Herring (2007) apresenta uma categoria específica para fatores sociais e situacionais porque, segundo ela, a comunicação mediada por computador apresenta variações com relações a modelos propostos para conversação face a face, como o de Hymes (1974), por exemplo. Os fatores situacionais são agrupados em oito categorias no estudo de Herring (2007). São eles: estrutura de participação, características dos participantes, objetivo, tópico ou tema, tom, atividade, normas e código.
A estrutura de participação compreende aspectos como número de participantes ativos na situação de comunicação, a taxa de participação dos envolvidos na interação, se a comunicação é pública, semiprivada ou privada, até que ponto os envolvidos escolhem interagir de modo anônimo ou por meio de pseudônimos e a distribuição de participação entre os indivíduos, isto é, se alguns dominam a conversação ou se ela é bem distribuída.
As características dos participantes envolvem fatores como o contexto de onde essas pessoas vêm, as habilidades, experiências que possuem, entre outros aspectos inerentes a eles que influem no momento da interação. Portanto, dependendo do país de origem e das experiências do indivíduo talvez ele considere certas atitudes como não educadas ou ainda atribua significados diferentes com relação a pessoas provenientes de outras regiões e com outras vivências. Os objetivos são estudados a
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partir de duas perspectivas, sendo que a primeira seria as mensagens ditas de acordo com objetivos coletivos dentro um grupo profissional como o anúncio de reuniões e metas a serem atingidas pelos funcionários de uma empresa, entre outros, enquanto na segunda perspectiva a comunicação parte dos interesses de uma pessoa em especial.
O tópico no nível de grupos para fins específicos está diretamente relacionado ao conteúdo que é apropriado que se discuta em um determinado grupo. Por exemplo, tendo em consideração os fóruns de discussão, espera-se que as pessoas que participam nele discutam sobre o tema central que ele aborda e que não tragam questões não pertinentes ao assunto. Por outro lado, em outros casos, o tópico pode ser entendido como o tema da interação em um dado momento, não sendo necessário falar dele em todas as ocasiões como se espera de um fórum. Desse modo, amigos podem interagir em aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, por exemplo, e em determinados momentos conversar sobre jogos enquanto em outros, sobre alguma tarefa escolar sem necessariamente adentrar em tópicos não esperados.
O tom tem ligação com aspectos como grau de seriedade, formalidade, cooperação e disputas nos atos discursivos. Falando sobre o tom, Volcan (2014) explica que uma das grandes barreiras da comunicação mediada por computador é saber lidar com a falta da expressão facial ou uso da voz, por exemplo, elementos que compõem a conversação face a face e que permitem demonstrar as emoções dos interagentes. Desta forma, a fim de superar tal deficiência, os usuários da comunicação mediada por computador se apropriam de ferramentas que permitem expressar o que sentem, como os “emoticons”.
As atividades correspondem às estratégias discursivas utilizadas para atingir certos fins. Exemplos de tal fator seriam o ato de flertar para conquistar alguém em sentido romântico ou ainda a tentativa de “vencer” um debate a fim de demonstrar alto nível intelectual. Além disso, é possível encontrar em sites de redes sociais imagens associadas a textos escritos, por exemplo, postadas por indivíduos cujo objetivo é o de provocar humor em outras pessoas, mas que acabam, por meio das estratégias discursivas utilizadas, reforçando estereótipos de gênero, como é o caso de amostras encontradas no estudo de Recuero e Soares (2013) em que figuras com intenção
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humorística fazem piadas com mulheres que estariam com o corpo fora dos padrões de beleza esperados.
As normas referem-se às práticas que se tornaram uma convenção no ambiente de comunicação mediada por computador e são divididas em três grupos: normas de organização, de adequação social e de linguagem. As normas de organização compreendem questões como admissão em um grupo, liderança, se houver, moderação, punição a participantes que desrespeitam as regras de convivência no ambiente, entre outros aspectos. Exemplo de punição por parte de um moderador podem ser encontrados em grupos para fins específicos no Facebook como o de divulgar notícias em que membros postam propagandas e acabam por ser punidos com uma advertência ou exclusão de tais grupos por parte dos moderadores, visto a conduta de divulgar produtos e serviços ser algo proibido. As normas de adequação social estão associadas a padrões de comportamento esperados no grupo e estes podem ocorrer por meio de diretrizes publicadas de modo escrito ou podem ser regras implícitas. Por fim, as normas de linguagem incluem convenções de uso da língua em um grupo específico, como as de não usar gírias, falar palavrões ou fazer piadas em grupos em sites de redes sociais que são voltados para fins estritamente profissionais
O último fator situacional, o código, a língua ou variedade linguística por meio de que a comunicação é estabelecida. Com relação às línguas utilizadas na comunicação mediada por computador, Herring (2007) afirma que a língua inglesa é dominante, mas que esse cenário vem se modificando à medida que países que têm outros idiomas oficiais ganham acesso à internet. Com relação a variedades linguísticas, elas incluem aspectos como dialetos e em que contextos eles se aplicam, usos da língua específicos a determinadas esferas como o discurso acadêmico, psicoterapêutico ou vocabulário usualmente utilizado por professores, por exemplo (HERRING, 2007).