecte, faites une demande à l’Unité des archives et gestion de dossiers d’archiver le site web. Veuillez fournir les détails suivants :
♦ URL de la page d’accueil du site web dans tous les langues
♦ Acronyme de l’unité responsable, Secteur/Division/Section(/Unité), ou nom du bureau hors Siège, institut ou centre
♦ Nom et numéro de téléphone de la personne à contacter
d) Fermez le site web dans l’application sur le serveur et clôturez sa génération en tant que site statique
e) Supprimez le site web dans sa version statique
f) Au besoin, mettez un redirect pour le site web archivé soit vers son nouvel emplacement, soit vers la page d’accueil du Secteur ou du bureau.
IV. Documents électroniques
B.
Règles pour les bureaux
hors Siège
Dossiers papier
I.
1. R ÈGLES GÉNÉRALES
♦ Conservez tous les documents pertinents relatifs à un projet spécifique ou une activité dans un dossier papier organisé chronologiquement, avec le document le plus récent en haut.
♦ Évitez la duplication de l’information: créez et conservez seulement un dossier papier par sujet ou activité au sein de l’unité et conservez les dossiers dans un lieu centralisé.
♦ Indiquez clairement sur la couverture papier du dossier: a) l’acronyme de l’unité, b) un titre clair et complet, c) les années couvertes, d) le numéro de volume (si applicable).
♦ Les dossiers papiers doivent contenir l’original ou la copie de la correspondance entrante et sortante et les autres documents d’une valeur évidente pour l’activité en question.
♦ Les documents sur l’administration, les finances, le budget et le personnel sont conservés par le bureau administratif.
♦ Les documents sur l’exécution du programme sont conservés par les unités ou par le spécialiste du programme en charge des activités en question.
♦ Évitez l’information redondante, ne conservez donc pas dans des dossiers administratifs ou d’activité du programme les documents du type suivants:
a) Documents et publications UNESCO (voir Manuel Administratif chapitre 8) b) les publications non-UNESCO reçues pour information;
c) Imprimés des documents électroniques, à moins d’un besoin spécifique (signature).
♦ Les dossiers papier sont conservés dans l’unité durant une période maximale de 5 ans après la clôture du projet ou programme en question et sont ensuite soit détruits soit transférés dans un dépôt d’archives pour une conservation à long terme selon les règles de conservation en vigueur.
♦ Avant le transfert des dossiers inactifs au dépôt, retirez les documents de leur classeur, enlevez les documents redondants ou superflus, serrez le dossier entre deux feuilles cartonnées avec un clip (plastique ou corde) et placez les dossiers dans des boîtes d’archives spécifiques.
♦ Nommez les boîtes avec le nom du bureau, l’acronyme de l’unité concernée et le numéro de boîte des séries d’archives de l’unité, par exemple Almaty/CI/1, Almaty/CI/2, etc.
♦ Complétez le formulaire d’archives pour les bureaux hors Siège (voir ci-après), qui peut être téléchargé du site Intranet en gestion de dossiers ; envoyez une copie à l’unité des archives au Siège, conservez une copie dans votre unité et donnez l’autre copie à la personne en charge du dépôt d’archives.
♦ Un exemplaire de chaque publication et document officiel de l’UNESCO doit être remis à l’Unité des archives pour conservation par le membre du personnel responsable, l’unité producteur, le service de publication ou le centre de documentation concerné.
♦ La version finale électronique de chaque publication et document officiel de l’UNESCO, inclus le(s) fichier(s) source, doit être chargée dans UNESDOC, la base de données documentaire de l’UNESCO, par le personnel responsable, l’unité productrice, le service de publication ou le centre de documentation concerné. Pour plus des détails sur chargement, recherche et récupération consulter: http://unesdoc.unesco.org/
I. Dossiers papier
Manuel en gestion de dossiers 46
2. C ONDITIONS POUR LES DÉPÔTS D ’ ARCHIVES
Les bureaux hors Siège, instituts et centres doivent réserver des salles de stockage appropriés pour les archives, et des responsabilités claires pour la gestion des dépôts d’archives doivent être attribuées à un membre du personnel. Ces responsabilités incluent :
♦ La consultation avec les unités concernées sur les transferts des dossiers inactifs aux dépôts d’archives
♦ Le stockage approprié des boîtes d’archives dans les dépôts et l’attribution de l’espace disponible de façon cohérente et contrôlée
♦ La tenue des listes des boîtes et les inventaires des dépôts
♦ L’information régulière au Directeur du bureau sur les conditions d’environnement, et les besoins d’espace et de sécurité des dépôts
♦ Au moins une fois par biennium et après consultation avec les unités concernées et l’Unité des archives, de détruire des dossiers conformément aux règles de conservation en vigueur.
La salle d’archives doit correspondre aux conditions de base suivantes:
♦ La salle d’archives doit procurer un environnement de stockage sec avec une température approximative de 18° Celsius (64° Fahrenheit) et de 55% d’humidité
♦ La salle doit avoir une porte assez large pour un chariot de bureau (environ un mètre) et doit être fermée à clé. Pas plus de 3 copies de la clé ne doivent exister, une pour la personne en charge, une pour le Directeur du bureau et une pour l’AO
♦ La salle doit être équipée d’étagères, si possible en métal, dont la taille correspond à la taille des boîtes d’archives utilisées afin de fournir une capacité maximale de stockage. Il devrait y avoir suffisamment d’étagères pour conserver adéquatement toutes les boîtes d’archives
♦ Pour des raisons de sécurité, la salle d’archives doit être située loin des bureaux du personnel et sécurisée par des murs, portes et fenêtres qui donnent une protection contre les incendies. Le sol, les entrées et les couloirs ne doivent pas être utilisés pour stocker les archives
♦ Un détecteur d’incendie et des extincteurs devraient être installés à l’intérieur et en face de l’entrée de la salle des archives.
I. Dossiers papier
3. T RANSFERT AUX ARCHIVES : LE FORMULAIRE 901 HORS SIÈGE
Le formulaire pour les bureaux hors Siège, instituts et centres peut être consulté sur le site
Intranet en gestion de dossiers à l’adresse:
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form_901_field_en.xls/
I. Dossiers papier
Indiquez l’acrony-me et le numéro de boîte attribué par les archives
Indiquez clairement le nom et le code de l’activité ; n’utilisez pas d’abréviations sauf acronymes officiels
Année du docu-ment le plus récent dans le dossier
Période de conserva-tion confor-me aux tableaux de conserva-tion en vi-gueur
Règles d’accès concer-nant le dossier en ques-tion
Code du dé-pôt d’archi-ves et des étagè-res Numéro
du plan de clas-sement, si un tel plan est utilisé
Année du docu-ment le plus ancien dans le dossier
Documents électroniques
II.
1. C ONSERVATION DES COURRIERS ÉLECTRONIQUES
L’objectif d’une bonne conservation du courrier électronique est de garder la trace des actions prises dans l’exécution et le soutien des programmes de l’Organisation. Les directives suivantes devraient aider le personnel hors Siège à conserver les courriers électroniques pertinents et à ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.
A. Les bureaux hors Siège qui sont connectés aux serveur mail du Siège
1) Votre boîte email sert pour créer, envoyer et recevoir des courriers électroniques liés aux actions et activités de votre bureau dans l’exécution ou le support des programmes de l’Organisation.
2) Gardez les emails d’intérêt personnel (demandes de congé, famille, vie culturelle à l’UNESCO), du valeur transitoire (demandes de réunion), ou d’intérêt général (annonces, Unescommunications, STU, AIPU) dans des dossiers personnels sur votre ordinateur personnel.
3) Gardez tous les emails qui sont directement liés aux actions et activités de votre bureau dans l’exécution ou le support des programmes de l’UNESCO dans les dossiers publics de votre unité sur le serveur mail Exchange du Siège (voir chapitre A dans ce manuel).
B. Les bureaux hors Siège sans connexion au serveur mail du Siège
Option 1 : Utilisez la connexion rpc-http au serveur mail du Siège
Demandez à votre support informatique de créer des profils Outlook rpc-http sur les ordinateurs de tous les membres du personnel ayant un compte d’utilisateur dans l’annuaire électronique UNESDIR de l’Organisation. Avec ce profil et la connexion au serveur mail du Siège, vous aurez accès à toutes les fonctions d’Outlook inclus l’option de partage et archivage des emails dans les dossiers publics d’Outlook.
Option 2 : Envoyez une copie des dossiers personnels email pertinents au Siège
Le support informatique du bureau devrait préparer une fois par année une série de CD ou DVD qui contiennent une copie des emails du travail de chaque membre du personnel (UNICODE fichiers pst) et les envoyer à l’Unité des archives au Siège pour l’archivage.
Les emails envoyés au Siège pourront être consultés dans RISS par l’unité concernée à l’adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/
II. Documents électroniques
Manuel en gestion de dossiers 52
2. C ONSERVATION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES
L’objectif d’une bonne conservation des documents électroniques est de garder la trace des actions prises dans l’exécution et le soutien des programmes de l’Organisation. Les directives suivantes devraient aider le personnel hors Siège à conserver les documents électroniques pertinents et à ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.
A. Les bureaux équipés d’un serveur de fichiers
1) Votre support informatique devrait mettre en place une structure de dossiers standardisés par unité (ADM, ED, CLT, DIR pour Directeur ou Chef du bureau, etc.) avec accès restreint à l’unité concernée, et un dossier « Common » accessible à tout le personnel pour le partage et l’archivage des documents comme suite:
2) Partagez, classez et conservez les documents que vous créez ou recevez et qui sont directement liés aux actions et activités de votre unité dans l’exécution et le support des programmes de l’UNESCO.
3) Rassemblez tous les documents dans des dossiers nommés selon l’activité ou le sujet en question.
4) Votre support informatique pourrait installer un logiciel de migration des fichiers, mis à disposition par l’Unité des archives, pour copier automatiquement et régulièrement des documents électroniques de votre serveur de fichiers dans l’archive électronique RISS pour la conservation, recherche et récupération de l’information.
5) Une fois l’outil en migration de fichiers installé et actif, vous pouvez rechercher et récupérer une copie archivée de tous les documents de votre unité dans RISS à l’adresse:
http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/
B. Les bureaux sans serveur de fichiers
Votre support informatique devrait préparer une fois par année une série de CD ou DVD qui contient une copie des documents de travail de chaque membre du personnel et envoyer ces CD ou DVD à l’Unité des archives au Siège pour l’archivage. Les documents envoyés au Siège pourront être consultés dans RISS par l’unité concernée.
II. Documents électroniques
Enregistrement du courrier
III.
Manuel en gestion de dossiers 55
1. D IRECTIVES
Les directives suivantes et le nouveau tableau d’enregistrement du courrier (voir page suivante) devraient aider les bureaux hors Siège, instituts et centres à harmoniser, standardiser et moderniser l’enregistrement du courrier entrant, la distribution, la gestion des dates limites, les visas et les processus de drafting pour le courrier sortant.
♦ Les bureaux hors Siège, instituts et centres devraient utiliser le tableau standardisé d’enregistrement du courrier qui peut être téléchargé à partir de la page Intranet en gestion
de dossiers à l’adresse :
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/field_registry_table_fr.xls
♦ Le tableau d’enregistrement du courrier est mise à disposition comme tableau Excel et comme base de données Access. Les deux versions sont disponibles en trois langues, Anglais, Français, Espagnol.
♦ Le tableau d’enregistrement fournit des champs standardisés pour gérer la correspondance entrante et sortante basée sur les techniques d’enregistrement du courrier dans des bureaux hors Siège sélectionnés et au Siège.
♦ Le formulaire doit être utilisé par tout le bureau, placé dans un dossier partagé et géré joint par les secrétaires des unités et assistants concernés.
♦ Toute correspondance qui demande l’action et le suivi doit être enregistrée, tracée et gérée par un assistant, soit du registre central ou du bureau du Directeur ou Chef du Bureau, pour tout le cycle de la correspondance jusqu’à l’envoi final de la réponse.
♦ Tous les secrétaires des unités doivent avoir accès en lecture au tableau et peuvent visualiser les entrées d’enregistrement, demandes d’action et dates limites liés à la correspondance.
♦ La correspondance entrante et sortante peut être numérisée, gardée sur un serveur de partage et liée au tableau d’enregistrement du courrier.
♦ Si la correspondance entrante est numérisée et mise à disposition en format électronique, l’original du papier entrant ne devrait plus être distribué mais retenu dans le registre centrale dans un dossier chrono.
III. Enregistrement du courrier
2. T ABLEAU D ’ ENREGISTREMENT DU COURRIER
Le tableau d’enregistrement du courrier pour les bureaux hors Siège, instituts et centres est disponible sur le site web de la gestion de dossiers en Intranet à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/field_registry_table_fr.xls en format Excel et comme base de données Access. Le tableau en Excel contient une page avec des exemples comme suit :
Le tableau d’enregistrement du courrier en format Excel contient aussi une page avec la liste complète des champs, un index du contenu pour ces champs et les formats des champs proposés (champ numérique, date, texte, etc.) :
III. Enregistrement du courrier