Médiateam est une solution proposée par :
MEDIALIS
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Manuel Cahier de liaison
Date du document : 01/2021
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1 Introduction
1.1.1. A quoi sert ce cahier de liaison ?
C’est un outil collectif nécessaire au quotidien des établissements sociaux et médico-sociaux. Il recense chaque jour les informations et assure une bonne circulation de celles-ci au sein de la structure, garantissant ainsi une meilleure qualité d’accueil et de services fournis aux usagers.
Les différents intervenants peuvent y inscrire leurs observations ou consignes sur la structure à l’attention des autres accompagnants ciblés (éducateurs, service administratif, personnel médical, prestataire de service à domicile …) complétées par une (ou plusieurs) thématique(s) ainsi qu’un caractère prioritaire.
Il permet ainsi une passation fluide des recommandations entre les différents intervenants.
Le cahier de liaison doit être utilisé comme un véritable aide-mémoire de la vie de la structure, un affichage ciblé des messages au travers de sélections permettant l’amélioration d’un suivi précis.
Enfin, le cahier de liaison est assujetti aux contraintes d’accessibilité concernant les flux échangés, comme une visualisation en lecture seule (sans possibilité d’ajout de messages) ou bien une totale absence d’accès à celui-ci.
1.1.2. Comment y accéder ?
L’accès au cahier de liaison se fera depuis la barre d’accès rapide (pas d’accès depuis le tableau de bord : celui-ci est assujetti aux droits utilisateurs, de plus il n’est pas obligatoirement le choix de
l’utilisateur comme page d’accueil).
1.1.3. Comment le paramétrer ?
Les professionnels ayant les droits nécessaires dans leur profil peuvent accéder au Cahier de liaison.
Deux droits sont accessibles :
• Consultation : Permet de visualiser le cahier.
• Modification : Permet d’ajouter un message dans le cahier.
3 Les groupes, thèmes ainsi que le nom « Cahier de liaison » sont paramétrables via le support Médiateam.
Le message de présentation du Cahier est, quant à lui, modifiable par les administrateurs de la structure à tous moments dans les informations structures.
1.1.4. A quoi ça ressemble ?
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2 Utilisation
2.1. Rédaction des messages
Dans la partie inférieure du Cahier se trouvent les éléments permettant de rédiger des messages :
1. Dans cette partie vous pouvez saisir le message que vous souhaitez envoyer.
2. Permet de cibler spécifiquement une personne dans votre message.
Attention : le message doit commencer par le @suivi du nom de l’utilisateur que vous ciblez puis saisir le texte qui lui est destiné (ex : @DUPONT_Marc, Pourriez-vous contacter la MDPH ?)
3. Permet d'indiquer un niveau d’importance à votre message. Le message aura un liseré de couleur orange ou rouge à gauche en fonction de l’importance.
4.
Permet de restreindre la visibilité de certains messages à des groupes de professionnels.
Par exemple : uniquement le personnel soignant. Cela empêchera des professionnels extérieurs à ce groupe de pouvoir consulter ce message.
Cela peut servir notamment dans le cadre de messages à caractères sensibles.
Les groupes sont attribués aux utilisateurs via leur profil de droits et le nom des groupes est paramétrable sur appel au service client.
Permet d’associer un ou plusieurs thèmes au message.
Permet d’ajouter une pièce jointe.
5. Permet de valider et d’envoyer le message.
Important : Vous pouvez indiquer dans le Cahier, toutes les informations utiles, y compris des données de santé, car celles-ci sont entièrement sécurisées dans Médiateam.
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2.2. Consultation des messages
Dans la fenêtre principale sont affichés les messages liés à la structure.
A droite vos messages sur fond bleu, à gauche ceux des autres professionnels sans couleur de fond.
En plus de ces messages saisis par les différents professionnels, sont affichés automatiquement des informations liées aux actions réalisées sur la structure.
• Modifications d’informations liées à la structure telles que l’adresse, le téléphone (et les horaires), l’adresse e-mail.
• L’ajout d’administrateur de structure.
• L’ajout d’un compte utilisateur interne.
Ces messages automatiques sont affichés de la manière suivante :
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2.3. Suppression des messages
Il est possible de supprimer les derniers messages que vous avez envoyé.
1. Si je suis l’expéditeur du dernier message, je peux le supprimer en cliquant sur la poubelle située sur le message.
2. Une fois le dernier message supprimer je peux supprimer celui d’avant, si j’en suis toujours l’expéditeur.
7 3. Je ne peux pas supprimer un message si un autre utilisateur a déjà répondu.
4. Je peux annuler la suppression d’un ou plusieurs de mes messages même si un utilisateur à répondu.
3 Notifications
Ce Cahier est couplé à une autre fonctionnalité : les notifications.
3.1. Consultations des notifications
Ces notifications sont accessibles dans la barre d’accès rapide au moyen de l’icône
8 Les notifications sont propres à chaque utilisateur.
Le nombre de notifications non lues est indiqué sur cette même icône . En cliquant sur cette icône sont affichées les dernières notifications reçues et en cliquant sur l’une d’entre elles vous êtes redirigés vers la page correspondante.
Vous pouvez également retrouver toutes les notifications que vous avez reçues, lues comme non lues, en cliquant sur “Voir la suite...”
Les utilisateurs notifiés par les messages ajoutés au Journal de l’usager sont :
• Le ou les référents de cet usager
• Les personnes apparaissant dans le réseau de l’usager (médecin traitant, infirmier, …) dès lors qu’ils disposent d’un compte d’accès pour se connecter à Médiateam.
3.2. Paramétrage des notifications
Chaque utilisateur peut paramétrer les notifications qu’il souhaite recevoir et les canaux sur lesquels il souhaite être notifié. Ce paramétrage se fait depuis la rubrique “Mon profil”.
Puis dans l’onglet “Paramètres”.
9 Les canaux de diffusion
Pour chaque type de message, vous pouvez déterminer comment vous allez être notifié.
Médiateam est configuré, par défaut, pour utiliser le canal « Interne » et uniquement celui-ci.
Interne : Les notifications sont affichées sur le symbole de la barre d’accès rapide Messagerie : Les notifications sont envoyées via la messagerie sécurisée
Mail : Les notifications sont envoyées sur l’adresse mail renseignée dans les informations générales de la rubrique “Mon profil”
SMS : Les notifications sont envoyées par SMS sur le téléphone portable renseigné dans les informations générales de la rubrique “Mon profil”.
Attention : l’option sms n’est disponible que si vous avez souscrit à un forfait sms.
Astuce : Vous pouvez cumuler plusieurs canaux, notamment pour les messages importants afin d’être certain de recevoir l’information au plus vite.
Vous pouvez personnaliser les canaux de notifications en distinguant les messages du Cahier pour lesquels vous êtes spécifiquement ciblé (notifications personnelles) des autres messages (notifications globales).
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4 Exemple
4.1. Contexte
ITEP : structure médico-sociale accueillant des enfants et adolescents qui présentent des difficultés psychologiques, notamment des troubles du comportement, qui perturbent gravement la socialisation.
Les modalités d'accompagnement sont multiples : internat, semi-internat, internat modulé et accueil de jour.
4.2. Intervenants
AC : Agent d’accueil CS : chef de service
OP-EM : Opérateur entretien et maintenance ES : Educateur spécialisé X 2
PM : Personnel médical
4.3. Scénario
Au sein d’un ITEP, suite à un dégât des eaux dans la cuisine la nuit précédente celle-ci n’est plus utilisable. De plus celui-ci a engendré des détériorations dans la salle de restauration adjacente.
Communication au sein de la structure afin d’organiser au mieux le suivi des repas ainsi que les réparations et rénovations qui vont s’en suivre.
4.4. Déroulement dans Médiateam
AC relate l’évènement dans le cahier de liaison l’incident ciblant le chef de service avec une priorité haute, ainsi qu’un message complémentaire à l’intention de OP-EM pour un 1er retour sur les dégâts.
4.4.1. Signalement par Agent d’accueil.
L’agent d’accueil découvre l’incident et relate l’évènement via le cahier de liaison en ciblant le chef de service avec une priorité haute, ainsi qu’un message complémentaire à l’intention de OP-EM pour un 1er retour sur les dégâts.
Signalement par l’agent d’accueil
11 4.4.2. Prise de connaissance et première décision.
Suite à la lecture de cet évènement le CS organise la préparation et la distribution du petit déjeuner : Mise à disposition de la cuisine du collège le plus proche, utilisation des véhicules à disposition.
Notifications Chef de service
Prise de connaissance de l’évènement
Visualisation de l’image en pop-up
12 Réaction du chef de service
Notification de l’opérateur entretien
Consultation des messages par Opérateur entretien
13 Après avoir pris connaissance des messages, l’opérateur d’entretien va faire un état des lieux et transmet l’information sur le cahier de liaison.
Réponse de l’opérateur entretien
4.4.3. Préparation de la réunion
Des premières actions sont mises en place pour parer au plus pressé en attente de la réunion afin de préparer les actions à mettre en place pour gérer le problème.
Notification de l’éducateur spécialisé #1
Réponse de l’éducateur #1
14 L’éducateur spécialisé #2 écrit une réponse mais préfère finalement effacer son message car pas forcément très pertinent.
Suppression d’un message
4.4.4. Réunion incident
Suite à la réunion qui a eu lieu, l’agent d’accueil rédige un compte rendu succinct sur le Cahier afin que tous les utilisateurs soient prévenus et joint le compte-rendu plus complet pour ceux qui le souhaitent.
Retour de l’agent d’accueil suite à la réunion
L’agent d’accueil supprime par mégarde son message. S’il n’y a pas eu d’autre message saisi entre temps, il peut annuler la suppression.
Suppression par mégarde du message
15 Annulation de la suppression
Malgré la suppression, la pièce jointe est bien présente suite à l’annulation et elle peut donc être téléchargée.
Téléchargement de la pièce jointe
Le compte du personnel médical n’ayant pas activé de notification, aucune n’est indiquée dans la barre d’accès rapide mais il peut consulter le cahier de liaison (mais pas y écrire faute de droit).
Pas de notification pour le personnel médical
