Dossier RCE - Volet SI - Applications de ge
Application Description Fonctionnalités
Cocktail GFC
Application de gestion financière et comptable, distribuée par l'association Cocktail et adaptée à la GBCP
Comptabilité générale, Engagements, Missions, Factures, Paiements, Budget, Recettes
GFI GRH.net
Application de gestion de la paye des non titulaires, mise à disposition en SaaS par l'entreprise GFI
Paye uniquement (modules de suivis de carrière, de la masse salariale, DPG non achetés)
Girafe Application de gestion de la paye des titulaires
(sur budget état), basée sur MS Access Paye uniquement
Helios Application web de gestion des congés, basée sur l'outil open source Libertempo
Décompte et pose des congés des agents.
SGC Système de Gestion de Cartes, application EasyId éditée par Horoquartz
Cartes professionnelles et étudiantes, Imports et Exports vers des services (Contrôle d'accès, CROUS Restauration, Transport Tisséo)
Scout Outil de travail collaboratif, basée sur Contat Offie (solution éditeur)
Email, Agendas individuels et partagés, Stockage de documents, Gestion des contacts, Edition en ligne
Nuxeo GED Factures et BC
Application de GED pour les factures et les pièces complémentaires des engagements, développée en interne en utilisant l'outil Nuxeo
Stockage des documents des bons de commande, devis, bons de livraison et des factures
Réception de factures depuis le Portail Chorus Pro
Nuxeo GED Conventions
Application de GED pour la gestion des
conventions, développée en interne en utilisant l'outil Nuxeo
Convention (stockage des documents et cycle de vie complet)
Réservation de salles
Application web de réservation de salles de réunion et de formation, basée sur l'outil open
source Booked Réservation de salles
OTRS Application web de gestion de tickets, basée sur
l'outil OTRS Gestion de tickets de support
GLPI Application de gestion de parc informatique, basée sur l'outil open source GLPI
Gestion de parc informatique (serveurs, réseaux, postes utilisateurs), Gestion des contrats (maintenance)
Documentation Serrvice numérique
Site web de diffusion d'informations et de procédures liées au numérique, basée sur un wiki DokuWiki
Affichage web, rédaction participative de pages web
Entrepôt de données Entrepôt de données et outils d'import (Talend) et de visualisation (Business Objects)
Fonctionnalités BI pour les données de : Gestion de Paye, Gestion des congés, Enquêtes Docteurs, Statistiques Scout
ADUM Application SaaS de gestion des doctorants, développée par l'association Contact
Inscriptions pédagogiques, Inscription administrative, Suivi des thèses et
soutenances, Formation, Offres d'emplois, Statistiques, Enquêtes, Inscription
événements
Enquêtes limesurvey Application web de gestion d'enquêtes, basée sur
l'outil open source Limesurvey Questionnaires, Suivi des réponses
Toul'Box Application web de proposition de package d'accueil pour les nouveaux étudiants, développée par un prestataire externe
Vente de prestations de services, Suivi de commandes, Informations légales PROSPER AAP Application web de gestion des candidatures pour
des appels à projets du site, développée par un prestataire externe
Gestion de candidatures, Workflows de validation des candidatures
Guide de la recherche
Application de gestion d'un annuaire des structures de recherche du site, développée en interne en 4D
Gestion d'un référentiel de structures, Affichage web
Site univ-toulouse.fr Site web institutionnel, développé en interne avec le CMS Drupal
Communication institutionnelle, Communication événementielle
estion
Utilisation / Taux d'utilisation Chef de projet Comité de pilotage
Toutes les fonctionnalités sont utilisées quotidiennement et intensément , utilisés
par un vingtaine agents Directrice financière Directrice financière + Agence Comptable + DGS
Toutes les fonctionnalités sont utilisées quotidiennement et intensément (140 bulletins de salaire par mois) par 2 agents (situés à la RH)
Responsable RH -
Toutes les fonctionnalités sont utilisées quelques fois par mois (30 bulletins de salaire par mois, peu de mouvements par mois) par 2 agents (situés à la RH)
Responsable RH -
Utilisation quotidienne par les agents
COMUE Responsable RH -
1 carte par agent, utilisée à la COMUE pour le contrôle d'accès et la restauration. Le système gère 150 000 cartes au total sur tout le site
Directeur des Projets Numériques Fédéraux (+
Chef de projet fédéral)
COPIL trimestriel avec un responsable Cartes de tous les établissements
"clients"
Utilisation quotidienne et réguilère de toutes les fonctionnalités (système central de gestion des documents, ayant la place à la COMUE d'un intranet)
Directeur des Projets Numériques Fédéraux
COPIL trimestriel avec un DSI de tous les
établissements
Toutes les fonctionnalités sont utilisées quotidiennement et intensément (1100 factures payées au 1er semestre 2017)
Directrice financière / Agence Comptable -
Utilisation très régulière de l'outil (900
conventions en 2016) Responsable affaires
générales et juridiques -
Utilisation quotidienne et régulière Responsable Service
Moyens Généraux -
Utilisation quotidienne et régulière Responsable pôle
Infrastructure et Support - Utilisation quotidienne et régulière par le
SNUT Responsable pôle
Infrastructure et Support - Utilisation quotidienne et régulière par le
SNUT, peu par les utilisateurs des départements/services
Responsable pôle
Infrastructure et Support - Renforcer l'utilisation de l'entrepôt par
l'ajout de données métiers (autres domaines
RH, ajout du domaine finances) Responsable pôle SI - Utilisation quotidienne et régulière par les
ED et l'EDT + les doctorants + les encadrants L'inscription administrative n'est pas utilisée (déportée dans les APOGEE / Cocktail des établissements). Enquêtes non utilisées.
Directrice de l'Ecole des
Docteurs Directeurs des ED (1 fois par an)
Outil utilisé uniquement par le SNUT et l'EDT Responsable du pôle SI -
Outil utilisé par les usagers et les
gestionnaires tout au long de l'année (1000
packages distribués en 2016) Directeur du DREI - Utilisation lors d'appels à projets de
recherche (600 candidatures sur 3 ans) Directeur du DRDV -
Utilisation quotidienne Directeur du DRDV -
Utilisation quotidienne intense (Moyenne quotidienne de 4000 pages vues pour 1000 utilisateurs)
Responsable Service
Communication -
Comité utilisateur Appréciation des gestionnaires
Animation de la communauté financière (1 par trimestre)
- Fonctionnalités de base OK
- Dysfonctionnements présents sur les fonctions évoluées (prestation internes, cas particuliers, gestion des annulations) - Manque importants d'états de restitution
- Support fonctionnel moyennement réactif
- - Fonctions de Paye performantes
- Support réactif de GFI
- - Système de cartes sans visibilité (pas de bulletins de salaire) et complexe
- - Adoption rapide de l'outil par les gestionnaires et les utilisateurs.
- Fonctionnalités simples d'utilisation
-
- Problématiques de sous-traitance avec l'éditeur (gestion de versions, stabilités, niveau d'expertise)
- Une résilience de l'applicatif en nette progression depuis 3 ans => Une confiance regagnée chez les gestionnaires Les aspects usage sont
abordés en COPIL et étudiés ensuite par un groupe usages animé par le chef de projet adjoint en charge des usages
- Outil totalement adopté au niveau de la COMUE - Progrès à faire pour les utilisateurs et dans l'outil dans l'utilisation du stockage des documents et des droits sur ces documents
- - Outil pris en main par les utilisateurs et le service facturier - Améliorations IHM/Expérience Utilisateur à prévoir
réunions ponctuelles des utilisateurs
- Outil adopté rapidement par les gestionnaires et les utilisateurs
- Gain de temps sur la réalisation, le workflow et le suivi des conventions
-
- Outil adopté rapidement par les utilisateurs
- Processus de validation des réservations pris en main par les gestionnaires de salles
- Service numérique en charge du paramétrage de l'outil et des salles
- - Outil adopté par la communauté d'utilisateurs, avec une marge de progression (encore des emails à la place de tickets)
- RAS
- - Adoption encore légère pour les utilisateurs (pas de réflexes de consultation de cette documentation)
-
- Adoption encore légère côté RH.
- Outil adopté côté EDT pour la gestion de leurs enquêtes docteurs
2 fois par an avec les secrétaires des ED
Outil adopté par plus de 10 ED sur 15 et les laboratoires Adoption qui sera facilitée par des évolutions autour de la gestion de comptes
-
Outil uniquement utilisé par un département et le service numérique
Communication à prévoir pour le démocratiser dans les services et départements
-
- Outil utilisé sur des périodes restreintes (1 trimestre), 1 fois par an, par le département DRDV uniquement
-
- - Sollicitation
Possiblités d'interopérabilité
Reliée à l'entrepôt de données ?
Identification
Limitées car :- l'hébergement est en SaaS à l'Université de Bordeaux
- l'outil ne propose pas de fonctionnalités d'exports évoluées/automatisées ou d'API utilisable
Non CAS UFTMiP
Limitées car :
- l'outil acheté ne propose pas de fonctionnalités d'exports
évoluées/automatisées ou d'API utilisable
Non Compte local
Exports depuis la base de données utilisés pour du reporting RH via l'outil Business Objects
Oui Compte local
- Exports depuis la base de données utilisés pour du reporting RH via l'outil Business Objects
- Utilisation du LDAP pour le référentiel de Personnes
Oui CAS UFTMiP
Fonctionnalités automatisées d'import depuis des produits AMUE, Cocktail, Internes et d'export vers des services métiers
(transport, CA, CROUS, …)
Non CAS UFTMiP
- Interopérable avec les protocoles standards et ouverts
- Outlook, Thunderbird, Smartphones, Suite bureautique MS Office
- Utilisation possible du LDAP pour la gestion automatique des groupes utilisateurs
Oui (calcul de statistiques et
refacturation) CAS UFTMiP
Flux automatisé de réception de factures depuis le Portail Chorus Pro
Pas de flux automatisé depuis Cocktail vers Nuxeo
Possibilités offertes par l'outil pour la réalisation d'interfaces
Non CAS UFTMiP
Possibilités offertes par l'outil pour la
réalisation d'interfaces Non CAS UFTMiP
Fichiers ICS pour calendriers Non CAS UFTMiP
- Notification par emails
- Extensions disponibles pour export/import Non CAS UFTMiP
Exports / Rapports disponibles Non Compte local
Exports PDF et DOC Non CAS UFTMiP
Interfacé avec :
Paye, Congés, Enquêtes, Scout (cf.
applications concernées) N/A CAS UFTMiP (en
cours) Possibilités d'exports CSV manuels.
Possibilités d'exports XML automatisés (à étudier avec l'association ADUM)
Interopérabilités possibles avec les outils ABES et CAMPUSFrance
Interconnecté avec IDRef
Oui (exports manuels)
Compte local (CAS prévu dans les évolutions éditeur)
Exports CSV manuels Oui (Observatoire
Doctorant) CAS UFTMiP
Non CAS UFTMiP
Exports CSV manuels Non Shibboleth
(RENATER)
Exports CSV manuels Non Compte local
Non Non
CAS UFTMiP pour pages en accès restreint
Cohérence générale
Revues internes de données à la DAF, ponctuelles mais à formaliser
Contrôle des données assuré au quotidien par le personnel RH
L'hébergeur / éditeur se charge de la cohérence technique (sauvegarde) Contrôle des données fait 1 fois par mois par le personnel RH
Contrôles au quotidien par le personnel RH
- Cohérence des données en progression depuis 3 ans via un effort collectif des établissements
- Processus de purge en cours de recette pour permettre de renforcer la cohérence des données
- Cohérence technique assurée (plan de sauvegarde, PRA, redondance assurée) - Cohérence des données déportées au niveau utilisateur (les utilisateurs sont maîtres de groupes Scout qu'ils créent)
- Cohérence assurée manuellement (contrôle par la DAF) entre Nuxeo GED et Cocktail
- Volumétrie croissante de factures non archivées (gestion des statuts)
- Workflow de gestion des conventions respecté par les utilisateurs
- Point de contrôle par le service juridique dans l'analyse des conventions et de leurs données
- Améliorations d'utilisation et de contrôle faites régulièrement côté Service
Numérique
Cohérence maintenue par le chef de projet à chaque modification / création d'une salle de réunion / conférence
Cohérence suivie par l'équipe Infrastructure et Support
Cohérence suivie et assurée par l'équipe Infrastructure et Support (activité identifiée dans les ETP de l'équipe)
Travail en cours de restructuration pour une meilleure lisibilité
- Cohérence améliorée depuis 2 ans (sur les référentiels notamment)
- Warning fort sur les doublons de fiches Encadrants
- Améliorations de la sécurité réalisées sur 2 ans
- Cohérence assurée par chaque
gsetionnaire d'enquête, pour son périmètre - Cas EDT : mise en cohérence ave ADUM
- Référentiel de structure de recherche extrêmement à jour et complet - Processus de validation des données complet et actif
- Risque technique : obscolescence de version, failles de sécurité, pas de PCA - Problème de cible du site
- Croissance non maitrisée de la quantité de contenus
- Non maîtrise de la cohérence du contenu et de la qualité du contenu
- Risque technique : obscolescence de version
