Caractéristiques détaillées des entreprises organisées en “gestion par affaire”

Comme cela a été indiqué au paragraphe 4.1 du chapitre 2, celles-ci résultent d'observations effectuées à l'occasion d'activités de conseils en PME-PMI ainsi que d'une enquête qualitative réalisée à partir d’un questionnaire. L’objectif de ce paragraphe est de caractériser les entreprises qui utilisent le mode de “gestion par affaire” sur les aspects organisationnels, techniques et financiers.

2.2.1. Organisation de la production

Il s'agit essentiellement de réalisations unitaires, en s’appuyant sur une production de type “production par projet” ou dans certains cas de type “production en atelier spécialisé” appelé également “job shop”.

Chapitre 3 - Caractérisation du mode de “gestion par affaire”

L'organisation de la production doit faire face aux fortes variations de la capacité de production en interagissant sur les heures supplémentaires, l’embauche d’intérimaires et la sous-traitance. Les tâches dites “nobles”, nécessitant un savoir-faire différenciateur, sont conservées par l’entreprise ; seules les tâches “banalisées” sont sous-traitées. Ce type de production présente une absence relative de préoccupations de productivité qui deviennent secondaires vis-à-vis des préoccupations de réactivité.

2.2.2. Données techniques

Les nomenclatures de produits ont peu de niveaux (3 à 4 au maximum) dans l’arborescence, mais comportent de nombreux liens de nomenclatures. Celles-ci font l'objet de nombreux changements techniques en fonction de la demande du client qui évolue dans le temps, impliquant une rigoureuse gestion des évolutions de versions de nomenclatures. Les nomenclatures sont construites au fur et à mesure du déroulement de l'affaire. En fait, les liens de nomenclature sont “actifs” en fonction de l’avancement des études.

Les gammes de fabrication ne sont pas forcément détaillées, on utilise plus couramment des macro-gammes14 en regroupant en une phase les opérations différentes sur une même ressource de production.

Les “articles” au sens de la gestion de production sont pour la majeure partie des plans qui sont adressés en même temps que la commande d’achats aux sous-traitants. En général, ces types d’articles sont créés pour une affaire donnée, et seront en principe inexploitables pour une autre affaire, hormis pour les sous-ensembles communs à plusieurs affaires.

Chapitre 3 - Caractérisation du mode de “gestion par affaire”

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Les achats d’heures de sous-traitance font l’objet de commandes ouvertes annuelles. En d’autres termes, il s’agit d’une réservation de charge à des conditions d’achats définies. Il est à noter le caractère réduit du nombre d’articles en stock de matières premières et composants et une absence de stock de produits finis.

2.2.4. Planification et suivi d’affaire

La planification des affaires est effectuée selon un jalonnement amont et/ou aval en capacité infinie, avec une absence de problématique d’ordonnancement à court terme nécessitant une planification à capacité finie. Les logiciels informatiques de gestion de projet sont de plus présents dans ces entreprises.

D’un point de vue financier, le suivi d’affaire consiste à regrouper l’ensemble des dépenses associées à une affaire afin de pouvoir les comparer aux dépenses budgétisées (budget alloué à l’affaire). Dans ce cadre, et quand le système d’information le permet, le suivi d’affaire est réalisé quasiment en temps réel.

D’un point de vue temporel, le suivi d’affaire consiste à mesurer l’avancement de l’affaire au regard de sa planification, en vue de détecter une éventuelle dérive en termes de délai. Généralement, le délai est un facteur clé vis-à-vis des pénalités de retard. Selon la problématique, le suivi peut être réalisé quotidiennement, hebdomadairement voire mensuellement.

Le suivi de la sous-traitance, pour une opération de gamme ou pour une prestation globale, est impératif dans la mesure où il va falloir assurer une synchronisation des différents flux physiques lors des opérations d’assemblage.

2.2.5. Ressources de production

Les ressources de production sont généralement des hommes ayant des compétences différentes (électriciens, automaticiens, mécaniciens, informaticiens, …).

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Macro-gammes : liste structurée de la main d’œuvre nécessaire pour fabriquer, assembler et tester un produit (APICS, 2005).

Chapitre 3 - Caractérisation du mode de “gestion par affaire”

A l’inverse, les équipements de production sont peu présents, dans la mesure où d’une part l’activité de fabrication est fréquemment sous-traitée et d’autre part les opérations d’assemblage de sous-ensembles ne nécessitent pas d’équipements particuliers. La polyvalence des personnes, notamment les “monteurs”, est fondamentale avec un niveau de main d’oeuvre hautement qualifiée. Du point de vue horaire de travail, la mise en place d’horaires flexibles pour les différentes ressources (études, atelier, …) avec des calendriers modulés en fonction de la charge de production, permet de faire face aux fortes variations de charge.

2.2.6. Finances

La vision financière est fondamentale en “gestion par affaire”, dans le sens où l’entreprise ne dispose pas forcément d’antériorité en termes de coût de revient portant sur le produit à concevoir et fabriquer. En fait, chaque affaire (gagnée ou perdue) fera au préalable l’objet d’un devis technique détaillé permettant d’une part de rédiger l’offre de prix à transmettre au client ou au prospect et d’autre part de définir le budget estimatif lié à l’affaire, en vue de déterminer la marge brute a priori. Chaque budget estimatif sera éventuellement impacté par une gestion et un suivi des avenants rattachés à la commande initiale. Dès confirmation de la commande et après négociation avec le client ou le prospect, le budget estimatif deviendra le budget alloué. Un fort en cours de production en phase de montage et de mise au point impacte la trésorerie des entreprises, nécessitant d’obtenir en temps réel :

- les dépenses engagées au titre de l’affaire,

- les coûts de revient cumulés en fonction de l’avancement de l’affaire, - la comparaison entre le budget alloué et le budget réel,

Chapitre 3 - Caractérisation du mode de “gestion par affaire”

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Cependant, une analyse plus fine dont les résultats sont synthétisés dans le tableau 20 montre les multiples différences qui concernent principalement l'importance de la fonction “conception” et “devis”.

CRITÈRE GESTION PAR AFFAIRE GESTION A LA COMMANDE