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12. LE STOCKAGE DES DONNEES.

La sauvegarde des données, sur le long terme, est assurée par un tiers-archiveur¹. Chaque soir, un transfert des fichiers à archiver est réalisé par le tiers archiveur afin d’assurer l’archivage des informations sur une période pouvant aller jusqu’à dix ans.

L’ensemble des données archivées (liste récapitulative, fichier des partenaires, factures originales) reste accessible par l’interface WEB du service e-facture.net pendant 3 mois.

Les obligations légales, concernant la sauvegarde et la restitution des données, sont les suivantes :

- Sauvegarde de ces originaux, sur support informatique pendant 3 ans, sur un support quelconque pendant 3 autres années. (Notons que cet archivage peut désormais être confié à un tiers).

- Edition "au fil de l'eau" sur support papier ou sauvegarde sous forme de fichier informatique de la "liste des partenaires" et de la "liste récapitulative" des factures émises ou reçues².

- Restitution, à la demande de l'administration, des documents conservés, avec possibilité d'affichage et d'impression en langage clair.

Cas des factures dématérialisées en format structure (art. 289 bis CGI) Les données archivées sont :

 La liste récapitulative.

 Le fichier des partenaires.

 Les factures originales (format EDIFACT,XML).

Cas des factures dématérialisées en format libre signé (art. 289 V CGI) Les données archivées sont :

 Les factures originales (format pdf, pdf/a).

 La signature de la facture

1 Le tiers-archiveur est désigné dans le contrat souscrit entre le Client et SERES.

13. ANNEXES TECHNIQUES.

13.1. Inscription au service.

L’entreprise abonnée au service e-facture communiquera à SERES les informations nécessaires :

- N° de TVA - Raison Sociale - Adresse

- Identification et adresse EDI

L’entreprise communiquera également à SERES la liste de ses clients ou

fournisseurs avec lesquels elle va dématérialiser des factures avec les mêmes informations.

IMPORTANT : Les factures des partenaires non enregistrés seront refusées et en erreur.

13.2. Déroulement du processus.

Le processus comporte deux phases : la sauvegarde et la restitution.

 La sauvegarde

Chaque facture, destinée à (ou provenant d’) un partenaire avec lequel un accord d’interchange a été conclu, est l’objet d’un traitement particulier lors de la préparation EDI (ou lors de l’ouverture EDI). Ce traitement consiste à contrôler la régularité de la facture au regard des exigences syntaxiques et structurelles imposées par la DGI, à en extraire un certain nombre d’informations qui viendront compléter la liste récapitulative, puis à archiver le message facture contrôlé dans la base de données. Lors de ce traitement, e-facture complète le fichier des partenaires apparaissant pour la 1ère fois dans le processus de dématérialisation, les informations sauvegardées étant également extraites des données traitées.

 La restitution

Si plus tard un agent de l'administration ou l'utilisateur lui-même pour un besoin personnel, souhaite retrouver trace de telle ou telle facture, il peut la retrouver à travers son accès personnalisé sur le service e-facture.net. Il peut alors retrouver la facture dans son format d’origine, ainsi que restituée en langage clair. Il peut alors imprimer ou télécharger la liste récapitulative (ou un extrait), le fichier des partenaires, l’original de la facture (fichier EDIFACT).

13.3. Eléments de la liste récapitulative (Ne concerne que les factures structurées).

Pour chaque facture dématérialisée, la station prélève une description succincte de la facture et l'ajoute dans la liste récapitulative. Cette description est précédée par une

première ligne rappelant la version et l'état technique du logiciel station, ainsi que la date et l'heure du traitement. Ensuite, chaque description de facture comporte les 14 lignes

suivantes :

 Référence unique Cette information contient le numéro utilisé unique pour identifier la facture dans le système e-facture

 Numéro de Facture en EANCOM D96.A V02P01, elle est extraite du segment BGM, DE1004. Cette information est toujours présente.

 Date de Facture, elle est extraite du DE 2380 du segment DTM ayant pour DE 2005 la valeur "137". Cette information est toujours présente.

 Date Emission ou réception Indique la date et l’heure de la dématérialisation. Cette information est générée par e-facture.

 SENS Cette information indique le sens du transfert (E pour Envoi, R pour réception).

 Type de document : Indique s’il s’agit d’une facture ou d’un avoir.

 Format de fichier : Cette information indique la syntaxe utilisée (habituellement EDIFACT).

 Montant HT Indique le montant hors taxe de la facture, précédé de la devise. En Eancom D96.A V02P01, il est extrait du DE 5004 du segment MOA de section de fin ayant pour DE 5025 la valeur "125". Cette information est toujours présente.

 Montant TTC Indique le montant toutes taxes comprises de la facture, précédé de la devise. En Eancom D96.A V02P01, il est extrait du DE 5004 du segment MOA de section de fin ayant pour DE 5025 la valeur "128". Cette information est toujours présente. La devise est, ici encore, toujours présente. Sa valeur est obtenue comme pour le champ Montant HT.

 DEVISE En Eancom D96.A V02P01, elle est extraite du DE 6345 du segment CUX ayant pour DE 6347 la valeur "2" et pour DE 6343 la valeur "4". Ce champ est facultatif pour chacune des syntaxes, auquel cas, c’est la devise par défaut, à savoir l’euro "EUR", qui s’applique. De fait, cette information est toujours présente.

 PAYS Code Pays ISO de l’émetteur.

 Numéro de TVA (de l’émetteur) En Eancom D96.A V02P01, cette valeur est donnée par le DE 1154 du segment RFF (dont le DE 1153 vaut "VA") situé sous le segment NAD ayant pour DE 3035 la valeur "SE" (signifiant "le Vendeur") ou bien la valeur

"CO" (signifiant "le Siège social"), lorsque ce segment NAD est présent. Dans le cadre de la législation national, ce champ n’est obligatoire que pour les factures dont le montant hors taxes est supérieur ou égal à 150 € ou pour les factures

intracommunautaires. En revanche, ce champ est obligatoire en version Eancom D96.A V02P01- ce, quel que soit le montant HT de la facture -, conformément aux spécifications Eancom en vigueur pour ce message.

 Raison sociale de l’émetteur

 Adresse : Voie/BP/Localité (du vendeur) En Eancom D96.A V02P01, cette valeur est donnée par le DE 3042 et les DE 3251 du segment NAD ayant pour DE 3035 la valeur "SE" (signifiant "le Vendeur") ou bien la valeur "CO" (signifiant "le Siège social"), lorsque ce segment NAD est présent.

 Pays de l’émetteur

 Raison sociale du destinataire

 Numéro de TVA / SIREN (de l’acheteur) En Eancom D96.A V02P01, cette valeur est donnée par DE 1154 du segment RFF dont le DE 1153 vaut "VA" si celui-ci est présent, sinon sous le segment RFF dont le DE 1153 vaut "GN", ce segment RFF étant situé sous le segment NAD ayant pour DE 3035 la valeur "IV" (signifiant le

"Facturé à").

 Adresse : Voie/BP/Localité (de l’acheteur) En Eancom D96.A V02P01, cette valeur est donnée par DE 3042 et les DE 3251 du segment NAD ayant pour DE 3035 la valeur; - "IV" (signifiant le "Facturé à"), dans le cas des messages Eancom D96.A.

 Statut du document : Cette information indique le statut du document. DEPO pour les messages émis sans erreur, DERR pour les messages émis en erreur, RECU pour les messages reçus sans erreur et DERR pour les messages reçus en erreur.

 DATE STATUT document : Cette information donne la date et l’heure du dernier statut du document.

 Commentaire STATUT : Cette information donne éventuellement la nature de l’erreur.

 VERSION LOGICIEL : Cette information donne la version du logiciel de dématérialisation utilisé lors du traitement de la facture.

 SHA-1 STRING : Une fonction Hash SHA-1 est appliquée au contenu de la facture lors du premier traitement, permettant d’obtenir un résumé de la facture. Ce résumé est conservé dans la base de données. Il permet, le cas échéant de vérifier l’intégrité de la facture stockée. SHA-1 est un algorithme public.