A adoção do novo plano de classificação MEF-PCIAAL integrado no Programa para a Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) que visa a promoção da interoperabilidade semântica e, consequentemente, a comunicação facilitada entre os organismos da administração pública, implica não só a redefinição de algumas práticas administrativas dos serviços das autarquias, como a adaptação a um novo sistema de classificação da informação.
O Modelo de Integração dos Instrumentos de Classificação (MIIC) foi criado e materializado com o objetivo de proporcionar a articulação do novo Plano de Classificação MEF-PCIAAL com os planos de classificação tradicionais, atualmente utilizados em algumas unidades orgânicas da Câmara Municipal do Porto, conservando assim a sua identidade informacional.
Contudo, o teste operacional do MIIC foi aplicado somente na Direção Municipal de Urbanismo (DMU) por diversas razões que passo a enunciar: o curto espaço de tempo disponível para a elaboração deste projeto (6 meses); a exigência de um estudo minucioso e extensivo para a construção e aplicação do modelo; o elevado número de unidades orgânicas que compõe a CMP (cerca de 71 serviços); a particularidade da Direção Municipal de Urbanismo ser a unidade orgânica com mais elevada produção de documentação e maior necessidade de organização da informação. Assim sendo, os resultados do teste operacional do MIIC só dizem respeito aquela unidade orgânica da CMP.
O facto de o MIIC ser reconhecido como uma solução para a promoção e o estabelecimento efetivo de interoperabilidade semântica entre a autarquia do Porto e os restantes organismos da administração pública permite-nos afirmar que este mecanismo classificativo proporcionará um rol de vantagens para os concelhos envolventes e constituintes da Região do Grande Porto no que diz respeito à agilização na partilha de informação/conhecimento entre projetos comuns. A conexão informacional dentro da Área Metropolitana do Porto (AMP) composta por 17
133 Municípios (Póvoa de Varzim, Vila do Conde, Trofa, Santo Tirso, Matosinhos, Maia, Valongo, Paredes, Porto, Gondomar, Vila Nova de Gaia, Espinho, Santa Maria da Feira, Arouca, São João da Madeira, Oliveira de Azeméis e Vale da Cambra) facilitará a cooperação e colaboração em programas de interesse comum.
No contexto interno da CMP e considerando a informação proveniente dos questionários aplicados às unidades orgânicas da autarquia, podemos concluir que a Divisão Municipal de Arquivo Histórico (DMAH) tem a perceção da importância da interoperabilidade e a perspetiva global do Sistema de Informação Municipal. Nas restantes Unidades Orgânicas, a interoperabilidade não é identificada como um campo de ação primordial porque apesar de se encontrarem a funcionar numa localização próxima/estratégica têm, na sua maioria, atribuições funcionais distintas e mantiveram durante muitos anos sistemas exclusivos de classificação e ordenação da informação.
Tal situação não é vivenciada pelo Arquivo Histórico Municipal que sempre funcionou mais autonomamente e porque recebe a documentação de preservação e conservação permanente proveniente de todas as unidades orgânicas, detém um conhecimento global e aprofundado sobre o funcionamento da estrutura orgânico-funcional desta instituição pública.
A implementação do MIIC na autarquia do Porto permitirá a criação de uma linguagem única de classificação documental, por meio da correspondência informacional (Interoperabilidade Semântica) e de sistemas (Interoperabilidade Técnica) de todas as Unidades Orgânicas, uma condição propícia para destacar a CMP como uma entidade da Administração Pública com prestígio, que aposta em soluções de gestão informacional e que potencia uma crescente valorização da informação como um ativo da instituição no âmbito da Modernização Administrativa.
Este projeto tem todas as condições para avançar no sentido de dar continuidade e aprofundar um estudo que se iniciou de uma forma sustentável. A insuficiência de tempo disponível, para a execução desta investigação, deixou por concluir as etapas seguintes que podem ser objeto de um estudo complementar:
1. Aplicação do MIIC a todas as unidades orgânicas da CMP (aplicação do Modelo e utilização dos auxiliares gráficos e tabelares constituintes);
134 2. Verificação da sua adaptação ao contexto organizacional da CMP (análise do grau
de compatibilidade do modelo e registo das alterações a efetuar);
3. Observação do desempenho do MIIC (realização de entrevistas, inquéritos ou questionários aos colaboradores envolvidos no processo de utilização quotidiana do MIIC e teste do seu funcionamento após o período mínimo de 1 ano de implementação do Modelo);
135
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140
141
Anexo A: Questionário para Unidades Orgânicas que
usufruem de um Plano de Classificação Tradicional
Sara Luísa de Oliveira Novais Torres
Dissertação de Mestrado em Ciência da Informação
Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
Unidade Orgânica:
MIIC
142 1. Existe algum instrumento de classificação interno, de apoio à organização e tratamento da informação, nesta Unidade Orgânica?
Se a resposta foi sim, indique o número total de classe/série documental que constituem o instrumento de classificação.
Sim Não
2. O instrumento de classificação é utilizado para classificar documentos, independentemente do seu formato ou suporte?
Sim Não
Nota explicativa
Se respondeu sim, continue a elaborar este processo que apoia a organização normalizada, correta e adequada do arquivo físico da documentação.
Se selecionou a resposta não, deve reportar tal situação à Divisão Municipal de Arquivo Geral (DMAG) e terminar o preenchimento do Modelo de Apoio à Classificação da Informação, por parte das unidades Orgânicas da Câmara Municipal do Porto.
Se respondeu sim, continua a elaborar este processo que apoia a organização normalizada, correta e adequada do arquivo físico da documentação.
Se selecionou a resposta não, deve reportar tal situação à Divisão Municipal de Arquivo Geral (DMAG) e terminar o preenchimento do Modelo de Apoio à Classificação da Informação, por parte das unidades Orgânicas da Câmara Municipal do Porto.
Nota explicativa
Formato: conjunto de caraterísticas que constituem, num todo, a informação e lhe conferem a sua autenticidade. Por exemplo: ficheiro em formato PDF.
Suporte: corresponde ao material em que a informação se encontra registada. O seu transporte material ou físico proporciona a conceção de representações mentais e emocionais que quando codificadas, produzem informação.
1. Suporte papel 2. Suporte digital
143 3. O instrumento de classificação que a Unidade Orgânica tem, cobre todas as áreas funcionais e/ou serviços disponibilizados?
Sim Não
Indique quais as áreas funcionais/serviços.
4. O instrumento de classificação utilizado na receção do documento? Sim
Não
Nota explicativa
As áreas funcionais devem representar os Processos de Negócio presentes no Catálogo de Serviços do aplicativo de Gestão Documental, Porto.doc.
As áreas funcionais na Administração Pública encontram-se divididas em funções como:
1. Funções gerais de Soberania- Serviços de Administração Pública, Justiça, Defesa Nacional e Segurança, Ordem Pública;
2. Funções Sociais que incluem a Educação, Saúde, Segurança e Ação Social, Habilitação e Serviços Coletivos, Serviços Culturais/Recreativos/Religiosos;
3. Funções Económicas- Agricultura e Pecuária, Silvicultura, Caça e Pesca, Indústria e Energia, Transportes e Comunicações, Comércio e Turismo;
4. Outras Funções.
Área ou função de suporte: Recursos Humanos; Gestão Financeira; Tecnologias da Informação;
Relação com o cidadão/cliente; Compras; Legal/Jurídica; Gestão do Imobiliário; Gestão de Arquivo; Conteúdo interno de Gestão; Segurança, Saúde e Higiene no trabalho; Gestão do parque automóvel.
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As áreas funcionais devem representar os Processos de Negócio presentes no Catálogo de Serviços do aplicativo de Gestão Documental, Porto.doc.
As áreas funcionais na Administração Pública encontram-se divididas em funções como:
5. Funções gerais de Soberania- Serviços de Administração Pública, Justiça, Defesa Nacional e Segurança, Ordem Pública;
6. Funções Sociais que incluem a Educação, Saúde, Segurança e Ação Social, Habilitação e Serviços Coletivos, Serviços Culturais/Recreativos/Religiosos;
7. Funções Económicas- Agricultura e Pecuária, Silvicultura, Caça e Pesca, Indústria e Energia, Transportes e Comunicações, Comércio e Turismo;
8. Outras Funções.
Nota explicativa
O objetivo central desta questão parte, da necessidade de perceber se a documentação recebida é classificada no ato de entrada dos documentos na Unidade Orgânica.
O objetivo central desta questão parte, da necessidade de perceber se a documentação recebida é classificada no ato de entrada dos documentos na Unidade Orgânica.
144 5. O uso do instrumento de classificação é um recurso a que recorrem no arquivo do documento?
Sim Não
6. No interior da Unidade Orgânica, há algum colaborador responsável pela classificação da informação?
Sim Não
7. E, é possível identificar, alguém na Unidade Orgânica que esteja encarregue de ordenar os documentos e organizar o arquivo?
Sim Não
Nota explicativa
O objetivo central desta questão parte da necessidade de perceber se a documentação é classificada numa fase final do processo, ou seja, o arquivo dos documentos da Unidade Orgânica.
O objetivo central desta questão parte da necessidade de perceber se a documentação é classificada numa fase final do processo, ou seja, o arquivo dos documentos da Unidade Orgânica.
Nota explicativa
Um colaborador responsável pela classificação da informação numa Unidade Orgânica deve desempenhar atividades como a ordenação, organização e disposição informacional através do ato de agrupamento de elementos através das suas propriedades comuns, reunindo-as em classes ou conjuntos normalizados.
Um colaborador responsável pela classificação da informação numa Unidade Orgânica deve desempenhar atividades como a ordenação, organização e disposição informacional através do ato de agrupamento de elementos através das suas propriedades comuns, reunindo-as em classes ou conjuntos normalizados.
Nota explicativa
Ordenação: Consiste em unir elementos sob uma ordem lógica (data, número, designação, etc.). Organização: Tratar, representar, difundir e fornecer acesso à informação.
145 8. A Unidade Orgânica, em questão, possui alguma ferramenta que permita analisar a ligação e compatibilidade entre o instrumento de classificação e a Lista dos Assuntos, presentes no DocinPorto?
Sim Não
9. Considera que o instrumento de classificação utilizado na Unidade Orgânica se encontra atualizado?
Sim Não
10. O instrumento de classificação utilizado é totalmente adequado à Unidade Orgânica em causa?
Sim Não
Se a resposta foi não, indique quais as alterações e melhorias, a que o
instrumento deveria de ser submetido. Nota explicativa
Uma ferramenta que efetue o cruzamento de dados entre o instrumento interno que utiliza para classificar e a Lista de Assuntos presente no DocinPorto. Por exemplo: Uma matriz.
Uma ferramenta que efetue o cruzamento de dados entre o instrumento interno que utiliza para classificar e a Lista de Assuntos presente no DocinPorto. Por exemplo: Uma matriz.
Nota explicativa
A adequação do instrumento de classificação, total, é possível ser avaliada através da pertinência e atualidade das classes em relação à informação que é produzida na Unidade Orgânica.
A adequação do instrumento de classificação, total, é possível ser avaliada através da pertinência e atualidade das classes em relação à informação que é produzida na Unidade Orgânica.
146 11. Indique em média o prazo de conservação dos processos na sua Unidade Orgânica.
12. Alguma vez foram identificados os Processos de Negócio inerentes a esta Unidade Orgânica?
Sim Não
13. Quais os Processos de Negócio que possuem expressão documental?
(Brandão e Costa. 2014. “Exemplo da modelação de um processo de negócio em BPMN”. A modelação de processos
como ferramenta à gestão da informação, 5. Porto: Câmara
Municipal do Porto.)
(Brandão e Costa. 2014. “Exemplo da modelação de um processo de negócio em BPMN”. A modelação de processos
como ferramenta à gestão da informação, 5. Porto: Câmara
Municipal do Porto.)
Nota explicativa
Um processo de negócio é um conjunto de atividades estruturadas que se relacionam para a produção de um produto/serviço a prestar aos cidadãos/empresa, que se constituem devido aos objetivos e metas esperadas por uma Instituição.
Exemplo da modelação de um processo de negócio em BPMN na Câmara Municipal do Porto
Um processo de negócio é um conjunto de atividades estruturadas que se relacionam para a produção de um produto/serviço a prestar aos cidadãos/empresa, que se constituem devido aos objetivos e metas esperadas por uma Instituição.
Exemplo da modelação de um processo de negócio em BPMN na Câmara Municipal do Porto