A análise iniciou-se através da aplicação de um questionário composto por 12 (doze) perguntas com opções de respostas “Sim” ou “Não”, com possibilidade de justificativa para cada opção. O mesmo questionário foi aplicado aos 10 (dez) colaboradores que representam a totalidade dos funcionários da referida empresa.
De acordo com a aplicação do questionário aos funcionários, buscou-se desenvolver a análise com o intuito de identificar quais as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial conforme as respostas obtidas pelos colaboradores.
Para questionar se a empresa tem algum tipo de controle interno foi apresentado o seguinte conceito: Controles internos podem ser entendidos como toda ação tomada pela administração para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização. Com base nesse conceito foi questionado se os colaboradores consideram que o supermercado possui algum tipo de controle interno.
Gráfico 1: Conhecimento sobre o Controle Interno
A grande maioria (90%) dos respondentes disseram que a empresa tinha algum tipo de controle interno. Pode-se observar que os colaboradores desta empresa compreendem o que é um controle interno.
Depois se questionou quantos departamentos existiam na empresa e foram destacados: compras, vendas, financeiro e estoque. Com base nessa informação procurou-se saber como era o controle sobre esses departamentos, se o gestor consegue fazê-lo.
Gráfico 2 – O gestor sozinho consegue ter um controle total sobre todos os departamentos da empresa
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
As respostas foram unânimes, todos responderam “Não”, ou seja, o gestor sozinho não consegue controlar de forma satisfatória todos os departamentos. Com isso, fica demonstrado o que foi apresentado no decorrer desta pesquisa sobre controle interno, pois os autores dizem que é impossível, que quando uma empresa cresce, o gestor sozinho consiga controlar todos os departamentos.
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Por isso é importante a delegação de funções, pois caso uma empresa tenha um bom sistema de controle interno ela terá mais segurança quando precisar tomar algumas decisões e poderá ter mais confiança nas informações. Para isso, o controle interno precisa ser eficaz e deverá haver um acompanhamento contínuo, assim tudo o que foi determinado poderá ser alcançado.
Gráfico 3 – Sempre pesquisa antes de comprar qualquer produto
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
De acordo com o gráfico 03 percebe-se que a empresa pesquisa antes de comprar qualquer produto. Para existir o controle interno nas negociações, é indicado que a empresa envie formulários de cotação de preços aos fornecedores, permitindo que a pessoa responsável pelas compras possa compará-los com os de outros fornecedores, evitando assim, a ocorrência de prejuízos para o supermercado.
No entanto, vale lembrar que, além do preço acessível, deve-se verificar se vale a pena comprar determinado produto e se ele tem uma grande procura pelos clientes.
Gráfico 4 – Armazenamento das compras
Fonte: Elaboração própria conforme os dados da pesquisa
Em relação ao armazenamento 70% disse que as compras da empresa são bem armazenadas, no entanto, 30% dos respondentes disseram o contrário, mostrando que há falhas no controle do armazenamento das compras e isso pode acarretar problemas para a empresa, pois além de se fazer uma boa compra é preciso estocar adequadamente, evitando desperdícios tanto da mercadoria como de tempo dos colaboradores.
Gráfico 5 – Há uma previsão de vendas na empresa
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Ao serem questionados se a empresa faz previsões de vendas, todos os funcionários disseram que “Sim”, isso equivale a 100% dos respondentes. Este foi um ponto positivo sobre o controle interno sobre as vendas, já que é de suma importância fazer a projeção de vendas, pois assim a empresa terá um controle sobre o que se deve comprar, levando-se em conta os períodos nos quais ocorrem maior procura de determinados produtos, como nos períodos sazonais.
É importante que o departamento de vendas tenha integração com os demais departamentos, uma vez que as vendas geram receitas essenciais para manter a operacionalização da atividade comercial da empresa.
Gráfico 6– A empresa tem organização de determinar o que, quando e quanto se deve comprar de um determinado produto
Fonte: Elaboração própria conforme os dados da pesquisa
De acordo com o gráfico 6, a maioria dos que responderam disseram que a empresa controla o que, quando e quanto se deve comprar determinado produto. É importante que os responsáveis pelo departamento de estoque verifiquem as quantidades e os produtos de maior rotatividade. Desse modo, terá sempre como saber o que se deve comprar, evitando desperdícios, prejuízos e custos desnecessários para a empresa.
Gráfico 7 – A empresa possui um sistema de conferência, aprovação e autorização de mercadorias no ato da entrega.
Fonte: Elaboração própria conforme os dados da pesquisa
Quando questionados se a empresa possui um sistema de conferência, aprovação e autorização de mercadoria no ato da entrega, observou que 80% disse “Sim”, porém foram constatadas falhas, como: observar a validade de todos os produtos; o estado de conservação das embalagens; a separação de unidades dos produtos para o cadastramento que muitas vezes não é feita na hora do recebimento, prejudicando essa etapa do processo.
Gráfico 8 – A empresa utiliza relatórios financeiros para tomada de decisões
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Quando questionados se a empresa utiliza relatórios financeiros para a tomada de decisões 70% disse que “Sim”. As empresas necessitam de informações tanto no que se refere a situações gerenciais, fiscais e financeiras para poderem tomar decisões bem fundamentadas nos relatórios financeiros, desse modo, a entidade terá um mapa da sua situação e verá se pode tomar determinada decisão.
Gráfico 9–A empresa possui um plano de organização
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
Foi perguntado se a empresa possuía um plano de organização. Todos responderam que “Sim”. É necessário que toda empresa tenha um plano de organização, pois através dele ficam determinadas as funções de cada um dos colaboradores, também estabelecidas as relações de autoridade, quem vai ficar responsável pela custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização.
Gráfico 10– Existe segregação de funções dentro da empresa
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
Ao questionar se existia segregação de funções dentro da empresa, a maioria respondeu que “Sim” o que representa 80% dos respondentes. A segregação de funções é um dos princípios mais importantes do controle interno uma vez que fica determinado a separação de funções, pois uma pessoa não pode custodiar um ativo e ao mesmo tempo fazer os registros contábeis deste. Com a segregação de funções a empresa poderá evitar fraudes e desfalques.
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Gráfico 11 – Com um bom sistema de controle interno, a empresa conseguiria um melhor desempenho e diminuiria determinadas perdas?
Fonte: Elaboração própria conforme dos dados da pesquisa
Todos os colaboradores são cientes da importância de um bom sistema de controle interno para o bom funcionamento da empresa e acreditam que isso possibilitaria a redução de algumas perdas, pois a falta desse gerenciamento executado de maneira adequada prejudicaria a todos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O controle interno para toda empresa é de grande relevância pelo fato desta ferramenta prevenir irregularidades no desempenho das atividades de qualquer organização. É importante que esses sistemas possam agregar confiabilidade aos resultados das operações para que os planos traçados pelo administrador sejam alcançados.
Este trabalho foi desenvolvido com o intuito de saber quais as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial, pois quando uma empresa aplica os procedimentos de controle interno e faz um monitoramento contínuo, ela tem mais capacidade de proteger seus ativos, obtendo um maior desempenho no alcance das atividades planejadas e evitando a ocorrência de problemas como: fraudes, desfalques, erros, etc.
Para atingir esse objetivo principal foi realizado um estudo de caso aplicando-se um questionário aos colaboradores do supermercado Lucena a fim de obter informações para serem analisadas.
Apesar de serem identificadas algumas falhas no sistema de controle interno do supermercado, foram constatados pontos positivos que merecem destaque como a existência de previsão de vendas, de um plano de organização e da conscientização da importância de um bom sistema de controle interno dentro da empresa.
No decorrer das análises percebeu-se várias contribuições do controle interno dentro da organização em todos os departamentos verificados.
No que se refere à pesquisa de compras, constatou-se que o supermercado realiza uma pesquisa antes de efetuar suas compras, contribuindo para a redução de custos de seus produtos e melhores ofertas para os consumidores. Desse modo, a empresa tem a possibilidade de atrair mais clientes, e com isso, aumentar seus lucros.
O supermercado mantém um controle parcial sobre o armazenamento de suas mercadorias considerado de grande relevância, pois através da estocagem adequada a empresa evitará perdas e poderá oferecer produtos com mais qualidade aos seus clientes. Também foi observado que a empresa controla o que, quando e quanto deverá comprar de acordo com a demanda, contribuindo para satisfazer seus clientes e, ao mesmo tempo, manter a rotatividade de seus produtos.
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A empresa confere as condições, quantidades e qualidade de suas mercadorias no ato do recebimento, no entanto, foram identificadas falhas que apontam um controle interno insuficiente quando colocados em pauta, a validade, a conservação das embalagens e a separação de produtos para cadastramento.
Observou-se que o supermercado utiliza eventualmente relatórios financeiros para tomada de decisões, no entanto, o ideal seria que utilizasse com mais freqüência, pois com isso, a empresa poderia ter um mapa da sua situação, evitando tomar decisões precipitadas que comprometessem o andamento de seus negócios.
Outro aspecto analisado e verificado foi a segregação de funções onde uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e seus registros. O supermercado analisado possui segregação de funções de modo limitado devido o número de funcionários ser insuficiente para essa finalidade.
Todos os colaboradores são cientes da importância de um bom sistema de controle interno para um bom funcionamento da empresa e acreditam que isso possibilitaria a redução de algumas perdas, pois a falta desse gerenciamento executado de maneira adequada prejudicaria a todos.
Assim, conclui-se a pesquisa, mostrando que são várias as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão empresarial desde que seja aplicado e monitorado de forma adequada, auxiliando os gestores a proteger seus ativos através de informações exatas, confiáveis e oportunas, que ajudam a prevenir erros, fraudes e atos ilícitos.
Por fim, recomenda-se a realização de novos trabalhos acadêmicos que estendam esta pesquisa a outros supermercados com o intuito de fortalecer a gestão empresarial, destacando os pontos de maior relevância para um bom sistema de controle interno.
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APÊNDICE A – Questionário aplicado no Supermercado Lucena
Questionário
1 - Controles internos podem ser entendidos como toda ação tomada pela administração para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidas sejam atingidos. A administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização.
Com base nesse conceito você considera que o supermercado possui algum tipo de controle interno?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
2 - Quais os departamentos existentes na empresa?
( ) Departamento de compras ( ) Departamento financeiro
( ) Departamento de vendas ( ) Departamento de estoque
3 - O gestor sozinho consegue ter um controle total sobre todos os departamentos da empresa?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
4 - A empresa pesquisa sempre antes de comprar qualquer produto?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
5 - As compras da empresa são bem armazenadas, evitando custos e economizando tempo dos colaboradores?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
6 - Há uma previsão de vendas na empresa?
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Justifique a resposta:
7 - A empresa tem organização de determinar o que, quando e quanto se deve comprar de determinado produto para não gerar custos não necessários?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
8 - A empresa possui um sistema de conferência, aprovação e autorização de mercadorias no ato da entrega?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
9 - A empresa utiliza relatórios financeiros para a tomada de decisões?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
10 - A empresa possui um plano de organização que estabelece a estrutura dos níveis hierárquicos e suas responsabilidades?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
11 - Existe segregação de funções dentro da empresa?
( ) SIM ( ) NÃO
Justifique a resposta:
12 - Você acredita que com um bom sistema de controle interno, a empresa conseguiria um melhor desempenho e diminuiria determinadas perdas?
( ) SIM ( ) NÃO