Un acte électronique n’ayant aucune valeur légale ou juridique lors de son établissement ne pourra se voir conférer une telle valeur au seul motif qu’il a été archivé électroniquement. En revanche, un acte doté d’une valeur juridique peut la perdre au motif qu’il a été conservé dans de mauvaises conditions.
C’est pourquoi, seul un « archivage électronique sécurisé » permettra d’assurer que le document conservé sera conforme aux exigences légales ou jurisprudentielles conditionnant le fait que cet acte produise des effets juridiques.
À ce titre, « l’archivage électronique sécurisé » peut être défini comme l’ensemble des modalités de conservation et de gestion de données électroniques ayant une valeur juridique lors de leur établissement ; cet archivage garantissant la valeur juridique jusqu’au terme du délai durant lequel des droits y afférents peuvent exister.
La problématique posée par l’archivage électronique naît de la combinaison des conditions légales de conservation et des exigences propres à l’archivage sous forme électronique.
Du point de vue juridique, la difficulté majeure soulevée par l’archivage réside dans l’absence totale d’uniformité des règles de conservation. Au même titre que l’archivage papier, les documents archivés électroniquement ont une nature aussi variée que leurs durées de conservation. De la sorte, l’action de conserver est un ensemble à géométrie variable.
Si la conservation des documents pour une faible durée ne semble pas poser d’obstacles insurmontables au regard de leur restitution rapide, il n’en est rien pour l’archivage électronique pour une longue durée. En effet, l’évolution continue des techniques ne permet pas de garantir que dans dix ans, le support électronique choisi afin d'archiver les documents permettra encore une restitution des documents sous une forme intelligible par l’homme. Il en va de même des formats. C’est là un des enjeux de l’archivage électronique qui est directement conditionné par les règles juridiques et techniques qui s’appliquent. Il s’agit de trouver la solution adéquate pour garantir l’intelligibilité des archives en assurant le maintien de leurs exigences juridiques dans le temps (imputabilité vérifiée et intégrité). En d’autres termes, la migration des technologies ne doit pas porter atteinte à la stabilité du contenu informationnel et aux conditions juridiques exigées.
Il n’existe pas de cadre juridique spécifique à l’archivage électronique ; neutralité technique et organisationnelle oblige.
Toutefois, l’archivage des documents électroniques est régi par des principes juridiques. Il s’agit d’une part de ceux relatifs à l’écrit et à la signature électroniques et d’autre part des règles relatives à l’archivage en tant que tel. Si les premières sont communes aux sphères publiques et privées, les secondes sont plus contraignantes en matière publique.
En ce sens, pour que l’archivage électronique remplisse sa finalité juridique, il faudra que les modalités de conservation mises en place permettent de garantir que les conditions imposées pour la reconnaissance juridique des documents électroniques sont remplies :
- intelligibilité ; - intégrité ;
- authentification de l’auteur ; - traçabilité.
Ces conditions doivent être remplies cumulativement et à tous les stades de l’archivage par le document électronique. Il convient de préciser qu’à l’heure actuelle, seuls les documents électroniques originaux sont susceptibles de remplir ces conditions lors de leur établissement, à l’inverse des documents établis sur support papier ayant ensuite fait l’objet d’une numérisation, par exemple.
Ainsi, si les services producteurs effectuent, en amont du processus d’archivage, un travail de désignation et de tri adapté (type de document, valeur juridique, délais de conservation…), et si d’un point de vue technique, l’archivage permet de garantir à long terme le respect des conditions précitées (horodatage, migration des supports, des formats…) alors l’écrit électronique archivé conservera sa valeur juridique et sera opposable en cas de litige. Plus le document en cause devra répondre à des
exigences juridiques contraignantes (exemple : actes signés avec une signature électronique sécurisée), plus il conviendra d’encadrer son archivage électronique par des mesures de sécurité adaptées.
De même, il convient de se conformer à un certain nombre d’obligations propres à l’environnement numérique (atteinte aux STAD, traitement de données à caractère personnel, données de connexion…). A défaut, la responsabilité civile ou administrative et même pénale de la personne morale risquera d’être engagée.
Du point de vue spécifique des personnes morales de droit public, les règles relatives à l’archivage issues du code du patrimoine ont également vocation à s’appliquer, elles impactent particulièrement sur la désignation des services ou personnes responsables tout au long du processus d’archivage lesquelles ont à leur charge le respect d’obligations dont certaines sont propres aux archives publiques.
C’est dans le respect de l’ensemble de ces obligations tant du point de vue technique qu’organisationnel que la valeur juridique ou la légalité des documents électroniques archivés sera conservée.
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