Recommandation #1- Systématisation et pérennité de la formation
Plusieurs sources d’information citées dans ce projet (rapports incidents et accidents, observations terrain, analyse de risque et défaillance et littérature) convergent vers l’importance de la formation du personnel clinique utilisant les équipements médicaux, non seulement en lien avec les alarmes, mais également sur l’utilisation générale de la technologie. À titre d’exemple, l’utilisation des capteurs appropriés (pédiatriques vs néonatalogie) peut influencer le nombre d’alarmes nuisibles (faux positifs) et ainsi contribuer au phénomène de désensibilisation. Les entrevues avec le personnel de la néonatalogie rapportent le peu de temps consacré à la formation des équipements médicaux lors de l’arrivée du nouveau personnel.
Plusieurs efforts ont été tentés au cours des dernières années mais se sont butés aux contraintes de disponibilité du personnel de la néonatalogie qui comporte régulièrement un taux d’occupation très élevé et un taux de roulement significatif du personnel. À cet égard, il nous apparaît judicieux de considérer la formation sur un horizon à long terme plutôt qu’un effort de redressement ponctuel dont l’impact risque de s’atténuer avec le temps.
La néonatalogie pourrait s’inspirer de la démarche adoptée par le comité d’analyse hors laboratoire qui exige une traçabilité des formations cliniques du personnel pour l’utilisation adéquate équipements médicaux, comme c’est le cas pour les glucomètres utilisés en néonatalogie. Bien que le comité d’analyse hors-laboratoire ait mis en place cette stratégie pour satisfaire la règlementation ISO pour ce secteur, il n’est demeure pas moins que les principes généraux s’avèrent pertinents à la néonatalogie en considérant les adaptations possibles pour favoriser son introduction.
Comme la majorité des alarmes proviennent des moniteurs physiologiques, une importance particulière doit être accordée à cette technologie. Ainsi, un scénario fortement suggéré consiste à désigner quelques ‘super-utilisateurs’ qui deviennent des références et des formateurs pour le personnel de la néonatalogie. Cette approche peut également optimiser les coûts de formation en réduisant l’apport externe et en considérant la formation des super-utilisateurs pour plusieurs technologies. Plusieurs acteurs peuvent contribuer à la formation des moniteurs physiologiques dont le génie biomédical et le fournisseur des équipements de monitorage.
Un audit du niveau de formation actuel serait sans doute un bon point de départ. Par ailleurs, une fréquence appropriée des formations de mise à niveau devrait être appliquée pour toutes les technologies du département afin de soutenir le niveau d’expertise d’utilisation des équipements dans le temps.
Recommandation #2- Documentation : accès et uniformisation
Suite aux formations initiales et aux formations de mise à niveau pour les appareils médicaux, nous recommandons fortement de rendre disponible le matériel de formation. À cet égard, plusieurs moyens sont envisageables :
Disponibilité de cartables facilement accessibles, utilisables et interprétables par le personnel infirmier ou médical contenant des points précis sur l’utilisation de
fonctions importantes de l’appareil médical, plus spécifiquement dans le cas des alarmes.
Introduction de fiches plastifiées dans chacune des chambres de l’unité avec de courts résumés sur l’utilisation des fonctions principales de l’appareil médical.
Mise en place d’un portail électronique contenant le matériel de formation. Cette approche a d’ailleurs été privilégiée pour le projet des pompes volumétriques. Le portail contient plusieurs types de contenu : capsules audio-visuelles, aide- mémoires, etc.
Figure 37 – Exemple de portail intranet avec différents types de contenu
Un autre élément observé au cours du projet concerne les compréhensions et perceptions différentes entre le personnel de la néonatalogie concernant les processus en vigueur en lien avec la gestion des alarmes. Ainsi, nous recommandons d’établir des
lignes directrices afin d’assurer une compréhension commune de l’équipe de néonatalogie pour une prise en charge efficiente des alarmes. Cela devrait aider à
réduire le pourcentage de limites ou paramétrages erronés (53%) et suivre l’une des recommandations soulevées par les résultats de la distribution des événements en lien
avec les alarmes des moniteurs cardio-respiratoires relevée par la gestion des risques33(Annexe 8). De bons exemples de protocoles seraient :
Un protocole écrit traitant des étapes à suivre par le personnel infirmier pour répondre à une alarme, pour guider le personnel dans le processus de réponse aux alarmes à distance. Le protocole doit permettre de s’assurer que le personnel reconnaît l’alarme, que l’alarme soit envoyée à la personne cible et qu’elle soit répondue dans un délai raisonnable. Ce protocole est pertinent peu importe le processus et la technologie utilisée mais deviendra incontournable lors de l’introduction de technologies à valeur ajoutée telle un système de gestion des alertes.
Un protocole détaillant comment effectuer le paramétrage optimal des alarmes des appareils médicaux pour lesquels cela est possible. Garder à l’idée la possibilité de paramétrer selon la condition du patient (paramétrage personnalisable).Cela peut être fait suite à la formation de mise à niveau sur certains des appareils médicaux. Il serait question du paramétrage par défaut de l’appareil médical : quelles sont les alarmes actives et qu’elles sont leurs limites/seuils, mais aussi des protocoles pour guider le personnel lorsque les paramètres par défauts doivent être modifiés.
Des politiques pour le contrôle de la mise sous silence des alarmes, la modification des alarmes et la désactivation des alarmes. Ces politiques peuvent décrire ce qu’il est possible de faire et ce qu’il ne faut pas faire.
Un protocole comme celui traitant de la réponse aux alarmes doit absolument attribuer des responsabilités au membre du personnel responsable de répondre et reconnaître l’alarme émise par l’appareil médical, au membre du personnel responsable
33 Documentations fournie par la gestion des risques intitulés Distribution des événements en lien avec les alarmes des moniteurs cardio-respiratoires (Néonatalogie – 2009-2012) et Distribution des
de transférer l’alarme et ses informations34
à un autre membre du personnel en mesure de répondre à l’alarme. Il est important que ces protocoles tiennent compte de la situation actuelle et de la situation future avec l’arrivée prochaine de technologies de communication comme le système de gestion des événements, en gardant la possibilité d’y faire des amendements. La grande utilité des protocoles est de servir de référence pour le travail du personnel clinique, pour standardiser les pratiques sur toute l’unité.
Recommandation #3- Réduction des alarmes (nuisibles) à la source
Le présent projet a permis d’identifier un nombre relativement élevé d’alarmes nuisibles telles des faux positifs ou des alarmes qui se résorbent sans intervention du personnel après un certain laps de temps. Il nous apparait donc opportun de recommander de réduire à la source le nombre d’alarmes nuisibles avant même d’introduire des technologies complémentaires. Plusieurs points méritent d’être explorés :
En lien avec la formation, le personnel de l’unité de néonatalogie doit tirer le maximum de la technologie disponible; plusieurs aspects ont été soulevés dans la veille technologique telles l’utilisation des alarmes intelligentes et la configuration des délais d’alertes.
Le paramétrage optimal de l’appareil médical en fonction de l’épisode de soins est une autre piste de solution à explorer. Plutôt que d’utiliser des paramètres fixes, il pourrait être pertinent (dans certains cas) de modifier le réglage des paramètres en considérant l’historique de monitorage du patient. Plusieurs manufacturiers offrent des outils pour assister le personnel, mais il n’en demeure pas moins que du temps doit être consacré par le personnel clinique.
Actuellement, les réglages peuvent être modifiés uniquement sous recommandations/approbations des néonatalogistes. Il pourrait être
34 Voir plus loin avec la recommandation traitant des systèmes de gestion des événements avec l’exemple
intéressant de revoir les rôles et responsabilités à l’égard du paramétrage des équipements médicaux en balisant la marge de manœuvre.
Un autre élément qui a été soulevé concerne les enjeux de communication au niveau des prescriptions médicales venant affecter le paramétrage des équipements. Un complément au protocole de paramétrage et pouvant tout aussi bien y être intégré serait de documenter le paramétrage des alarmes directement dans le dossier médical du patient, comme proposé par Mme Cvach, et ainsi améliorer le respect des réglages des alarmes et assurer un suivi des changements dans le paramétrages de l’appareil médical.
Enfin, la mise en en place d’une liste de catégorisation des alarmes permettrait également de réduire le nombre d’alarmes nuisibles en filtrant les alarmes afin que seules les alarmes de haute priorité soient envoyées au membre du personnel infirmier/médical cible [21]. Cependant, le personnel infirmier ne sera pas averti des alarmes de moyenne et basse priorité, pouvant ainsi mettre le patient en danger. Avec une liste claires des alarmes catégorisées, il serait plus facile de voir comment programmer l’envoie des alarmes vers le personnel clinique, faire le choix desquelles envoyer, après combien d’alarmes envoyer une alarme basse par exemple, etc. De plus, avec des appareils médicaux comme des moniteurs physiologiques munis de meilleurs algorithmes, il devrait y avoir possiblement moins de fausses alarmes et donc moins de risque d’envoyer des alarmes nuisibles au personnel.