Diante da importância estratégica, e da atual complexidade e volume de dados, informações e conhecimentos das organizações modernas exige um sistema específico par seu gerenciamento.
Segundo Carvalho (2001), o uso da informação com valor estratégico vem sendo cada vez mais utilizada. Para garantir um adequado fluxo de informação, a construção de sistemas de informação reforça o acesso ao conhecimento, uma vez que a informação está ligada ao conhecimento do ambiente interno e também do externo.
Por sua vez, segundo Rosemberg (apud ABBAD; BORGES-ANDRADE, 2004), as organizações devem tornar-se competentes para selecionar e aprender informações que, transformadas em conhecimento, possam gerar riqueza, novas idéias, produtos, serviços ou
soluções valiosas. Isto envolve disponibilizar meios de acesso à informação e aos conhecimentos relacionados à missão da empresa a todos os atores relacionados em sua cadeia de valor, como fornecedores, parceiros, clientes, usuários ou beneficiários.
Neste sentido, surge a necessidade de um processo para que a organização identifique, selecione, organize, dissemine, aplique e transfira informações e experiências importantes que fazem parte da memória da organização e, em geral, se encontram desestruturadas, ou seja, uma gestão do conhecimento, com o uso de tecnologias de informações modernas (como internet, intranet, extranets e outras) para sistematizar, aprimorar uma organização a tornar a experiência do capital humano mais acessível. Ou seja, é mais uma metodologia do que uma tecnologia ou produto (TURBAN; RAINER JR; POTTER, 2005).
Segundo Davenport e Prusak (1998), um complexo conjunto de ferramentas costuma ser necessário para captar a informação, armazená-la propiciar amplo acesso a ela. Os requisitos usuais incluem ferramentas de editoração Hypertext Markup Language (HTML) para a geração de documentos para a web, um sistema de bancos de dados relacional para armazená-los, mecanismos de localização e recuperação e algum método para gerir metaconhecimento que descreva e facilite o acesso ao conhecimento obtido, além do browser e servidor para a internet.
Este conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, manipulam disseminam dados e informações, e fornecem um mecanismo de feedback para atender a um objetivo, é um sistema de informações (STAIR; REYNOLDS, 2002).
Um sistema de informação pode ser manual, ou com a utilização de uma infra- estrutura tecnológica constituída por hardware, software, bancos de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos que são coletados para coletar, manipular, armazenar e processar dados em informações. (STAIR; REYNOLDS, 2002).
A reunião e coleta de dados brutos é a entrada, que pode ser manual ou automatizada. Independentemente do sistema envolvido, o tipo de entrada é determinado pela saída desejada do sistema. O processamento envolve a conversão de dados e em saídas úteis, podendo incluir a realização de cálculos, comparações e tomadas de ações alternativas, e armazenamento de dados para o futuro, ser feito de forma manual ou coma assistência de computadores. A saída envolve a produção de informação útil, em geral em forma de relatórios e/ou documentos. O feedback é utilizado para promove mudanças na entrada ou atividades de processamento. (STAIR; REYNOLDS, 2002).
Para Zikmund (2006), o acúmulo sistemático de dados pertinentes, atuais e precisos, é essencial para o sucesso de um sistema de suporte a decisão. Desta forma, a entrada de dados
deve ser gerenciada. Um sistema de coleta de dados eficaz estabelece procedimentos ordenados para assegurar que dados relevantes sejam rotineiramente coletados e distribuídos.
Organizações modernas geralmente armazenam dados em algum tipo de sistema de tecnologia. Antigamente, segundo Davenport e Prusak (1998), dados eram lançados no sistema por departamentos de vendas e finanças, por exemplo, e administrados por um centro de processamento de dados. A tendência atual é a relativa descentralização e a sua disponibilização a partir de computadores pessoais.
Por outro lado, segundo Turban, Rainer Jr e Potter (2005), o conhecimento organizacional, como uma forma de capital, precisa ser trocado entre as pessoas para crescer. Neste sentido, Lévy (2003) afirma que as redes de computadores carregam uma grande quantidade de tecnologias intelectuais que aumentam e modificam a maioria de nossas capacidades cognitivas: memórias (bancos de dados), raciocínio (inteligência artificial), capacidade de representação mental e percepção. O domínio destas tecnologias intelectuais e sua utilização adequada, ao exteriorizar parte destas operações cognitivas, as tornam, em ampla medida, públicas e disponíveis, favorecendo os processos de inteligência coletiva.
Por sua vez, Turban, Rainer Jr e Potter (2005) salientam que todas as organizações - com ou sem fins lucrativos - no século XXI operam na economia digital, ou seja, baseada em tecnologia digital, incluindo redes de comunicações digitais (internet, intranet, redes de valor agregado privado) computadores, softwares e outras tecnologias de informação adicionada. Neste contexto, a tecnologia da informação e comunicação refere-se à junção da informática com as telecomunicações. As tecnologias da comunicação permitem que os usuários acessem o conhecimento necessário e se comuniquem entre si, onde o hardware e o software formam o sistema de telecomunicações, segundo Turban, Rainer Jr e Potter (2005).
Uma das alternativas para disseminação do conhecimento é a criação de portais eletrônicos com acesso à internet para todos ou quase todos os membros da organização e para a comunidade externa vem proporcionando a disseminação da informação (ROSEMBERG, apud ABBAD; BORGES-ANDRADE, 2004). Um portal é uma porta de entrada personalizada baseada na Web para informações e conhecimentos, a qual funciona como centro aglomerador e distribuidor de conteúdo usando técnicas avançadas de busca e indexação. os portais corporativos são Web sites que oferecem a porta de entrada para as informações corporativas a partir de um único ponto de acesso. Os portais agregam informações de muitos lugares (bancos de dados internos, notícias, etc) e as apresentam ao usuário (TURBAN, RAINER JR; POTTER, 2005).
Por outro lado, a internet tornou-se um suporte importante da comunicação interativa, incluído a utilização de tecnologias de informação e comunicação. Neste sentido, Turban, Rainer Jr e Potter (2005, p. 117) designam de “supervia da informação” a “vasta teia de rede eletrônicas”, baseada em fibra ótica e infra-estrutura sem fio que conecta todos os usuários da internet de um país. A internet ou “net” é um sistema mundial de redes de computador, uma rede de redes. Por sua vez, a WWW – World Wibe Web , ou Web, é “um aplicativo que usa as funções de transporte da internet, possui padrões universalmente aceitos para armazenar, recuperar, formatar, e exibir informações por meio de uma arquitetura cliente/servidor”. (TURBAN; RAINER JR; POTTER, 2005, p. 58).
Uma intranet é o uso da tecnologia web para criar uma rede privada, Uma das utilizadas é a distribuição on-line segura de informações da organização, por grupos de trabalho e compartilhamento distribuído de projetos.. Uma extranet, por sua vez, conecta várias intranets por meio da internet, acrescentando um mecanismo de segurança. Elas formam uma rede virtual maior, e permitem que parceiros remotos (por exemplo, duas empresas) se conectem com segurança via internet (TURBAN, RAINER JR; POTTER, 2005).
Um Home-page, ou site, é um endereço na internet, segundo Stair e Reynolds (2002). É como uma revista na internet, contendo gráficos, títulos e textos. O texto em azul sublinhado é um hipertexto, que une a página da tela a outros documentos ou a outros sites Web. Segundo Primo (2007), na primeira geração da Web os sites eram trabalhados como unidades isoladas, passando hoje a ser uma estrutura integrada de funcionalidade e conteúdo.
Do exposto acima percebe-se que a tecnologia da informação e comunicação tornou-se um elemento importante na estrutura da informação da empresa, em espacial nos processo comunicativos, que veremos a seguir.