Département des services de contrôle interne

165. Le Département des services de contrôle interne r emplit sa fonction de surveillance par des activités menées par sa division de l’audit interne et du conseil, sa division de l’évaluation, son bureau de la déontologie et sa division des investigations. Le Comité a contrôlé le fonctionnement du Département afin d’évaluer les moyens dont il dispose (soit le nombre de fonctionnaires et les ressources financières) pour s’acquitter de son mandat. L’évaluation réalisée par le Comité visait en outre à déterminer le niveau de fiabilité des travaux du Département. Elle a consisté en un examen du plan stratégique, du plan de travail annuel et du rapport du Département. Elle a permis au Comité de fait ressortir plusieurs points à améliorer.

Division des investigations

166. La Division des investigations examine les allégations de faute portant sur des risques élevés et tient un registre confidentiel des allégations et des plaintes dans un système centralisé de gestion des dossiers. En outre, elle offre des conseils techniques, un appui et une formation au personnel ch argé de mener l’enquête sous la supervision des directeurs de secteur et de département.

Informations incomplètes et enregistrement tardif des affaires en cours dans le système de gestion des dossiers

167. Les activités d’investigation sont décentralisées. La plupart des dossiers sont ouverts et traités par les bureaux de secteur et les départements du siège sous la supervision des directeurs de secteur et de département. La Division des investigations suit l’évolution de chaque dossier grâce à un système de gestion des dossiers en ligne qui est connecté à chaque bureau de secteur et à chaque département. Les fonctionnaires entrent les détails de chaque affaire dans le système, ce qui permet à la Division des investigations de les suivre et de déterminer les mesures à prendre.

168. Le Comité a constaté que tous les bureaux de secteur n’enregistraient pas les affaires dans le système de gestion des dossiers ou qu ’ils le faisaient avec beaucoup de retard. S’il ne dispose pas de l’information complète rapidement, le Département

des services de contrôle interne n’est pas en mesure de bien suivre les enquêtes et de déterminer les mesures à prendre.

169. En outre, le Comité a constaté que, en raison d ’un manque d’enquêteurs professionnels à la fois sur le terrain et au siège, les investigations portant sur des affaires sensibles et à haut risque étaient effectuées par des fonctionnaires non qualifiés. Il a également noté que les enquêtes menées dans les bureaux de secteur et les départements du siège étaient supervisées par les directeurs des bureaux et départements concernés et non par la Division des investigations du Département des services de contrôle interne. Cependant, le Département a formé les fonctionnaires chargés de mener les investigations et la Division a été d otée en janvier 2014 de deux enquêteurs professionnels travaillant à partir de deux bureaux de secteur. Le Département considère toutefois que cette formation ne suffit pas à garantir que toutes les investigations seront menées conformément aux normes étab lies.

170. Le Comité recommande à l’Office : a) de veiller à ce que les dossiers d’investigation soient dûment et rapidement enregistrés dans le système de gestion des dossiers par ses directeurs de secteur et de département; b) de recruter des enquêteurs professionnels supplémentaires qui relèvent directement de la Division des investigations du Département des services de contrôle interne et supervisent les fonctionnaires prenant part aux enquêtes aux bureaux de secteur.

Division de l’évaluation

171. La Division de l’évaluation offre des conseils et un soutien technique, renforce les capacités de gestion des auto-évaluations décentralisées et promeut la culture d’évaluation de l’Office. Elle dirige et surveille le dispositif d ’évaluation de l’Office, qui est constitué des services d’évaluation du Département des services de contrôle interne, des départements du siège et des bureaux de secteur.

Absence de directives et de plan de travail

172. Le Comité a contrôlé la Division de l’évaluation, examinant notamment sa conformation actuelle et les ressources dont elle disposait pour réaliser les objectifs fixés dans la directive organisationnelle n^o 14. Il a également passé en revue les directives s’appliquant aux activités quotidiennes de la Division. Il a constaté que la Division de l’évaluation n’avait planifié aucune activité d’évaluation pour 2013 et que toutes ses activités étaient menées en fonction des besoins, et qu ’elle avait néanmoins rempli six rapports d’évaluation au cours de l’année. Il a également remarqué qu’il n’existait pas de cadre sur lequel pouvaient s’appuyer les services d’évaluation décentralisés aux bureaux de secteur et dans les départements du siège.

173. Le Comité a cependant appris qu’un cadre d’évaluation était en cours d’élaboration. Faute de cadre, les activités d’évaluation pourraient ne pas bien se dérouler.

174. L’Office a accepté, comme le Comité le recommandait : a) d’accélérer la mise au point du cadre d’évaluation destiné à guider et à soutenir les services d’évaluation de l’Office; b) d’examiner la pratique actuelle qui consiste à gérer les activités d’évaluation menées aux départements du siège et dans les bureaux de secteur en fonction des besoins afin d’améliorer les services d’évaluation.

Division de l’audit interne et du conseil

175. La Division offre des services indépendants et objectifs d ’audit interne et de conseil à l’Office afin de l’aider à améliorer ses pratiques de gestion, à recenser les améliorations concrètes et à réduire les risques qu’il court.

176. Le Comité a examiné le plan de travail annuel et le rapport d’audit de la Division afin d’évaluer ses résultats. Il a constaté qu’elle avait prévu d’effectuer 37 missions d’audit en 2013, dont 27 (73 %) ont été terminées, 5 (13,5 %) annulées et 5 (13,5 %) reportés à 2014. L’administration a attribué le report des missions à l’arriéré de 2011 et 2012, qui a débordé sur 2013. Néanmoins, le Comité a noté des améliorations par rapport à 2012 où sur les 20 missions prévues, seules 2 (soit 10 %) avaient été effectuées et les 18 autres (soit 90 %) avaient été reportées en 2013.

Suite donnée aux recommandations d’audit interne

177. Le Comité a examiné le rapport annuel du Département des services de contrôle interne pour l’année terminée le 31 décembre 2013 et il a constaté qu ’entre janvier 2011 et décembre 2013, le Département avait formulé 481 recommandations au total. En décembre 2013, 318 (66 %) de ces recommandations avaient été intégralement appliquées, 10 (2 %) avaient été partiellement appliquées et 153 (32 %) n’avaient pas été appliquées par l’administration (tableau 8).

Tableau 8

État d’avancement de l’application des recommandations du Département des services de contrôle interne

État d’avancement 2011 2012 2013 Total

Recommandations non

appliquées 5 (3 %) 13 (9 %) 135 (86 %) 153 (32 %)

Recommandations

partiellement appliquées 2 (1 %) 2 (1 %) 6 (4 %) 10 (2 %) Recommandations

intégralement appliquées 175 (96 %) 128 (90 %) 15 (10 %) 318 (66 %)

Total 182 143 156 481

Source : Rapport annuel du Département des services de contrôle interne pour 2013.

178. Le Comité a noté des progrès en ce qui concerne les recommandations générales du Département des services de contrôle interne. La proportion de recommandations appliquées pour la période de trois ans t erminée en 2013 était de 66 %, contre 55 % pour la période de trois ans terminée en 2012, soit une hausse de 11 %.

179. Cependant, en ce qui concerne les recommandations portant sur des risques élevés, le Comité a constaté que le taux de mise en œuvre avait ba issé par rapport à 2012. Sur les 160 recommandations portant sur des risques élevés formulées sur la période de trois ans terminée le 31 décembre 2013, 117 (soit 73 %) avaient été intégralement appliquées (contre 86 % en 2012) et 43 (27 %) n’avaient pas été appliquées du tout (tableau 9).

Tableau 9

Récapitulatif des recommandations portant sur des risques élevés non encore appliquées (2011-2013)

État d’avancement 2011 2012 2013 Total

Recommandations non

appliquées – 1 (2 %) 38 (86 %) 39 (24 %)

Recommandations

partiellement appliquées – – 4 (9 %) 4 (3 %)

Recommandations

intégralement appliquées 64 (100 %) 51 (98 %) 2 (5 %) 117 (73 %)

Total 64 52 44 160

Source : Rapport annuel du Département des services de contrôle interne pour 2013.

180. Le Comité recommande à l’Office de renforcer son dispositif de contrôle interne en accélérant l’application des recommandations d’audit interne portant sur des risques élevés.