L'analyse du circuit documentaire nous permet d'avoir une meilleure compréhension des tâches effectuées par ce centre de documentation et de ses liens avec l'Unine. Décrire ce circuit permet d'identifier les tâches nécessaires et les opportunités d'amélioration de cette chaîne.
1. L'acquisition des documents
Sélection: La sélection se passe en plusieurs étapes:
Etape 1 : La documentaliste effectue une veille pour repérer les documents correspondant à sa politique d'acquisition. Ce choix se fait au travers des sources suivantes:
• publications des éditeurs : tous les éditeurs scientifiques ;
• consultation des autres bibliothèques de documentation sportive en Suisse. La bibliothèque de droit de l'Unine fait également un repérage dans ses périodiques sur les articles pouvant intéresser le CIES.
Etape 2 : La liste des suggestions d'acquisition est soumise à l'approbation du
Figure 7: Circuit du document : acquisition
personnel du CIES. Le taux de réponse est faible mais les réponses obtenues sont jugées pertinentes.
Etape 3 : La liste approuvée part ensuite en commande.
Pré-saisie, Catalogage 0 : Une fois la sélection effectuée, la documentaliste
catalogue les futures acquisitions sur la base Filemaker, en indiquant que les documents sont en cours d'acquisition. Ce pré-catalogage lui permet de faire ensuite un export pour la commande, qu'elle envoie aux fournisseurs.
Commande : Le centre de documentation a trois fournisseurs principaux, en fonction
de leurs domaines de spécialisations (chacun offre des avantages commerciaux: rabais, exonération des frais de port...) :
• consultation des autres bibliothèques de documentation sportive en Suisse. La bibliothèque de droit de l'Unine fait également un repérage dans ses périodiques sur les articles pouvant intéresser le CIES ;
• la librairie Forum, à Neuchâtel : littérature principalement francophone mais aussi anglophone ;
• schulthess.ch : éditeur et libraire en ligne, spécialisé dans la littérature juridique ;
• libroforos (Fribourg) spécialisé en droit également.
La volonté de la documentaliste est de privilégier les commerçants locaux. Elle n'utilise pas Amazon, pour des considérations éthiques, mais également parce qu'un libraire effectuera une gestion des commandes et une vérification de l'état des commandes qui sera de qualité et au final lui fera gagner du temps. Avec Amazon, elle risque de devoir consacrer une partie de son temps de travail à cette gestion.
Réception : Les commandes sont reçues au centre de documentation. La
documentaliste transmet les factures au secrétariat du CIES.
Catalogage/ indexation 1: Les documents sont reçus au CIES. La documentaliste
met à jour ses notices pré-saisies et indique que les documents sont « en cours de catalogage ». Spécificité pour les ouvrages collectifs: la documentaliste catalogue le volume, sans indiquer le détail des articles contenus dans ce volume, ce qui sera fait à l'étape catalogage/ indexation 3.
Catalogage/ indexation 2: La documentaliste apporte les documents dans les
bibliothèques de droit et de sciences économiques (elle sélectionne les ouvrages qui sont du ressort de l'une ou l'autre des bibliothèques). Les ouvrages sont alors catalogués dans RERO ; il s'agit souvent de raccrochages à des notices déjà existantes. Le catalogage est fait à un niveau « sommaire »: on reste au niveau du volume. Les articles composant les ouvrages collectifs ne sont pas dépouillés un à un.
Réseautage: L'étape de catalogage/ indexation 2 permet le contact informel entre la
documentaliste et les bibliothécaires de l'Unine. Par ce biais, elle peut être mise au courant des actualités de la bibliothèque, susceptibles de la concerner, même si le CIES ne fait pas formellement partie du réseau des bibliothèques de l'Unine.
Catalogage/ indexation 3: Les documents reviennent cotés au CIES. Les notices de
Filemaker sont complétées avec la cote, les ouvrages changent de statut et passent de « catalogage en cours » à soit « Prêt exclu : Not for loan », soit « Prêtable : For loan ». cas particulier: Les notices d'ouvrages collectifs sont elles aussi complétées, puis la documentaliste catalogue individuellement chaque article composant l'ouvrage collectif.
Si bien que pour un ouvrage collectif comprenant 10 articles, par exemple, il y aura une notice RERO, mais 1 notice (volume) + 10 notices (une par article) Filemaker.
3. Equipement, mise en rayon
Equipement : Les ouvrages sont équipés et cotés dans les bibliothèques de droit et de
sciences économiques, ce qui implique deux systèmes de cotations différents, conservés dans le centre de documentation du CIES (les deux fonds sont séparés physiquement) :
• pour le droit: le système de cotation des bibliothèques de droit romandes
• pour les sciences économiques: division en dix catégories thématiques, et dans chacune de ces catégories, un numerus currens.
Mise en rayon : La documentaliste met les documents en rayon, en respectant les
deux systèmes de cotation différents, qui se trouvent séparés physiquement dans la bibliothèque.
4. Prêt
Accueil de l'usager, Recherche, consultation des catalogues : L'usager peut venir
au centre de documentation ou consulter RERO ou la base Filemaker sur internet. Parfois il effectue d'abord sa recherche puis se rend au centre de documentation. Il arrive également qu'il vienne directement au centre pour effectuer sa recherche. Il est aussi possible qu'il ne soit jamais présent physiquement au CIES mais qu'il commande en PEB depuis RERO, IDS, NEBIS ou le réseau des bibliothèques neuchâteloises.
Prêt, PEB (prêt entre bibliothèques), Retours, Gestion des litiges : Les prêts sont
effectués depuis RERO, par l'établissement où le livre est demandé (que ce soit le CIES ou une bibliothèque d'un des réseaux précités). La documentaliste a un accès intégral avec des droits professionnels sur Virtua. Elle peut ainsi disposer entièrement des fonctionnalités de prêt et gère ainsi également les retours et les litiges. Cette manière de fonctionner lui convient parfaitement. Néanmoins, elle n'a pas accès aux statistiques de prêt.