Cibler

De la nécessité d’un périmètre

Lorsqu’elle évoque le lancement d’un dispositif de veille, Christelle Di Pietro fixe avant tout les préalables :

« Ce n’est pas une activité dans laquelle on se lance comme ça, sans raison . Il faut trouver son orientation, définir son périmètre, son public217. »

La définition du périmètre constitue en effet une étape essentielle dans la construction d’un dispositif de veille : les informations, même lorsqu’elles possèdent une valeur intrinsèque, ne présentent pas forcément d’intérêt dans le contexte d’un établissement donné. Pour être légitime et intelligible, la veille doit venir répondre à des interrogations des professionnels : elle doit justifier qu’on interrompe sa tâche pour se consacrer à sa lecture et pour en tirer des conséquences pour sa bibliothèque. Alpha Diallo et Aref Jdey se livrent ainsi à une description des effets d’une veille non ciblée sur ses lecteurs :

« Le collaborateur, connu et reconnu en interne pour ses envois régulie rs, parfois très spontanés et peu compréhensibles, de messages sur l’actualité, de documents trouvés au hasard d’une recherche sur le web, d’alertes, de questions, d’invitations à des événements. Résultats : des contenus

215 _{Pierre MARIGE. « Présentation : la veille numérique ». Akareup [en ligne] 28 novembre 2011. Disponible sur :} http://akareup.hypotheses.org/365

216 _{Un conservateur en BU.}

déconnectés des objectifs opérationnels, une prospective intellectuellement séduisante mais sans avenir, un engorgement des boîtes de messagerie218. » Malgré la volonté évidente de communication, une telle pratique contribue à délégitimer la veille, dans la mesure où, pour les destinataires du message, elle n’entretient aucune relation avec les objectifs et la réalité de l’établissement. En ce sens, le cadrage de la veille joue un rôle dans le processus de légitimation de cette activité. Il permet également de simplifier l’action de collecte, dans la mesure où il donne des clés de lecture et de tri des flux quotidiens d’information.

Comment définir le périmètre ?

Si elle paraît assez simple en apparence, l’étape du ciblage constitue en fait un moment périlleux dans la mise en place d’un système de veille. La recherche d’un périmètre peut de fait se heurter aux réponses floues des uns219

et aux intérêts divergents et complémentaires des autres220. Il s’agit donc de mener en lien avec la direction de la bibliothèque une analyse approfondie des besoins stratégiques de l’établissement. Marie Armand préconise par exemple l’utilisation de procédés déjà employés dans l’élaboration de projet d’établissement, comme la méthode SWOT « qui consiste à analyser ses forces (strenghts), ses faiblesses (weaknesses) ainsi que les opportunités (opportunities) et menaces (threats) de son environnement221. » A l’aide de cette méthode, il est ainsi possible de dégager puis de classer les principaux axes de développement d’une bibliothèque : ceux-ci correspondent, de manière logique, au périmètre privilégié de la veille. Comme toute politique d’établissement, la veille implique en effet la définition de priorités : par exemple, une BU qui aurait développé une offre de services au public innovantes mais qui manquerait en revanche d’ancrage local gagnerait à axer sa veille sur les projets en cours dans l’université. Au sein d’un établissement, le périmètre ne se décline donc pas en une série de thématiques, mais plutôt en une série d’objectifs que la veille vise à soutenir : ces objectifs doivent être le plus précis possibles pour permettre aux veilleurs de proposer des résultats adapt és.

Le ciblage peut également permettre de définir différents niveaux de veille dans des bibliothèques de taille importante : il s’agit alors de distinguer les besoins liés au développement d’un service, qui peuvent faire l’objet d’une veille en interne, et les besoins qui concernent l’ensemble d’un établissement. La surveillance d’un même objectif peut produire des informations de veille d’échelle différente : l’exemple le plus évident est celui de la veille technologique222, qui peut aboutir à des informations techniques utiles uniquement aux professionnels

218 _{Alpha DIALLO, Aref JDEY. « La veille : collaborative, forcément collaborative » dans Documentalistes,}

vol.45, n°4, 2008, p.60.

219 _{« Nous sommes régulièrement confrontés à des acteurs et à des dirigeants animés par la volonté de faire de la}

veille pour faire face à la dynamique de leurs environnements, mais qui n’ont pas d’idée a priori de ce qu’ils veulent surveiller, et à plus forte raison, de ce qu’ils « cherchent ». dans Nicolas LESCA, Marie-Laurence CARON-FASAN.

Op.cit. p.191.

220 _{« Si par ailleurs, le directeur commercial, le directeur administratif et financier, le responsable de la recherche}

et du développement, et le directeur de la communication s’asseyaient autour d’une table pour délivrer leur besoin en veille, le cahier des charges qui en résulterait ressemblerait à une « veille 360° » à la fois coûteuse et difficile à fournir. » dans Patrick CUÉNOT. « La place du veilleur dans l’organisation ». dans Anne-Laure RAFFESTIN, Camille ALLOING, Flavien CHANTREL [et al.] (dir.). Op .cit. p.26.

221 _{Marie ARMAND. « Comment définir son plan de veille ? » dans Anne-Laure RAFFESTIN, Camille}

ALLOING, Flavien CHANTREL [et al.] (dir.). Op. cit., p.9.

Partie 3 : Préconisations pour la mise en œuvre de dispositifs de veille

GÉROUDET Marie-Madeleine| DCB | Mémoire d’étude | Janvier 2013 - 71 -

concernés, et à des implications plus larges qui peuvent concerner l’ensemble de la structure. En ce sens, la formalisation du ciblage permet de préparer, en amont du dispositif, les étapes de collecte et de diffusion des résultats de la veille.

Des mots pour cadrer

Une fois défini, le périmètre de veille doit faire l’objet d’une formalisation accessible à l’ensemble de la bibliothèque. On peut ainsi utiliser avec profit la méthode de ciblage Cible® mis au point par Maria Schuller223. Cette méthode consiste à mettre en relation les thèmes de veille et les acteurs à surveiller en un seul tableau. Ce tableau peut être construit en une ou plusieurs réunions soit par l’équipe de direction soit par un groupe projet dont la production serait ensuite validée lors d’un comité de pilotage. La formulation des thèmes doit être la plus claire possible afin de faciliter la prise en main du tableau.

Thème Acteur

Thème 1 Thème 2 Thème 3

Acteur 1 X

Acteur 2 X X

La formalisation du périmètre de veille dans une matrice de ciblage présente un grand intérêt pour une bibliothèque. Elle soutient le veilleur dans son activité, dans la mesure où elle l’aide dans le choix des sources et dans la sélection des informations qu’il diffuse. Elle contribue à la légitimation de l’activité de veille en soulignant aux yeux de tous le lien entre l’activité de veille et la prise de décision.