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4.1. A empresa da pesquisa – Companhia Energética de Minas Gerais

A empresa selecionada para a presente pesquisa foi a Companhia Energética de Minas Gerais (CEMIG), uma sociedade por ações de economia mista, fundada em 22 de maio de 1952. Atualmente é uma holding composta por 209 empresas, com negócios em 22 estados brasileiros, no Distrito Federal e no Chile. Atua na geração,

transmissão, distribuição e comercialização de energia elétrica, distribuição de gás natural e telecomunicações (CEMIG, 2013, 2015).

A venda de energia elétrica é o principal negócio da CEMIG, com área de concessão em cerca de 96% do território de Minas Gerais (MG), atendendo a mais de 17 milhões de pessoas (cobrindo 774 dos 853 municípios do estado), tornando-a a maior rede de distribuição de energia elétrica da América Latina (CEMIG, 2015). Sobre o local da Companhia onde efetivou a imersão deste pesquisador46, ocorreu na sede da CEMIG (Avenida Barbacena, 1200, bairro de Santo Agostinho, Belo Horizonte – MG). O intuito foi de cumprir o que prega o método DSR e as abordagens metodológicas adotadas, como a observação direta e as entrevistas, bem como as avaliações e as validações dos modelos.

4.2. Estratégias desenvolvidas na Companhia Energética

É necessário indicar a estratégia organizacional desenvolvida na CEMIG, pois servirá de insumo para realização da modelagem da arquitetura corporativa. Na Seção 6.1.1 descreveram-se, especificamente, os elementos capturados a partir dessas estratégias. Estão expressas em sua missão, sua visão e seus valores, as diretrizes de atuação da Companhia Energética, a saber:

• missão: atuar no setor de energia com rentabilidade, qualidade e responsabilidade social;

• visão: consolidar-se, nesta década, como o maior grupo do setor elétrico nacional em valor de mercado, com presença em gás, líder mundial em sustentabilidade, admirado pelo cliente e reconhecido pela solidez e performance;

• valores: integridade, ética, riqueza, responsabilidade social, entusiasmo no trabalho, espírito empreendedor (CEMIG, 2015).

46 _{Para colocar em prática o método de pesquisa adotado nesta tese, este pesquisador obteve o}

No intuito de retratar o cenário atual do pensamento da organização, bem como indicar um cenário futuro desejado, é necessário aprofundar-se nas estratégias organizacionais. Para tanto, utilizando da observação direta e das entrevistas, realizou-se a coleta e a análise documental (abordagens descritas na Seção 5.4), obtendo importantes documentos.

A partir das análises, primeiramente, cabe enaltecer a importância da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), com seus critérios de excelência para Prêmio Nacional da Qualidade (PNQ). Os critérios de excelência são apresentados em publicações do FNQ (2011, p. 5), descrevendo o nível de maturidade da gestão da organização. “Esses critérios são a principal referência utilizada por milhares de organizações no Brasil em autoavaliações periódicas de suas práticas de gestão, que constituem a base de programas de melhoria continua de gestão”. Os critérios de excelência são utilizados anualmente na avaliação das empresas candidatas ao PNQ, láurea máxima de excelência em gestão no Brasil.

Foi lido no website da CEMIG GT (2012) que “as empresas que concorrem ao prêmio passam por um detalhado processo de avaliação, que inclui a elaboração do Relatório da Gestão, avaliação in loco por um grupo de examinadores, que verificam cada aspecto da gestão, e julgamento para identificar as empresas premiadas”. A CEMIG participou de algumas edições do PNQ, contudo no ano de 2011 foi a grande vencedora.

Nesta perspectiva, escolheu-se para análise documental desta pesquisa o material apresentado pela CEMIG para concorrer do prêmio de 2011 (CEMIG GT GERAÇÃO E TRANSMISSÃO S.A, 2011). Justifica-se pelo fato de 2011 ser o ano anterior da concepção do P&D em questão e por conter todos os insumos para a modelagem da EA e da extensão motivacional, tais como:

• organograma; • stakeholders;

• planejamento, direcionadores e mapas estratégicos; • BSC e os principais indicadores estratégicos;

• principais projetos e sistemas desenvolvidos;

• dentre outros (CEMIG GT GERAÇÃO E TRANSMISSÃO S.A, 2011).

Em síntese, as consultas e as análises em CEMIG GT Geração e Transmissão S.A. (2011) foram de suma importância para o desenvolvimento deste trabalho. A seguir, inicia-se a descrição da gestão da Capa de Lote e do projeto P&D GT507.

4.3. A Gestão da Capa de Lote

A implantação, o gerenciamento e o monitoramento dos sistemas de gestão da CEMIG mobilizam toda a empresa e seus colaboradores, em um esforço conjunto. Os seguintes sistemas abrangem toda a gestão efetiva dos processos existentes na Companhia Energética: Sistema Integrado de Gestão, Sistema de Gestão da Qualidade, Sistema da Gestão Ambiental, Sistema da Gestão da Saúde e Segurança do Trabalho. Visando à melhoria contínua, a CEMIG é certificada ISO 9001, 14001 e Occupational Health & Safety Advisory Services (OHSAS) 18001. Com relação ao Sistema Integrado de Gestão, o SAP ECC (Enterprise Resource Planning Central Component) foi adquirido da empresa alemã SAP47_{, cujo início de} funcionamento ocorreu em 1999. O sistema foi customizado e atualizado, atendendo à maioria dos processos da CEMIG. Entretanto, a gestão de documentos contábeis não foi contemplada nos últimos anos (P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013). Em um levantamento realizado na CEMIG, em 2012, constatou-se que a Companhia e suas coligadas geram, anualmente, cerca de 2.500.000 documentos relativos aos processos de contabilização (incluindo os anexos). Esses documentos são frequentemente auditados48 e demandam agilidade na recuperação para o atendimento aos auditores e aos fiscais, além da necessidade de rápida localização de documentos em microfilmes (P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013).

47 _{Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados (Systeme, Anwendungen und}

Produkte in der Datenverarbeitung).

48 _{As auditorias são realizadas por um Organismo Certificador reconhecido pelo Instituto Nacional de}

O processo específico destes documentos contábeis49 _{se inicia com o lançamento} dos mesmos no SAP ECC, nas diversas localidades onde o SAP opera. Em seguida, é gerada e impressa uma folha que será a capa do lote de um agrupamento de documentos, indexados por número da empresa da CEMIG, tipo de documento (aproximadamente 120 tipos), data de lançamento do lote e número do documento (P&D CEMIG GT507 2013a, 2013b; 2014a). Ainda neste contexto, outra denominação particular da CEMIG é a de “Dossiê”, referindo-se à folha da Capa de Lote em conjunto com seus documentos e anexos. Após o processamento dos Dossiês, os mesmos são enviados para um departamento específico da CEMIG. Sob este enfoque, o departamento responsável pela gestão da Capa de Lote é a CR/CB - Gerência de Contabilidade, subordinada à Diretoria de Finanças e Relações com Investidores (DFN). Tal gerência conta com, aproximadamente, 40 funcionários, com cinco deles diretamente ligados à gestão da Capa de Lote. Em suma, pode-se afirmar que toda a CEMIG gera a Capa de Lote e a CR/CB é quem recebe, promove a sua guarda e é auditada.

Quanto às despesas desse processo da gestão da Capa de Lote (como pessoal alocado, impressão, correio e guarda dos documentos), existe um impacto direto no custo da Companhia, refletindo na participação em leilões e vendas de energia elétrica (P&D CEMIG GT507, 2013a; P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013). Diante do que foi exposto sobre a Capa de Lote, deu-se continuidade ao estudo para melhoria deste processo, considerando-se a necessidade de evolução na prestação de serviços pela CR/CB.

4.4. O projeto P&D GT507

No contexto das datas expostas, em 2012 decidiu-se na Companhia Energética pela realização de um projeto de pesquisa e desenvolvimento (P&D), alocado na CEMIG Geração e Transmissão (GT) com o número 507, cujo título é: “Gestão de Recursos

49 _{Este pesquisador participou da modelagem dos processos da Capa de Lote, utilizando a linguagem}

de notação para modelagem de processos de negócios (BPMN). Parte desta modelagem pode ser conferida no APÊNDICE A.

Informacionais para Eficiência de Processos - Projeto P&D - APQ-03398-11”. O projeto foi aprovado com a duração de 24 meses, abrangendo as seguintes áreas de conhecimento: Ciência da Informação, Sistemas de Computação e Ciências Contábeis. A Escola de Ciência da Informação (ECI) da UFMG foi escolhida para a parceria institucional do P&D. Com um custo aproximado de quase dois milhões de reais, iniciou as atividades em meados de 2013.

Dentre os motivos que viabilizaram financeiramente o P&D, destacam-se:

• economia de, aproximadamente, 425.000 impressões e cópias anuais;

• exposição a riscos de multas por não apresentação tempestiva de documentos exigidos pela Agência Nacional de Energia Elétrica (ANEEL) em auditorias e fiscalizações;

• multas materializadas pela não localização de documentos probatórios (P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013).

Quanto aos objetivos do P&D GT507, de acordo com o documento P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11 (2013), têm-se:

• integrar recursos de TI, documentais e processuais;

• construir um sistema de informação para tramitação das Capas de Lote; • implantar metodologia de gestão documental;

• implantar política de gestão documental corporativa de documentos (P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013).

O P&D GT507 abrange a automação das atividades de captura, arquivamento, preservação e gerenciamento de documentos ao longo do ciclo de vida da Capa de Lote, processos não contemplados pelo SAP. Em síntese, visa a conceber e a implantar uma sistemática para integrar estas quatro perspectivas:

• pessoas, incluindo visão, conscientização, cultura, condutores estratégicos e barreiras ou entraves;

• processos, incluindo práticas de trabalho, políticas e padrões;

• tecnologia, em termos de princípios de concepção de um novo sistema de gestão integrada de documentos (P&D CEMIG GT507, 2013a; P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013).

A construção deste sistema de gestão de documentos na CEMIG se sustenta na criação da política e da metodologia da gestão de documentos e de informações, mitigando os seguintes problemas:

• grande volume de documentação física; • impressão excessiva das Capas de Lote;

• desatualização constante da documentação solicitada;

• falta de integração dos sistemas disponíveis na Companhia (P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013).

Portanto, com a integração dos recursos de TI com o SAP e o novo sistema, aqui denominado de SIGAD, foram contempladas todas as etapas do ciclo de vida dos documentos contábeis. Concluindo, este projeto viabilizou-se por ser o estado da arte da gestão de recursos informacionais para a eficiência de processos contábeis, com um grau de inovação ímpar no mercado – no qual será tratado o legado dos fatos com a verdade e transparência, a automação de seus processos, a captura, o arquivamento/preservação e o gerenciamento das informações até a disponibilização (P&D CEMIG GT507, 2013a; P&D CEMIG GT507 - APQ-03398-11, 2013).

Finaliza-se, assim, este Capítulo da descrição da Companhia Energética, suas estratégias, a gestão da Capa de Lote e os detalhes do projeto P&D GT507. No Capítulo seguinte será abordada toda a metodologia para a realização desta pesquisa.