Manuel en gestion de dossiers

Texte intégral

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Manuel en gestion de dossiers

ARC-2008/WS/01

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Publié en 2008 par l’Organisation des Nations Unies

pour l’éducation, la science et la culture 7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP

Composé et imprimé dans les ateliers de l’UNESCO

© UNESCO 2008 Imprimé en France (ARC-2008/WS/01)

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Manuel en gestion de dossiers 3

Introduction ………. 5

I. Stratégies et règles

1. Responsabilités ………. 11

2. Procédures lors de l’arrivée et du départ du personnel ………. 12

3. Accès aux documents ………. 13

4. Tableaux de conservation ………. 14

II. Dossiers papier

1. Règles générales ………. 19

2. Transfert des dossiers inactifs aux archives ………. 20

3. Transfert aux archives : le formulaire 901 ………. 21

4. Recherche et récupération : base de données RECMAN ………. 22

III. Courrier électronique

1. Règles générales ………. 27

2. Archivage et récupération : RISS ………. 28

IV. Documents électroniques

1. Règles générales ………. 33

2. Archivage et récupération : RISS ………. 34

3. Règles de dénomination des documents électroniques ………. 37

4. Règles de dénomination des dossiers électroniques ………. 38

5.

Directives sur l’archivage des sites web ………. 39

T ABLE DES MATIÈRES

A. N ORMES GÉNÉRALES

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I. Dossiers papier

1. Règles générales ………. 45 2. Conditions pour les dépôts d’archives ………. 46 3. Transfert aux archives : Le formulaire 901 hors Siège ………. 47

II. Documents électroniques

1. Conservation des courriers électroniques ………. 51 2. Conservation des documents électroniques ………. 52

III. Enregistrement du courrier

1. Directives ………. 55

2. Tableau d’enregistrement du courrier ………. 56

Index

………. 57

B. R ÈGLES POUR LES BUREAUX HORS SIÈGE

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Manuel en gestion de dossiers 5 Ce manuel fournit des règles, procédures et directives en gestion de dossiers pour tous les

membres du personnel du Secrétariat de l’UNESCO, au Siège et dans les bureaux hors Siège, instituts et centres.

En 2004, l’UNESCO a lancé un programme trans-organisationnel en gestion des dossiers (records management) afin de garantir la responsabilité et la transparence à tous les niveaux du Secrétariat. Cet objectif a été atteint par l'application des normes, des règles et des pratiques concernant la création, l'organisation et la gestion des dossiers ainsi que leur transfert aux archives pour conservation permanente et utilisation par l'Organisation.

L’objectif de la gestion de dossiers est de traiter l’ensemble des documents papier, électroniques et audiovisuels créés par l’UNESCO au Siège et hors Siège, aux instituts et aux centres. Priorité est donnée à l’introduction de la gestion des dossiers électroniques de l’Organisation. Comme la plupart des communications et des documents sont de nos jours créés électroniquement et que leur valeur légale est généralement reconnue, il est indispensable de conserver ce capital documentaire dans son intégralité et authenticité et de lui accorder sa valeur d’archive.

La première version du manuel en gestion de dossiers a été publiée en 2005 comme outil de formation pour les participants du cycle de formation en gestion de dossiers pour les secrétaires et assistants au Siège et comme outil de référence pour tout le personnel au Siège.

Depuis 2007, l'Unité des archives et gestion de dossiers déploie la gestion des dossiers dans les bureaux hors Siège, instituts et centres. Quatre missions ont été conduites avec le financement de BFC pour analyser les pratiques et les besoins en gestion de dossiers.

L'Unité des archives et gestion de dossiers fournit avec cette nouvelle version du manuel un guide sur les règles et procédures de la gestion de dossiers, sur les rôles, les responsabilités, les outils et les services pour tous les membres du personnel au Siège et dans les bureaux hors Siège, instituts et centres.

I NTRODUCTION

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A.

Normes générales

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Stratégies et règles

I.

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L'Unité des archives et gestion de dossiers, ADM/DIT/ISS/ARC, est responsable de la mise en œuvre et du développement du programme de gestion de dossiers de l’UNESCO.

Les documents (records) se définissent comme toute information créée ou reçue par les membres du personnel de l’UNESCO durant l’exécution de leurs tâches pour l’Organisation.

Les documents constituent la preuve des décisions et actions prises lors de l’exécution ou du soutien des activités du programme de l’UNESCO. Ces documents sont la propriété de l’Organisation.

La gestion de dossiers assure de manière systématique la création, l'organisation, la gestion, la conservation et l’élimination des documents. L’objectif est d’assurer l’efficacité, la responsabilité et la transparence dans l’exécution et le soutien des activités du programme de l’Organisation, de protéger les intérêts opérationnels, légaux et financiers et de gérer la connaissance et la mémoire de l’UNESCO.

Les membres du personnel de l’UNESCO, au Siège, aux bureaux hors Siège, aux instituts et centres sont responsables de la création et la gestion de documents précis et complets de leurs activités conformément aux normes et règles en vigueur.

Le management est responsable de la bonne pratique en gestion de dossiers dans leur unité et assure que le personnel supervisé est informé des règles et procédures existantes.

La connaissance de ces règles et procédures est accompagnée de différentes mesures comme le programme d’induction, le check-in et check-out du personnel, les cycles de formation régulières et la formation sur place pendant la préparation des transferts de dossiers aux archives.

Aucun document ne doit être détruit sans l’approbation de ARC. Un tel accord résulte soit des tableaux de conservation préétablis et des directives émanant de l’unité des archives et gestion de dossiers, soit il doit être spécialement requis.

1. R ESPONSABILITÉS

I. Stratégies et règles

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Manuel en gestion de dossiers 12

Lors de son arrivée chaque nouveau membre du personnel de l’UNESCO, au Siège et hors Siège, est informé de ses responsabilités en gestion de dossiers et des services et les outils disponibles de partage, de classement et d’archivage électronique et papier.

Dans le cadre des procédures de départ, chaque membre du personnel quittant l’Organisation doit dûment archiver les documents appropriés selon les règles en vigueur.

A l’arrivée :

♦ Au Siège, tous les nouveaux membres du personnel sont invités par l’Unité des archives et gestion de dossiers à un briefing individuel sur leurs responsabilités pour la gestion des documents électroniques et papier et des services et outils disponibles.

♦ Dans les bureaux hors Siège, instituts et centres, c’est de la responsabilité du Chef de bureau ou du Directeur d’établir des procédures similaires lors de l’arrivée du personnel.

♦ La gestion des dossiers fait également part du programme d’induction pour les nouveaux membres du personnel au Siège et du briefing individuel pour le nouveau personnel international hors Siège; ces programmes sont gérés par HRM.

♦ Un e-tutoriel individuel en gestion de dossiers est disponible en l’Intranet à l’adresse : http://intranet.unesco.org/records_management/

Au départ :

Au Siège, tous les membres du personnel quittant l’UNESCO doivent obtenir la signature de l’Unité des archives et gestion de dossiers sur leur feuille de départ. Les bureaux hors Siège, instituts et centres doivent introduire des procédures similaires:

♦ Les dossiers papier actifs: Remettre à la secrétaire de l'unité ou à la personne responsable des activités en question.

♦ Les dossiers papier inactifs: Préparer ces dossiers pour le transfert aux archives selon les procédures en force.

♦ Les documents électroniques: Transférer tous les documents importants d’un stockage individuel sur PC dans les dossiers partagés de l’unité et rassembler ces documents sous des dossiers nommés par sujet.

♦ Courrier électronique: Transférer tous les e-mails de travail des dossiers personnels sur PC aux dossiers publics partagés de l’unité et rassembler ces emails sous des dossiers nommés par sujet.

♦ Supprimer toutes les informations personnelles ou privées en papier ou en format électronique.

2. P ROCÉDURES LORS DE L ARRIVÉE ET DU DÉPART

DU PERSONNEL

I. Stratégies et règles

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1. Dossiers papier

L’accès aux dossiers actifs gardés par l’unité1 concernée est restreint au personnel de cette unité. L’accès au personnel qui n’appartient pas à cette unité peut être donné sur demande par le chef d’unité ou par une autorité supérieure.

L’accès aux dossiers inactifs en dépôt à l’Unité des archives et gestion de dossiers est restreint au personnel de l’unité qui a transféré les dossiers aux archives.

Le personnel d’une autre unité que celle ayant transféré les dossiers a besoin de l’accord de la susdite unité ou du Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable pour consulter ces dossiers.

L’accès aux documents des unités disparues est accordé par le Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable.

Les dossiers inactifs sont enregistrés dans la base de données RECMAN et peuvent être cherchés à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/basic.htm.

Les dossiers récupérés dans RECMAN peuvent être consultés sur place dans la salle de lecture des archives ou prêtés par les membres du personnel de l’unité concernée.

2. Documents électroniques

L’accès aux documents électroniques actifs dans des environnements partagés, comme les dossiers publics d’Outlook ou le serveur partagé, est restreint à l’unité concernée.

L’accès aux documents électroniques en dépôt à l’Unité des archives et gestion de dossiers est restreint à l’unité concerné.

Le personnel d’une autre unité a besoin de l’accord de la susdite unité ou du Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable pour consulter ces documents.

L’accès aux documents électroniques des unités disparues est accordé par le Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable.

Les documents électroniques inactifs sont gardés centralement dans RISS, le système d’archives électronique de l’UNESCO, et peuvent être cherchés et récupérés à l’adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted/

3. Archives UNESCO

Des règles détaillées sur l’accès du public aux archives historiques de l’UNESCO sont établis dans l’appendice 9G du Manuel administratif à l’adresse : http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf

Pour plus d’informations sur les activités et services des archives de l’UNESCO voir : http://www.unesco.org/archives/

1 Le terme unité est utilisé dans ce manuel comme terme générique qui fait référence à l’organigramme de l’UNESCO avec ces différents niveaux, comme Unité, Section, Division, etc., et les bureaux des Directeurs, Chefs de bureau, ADG, DDG et DG.

3. A CCÈS AUX DOCUMENTS

I. Stratégies et règles

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Manuel en gestion de dossiers 14

I. Stratégies et règles

4. T ABLEAUX DE CONSERVATION

Conservation

(Siège/hors Siège)

Type de dossiers

(électronique et papier) Description

2 ans

Toutes unités au Siège et hors Siège

Dossiers Chrono Dossiers chronologiques des copies du courrier sortant (et entrant), comme les mémos, lettres, fax, etc. Les chronos de DG, DDG, ADG (Siège) et Directeurs et chefs de bureau (hors Siège) sont gardés en permanence

Unités de programme au Siège et hors Siège

Dossiers de candidatures non abouties pour prix, bourses et chaires

Dossiers des CV et documents liés à une candidature non aboutie pour un prix, une bourse ou chaire UNESCO. Après 2 ans seule une liste des candidatures non-aboutis et la correspondance importante en rapport est gardée Toutes unités au

Siège et hors Siège

Épreuves/manuscrits des documents et publications UNESCO

Epreuves/manuscrits des publications et documents officiels UNESCO imprimés. Après deux ans seulement le premier (si résultat d’un contrat) et le dernier draft avec visas sont gardés

Hors Siège Dossiers du

personnel (si dossier complet existe au Siège)

Drafts et copies de CV, demandes de congé, descriptions de poste, formation personnelle, etc. A conserver pour 2 ans après séparation. HRM/archives (Siège) gardent en permanence les dossiers personnel complets pour le personnel du Siège et du personnel international hors Siège

5 ans

Unités de programme au Siège et hors Siège

Dossiers

administratifs et financiers (copies)

Dossiers de drafts et copies des documents administratifs et financiers, tels que des demandes de paiement, des purchase orders (PO), factures, les missions, vouchers, états financiers, taux de change, etc.

Unités de programme au Siège et hors Siège

Dossiers de contrats (copies)

Copies des contrats d’achat et des services de routine et documents financiers liés (sauf s’ils ont un valeur important en exécution du programme). Les bureaux hors Siège gardent pour 5 ans les dossiers de contrats gérés du Siège Toutes unités au

Siège et hors Siège

Dossiers de référence personnelle

Dossiers avec des documents non-UNESCO, coupures de presse, copies des publications UNESCO, imprimes des pages web, etc. De tels dossiers contiennent ni d’originaux de correspondance ni de documents sur l’exécution du programme

HRM Dossiers des postes UNESCO

Dossiers de CV, évaluation, recommandation, visas et de la correspondance jusqu’à la décision finale pour les

candidats de la short-list pour un poste à l’UNESCO

A. D

OSSIERSDE CONSERVATION À COURTTERME

Les documents suivants ont une période de conservation de 2 à 5 ans, compté à partir de la date du dernier document dans le dossier, de la fin du biennium (programme régulier) ou de la fin du projet (fonds extrabudgétaires).

Ces documents ne sont pas transférés aux archives mais éliminés par l’unité concerné après consul- tation avec l’Unité des archives.

Les périodes de conservation s’appliquent aux documents papier et aux documents électroniques, au Siège, aux bureaux hors Siège, instituts et centres.

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I. Stratégies et règles

Conservation

(Siège/hors Siège)

Type de dossiers

(électronique et papier) Description

10 ans

Unités

administratifs au Siège et hors Siège

Dossiers de contrats originaux

La période de conservation est de 10 ans ou aussi longtemps que le contrat est valide. Ces dossiers contiennent des contrats originaux, la correspondance et des documents financiers s’y référant. Hors Siège ceci concerne l’achat et les services locaux

Unités

administratifs au Siège et hors Siège

Dossiers

administratifs et financiers originaux

Dossiers des documents administratifs et financiers originaux, tels que des demandes de paiement, des commandes (PO), factures, les missions, vouchers, états financiers, taux de change. Hors Siège les dossiers de la gestion administrative et financière locale sont concernés

Permanent

HRM au Siège Dossiers du personnel

Dossiers originaux individuels du personnel avec trace complète des actions du personnel. HRM/archives au Siège gardent des dossiers complets pour tout personnel du Siège et le personnel international hors Siège. Les bureaux hors Siège gardent les dossiers du personnel local

BOC au Siège Dossiers de la paie Les dossiers originaux de la paie sont conservés par BOC/

archives HRM au Siège Dossiers de

pension

Les dossiers originaux individuels du fond de pension. Les dossiers sont gardés par HRM/archives

Unités de programme au Siège et hors Siège

Candidatures abouties pour prix, bourses, chaires

Dossiers avec les CV, documents et correspondance relatifs aux candidatures abouties de prix, bourse ou chaire UNESCO

Unités de programme au Siège et hors Siège

Dossiers sur l'exécution du Programme

Ces dossiers contiennent des documents directement liés à l’exécution des programmes, tels que la correspondance entrante et sortante; les rapports (missions, consultants, projets, réunions); Pour les conférences UNESCO: Garder correspondance, documents, rapport final et lettres d’invitation (un exemplaire plus liste de distribution);

Conférences externes: Garder correspondance, rapport et interventions du personnel de l’UNESCO

Toutes unités au Siège et hors Siège

Documents officiels et publications UNESCO

Un exemplaire de chaque document officiel et publication UNESCO en papier est gardé par l’Unité des archives et un exemplaire électronique dans UNESDOC. Transfert aux archives et UNESDOC par CLD, BPI ou l'unité de production

B. D

OSSIERS DE CONSERVATION À

L

ONG TERME

Les documents suivants ont une période de conservation d’au moins 10 ans, compté à partir de la date du dernier document dans le dossier, de la fin du biennium (programme régulier) ou de la fin du projet (fonds extrabudgétaires).

Ces documents sont transférés aux archives. Au Siège ce transfert est géré par l’Unité des archives, aux bureaux hors Siège, instituts et centres par une personne ou un service désigné.

Les périodes de conservation s’appliquent aux documents papier et aux documents électroniques, au Siège, aux bureaux hors Siège, instituts et centres.

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Dossiers papier

II.

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♦ Conservez les documents papier sur un sujet ou une activité spécifique dans un classeur, organisé chronologiquement avec le document le plus récent au-dessus.

♦ Pour éviter la duplication de l’information créez et conservez seulement un dossier par sujet ou activité pour l’unité et conservez tous les dossiers de l’unité dans un lieu central.

♦ Indiquez clairement sur la couverture d’un dossier : a) l’acronyme de l’unité (par exemple CLT/CIH/ITH) b) un titre clair et compréhensible

c) les années couvertes

d) le numéro de volume (le cas échéant).

♦ Le dossier doit contenir le courrier papier entrant et sortant en original ou copie, ainsi que les documents essentiels relatifs à l’activité ou au sujet en question.

♦ Les dossiers papier doivent être conservés par les unités pour une période maximum de cinq ans après la clôture du projet ou du programme, puis transférés aux archives pour la conservation à long terme ou l’élimination suivant les règles de conservation en vigueur.

♦ Les documents de l’administration, des finances, du budget et du personnel sont conservés par les services administratifs ou centraux responsables (AO, BOC, HRM, etc.).

♦ Les documents sur l’exécution du programme sont conservés par l’unité responsable pour l’activité du programme en question.

♦ Pour éviter la duplication de l’information, ne conservez pas dans les dossiers administratifs ou de programme les documents suivants :

a) Publications et documents officiels de l’UNESCO comme défini dans le Manuel Administratif chapitres 8 et 13 (en cours de révision)

b) Documents et publications non-UNESCO reçus pour information

c) Imprimés des documents électroniques, à moins de raisons spécifiques comme une signature.

♦ Un exemplaire de chaque publication et document officiel de l’UNESCO doit être remis à l’Unité des archives et gestion de dossiers pour la conservation par le membre du personnel responsable, l’unité productrice, le service de publication ou le centre de documentation concerné. Cette règle s’applique au Siège et au hors Siège.

♦ La version finale électronique de chaque publication et document officiel de l’UNESCO, inclus le(s) fichier(s) source, doit être chargée dans UNESDOC, la base de données documentaire de l’UNESCO, par le membre du personnel responsable, l’unité productrice, le service de publication ou le centre de documentation concerné. Pour plus de détails sur le chargement, la recherche et la récupération de l’information consultez : http://unesdoc.unesco.org/

1. R ÈGLES GÉNÉRALES

II. Dossiers papier

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Manuel en gestion de dossiers 20

2. T RANSFERT DES DOSSIERS INACTIFS AUX ARCHIVES

♦ Ces règles s’appliquent à toutes les unités au Siège. Pour les bureaux hors Siège, instituts et centres voir chapitre B de ce manuel.

♦ Avant de préparer un transfert de dossiers papier, l’Unité des archives et gestion de dossiers (ADM/DIT/ISS/ARC) doit être contactée.

♦ Les dossiers papier sont transférés aux archives au plus tard cinq ans après leur clôture.

Les dossiers sont habituellement transférés par des séries définies, par biennum, par phase de projet, etc.

♦ Aucun dossier unique ne peut être éliminé sans autorisation de l’Unité des archives et gestion de dossiers. Une telle autorisation peut se baser sur un plan de conservation préétabli ou sur une consultation avant la préparation d’un transfert aux archives.

♦ Les dossiers sélectionnés pour le transfert doivent être organisés selon les règles générales de gestion des dossiers papier (voir ci-dessus).

♦ Retirez les documents des classeurs, disposez-les entre deux feuilles cartonnées et serrez-les avec des pièces de serrage (capiclass) fournies par l’Unité des archives et gestion de dossiers.

♦ Placez les dossiers dans des boîtes spécifiques d'archives, commandées dans FABS par l’unité concernée: Le fournisseur est Cauchard, Cartonnier d’archives 40x26x12, numéro de matériel 1-000-672.

♦ Indiquez sur les étiquettes des boîtes l’acronyme de l’unité ou de la section, ainsi que le numéro de boîte, qui est attribué par l’Unité des archives et gestion de dossiers (par exemple CLT/CIH/ITH/1).

Enregistrez tous les dossiers dans la liste électronique standardisée (formulaire 901, voir ci-après) et envoyez le formulaire à l’Unité des archives et gestion de dossiers pour révision avant le transfert réel des dossiers. Le formulaire peut être téléchargé à partir du site Intranet de la gestion de dossiers :

http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form901.xls

♦ Envoyez la liste finale du transfert par email à l’Unité des archives et gestion de dossiers, appelez le service des déménageurs de ADM/HQD pour transférer les boîtes aux archives et collez une copie papier de la liste sur les boîtes. L’adresse de livraison dépendra de la disponibilité de l’espace dans les dépôts d’archives.

♦ Les dossiers transférés au dépôt d’archives peuvent être recherchés dans la base de données RECMAN à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm et peuvent être empruntés par l’unité concernée sur demande.

II. Dossiers papier

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3. T RANSFERT AUX ARCHIVES : L E F ORMULAIRE 901

Ce formulaire est valable au Siège. Pour les bureaux hors Siège, instituts et centres voir chapitre B de ce manuel. Le formulaire est disponible sur le site Intranet en gestion de dossiers à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form901.xls

II. Dossiers papier

Indiquez l’acronyme de l’unité et le nu- méro de boîte attribué par les archives

Indiquez clairement le titre et le code de l’activité. N’utilisez pas d’abréviations sauf des acronymes officiels

Remplir si vous transférez plus d’un dossier ayant le même titre de dossier

Année du document le plus ancien dans le dossier

Année du document le plus récent dans le dossier

Request for Transfer of Inactive Files to Archives

In compliance with Administrative Manual chapter 9

Note: Prior to preparing paper files for transfer to archives, the Archives and Records Management Unit must be consulted

Transfer Number (assigned by Archives)

Originating Sector/Division/

Section

Date of Transfer

Contact Name Contact Extension

CLT/CIH/ITH 01/05/2005 Sandrine

Niège

84395

Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc.

Location (assigned by Archives):

Box Number FileTitle (Subject) Part From (year) To (year)

CLT/CIH/ITH/1 FIT 570/TAN/901

Conservation du patrimoine immatériel en Tanzanie

1 1990 1992

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Manuel en gestion de dossiers 22

4. R ECHERCHE ET RÉCUPÉRATION : BASE DE DONNÉES RECMAN

II. Dossiers papier

Les dossiers papier, sous l’autorité de l’Unité des archives, sont enregistrés dans la base de données RECMAN.

Tous les dossiers indexés dans cette base de données peuvent être recherchés sur le site Intranet en gestion de dossiers à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm

La recherche dans RECMAN consiste en recherche basique et avancée. Les dossiers papier correspondant à la recherche pourront être empruntés sur demande par l’unité concernée.

Choix des types de recherche: re- cherche simple ou avancée

Recherche par mot-clé, pays, nom d’un projet ou d’une activité

Entrez l’acronyme de Secteur, Division ou Section et/ou le numéro de boîte

Entrez l’année ou le nom de la personne qui a transféré les dossiers aux archi- ves

Entrez les années couvertes par le dossier en ques- tion (champs De et A)

Les champs localisation, plan de classement et CDU sont utilisées par les archivistes pour des recherches spécifiques

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La page de résultats affiche par ordre alphabétique les séries de dossiers et numéros de boîtes par Secteur et Division et montre les autres champs importants comme le titre du dossier et les années couvertes dans le dossier

L’affichage complet des résultats affiche tous les champs d’indexation et notamment les champs pour les archivistes en localisation et récupération des dossiers à partir des différents dépôts d’archives Résultats de la recherche

II. Dossiers papier

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Courrier électronique

III.

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1. R ÈGLES GÉNÉRALES

Les règles suivantes s’appliquent au Siège et aux bureaux hors Siège, instituts et centres connectés au serveur mail du Siège. Pour les bureaux non connectés au serveur mail du Siège voir chapitre B dans ce manuel.

A. Votre boîte email (Serveur mail)

1) Il s’agit de l’espace individuel de création, envoi et réception du courrier électronique.

Dans votre boîte email vous créez, envoyez et recevez des emails liés aux actions et activités de votre unité dans l’exécution ou le soutien des programmes de l’UNESCO.

2) L’espace des boîtes email individuels sur le serveur mail du Siège est limité.

3) Ne gardez pas vos emails plus longtemps que nécessaire dans cet espace. Éliminez des emails sans importance et transférez les emails importants dans les dossiers publics ou dossiers personnels.

B. Dossiers publics (Serveur mail et RISS)

1) Il s’agit de l’espace officiel structuré par unité de partage, de classement et d’archivage des emails.

2) L’accès est limité à l’unité concernée.

3) Les dossiers publics sont accessibles via webmail à l’adresse : http://mail.unesco.org 4) Vous accédez aux dossiers de votre unité comme suit :

Cliquez sur ‘Dossiers publics’

Cliquez sur ‘Tous les dossiers publics’

Cliquez sur votre Secteur / Division / Section (/ Unité)

5) Partagez, classez et conservez dans cet espace tous les emails que vous avez envoyés ou reçus et qui sont directement liés aux actions et activités de votre unité dans l’exécution ou le soutien des programmes de l’Organisation.

6) Rassemblez les emails dans des dossiers nommés selon l’activité ou le sujet en question.

7) Les emails dans les dossiers publics sont archivés dans RISS, le système d’archives électronique de l’UNESCO. Après une période de conservation générale de dix ans, ils seront soit conservés à long terme comme archives électroniques soit éliminés conformément aux règles en vigueur.

C. Dossiers personnels (Votre Ordinateur)

1) Il s’agit d’un espace de stockage temporaire individuel.

2) Gardez dans les dossiers personnels uniquement des emails de valeur transitoire, tels que les annonces, les demandes de réunions, et les emails des affaires administratives générales, les copies pour information (cc:) et tous les emails personnels.

3) Ne gardez pas les emails plus longtemps que nécessaire dans cet espace.

III. Courrier électronique

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Manuel en gestion de dossiers 28

III. Courrier électronique

2. A RCHIVAGE ET RÉCUPÉRATION : RISS

1. RISS (Records and Information Storage System), le système d’archivage électronique de l’UNESCO, fournit le stockage physique, la conservation, la gestion du cycle de vie de l’information, la recherche et la récupération des emails placés dans les dossiers publics de Outlook.

2. Accédez à RISS via le bouton « Explorer l’Archive » dans Outlook ou par Intranet à l’adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/

3. Connectez-vous à RISS en entrant votre nom d’utilisateur (par exemple c_michotte) et votre mot de passe.

4. Le répertoire de votre unité dans RISS contient tous les emails et pièces jointes placés dans les dossiers publics de Outlook par n’importe quel membre du personnel de votre unité.

Le répertoire de l’unité est accessible uniquement au personnel de l’unité. Tous les emails dans les dossiers publics plus vieux de 30 jours sont archivés dans RISS et un raccourci est placé à l’emplacement original. Les emails archivés dans RISS sont conservés pour une période de conservation générale de 10 ans, et ne peuvent pas être altérés ou manipulés.

Le bouton

« Explorer l’Archive » dans Out- look donne l’accès direct à RISS

Pendant un mois les emails pla- cés dans les dossiers pu- blics restent affichés avant d’être capturés et archivés dans RISS

Les dossiers publics de Outlook sont structurés par Secteur / Division / Section (/Unité) et sont utilisés au siège et aux bureaux hors siège qui sont connectés au serveur mail du siège

Après un mois les emails dans les dossiers publics sont archivés dans RISS. Les raccourcis à l’en- droit original sont ensuite marqués avec une icône particulière

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III. Courrier électronique

5. Votre répertoire individuel dans RISS contient tous les emails et pièces jointes qui ont votre nom soit dans le champ De, A ou Cc et qui ont été classés dans les dossiers publics par n’importe quel membre du personnel de l’UNESCO.

6. Réalisez des recherches en mode basique d’emails dans RISS de la façon suivante :

a) Content Type : sélectionnez email

b) Timeframe : établissez une période pour votre recherche

c) Where to Search : sélectionnez soit le répertoire d’emails de votre unité soit l’individuel d) Search for : entrez les mots-clés du texte du message et/ou de la pièce jointe

e) Cliquez sur ‘Find Now’ pour démarrer la recherche.

7. Vous réalisez une recherche avancée comme suit :

a) Cliquez sur ‘New Search’ dans la barre d’outils, et sélectionnez ‘Advanced’

b) Content Type : Sélectionnez ‘email’

c) Search For : entrez les mots-clés pour rechercher dans le texte du message

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Manuel en gestion de dossiers 30

III. Courrier électronique

d) Subject : entrez les mots-clés pour rechercher dans le champ ‘objet’

e) From : entrez le nom de l’expéditeur

f) To : entrez le nom du/des destinataire(s) dans les champs A et Cc g) Attachment: entrez le nom du fichier joint

h) By time frame/By date : entrez une période donnée ou sélectionnez des dates spécifiques

i) Where to Search : Sélectionnez soit le répertoire de votre unité soit l’individuel.

8. Les résultats s’affichent dans l’ordre chronologique en commençant par le plus récent.

a) Pour visualiser tous les champs du message recherché, cliquez sur le message en question

b) Pour sortir des messages de l’archive, cochez le message puis cliquez sur ’More Options’

et sur ‘Send checked Item’. L’élément sera envoyé à votre boîte de réception email c) Vous pouvez imprimer la liste des résultats en cliquant sur ‘Print Current Table List’ ou l’email en question en cliquant sur ‘Print the page’

d) Vous pouvez télécharger les pièces jointes en cliquant sur le fichier joint en question et en cliquant soit sur ‘Open’ ou ‘Save’

e) Pour faire une nouvelle recherche, cliquez sur ‘New Search’ sur la barre d’outils en haut et sélectionnez ‘Simple Search’ ou ‘Advanced Search’.

9. Déconnectez-vous de RISS en cliquant sur le bouton ‘LogOut’ sur la barre du haut.

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Documents électroniques

IV.

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Manuel en gestion de dossiers 33

1. R ÈGLES GÉNÉRALES

Les règles suivantes s’appliquent au Siège et aux bureaux hors Siège, instituts et centres équipés d’un serveur partagé de fichiers. Pour les bureaux non équipés d’un serveur partagé, voir chapitre B dans ce manuel.

A. Mes Documents (Votre ordinateur)

1) Il s’agit de l’espace de travail individuel pour créer et finaliser des documents et pour stocker des documents d’intérêt personnel.

2) Conservez dans ‘Mes Documents’ uniquement des avant-projets (projets de mémos, de rapports, etc.), des documents personnels et vos documents d’intérêt personnel.

3) Les versions finales de vos avant-projets et tous documents qui concernent le travail de votre unité doivent être classés et conservés dans l’espace ’Public’ du serveur partagé de votre unité.

B. Public (le partage de votre unité)

1) La structure standardisée sur le serveur partagé par Secteur / Division / Section (/Unité) est l’espace officiel de partage, de collaboration, de classement et de conservation des documents d’une unité.

2) L’accès est limité à l’unité concernée.

3) Partagez, classez et conservez dans cet espace les documents que vous créez ou recevez et qui sont directement liés aux actions et activités de votre unité.

4) Rassemblez les documents dans des dossiers nommés selon l’activité ou le sujet en question.

5) Ne conservez pas les documents plus longtemps que nécessaire (biennum actuel et dernier), à moins qu’ils aient une valeur d’archives.

6) Après une période de conservation générale de dix ans, ils seront soit conservés comme archives électroniques soit éliminés conformément aux règles en vigueur.

C. Users (espace individuel sur le serveur)

1) C’est un espace de conservation personnel et temporaire.

2) L’accès est limité à l’utilisateur concerné.

3) Conservez dans cet espace uniquement les documents de votre ordinateur comme sauvegarde temporaire en cas de mission, de changement d’ordinateur ou de bureau.

4) Ne conservez pas les documents plus longtemps que nécessaire dans cet espace.

IV. Documents électroniques

(27)

IV. Documents électroniques

2. A RCHIVAGE ET RÉCUPÉRATION : RISS

1. RISS fournit le stockage physique, la conservation, la gestion du cycle de vie de l’informa- tion, la recherche et la récupération des documents électroniques placés sur les serveurs partagés de fichiers (U:-Drive).

2. Accédez à RISS via le bouton « Explorer l’Archive » dans Outlook ou par Intranet à l’a- dresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/.

3. Connectez vous à RISS en entrant votre nom d’utilisateur (par exemple c_michotte) et votre mot de passe.

4. Le répertoire de votre unité dans RISS contient tous les documents placés sur le serveur partagé de fichiers de votre unité par n’importe quel membre du personnel de votre unité et est accessible uniquement au personnel de l’unité. Tous les documents dans le serveur par- tagé de fichiers au delà de 30 jours sont copiés dans RISS. Tous les documents qui n’ont pas été modifiés depuis deux ans sont physiquement transférés dans RISS et un raccourci est placé à l’emplacement original. Les documents archivés dans RISS sont conservés pour une période minimale de conservation de dix ans, et ne peuvent pas être altérés ou manipu- lés.

Le partage des unités est structuré par Secteur / Division / Section (/Unité) et l’ac- cès est limité au niveau correspondant dans l’organigramme de l’UNESCO

Une fois archivés, les raccourcis dans le partage sont marqués par une icône particulière

Les docu- ments dans le partage des unités sont régulièrement copiés dans RISS. Les documents restent physi- quement dans le partage pendant deux ans

(28)

Manuel en gestion de dossiers 35 IV. Documents électroniques

5. Réalisez des recherches en mode basique de documents dans RISS de la façon suivante :

a) Content Type : sélectionnez ‘document’

b) Timeframe : établissez une période pour votre recherche c) Where to Search : sélectionnez le répertoire de votre unité

d) Search for : entrez les mots-clés du titre du fichier ou du texte du document e) Cliquez sur ‘Find Now’ pour démarrer la recherche.

6. Vous réalisez une recherche avancée comme suit :

a) cliquez sur ‘New Search’ dans la barre d’outils et sélectionnez ‘Advanced’ ; b) Content Type : sélectionnez ‘document’

c) Search For : entrez les mots-clés pour rechercher dans le texte du document

(29)

IV. Documents électroniques

d) Document name : entrez des mots-clés pour chercher des éléments du titre du fichier e) Document Path : entrez les mots-clés du chemin du dossier de son emplacement initial sur le serveur partagé de fichier

f) Extension : entrez l’extension du fichier du document recherché

g) Time search criteria : entrez soit une période donnée ou sélectionnez une date spéci

fique de début et de fin

h) Search location : Sélectionnez le répertoire de votre unité i) Cliquez sur ‘Search now’.

7. Les résultats de la recherche s’affichent dans l’ordre chronologique en commençant par le plus récent :

a) Pour visualiser le nom du fichier, le type, son chemin d’accès, sa taille et dates, cli- quez sur le document en question

b) Cliquez sur ‘Download’ soit pour ouvrir, soit pour télécharger le document de RISS c) Vous pouvez imprimer la liste des résultats en cliquant sur ‘Print Current Table List’

d) Pour réaliser une nouvelle recherche, cliquez sur ‘New Search’ sur la barre du haut et sélectionnez Simple Search ou Advanced Search.

8. Déconnectez-vous de RISS en cliquant sur le bouton ‘LogOut’ sur la barre du haut.

(30)

Manuel en gestion de dossiers 37 IV. Documents électroniques

3. R ÈGLES DE DÉNOMINATION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Les directives suivantes s’appliquent à tous les documents bureautiques et aux fichiers audio- visuels qui sont placés sur les serveurs partagés, chargés dans des systèmes de gestion de contenus ou de documents, ou envoyés comme pièce jointe par email, et qui seront par la suite archivés électroniquement dans RISS. Ces directives ne s’appliquent pas aux documents officiels comme définis dans le chapitre 8 du manuel administratif et aux publications UNESCO.

Ces directives devraient aider à améliorer la création, la gestion et la révision, ainsi que le suivi, l’archivage et la récupération de tous documents bureautiques en format électronique ou des fichiers audio-visuels créés ou modifiés par un membre du personnel de l’UNESCO et placés dans un environnement partagé ou communiqués électroniquement.

1) Points essentiels

a) Titre : un nom de document court avec les principaux éléments du sujet du document

b) Version : utilisez des acronymes comme rev (révision), prov (provisoire), add (addendum), corr (corrigendum), etc.

c) Langue : si le document existe en plusieurs langues, utilisez les codes ISO de deux lettres pour les langues, tels que en, fr, es, ru, ar, ch, plutôt que de traduire le titre

d) Date : date de finalisation ou de distribution du document ou de l’événement en question;

utilisez les codes ISO pour la date comme suite : AAAA(-)MM(-)DD (par exemple 2007-03-14 ou 20070314)

e) Tous les éléments devraient être séparés par underscore (_) ou par un tiret (-)

f) Format : le format du fichier est automatiquement attribué par l’application utilisée, par exemple .doc, .xls, .pdf, .jpg, .mpeg, etc.

Exemple: mission_report_dakar_rev1_en_20070311.doc

2) Eléments optionnels

a) Unité : acronyme du secteur_division_section selon l’organigramme de l’UNESCO, par exemple clt_cih_mco

b) Pays : Pour les bureaux hors Siège, instituts et centres, cet élément est particulièrement important et peut se substituer à l’élément optionnel ‘a) Unité’ ; Les code ISO de trois lettres devraient être utilisées ;

c) Nom d’utilisateur : le nom d’utilisateur de la personne créant ou modifiant un document, par exemple c_michotte ;

Exemple: adm_dit_c_michotte_mission_report_dakar_en_2007-03-11.doc

(31)

IV. Documents électroniques

Les directives suivantes s’appliquent à tous les dossiers créés sur les serveurs partagés et dans les dossiers publics d’Outlook et aident le personnel à améliorer et à harmoniser la crea- tion, le partage, la gestion, et l’archivage de l’information électronique dans l’Organisation.

1) Les serveurs partagés et dossiers publics d’Outlook sont structurés de manière hierarchique par Secteur / Division / Section (/ Unité).

2) L’accès aux dossiers partagés des unites est limité au personnel de la Section concernée.

3) Placez tous les documents relatifs à un sujet ou une activité dans un dossier.

4) Donnez à chaque dossier un titre bref et précis avec les elements pertinents de l’acitivité ou le sujet en question.

5) Limitez la quantité des dossiers et évitez des structures de dossiers trop profondes.

6) Pour les conférences, évenements, réunions et activités reccurantes par biennium ou par année, ajoutez dans le nom du dossier le biennium, l’année ou la date precise (AAAA-MM-JJ).

7) Les exemples suivants aident le personnel à appliquer une bonne pratique en nomination de dossiers électroniques:

Créez des struc- tures de dossiers claires et hierar- chiques et créez des sous-dossiers pour un classe- ment plus spéci- fique

N’utilisez pas des noms ou prénoms comme titre de dossier

Combinez les éle- ments du nom de dossier par sous- ligne ou par tiret

Mettez tous les documents dans des dossiers Evitez des abrevi-

ations et acrony- mes non officiels

Evitez la duplica- tion des dossiers et placez tous les documents sur un sujet spécifique dans un dossier

4. R ÈGLES DE DÉNOMINATION DES DOSSIERS ÉLECTRONIQUES

(32)

Manuel en gestion de dossiers 39

5. D IRECTIVES SUR L ARCHIVAGE DES SITES WEB

Le portail de l’UNESCO, Internet et Intranet, est conçu en tant que premier point d’entrée pour accéder à l’information dans tous les domaines de compétence de l’UNESCO. Afin de fournir des informations appropriées et de haute qualité au personnel et au public, le contenu du portail devrait être régulièrement mis à jour et l'information obsolète devrait être archivée et ensuite supprimée.

L’Unité des archives et gestion de dossiers a archivé depuis 2004 trois versions complètes par an du portail de l’UNESCO (Internet et Intranet) en vue de préserver ce patrimoine numérique important pour la consultation et la recherche interne et externe.

Les archives du portail de l’UNESCO peuvent être consultées et parcourues sur le site en gestion de dossiers dans l’intranet à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/portal_archives.htm

Les procédures suivantes devraient aider les équipes web de l’UNESCO au Siège et hors Siège à supprimer les contenus web en s’assurant que ces contenus ont été archivés correctement :

a) Identifier l’URL du site web (ou de la page web) à supprimer

b) Parcourir la version la plus récente dans les archives du portail et vérifier la précision et la complétude du site web à supprimer

c) Si la copie la plus récente du site web est précise et complète, passez directement au point suivant ci-dessous. Si la copie est incomplète ou incorrecte, faites une demande à l’Unité des archives et gestion de dossiers d’archiver le site web. Veuillez fournir les détails suivants :

♦ URL de la page d’accueil du site web dans tous les langues

♦ Acronyme de l’unité responsable, Secteur/Division/Section(/Unité), ou nom du bureau hors Siège, institut ou centre

♦ Nom et numéro de téléphone de la personne à contacter

d) Fermez le site web dans l’application sur le serveur et clôturez sa génération en tant que site statique

e) Supprimez le site web dans sa version statique

f) Au besoin, mettez un redirect pour le site web archivé soit vers son nouvel emplacement, soit vers la page d’accueil du Secteur ou du bureau.

IV. Documents électroniques

(33)

B.

Règles pour les bureaux

hors Siège

(34)

Dossiers papier

I.

(35)

1. R ÈGLES GÉNÉRALES

♦ Conservez tous les documents pertinents relatifs à un projet spécifique ou une activité dans un dossier papier organisé chronologiquement, avec le document le plus récent en haut.

♦ Évitez la duplication de l’information: créez et conservez seulement un dossier papier par sujet ou activité au sein de l’unité et conservez les dossiers dans un lieu centralisé.

♦ Indiquez clairement sur la couverture papier du dossier: a) l’acronyme de l’unité, b) un titre clair et complet, c) les années couvertes, d) le numéro de volume (si applicable).

♦ Les dossiers papiers doivent contenir l’original ou la copie de la correspondance entrante et sortante et les autres documents d’une valeur évidente pour l’activité en question.

♦ Les documents sur l’administration, les finances, le budget et le personnel sont conservés par le bureau administratif.

♦ Les documents sur l’exécution du programme sont conservés par les unités ou par le spécialiste du programme en charge des activités en question.

♦ Évitez l’information redondante, ne conservez donc pas dans des dossiers administratifs ou d’activité du programme les documents du type suivants:

a) Documents et publications UNESCO (voir Manuel Administratif chapitre 8) b) les publications non-UNESCO reçues pour information;

c) Imprimés des documents électroniques, à moins d’un besoin spécifique (signature).

♦ Les dossiers papier sont conservés dans l’unité durant une période maximale de 5 ans après la clôture du projet ou programme en question et sont ensuite soit détruits soit transférés dans un dépôt d’archives pour une conservation à long terme selon les règles de conservation en vigueur.

♦ Avant le transfert des dossiers inactifs au dépôt, retirez les documents de leur classeur, enlevez les documents redondants ou superflus, serrez le dossier entre deux feuilles cartonnées avec un clip (plastique ou corde) et placez les dossiers dans des boîtes d’archives spécifiques.

♦ Nommez les boîtes avec le nom du bureau, l’acronyme de l’unité concernée et le numéro de boîte des séries d’archives de l’unité, par exemple Almaty/CI/1, Almaty/CI/2, etc.

♦ Complétez le formulaire d’archives pour les bureaux hors Siège (voir ci-après), qui peut être téléchargé du site Intranet en gestion de dossiers ; envoyez une copie à l’unité des archives au Siège, conservez une copie dans votre unité et donnez l’autre copie à la personne en charge du dépôt d’archives.

♦ Un exemplaire de chaque publication et document officiel de l’UNESCO doit être remis à l’Unité des archives pour conservation par le membre du personnel responsable, l’unité producteur, le service de publication ou le centre de documentation concerné.

♦ La version finale électronique de chaque publication et document officiel de l’UNESCO, inclus le(s) fichier(s) source, doit être chargée dans UNESDOC, la base de données documentaire de l’UNESCO, par le personnel responsable, l’unité productrice, le service de publication ou le centre de documentation concerné. Pour plus des détails sur chargement, recherche et récupération consulter: http://unesdoc.unesco.org/

I. Dossiers papier

(36)

Manuel en gestion de dossiers 46

2. C ONDITIONS POUR LES DÉPÔTS D ARCHIVES

Les bureaux hors Siège, instituts et centres doivent réserver des salles de stockage appropriés pour les archives, et des responsabilités claires pour la gestion des dépôts d’archives doivent être attribuées à un membre du personnel. Ces responsabilités incluent :

♦ La consultation avec les unités concernées sur les transferts des dossiers inactifs aux dépôts d’archives

♦ Le stockage approprié des boîtes d’archives dans les dépôts et l’attribution de l’espace disponible de façon cohérente et contrôlée

♦ La tenue des listes des boîtes et les inventaires des dépôts

♦ L’information régulière au Directeur du bureau sur les conditions d’environnement, et les besoins d’espace et de sécurité des dépôts

♦ Au moins une fois par biennium et après consultation avec les unités concernées et l’Unité des archives, de détruire des dossiers conformément aux règles de conservation en vigueur.

La salle d’archives doit correspondre aux conditions de base suivantes:

♦ La salle d’archives doit procurer un environnement de stockage sec avec une température approximative de 18° Celsius (64° Fahrenheit) et de 55% d’humidité

♦ La salle doit avoir une porte assez large pour un chariot de bureau (environ un mètre) et doit être fermée à clé. Pas plus de 3 copies de la clé ne doivent exister, une pour la personne en charge, une pour le Directeur du bureau et une pour l’AO

♦ La salle doit être équipée d’étagères, si possible en métal, dont la taille correspond à la taille des boîtes d’archives utilisées afin de fournir une capacité maximale de stockage. Il devrait y avoir suffisamment d’étagères pour conserver adéquatement toutes les boîtes d’archives

♦ Pour des raisons de sécurité, la salle d’archives doit être située loin des bureaux du personnel et sécurisée par des murs, portes et fenêtres qui donnent une protection contre les incendies. Le sol, les entrées et les couloirs ne doivent pas être utilisés pour stocker les archives

♦ Un détecteur d’incendie et des extincteurs devraient être installés à l’intérieur et en face de l’entrée de la salle des archives.

I. Dossiers papier

(37)

3. T RANSFERT AUX ARCHIVES : LE FORMULAIRE 901 HORS SIÈGE

Le formulaire pour les bureaux hors Siège, instituts et centres peut être consulté sur le site

Intranet en gestion de dossiers à l’adresse:

http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form_901_field_en.xls/

I. Dossiers papier

Indiquez l’acrony- me et le numéro de boîte attribué par les archives

Indiquez clairement le nom et le code de l’activité ; n’utilisez pas d’abréviations sauf acronymes officiels

Année du docu- ment le plus récent dans le dossier

Période de conserva- tion confor- me aux tableaux de conserva- tion en vi- gueur

Règles d’accès concer- nant le dossier en ques- tion

Code du dé- pôt d’archi- ves et des étagè- res Numéro

du plan de clas- sement, si un tel plan est utilisé

Année du docu- ment le plus ancien dans le dossier

(38)

Documents électroniques

II.

(39)

1. C ONSERVATION DES COURRIERS ÉLECTRONIQUES

L’objectif d’une bonne conservation du courrier électronique est de garder la trace des actions prises dans l’exécution et le soutien des programmes de l’Organisation. Les directives suivantes devraient aider le personnel hors Siège à conserver les courriers électroniques pertinents et à ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.

A. Les bureaux hors Siège qui sont connectés aux serveur mail du Siège

1) Votre boîte email sert pour créer, envoyer et recevoir des courriers électroniques liés aux actions et activités de votre bureau dans l’exécution ou le support des programmes de l’Organisation.

2) Gardez les emails d’intérêt personnel (demandes de congé, famille, vie culturelle à l’UNESCO), du valeur transitoire (demandes de réunion), ou d’intérêt général (annonces, Unescommunications, STU, AIPU) dans des dossiers personnels sur votre ordinateur personnel.

3) Gardez tous les emails qui sont directement liés aux actions et activités de votre bureau dans l’exécution ou le support des programmes de l’UNESCO dans les dossiers publics de votre unité sur le serveur mail Exchange du Siège (voir chapitre A dans ce manuel).

B. Les bureaux hors Siège sans connexion au serveur mail du Siège

Option 1 : Utilisez la connexion rpc-http au serveur mail du Siège

Demandez à votre support informatique de créer des profils Outlook rpc-http sur les ordinateurs de tous les membres du personnel ayant un compte d’utilisateur dans l’annuaire électronique UNESDIR de l’Organisation. Avec ce profil et la connexion au serveur mail du Siège, vous aurez accès à toutes les fonctions d’Outlook inclus l’option de partage et archivage des emails dans les dossiers publics d’Outlook.

Option 2 : Envoyez une copie des dossiers personnels email pertinents au Siège

Le support informatique du bureau devrait préparer une fois par année une série de CD ou DVD qui contiennent une copie des emails du travail de chaque membre du personnel (UNICODE fichiers pst) et les envoyer à l’Unité des archives au Siège pour l’archivage.

Les emails envoyés au Siège pourront être consultés dans RISS par l’unité concernée à l’adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/

II. Documents électroniques

(40)

Manuel en gestion de dossiers 52

2. C ONSERVATION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

L’objectif d’une bonne conservation des documents électroniques est de garder la trace des actions prises dans l’exécution et le soutien des programmes de l’Organisation. Les directives suivantes devraient aider le personnel hors Siège à conserver les documents électroniques pertinents et à ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.

A. Les bureaux équipés d’un serveur de fichiers

1) Votre support informatique devrait mettre en place une structure de dossiers standardisés par unité (ADM, ED, CLT, DIR pour Directeur ou Chef du bureau, etc.) avec accès restreint à l’unité concernée, et un dossier « Common » accessible à tout le personnel pour le partage et l’archivage des documents comme suite:

2) Partagez, classez et conservez les documents que vous créez ou recevez et qui sont directement liés aux actions et activités de votre unité dans l’exécution et le support des programmes de l’UNESCO.

3) Rassemblez tous les documents dans des dossiers nommés selon l’activité ou le sujet en question.

4) Votre support informatique pourrait installer un logiciel de migration des fichiers, mis à disposition par l’Unité des archives, pour copier automatiquement et régulièrement des documents électroniques de votre serveur de fichiers dans l’archive électronique RISS pour la conservation, recherche et récupération de l’information.

5) Une fois l’outil en migration de fichiers installé et actif, vous pouvez rechercher et récupérer une copie archivée de tous les documents de votre unité dans RISS à l’adresse:

http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/

B. Les bureaux sans serveur de fichiers

Votre support informatique devrait préparer une fois par année une série de CD ou DVD qui contient une copie des documents de travail de chaque membre du personnel et envoyer ces CD ou DVD à l’Unité des archives au Siège pour l’archivage. Les documents envoyés au Siège pourront être consultés dans RISS par l’unité concernée.

II. Documents électroniques

(41)

Enregistrement du courrier

III.

(42)

Manuel en gestion de dossiers 55

1. D IRECTIVES

Les directives suivantes et le nouveau tableau d’enregistrement du courrier (voir page suivante) devraient aider les bureaux hors Siège, instituts et centres à harmoniser, standardiser et moderniser l’enregistrement du courrier entrant, la distribution, la gestion des dates limites, les visas et les processus de drafting pour le courrier sortant.

♦ Les bureaux hors Siège, instituts et centres devraient utiliser le tableau standardisé d’enregistrement du courrier qui peut être téléchargé à partir de la page Intranet en gestion

de dossiers à l’adresse :

http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/field_registry_table_fr.xls

♦ Le tableau d’enregistrement du courrier est mise à disposition comme tableau Excel et comme base de données Access. Les deux versions sont disponibles en trois langues, Anglais, Français, Espagnol.

♦ Le tableau d’enregistrement fournit des champs standardisés pour gérer la correspondance entrante et sortante basée sur les techniques d’enregistrement du courrier dans des bureaux hors Siège sélectionnés et au Siège.

♦ Le formulaire doit être utilisé par tout le bureau, placé dans un dossier partagé et géré joint par les secrétaires des unités et assistants concernés.

♦ Toute correspondance qui demande l’action et le suivi doit être enregistrée, tracée et gérée par un assistant, soit du registre central ou du bureau du Directeur ou Chef du Bureau, pour tout le cycle de la correspondance jusqu’à l’envoi final de la réponse.

♦ Tous les secrétaires des unités doivent avoir accès en lecture au tableau et peuvent visualiser les entrées d’enregistrement, demandes d’action et dates limites liés à la correspondance.

♦ La correspondance entrante et sortante peut être numérisée, gardée sur un serveur de partage et liée au tableau d’enregistrement du courrier.

♦ Si la correspondance entrante est numérisée et mise à disposition en format électronique, l’original du papier entrant ne devrait plus être distribué mais retenu dans le registre centrale dans un dossier chrono.

III. Enregistrement du courrier

(43)

2. T ABLEAU D ENREGISTREMENT DU COURRIER

Le tableau d’enregistrement du courrier pour les bureaux hors Siège, instituts et centres est disponible sur le site web de la gestion de dossiers en Intranet à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/field_registry_table_fr.xls en format Excel et comme base de données Access. Le tableau en Excel contient une page avec des exemples comme suit :

Le tableau d’enregistrement du courrier en format Excel contient aussi une page avec la liste complète des champs, un index du contenu pour ces champs et les formats des champs proposés (champ numérique, date, texte, etc.) :

III. Enregistrement du courrier

(44)

Manuel en gestion de dossiers 57

Archivage

Transfert d'archives n'ayant plus d'utilité courante dans un local de stockage ou au service compétent pour les recevoir.

Archives

Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche (loi sur les archives). Par extension, le terme désigne aussi le service chargé de la gestion des archives ainsi que le bâtiment d'archives. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.

Conservation

Une des fonctions fondamentales d'un service d'archives consistant à assurer la protection matérielle des documents et leur accessibilité.

Document

Ensemble constitué d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation. Singulier du mot archives.

Dossier

Ensemble de documents constitué soit organiquement par l'administration d'origine pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement aux archives.

Records Management

L'ensemble des mesures visant à l'économie et à l'efficacité dans la création, le tri, la conservation et l'utilisation des archives (traduction possible : gestion de dossiers ou gestion de documents).

Notions reprises de la liste DAT III, établie pour le Conseil International des Archives (ICA) : http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/franskamgl.htm

I NDEX

Figure

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