Description des échanges

Ce standard décrit cinq principaux cas d’usage qui interviennent entre le SAE et ses parte-naires : Transférer, Communiquer, Modifier, Éliminer et Restituer.

Figure 6.4.1-1 : Les cinq cas d’usage décrits par le standard SEDA

35http://references.modernisation.gouv.fr/interoperabilite.

36 Voir la documentation sur le site spécialisé du Service interministériel des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/

6.4.1.1 Transfert d’archives

Le transfert d’archives correspond à la « transmission d'informations par un Service versant à un Service d’archives en vue de lui en confier la conservation. Le Transfert peut être précé-dé d'une Demande de transfert pour accord. »

La figure 6.4.1.1-1 représente le workflow lié à la fonctionnalité de transfert des pièces d’information.

Figure 6.4.1.1-1 : Transfert des paquets d’information 6.4.1.2 Communication d’archives

La communication d’archives correspond à la « transmission d'informations par un Service d'archives à un Demandeur, avec l'autorisation, le cas échéant, du Service producteur et du Service de contrôle compétent». Du point de vue archivistique, on parle de consultation des archives, fonctionnalité complètement différente de la notion de restitution des archives (cf 6.4.1.4).

La communication d'une information (donnée et/ou métadonnée) n'est possible que :

 si l'information est déclarée librement communicable par une règle explicite,

 si l'information est devenue librement communicable en raison du dépassement du délai de la règle de communicabilité,

 si le demandeur est le producteur de l'information, sauf pour les données à carac-tère personnel au-delà de la durée de conservation pour la finalité initiale (loi n°

78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés),

 dans le cas d'une réquisition judiciaire,

 si le service de contrôle compétent a donné une autorisation de communication (dérogation) de cette information au demandeur.

Ces règles retranscrivent en termes de fonctionnalités techniques les principes juridiques de communication des archives publiques et notamment les principes énoncés aux articles L213-1 à 3 du Code du patrimoine.

La figure 6.4.1.2-1 représente le workflow lié à la fonctionnalité de communication des pièces d’information.

Figure 6.4.1.2-1: Communication d’archives

Pour une consultation immédiate des archives d’un Service producteur, les prérequis sont les suivants :

 être utilisateur du Service producteur correspondant,

 être utilisateur du Service Archives de l’acteur SEDA indiqué dans l’accord de ver-sement référent.

Le cloisonnement des données par services producteurs est assuré sur le Système d’Archivage Electronique par l’accord de service. Celui-ci associe contractuellement, l’Autorité d’archivage (AA) se trouvant modifiée par le transfert d’archives, un Service ver-sant (SV) et un Service Archives (SA), en référence à un profil d’archives décrit dans le cas de flux définis, ou sans profil dans le cas d’un versement ponctuel spécifique. Le Service produc-teur (SP) est quant à lui relié aux accords de service via des contrats de versements et n’aura donc un accès direct qu’à ses propres archives, quand bien même l’accord de service serait mutualisé avec d’autres services producteurs. Le plan de rangement informatique des don-nées pourrait être du type : <…\SA#\Accord-Versement#\SP#\Archive#\...>.

Dans le cas d’un SAE implémenté au sein d’un établissement, il semble complexe et inutile de faire de chaque pôle de soin ou service d’un établissement de santé un service produc-teur spécifique. Tout membre de l’équipe de soin doit pouvoir consulter l’intégralité des dossiers des patients.

Afin néanmoins de limiter les consultations inutiles motivées par une curiosité qui ne serait pas professionnelle, des contrôles aléatoires des traces de consultation sont recommandés, en parallèle d’une communication adéquate auprès du personnel.

6.4.1.3 Notification de modification d’archives

Il s’agit de la « notification par un Service d'archives à un Service producteur des modifica-tions apportées sur les informamodifica-tions transférées. Ces modificamodifica-tions peuvent être nécessaires afin d'assurer une bonne conservation des informations (par exemple conversion de format ou ajout, correction, mise à jour des métadonnées) ».

Figure 6.4.1.3-1 : Notification des modifications apportées aux archives 6.4.1.4 Restitution d’archives

La restitution d’archives correspond à la « transmission d'informations par un Service d'Ar-chives à un Service Producteur en vue de lui restituer la responsabilité de la conservation ».

Cette restitution peut s’effectuer soit à la demande du Service Producteur, soit à la demande du service de tiers-archivage, par exemple lors de la fin du contrat.

Plusieurs cas peuvent entraîner une procédure de restitution d’archives :

 Restitution intégrale liée à une cessation de contrat, à l’initiative de l’établissement (échéance contractuelle, cessation anticipée…),

 Restitution intégrale liée à une cessation de contrat, à l’initiative du tiers-archiveur (défaut de paiement du client, liquidation du prestataire…),

 Restitution partielle, dans le cadre de contentieux juridiques et de requêtes judi-ciaires (à ne pas confondre avec la simple communication de pièces à l’institution judiciaire),

 Réactivation d’un dossier archivé,

 Archive mal formée au niveau archivistique et probant, à la responsabilité du Ser-vice producteur, indépendamment du parfait fonctionnement du SAE.

Dans tous les cas, il faut restituer toutes les versions des documents. En électronique, cela signifie, avec l’ensemble du contexte (ex. signature, métadonnées, journaux...) :

 le format original,

 le dernier format de conversion,

 le format de conversion précédente (n-1).

A la différence d’une simple communication, le Service Archives, une fois la restitution effec-tuée, ne conserve pas les données concernées puisque la responsabilité de ces archives est transférée au Service Producteur.

Pour le bon déroulement de l’étape de validation, il faut impérativement la constitution :

 d’un circuit de traitement des demandes de restitution,

 d’un circuit de traitement des accusés de restitution d’archives.

La procédure se déroule en cinq étapes :

 Demande de restitution,

 Validation de la demande de restitution,

 Restitution des archives au Service producteur,

 Acquittement de la restitution par le Service producteur,

 Destruction par le Service Archives des archives restituées au Service Producteur.

Figure 6.4.1.4-1 : Restitution d’archives

Une fois les archives restituées détruites par le Service Archives, celui-ci se trouve dégagé de toute responsabilité concernant la conservation de ces données, n’étant plus dès lors autori-té d’archivage, responsabiliautori-té revenue au Service Producteur.

6.4.1.5 Elimination d’archives

L’élimination d’archives correspond à la « notification par un Service d'archives à un Service Producteur de la suppression d'informations. L'élimination peut être précédée, le cas échéant, d'une Demande d'autorisation d'élimination au Service de contrôle et d’une De-mande d’autorisation au Service Producteur.

Figure 6.4.1.5-1 : Elimination d’archives