Déploiement du système 59

Cette section décrit la mise en place effective du système, depuis l’installation logicielle jusqu’à la formation et la prise en main par les utilisateurs.

Installation

L’installation logicielle n’a pas demandé de tâche spécifique au stagiaire, du fait notamment de l’architecture client/serveur en mode Web de Sharepoint.

Serveur

Le serveur a été rapidement mis en place par la DSIT, par l’ouverture d’un portail Sharepoint sur le serveur physique, ce qui est une opération extrêmement simple dès lors que ce serveur physique dispose des composants logiciels nécessaires.

54 Ce système se fonde sur un ensemble de mots-clefs auxquels il est possible d’affecter des documents représentatifs. En indexant ces documents et en les comparant à d’autres, l’assistant rubrique fait des propositions de contenu similaire groupées par mots-clefs. Il n’a pas été possible de tester l’efficacité et la pertinence de ce système : il n’a donc pas été

Le stagiaire, qui disposait des droits d’administrateur sur ce site, a ensuite entièrement paramétré et construit le système.

Clients

Bien que Sharepoint soit une solution intranet ne nécessitant pas, en principe, d’installation client⁵⁵), il a semblé opportun de mettre à jour les postes clients des membres de l’équipe pour qu’ils disposent d’Office 2003. Office 2003 permet notamment l’intégration dans son interface des fonctionnalités collaboratives de Sharepoint. Par ailleurs, cette mise à jour contribue à installer les composants les plus récents d’Internet Explorer et renforce sa stabilité, particulièrement sur Sharepoint.

Cette installation a été commandée aux services d’assistance informatique de l’EM Lyon (le SAMI), et s’est déroulée en Septembre.

Formation

La formation s’est établie sur la base d’un plan de formation communiqué lors de la réunion de présentation du système. Elle prend en compte, d’une part, la formation au système documentaire, d’autre part, la formation aux techniques documentaires élémentaires.

Système documentaire

La formation au système documentaire, indispensable à tout utilisateur futur du système, distingue les utilisateurs contributeurs des gestionnaires. Elle comprend :

• L’explication des objectifs principaux du système documentaire, outil de travail et de communication, répertoire de données et de documents.

• L’explication des principes de fonctionnement de Sharepoint : si ces points sont rapidement abordés pour les utilisateurs, ils sont détaillés aux gestionnaires du système.

• L’énumération des différents contenus documentaires, et de leurs propriétés.

• L’étude des cas d’exploitation du système

• La présentation et l’exécution de scripts de manipulation.

Cette formation doit être assurée par le stagiaire, seule personne disposant à ce stade d’une vision complète du système.

Techniques documentaires

La formation aux techniques documentaires s’applique :

• A la présentation des différents types de ressources documentaires qui peuvent intéresser les membres de l’équipe MCM (Internet, catalogues en ligne, base de données, archives ouvertes), ainsi qu’aux principes d’interrogation (choix des critères, équations).

55 Sharepoint Portal Server est accessible via un simple navigateur Internet. Internet Explorer est le seul navigateur supporté pour Sharepoint Portal Server, mais il est disponible sur tous les postes Windows 2000 de l’EM Lyon.

• A l’utilisation des ressources documentaires sélectionnées pour MCM, et qui sont disponibles notamment via les abonnements de l’Infomédiathèque : évaluation de la ressource, interrogation et manipulation de références.

• A l’utilisation du logiciel bibliographique Endnote, pour ceux qui voudraient réellement gérer leurs bibliographies avec cette solution.

Cette formation peut être réalisée par le stagiaire. Toutefois, ce type de formation relève des prérogatives de l’Infomédiathèque : étant donné le peu de temps dont dispose le stagiaire, il sera prévu que les membres de l’équipe MCM désirant suivre cette formation s’adressent à celle-ci.

Documentation

La documentation revêt une importance capitale dans ce projet, que ce soit pour appuyer la prise en main du système par ses utilisateurs et gestionnaires ou pour permettre une évolution future du projet.

Assistance utilisateur

Les documents permettant une prise en main efficace et sans ambiguïté du système sont les suivants :

• Présentation du système : ce document replace le système dans le contexte du projet, des besoins, moyens disponibles et des objectifs visés.

• Documentation utilisateur : Ce document présente les principes d’organisation du système, les types de contenu documentaire, et détaille les opérations nécessaires à l’accomplissement de tâches spécifiques.

• Documentation administrateur : ce document présente l’architecture du système, la structure du contenu documentaire et retrace toutes les procédures et paramétrages nécessaires à sa construction.

Assistance au projet

Les documents suivants doivent permettre de resituer le système dans le cadre du projet initial et de le faire évoluer conformément aux besoins et réalités de l’équipe.

• Rapport bibliographique : détaillant la méthodologie employée pour l’élaboration de la bibliographie et la sélection des sources d’information, il peut servir de guide à toute nouvelle recherche documentaire dans ce domaine.

• Cahier des charges Sharepoint : bien qu’incomplet par rapport aux réalités du système mis en œuvre, ce document apporte un éclairage pour traduire des besoins en fonctionnalités.

• Recommandations d’évolution : précisant l’ensemble des fonctionnalités en suspens et proposant une grille d’évaluation du système par les utilisateurs, ce document est une référence pour toute évolution rapide du système.

• Rapport de stage : Global, linéaire et méthodologique, le rapport de stage présente les enjeux et les obstacles au projet, indispensables à sa compréhension.