1. Introduction
Présentation de la leçon
Un directeur du personnel dans une entreprise, a créé cinq documents Word 2010 qu'il désire utiliser pendant une session de formation de nouveaux salariés. Il désire afficher ces différents documents dans un seul document. Il veut également expliquer aux nouveaux employés certains termes de RH utilisés dans les documents. Pour cela, il doit connaître les numéros des pages sur lesquelles ces termes apparaissent dans le document afin de les trouver rapidement. En outre, il doit également créer un formulaire de feedback à l'attention des nouveaux employés. Chaque champ du formulaire dispose d'une liste de plusieurs options que les employés peuvent choisir. Le formulaire de feedback doit également être converti au format XML afin d'être mis à disposition sur le site interne de l'entreprise. Grace aux différentes fonctions de Word 2010 il peut réaliser ces tâches efficacement.
Sous Word 2010, vous pouvez créer des documents interactifs comme un document maître et ajouter un index et des contrôles de contenu. En outre, vous pouvez créer des documents XML.
Objectifs de la leçon
Au terme de cette leçon, vous serez capable de :
Décrire comment créer un document maître et des sous-documents.
Décrire comment insérer un index dans un document.
Décrire comment ajouter des contrôles de contenu dans un document.
Décrire comment utiliser les outils XML de Word 2010.
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2. Créer un document maître
VOIR DOCUMENT TP
3. Insérer un index dans un document
Un index vous permet de trouver rapidement un élément spécifique dans un document. Vous pouvez marquer un mot, une phrase, un symbole ou un sujet qui s'étend sur plusieurs pages, comme des éléments à inclure dans un index. Après avoir inséré un index, toutes les entrées dupliquées de la même page sont retirées automatiquement.
Pour insérer un index et un ensemble d'options dans un document, réalisez les étapes suivantes : 1. Pour marquer un élément de l'index, sélectionnez le texte requis, cliquez sur l'onglet
Références et dans le groupe Index, cliquez sur Entrée.
2. Pour ajouter une entrée de second niveau à l'entrée principale, dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index, dans la zone Sous-entrée, saisissez le texte requis.
3. Afin de définir les options pour l'index, dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index, dans la section Options, effectuez les étapes suivantes :
Pour créer un renvoi à une autre entrée d'index, cliquez sur Renvoi, puis dans la zone, saisissez le texte de l'autre entrée.
Pour renvoyer le texte sélectionné à la page en cours, cliquez sur Page en cours.
Pour spécifier les pages sur lesquelles le contenu sélectionné s'affiche, cliquez sur Étendue de page, puis dans la zone Signet, saisissez la plage de pages.
1. Pour appliquer un formatage gras ou italique aux numéros de pages indexées, dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index, dans la section Format des numéros de page, sélectionnez la case à cocher Gras ou Italique.
2. Pour appliquer des paramètres de police différents au texte de l'index, dans la zone Entrée :, cliquez avec le bouton droit sur le texte et dans le menu contextuel, sélectionnez Police.
3. Pour définir les options de police, dans la boîte de dialogue Police, sous l'onglet Police, style et attributs, dans la liste Police, sélectionnez les options requises, puis cliquez sur OK.
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4. Afin de marquer le texte sélectionné pour une occurrence simple sur la page actuelle, cliquez sur Marquer, puis sur Fermer. Pour marquer le texte sélectionné pour de multiples occurrences sur la page actuelle, cliquez sur Marquer tout.
5. Pour insérer un index dans le document, positionnez le curseur où vous voulez que le texte apparaisse puis sous l'onglet Références, dans le groupe Index, cliquez sur le bouton Insérer l'index.
6. Pour aligner les numéros de page à droite dans l'index, dans la boîte de dialogue Index, sur l'onglet Index, sélectionnez la case à cocher Aligner les numéros de pages à droite.
7. Pour choisir un format de caractères de suite, dans la boîte de dialogue Index, sous l'onglet Index, dans liste Caractères de suite, sélectionnez un style de caractère de suite.
Remarque : Cette option est uniquement disponible si vous alignez les numéros de page à droite.
1. Pour choisir un style de formatage pour l'index, dans la boîte de dialogue Index, sous l'onglet Index, à partir de la liste Formats, sélectionnez un format.
2. Afin de choisir une structure pour l'index, dans la boîte de dialogue Index, sous l'onglet Index, dans la section Type, sélectionnez une option.
3. Pour définir le nombre de colonnes pour l'index, dans la boîte de dialogue Index, sous l'onglet Index, dans la zone Colonnes, saisissez le nombre de colonnes, puis cliquez sur OK.
Si vous avez effacé une des entrées d'index du document ou vous l'avez déplacée sur une autre page du document, vous devez mettre l'index à jour. Pour mettre à jour l'index, sélectionnez l'index, et sous l'onglet Références, dans le groupe Index, cliquez sur Mettre à jour l'index.
4. Ajouter des contrôles du contenu à un document
Les contrôles du contenu sous Word 2010 vous aident à créer des documents contenant une interface utilisateur. Les utilisateurs peuvent ajouter des informations dans certaines parties du document et ils ne peuvent pas modifier ni effacer les autres contenus. Par exemple, si vous voulez qu'un utilisateur saisisse une date dans un document, vous pouvez inclure un contrôle du contenu de sélecteur de date.
Vous pouvez ajouter différents types de contrôle du contenu dans votre document. Sachez que vous devez d'abord activer l'onglet Développeur avant d'ajouter un contrôle du contenu dans votre document.
Word 2010 fournit différents contrôles du contenu dont le Contrôle du contenu de texte enrichi, le Contrôle du contenu d'image et le Contrôle du contenu de galerie de blocs de construction.
Afin d'autoriser les utilisateurs à saisir un texte dans le document, vous devez utiliser le Contrôle du contenu de texte brut.
Vous pouvez définir les propriétés du contrôle du contenu de texte brut.
Vous pouvez attribuer un titre et une étiquette à votre contrôle du contenu.
Vous pouvez également empêcher les utilisateurs de supprimer le contrôle du contenu ou d'éditer du contenu dans le contrôle du contenu.
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En outre, vous pouvez utiliser un style pour formater le contenu, et permettre d'ajouter plusieurs paragraphes dans le contrôle du contenu.
Vous pouvez également supprimer le contrôle du contenu lorsque les contenus sont édités.
De même, vous pouvez ajouter d'autres types de contrôles du contenu, comme le sélecteur de date.
Ensuite vous pouvez définir les propriétés de contrôle du contenu de sélecteur de date.
Vous pouvez attribuer un titre et une étiquette au contrôle de contenu et éviter que les autres n'effacent le contrôle du contenu.
Vous pouvez également personnaliser le format de date et définir l'option d'utilisation des calendriers régionaux.
Pour insérer un contrôle du contenu de texte brut, sous l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquez sur l'icône Contrôle du contenu de texte brut.
1. Pour définir les propriétés contrôle de texte brut, cliquez avec le bouton droit sur le contrôle du contenu, puis cliquez sur Propriétés.
2. Pour définir les propriétés de contrôle du contenu de texte brut, dans la boîte de dialogue Propriétés de contrôle de contenu, dans la zone Titre, saisissez un titre approprié, puis, sous Verrouillage, cliquez sur la case à cocher Ne pas supprimer le contrôle du contenu, puis cliquez sur OK.
3. Pour insérer un contrôle de contenu de sélecteur de date, placez le curseur où vous souhaitez ajouter le contrôle de sélecteur de date, puis sous l'onglet Développeur, dans le groupe
Contrôles, cliquez sur l'icône de Contrôle de contenu de sélecteur de date.
4. Pour définir les propriétés de contrôle de contenu de sélecteur de date, cliquez avec le bouton droit sur le contrôle de contenu de sélecteur de date, puis cliquez sur Propriétés.
5. Pour attribuer un titre adapté au contrôle de contenu sélecteur de date, dans la boîte de dialogue Propriétés de contrôle de contenu, dans la zone Titre, saisissez Date, puis, sous Verrouillage, cliquez sur la case à cocher Ne pas supprimer le contrôle du contenu.
6. Pour définir le format de date, dans la boîte de dialogue Propriétés de contrôle de
contenu, dans la liste Afficher la date comme suit : sélectionnez l'option appropriée, et cliquez sur OK.
5. Ajouter des contrôles du contenu
VOIR DOCUMENT TP
6. Utiliser les outils XML
Supposons que vous ayez besoin de publier un document sur le Web dans le format Extensible Markup Language (langage à balises extensible)(XML). Les fichiers XML peuvent être facilement lus sur n'importe quel système, indépendamment de la plate-forme matérielle, du système d'exploitation ou de votre type de navigateur. Vous pouvez créer des données XML ou convertir des données de
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document en XML en les marquant à l'aide de balises XML. Ces étiquettes définissent la structure et la signification des données tout en permettant de réutiliser les données. Par exemple, si vous voulez créer un rapport de ventes dans un format spécifique, vous pouvez identifier chaque élément dans un rapport de ventes et utiliser les balises XML pour les structurer d'une manière spécifique. Ensuite, vous pouvez télécharger les éléments dont vous avez besoin d'un rapport de vente et créer plusieurs rapports.
Sous Word 2010, tous les documents sont enregistrés par défaut au format XML et un « x » est ajouté à leur extension de nom. Par exemple, si vous enregistrez un document sous Word 2010, le document est enregistré au format .docx. Les fichiers enregistrés au format XML sont compacts, faciles à récupérer et ils peuvent être partagés en toute confidentialité après avoir identifié et retiré les informations personnelles.
Le format XML vous aide à organiser les données et à travailler sur votre document de manière efficace en utilisant les schémas XML personnalisés. Un schéma est un fichier XML qui contient les règles de ce qui peut et ne peut pas exister dans un fichier de données XML. Généralement, les fichiers schéma utilisent l'extension de fichier .xsd. Tant que les données dans un fichier XML sont conformes aux règles d'un schéma donné, tout programme compatible avec le XML peut utiliser ce schéma pour lire, interpréter et traiter les données. Pour joindre un schéma XML à un document, réalisez les étapes suivantes :
1. Pour afficher les options de Word, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options.
2. Pour afficher les options des Compléments, dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Compléments.
3. Pour choisir un schéma XML, sur la page Afficher et gérer les compléments Microsoft Office, dans la liste Gérer, sélectionnez Schémas XML puis cliquez sur Atteindre.
4. Pour ajouter un schéma XML, dans la boîte de dialogue Modèles et Compléments, sous l'onglet Schéma XML, dans le cadre de Schémas XML disponibles, cliquez sur Ajouter un schéma.
5. Pour sélectionner un schéma XML, dans la boîte de dialogue Ajouter un schéma, dans le volet gauche, naviguez jusqu'à l'emplacement où le schéma XML est enregistré, sélectionnez le schéma XML et puis cliquez sur Ouvrir.
6. Pour spécifier les informations de schéma, dans la boîte de dialogue Paramètres du schéma ..., dans la zone Alias, saisissez un nom pour le schéma XML et puis cliquez sur OK.
7. Afin de confirmer que le schéma XML est joint au document, dans la boîte de dialogue Modèles et Compléments, cliquez sur OK.
Pour définir les options XML et enregistrer un document, réalisez les étapes suivantes : 1. Pour afficher les options de Word, sous l'onglet Fichier, cliquez sur Options.
2. Pour activer l'onglet Développeur, dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban.
3. Sur la page Personnaliser le ruban et les raccourcis clavier sous Personnaliser le ruban, dans la liste Onglets principaux, activez la case à cocher Développeur et cliquez sur OK.
4. Pour ouvrir le volet Office structure XML, cliquez sur l'onglet Développeur et dans le groupe XML, cliquez sur Structure.
5. Afin d'afficher les balises XML dans le document, dans le volet Structure XML, sélectionnez la boîte à cocher Afficher les balises XML dans le document.
6. Pour afficher les options XML, dans le volet Structure XML, cliquez sur le lien Options XML.
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7. Pour définir les options XML, dans la boîte de dialogue Options XML, sélectionnez les boîtes à cocher appropriées sous les sections correspondantes.
8. Pour afficher les options d'enregistrement du document, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Enregistrer sous.
9. Pour enregistrer le document au format XML, dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, enregistrez le document à l'emplacement désiré, puis dans la zone Nom de fichier, saisissez un nom ; dans la liste Type, sélectionnez Document XML Word, puis cliquez sur Enregistrer.