2.3 La faible variation n’est pas causée par la contrainte de robustesse
2.3.2 Un compromis : une «compensation filtrée»
Existem claramente vários benefícios que as organizações podem obter na utilização das tecnologias de videoconferência e que conduzem a sinergias normalmente positivas com um significativo impacto nas organizações. Benefícios esses que são características generalistas que se aplicam a vários tipos de instituições sociais e económicas e onde se incluem as instituições de Ensino Superior. Enumeram-se de seguida alguns dos mais significativos que os vários autores analisados nesta investigação salientam nas suas obras.
● Tomadas de decisões mais rápidas : Uma vez que uma videoconferência pode ser estabelecida com “menos dificuldade do que um encontro físico, as pessoas que estão separadas por vários quilómetros podem juntar-se e partilhar ideias e informações sempre que for necessário” (Schaphorst, 2008, p. 9);
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● Melhores decisões : Uma vez que não existem custos adicionais para novos participantes nas videoconferências, as reuniões podem incluir todas as pessoas que estão envolvidas nos assuntos. Se fosse necessário realizar viagens, este aspecto poderia não ser possível, mesmo que a instituição estivesse disposta em incorrer nos custos. Para além disso, as fontes de informação que não foram consideradas previamente podem juntar-se nas reuniões. As pessoas podem juntar-se a uma videoconferência tão facilmente como num encontro presencial.
● Maior produtividade : Os colaboradores mais valiosos não podem perder tempo em viagens para o aeroporto, esperando em filas de check-in no aeroporto ou esperando pelo seu voo. Se uma reunião dura duas horas, os participantes deverão gastar apenas duas horas do seu precioso tempo.
● Mais reuniões : A videoconferência permite a uma instituição usufruir de mais reuniões e encontros que de outra forma nunca conseguiria. “Um maior número de reuniões para a gestão de um projecto, por exemplo, pode resultar numa maior qualidade do mesmo e numa maior rapidez na sua conclusão” (Schaphorst, 2008, p. 10).
● Segurança laboral aumentada : As viagens envolvem riscos. A videoconferência elimina essa preocupação.
● Segurança reforçada : Se os vários colaboradores de uma instituição viajam juntos “e discutem assuntos e trocam informações, mesmo que não sejam secretas, os projectos podem estar comprometidos se as suas conversas forem ouvidas em público” (Schaphorst, 2008, p. 11).
● Melhoria da motivação dos trabalhadores : Algumas viagens são muito agradáveis. No entanto, as viagens frequentes, especialmente para locais remotos ou cidades pouco importantes, podem constituir-se como viagens deprimentes para os colaboradores das instituições. A videoconferência pode não eliminar a necessidade de viajar mas pode reduzir significativamente a frequência dessas viagens.
● Custos de viagens evitados : Este é o benefício mais facilmente quantificável. Existem muitos custos associados com as viagens oficiais. O viajante tem de pagar o transporte para o aeroporto ou mesmo pagar o estacionamento. Na cidade de destino, pode também haver a necessidade de alugar um carro ou um táxi. Algumas viagens exigem a necessidade de passar uma noite no hotel. Quase todas as viagens incorrem no pagamento de refeições e, claro, no pagamento dos bilhetes de transporte.
● Fadiga reduzida : As viagens de trabalho são, muito frequentemente, umas experiências cansativas e que podem resultar em fadiga e, consequentemente, num menor desempenho durante as reuniões de trabalho bem como depois de regressar a casa. No caso de uma viagem de longa distância, pode demorar vários dias para que esta fadiga ou jet-lag diminua. A eliminação desta fadiga é um benefício importante da utilização da videoconferência que é difícil quantificar.
● Uso eficiente de pessoal fundamental : Um dos benefícios da videoconferência que é difícil quantificar é “a habilidade de empregar e aplicar pessoal crítico, de forma eficaz. Por exemplo, existem casos na indústria onde é desejável que um determinado colaborador assista a
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uma reunião na Europa numa manhã e no Japão nessa tarde” (Schaphorst, 2008, p. 11). Com efeito, a videoconferência torna essa tarefa possível.
● Reuniões mais produtivas e eficientes : Muitas vezes, consegue-se mais numa videoconferência do que num encontro presencial porque todos os participantes percebem que é necessário operacionalizar a reunião de forma disciplinada quando se trata de uma videoconferência. Existem menos interrupções e existe mais sensibilidade para ouvir. Uma das razões para esta disciplina é o facto de que a maioria das reuniões por videoconferência ter uma duração fixada.
● Fomento do trabalho em equipa : Quando as reuniões são realizadas com uma determinada frequência, geralmente, “é necessário que um projecto seja organizado numa base de funcionamento em que as decisões e o controlo tenham origem no topo e sejam fornecidos através de uma estrutura organizacional. Isto é muitas vezes necessário para ir ao encontro dos cumprimentos de prazos. Uma vez que a videoconferência permite uma maior frequência de encontros, também se torna possível uma maior frequência na tomada de decisões por consenso em vez de forma hierárquica, resultando, portanto, numa maior sensação de esforço de equipa que, por sua vez, resulta num maior grau de motivação e energia por parte de todos os membros da instituição” (Schaphorst, 2008, p. 11).
● Formação : Muitas vezes “é conveniente incluir observadores não-participantes numa videoconferência proporcionando uma forma de formação de pessoal expondo-os a um projecto em particular e aos procedimentos de gestão” (Schaphorst, 2008, p. 11). Trata-se, portanto, de uma forma de proporcionar formação que pode ser realizada com custos muito mais baixos do que em encontros presenciais.
● Fiabilidade : Em muitas situações, os encontros presenciais são cancelados ou a sua eficácia é mais reduzida por causa de voos cancelados ou mau tempo. A videoconferência elimina este problema.