Commandes effectuées par la documentation

Les articles sont de loin les documents les plus demandés auprès de la documentation. En 2013, les demandes d'articles ont été plus de dix fois plus élevées que celles de notes internes à Saint Gobain¹⁷, de normes ou d’ouvrages¹⁸.

Les demandes peuvent être effectuées sur 4 supports :

 via un formulaire (dans deux tiers des cas) ;

 par envoi d’un mail (un tiers des cas) ;

 oralement (un membre de SGR passe dans le bureau d’une documentaliste pour effectuer sa demande) ;

 par dépôt d’un papier résumant la demande sur le bureau d’une documentaliste.

1785% des notes internes à Saint-Gobain demandées sont des notes de SGR.

18Nous ne disposons pas du chiffre pour les brevets.

Figure 2 : Support des demandes d'articles auprès du service VTIC

En 2013, 108 membres de SGR ont demandé auprès des documentalistes au moins un article. Ces demandes émanent de 12 services ou départements parmi lesquels l’ensemble des départements de recherche, le département de la propriété industrielle, la Direction Générale et le service VTIC¹⁹.

Les demandes d’articles varient fortement par département et, pour un même département, d’une année sur l’autre. Les variations de demandes d’articles selon les services et départements ne peuvent pas être prises comme un indicateur de l’importance de leur activité bibliographique. Elles peuvent témoigner du fait qu’il existe moins d’abonnements au sein de SGR à des revues abordant certains thèmes, ce qui conduit les chercheurs appartenant à des départements travaillant dessus à effectuer plus de demandes. Les chercheurs rencontrés ont par ailleurs souligné que leur activité bibliographique pour une étude ou un projet particulier était très variable selon les thèmes traités.

En 2013 :

 29 % des articles fournis ont été trouvés parmi les ressources disponibles au sein de SGR (revues disponibles à la bibliothèque, abonnements, licences, Open Access…). Si une grande partie de ces articles auraient pu être trouvés directement par les chercheurs, une autre partie ne leur était cependant pas accessible : c’est le cas notamment des articles issus de revues rangées aux archives (qui, à la différence des ressources papier disponibles à la bibliothèque, ne sont pas en accès libre) ;

19 L’ensemble des demandes d’articles en provenance du service VTIC émanent des veilleurs.

 64% ont été achetés ;

 7% n’ont pas été fournis : demandes annulées, document non trouvés par les fournisseurs…

L’essentiel des commandes d’articles se faisait jusqu’en 2013 via Refdoc, un service de livraison de documents de recherche dépendant de l’INIST (Institut de l’information scientifique et technique – une unité de service dépendant du CNRS). Les articles étaient alors reçus en version papier.

Deux facteurs ont conduit SGR à opter pour un nouveau fournisseur, Reprints Desk, fin 2013 :

 le souhait de recevoir les versions pdf des articles ;

 un allongement des délais de réception des articles commandés via Refdoc.

Les articles sont depuis reçus en version pdf. Reprints Desk est une plateforme permettant d’effectuer des commandes d’article à l’unité. Les articles sont souvent reçus dans le quart d’heure suivant la commande, même si le délai peut être beaucoup plus long et s’’il peut arriver que les documents recherchés ne soient pas trouvés.

Pour limiter le risque de commander un article déjà disponible au sein de SGR, un état des collections des revues disponibles dans l’entreprise (abonnements, archives, open access…) a été fourni à Reprints Desk. Reprints Desk se charge de vérifier avant de fournir un article commandé qu’il n’est effectivement pas disponible à SGR. Cette vérification s’ajoute à celle faite par l’auteur de la demande et à celle effectuée par la documentaliste qui se charge de la commande.

Il n’existe pas de données au sein de SGR indiquant le délai entre la formulation de la demande d’un article par un salarié et sa livraison²⁰. Les seules statistiques disponibles sont celles du délai entre la prise en charge de la demande et la fourniture de l’article au chercheur.

20 L’objectif est que ce délai soit de 48h. Il peut être inférieur, mais aussi supérieur, sans que des données plus précises soient disponibles.

Figure 3 : Délai entre la prise en charge par le service VTIC de la demande d'un article et sa livraison au demandeur en 2012, 2013, et pour les 4 premiers mois de 2014

En 2013, ce délai est inférieur à une journée dans près de la moitié des cas, supérieur à 15 jours dans 5% des cas²¹.

Ces délais étaient légèrement moins bons en 2012 et sont nettement meilleurs sur les quatre premiers mois de 2014, ce qui s’explique par le changement de fournisseur opéré.

L’origine des références des articles demandés au service VTIC est notée dans un tableau Excel par les documentalistes en fonction des informations fournies par les demandeurs.

Ces données ne sont que partiellement exploitables. Si une seule origine est notée pour chaque référence, les valeurs retenues pour le champ origine dans le fichier Excel utilisé pour gérer les commande d’articles peuvent en partie se recouper : une référence trouvée sur Scopus peut par exemple avoir été également trouvée dans un article et au cours d’une veille.

21 Le délai moyen ne reflète que partiellement la réalité. Les statistiques disponibles ne donnent pas la durée réelle (en heures) du délai quand elle est inférieure à une journée (la valeur indiquée est 0). Les 5% d’articles qui n’ont été livrés après un délai supérieur à 15 jours contribuent à faire fortement baisser la moyenne.

Figure 4 : Origines des références d'articles demandées au service VTIC

(1) L’ensemble des demandes ayant fait suite à l’analyse d’un corpus bibliographique sur Intellixir en 2013 émanent d’un même chercheur.

L’intérêt de ce graphique réside principalement dans la part des demandes qui ont pour origine une référence trouvée sur Scopus : 61% des demandes pour lesquelles l’origine de la référence recherchée est précisée émanent de cette base (41% de l’ensemble des demandes en incluant celles pour lesquelles aucune origine n’est mentionnée) : il montre l’importance de cette base comme outil de recherche, information par ailleurs corroborée par les résultats de l’enquête en ligne.