Microsoft Excel Initiation

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Formateur : S POUILLET

Microsoft Excel Initiation

Aide

1. Définitions 2. Saisie et édition 3. Calculs

4. Sélection, déplacement et copie

5. Mise en forme des données(s'applique, en général, aux cellules sélectionnées) 6. Mise en page et impression

7. Affichage et fenêtres 8. Gestion des classeurs 9. Paramètres par défaut 10. Fonctions

11. Noms de plages 12. Calculs en différé:

13. Gestion des feuilles:

14. Liens entre feuilles et classeurs 15. Protection des données

16. Vérification de saisie 17. Commentaires

18. Rechercher et remplacer 19. Table de données

20. Graphiques 21. Formats de date 22. Format d’heure

1. Définitions :

Classeur : Fichier ou document produit par Excel. Son nom se termine par ".XLS".

Cellule : Case de base dans Excel, contenant une valeur ou un calcul.

En-têtes : Les lignes sont identifiées par des nombres ; les colonnes par des lettres (A à IV).

Adresse : Chaque cellule est identifiée par les lettres et chiffres des en-têtes, comme A1, M20, AA4.

Adresse

absolue : Adresse ne pouvant être modifiée lors de la copie d'une formule. Elle contient le signe "$", comme $B$4.

Menu

contextuel : Le bouton droit de la souris offre un menu pertinent, mais ce menu varie selon l'emplacement.

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Formateur : S POUILLET Plage, champ

ou bloc : Sélection de plusieurs cellules, identifiées par les adresses aux extrémités du bloc, comme "A1:C8".

Feuille : Chaque classeur contient plusieurs feuilles, accessibles par les onglets au bas de la page.

Barre de

formules : Ligne blanche, en haut de la feuille de travail, affichant la formule contenue dans la cellule sélectionnée.

Note: Au besoin, utiliser les flèches au bas d'un menu, pour voir la suite.

2. Saisie et édition :

Aide d'Excel : Choisir le point d'interrogation (?) au bout de la barre des menus ou la touche F1 ou l'icône du Compagnon Office.

Alignement automatique selon le type de données (avant toute mise en forme) :

- Les nombres sont alignés à droite, - les textes alignés à gauche,

- les dates alignées à droite, comme les nombres.

Annuler la dernière

opération : Edition/Annuler ou les touches Ctrl + Z.

Ajouter des lignes ou des

colonnes : Insertion/Lignes (ou Colonnes) ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête suivant la nouvelle ligne ou colonne.

Supprimer des lignes ou des

colonnes : Les sélectionner, Edition/Supprimer.

Ajouter des cellules : Insertion/Cellules ou menu contextuel.

Effacer le contenu d'une

cellule : La sélectionner, puis touche Suppr ou Edition/Effacer

Corriger une donnée : Se fait directement dans la cellule ou dans la barre de formules. La touche Entrée termine la correction

Orthographe : Outils/Orthographe ou F7.

3. Calculs :

Formules (pour exécuter un

calcul) : - Formules : dans la cellule, on voit la réponse ; dans la barre des formules, le détail des calculs.

- Une formule commence toujours par le signe "=".

- Elle peut comprendre une fonction :

"=Somme(D2:D9)"

ou être bâtie avec des adresses et opérateurs : ''=(B2+B5)*B7".

Opérateurs, ordre de priorité

: Les calculs sont faits dans cet ordre :

- les exposants (^),

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- les divisions (/) et les multiplications (*), - les additions (+) et les soustractions (-).

Toutefois, l'intérieur de parenthèses est toujours traité en premier.

Somme automatique : Cliquer sur l'icône de la somme automatique. Déplacer la bordure mobile, si nécessaire. Appuyer sur la

touche Entrée.

4. Sélection, déplacement et copie : Sélectionner ou cerner

un groupe de cellules : - Avec la souris : cliquer et glisser d'un coin à l'autre du bloc.

- Pour une ligne ou une colonne, cliquer sur son en- tête.

- Au clavier : tenir la touche MAJ enfoncée et utiliser les flèches.

Pour sélectionner 2

plages non contiguës : Sélectionner la première ; tenir la touche Ctrl enfoncée pendant la 2^e sélection.

Sélectionner tout : Clic sur le carreau entre les en-têtes de lignes et de colonnes ou Ctrl + A.

Déplacement de données

: Sélectionner plage, Edition/Couper, se positionner à

la destination, Edition/Coller.

Ou glisser un bloc avec la souris (flèche blanche sur son contour).

Copie de données : Les sélectionner, Edition/Copier, se positionner, Edition/Coller.

Ou glisser le bloc avec la souris, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

Coller à nouveau le

dernier élément coupé : Edition/Coller ou les touches Ctrl + V.

Recopier des données dans les cellules adjacentes :

Avec la souris : lorsque le pointeur devient une croix noire, en bas à droite d'une cellule, la faire glisser dans les cellules voisines. (Pour une formule, il faut vérifier alors le besoin d'adresses absolues.)

5. Mise en forme des données : (s'applique, en général, aux cellules sélectionnées) Changer apparence, taille, couleur,

format ou attributs des données… : Format/Cellule/Police.

Texte en gras, italique ou souligné: Format/Cellule/Police.

Changer la police et sa taille :

Format/Cellule/Police.

Alignement horizontal ou vertical : Format/Cellule/Alignement.

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Orientation du texte : Format/Cellule/Alignement.

Fusionner des cellules et centrer un

titre : Format/Cellule/Alignement, choisir

Fusionner les cellules.

Modifier l'affichage des nombres (c'est-à-dire ajouter "$", "%", espaces de milliers) :

Format/Cellule/Nombre.

Augmenter ou réduire le nombre de

décimales : Format/Cellule/Nombre,

selon la Catégorie, modifier le Nombre de décimales.

Bordures intérieures ou de contour: Format/Cellule/Bordure.

Couleur de remplissage : Format/Cellule/Motifs.

Couleur de caractères : Format/Cellule/Police/Couleur.

Modifier une largeur de colonne : Format/Colonne/Largeur

ou, placer le pointeur de la souris entre 2 en-têtes, le faire glisser lorsqu'il devient une double flèche.

Modifier une hauteur de ligne : Format/Ligne/Hauteur

ou, avec la souris, élargir l'en-tête de la ligne.

6. Mise en page et impression : Afficher une feuille telle

qu'elle serait imprimée: Fichier/Aperçu avant impression.

Utiliser le bouton Fermer pour quitter l'Aperçu.

Marges : Fichier/Mise en page/Marges ou, dans

Fichier/Aperçu avant impression, cliquer sur Marges, glisser les marqueurs.

Centrer en hauteur et en

largeur dans la page : Fichier/Mise en page/Marges, options Horizontalement et Verticalement.

Format et orientation du

papier : Fichier/Mise en page/Page.

Répéter les titres d'une

page à l'autre : Fichier/Mise en page/Feuille.

Imprimer le quadrillage : Fichier/Mise en page/Feuille.

Numéroter les pages: Fichier/Mise en page/En-tête et pied de page/

Pied de page personnalisé.

Ajouter un saut de page : Insertion/Saut de page.

Enlever un saut de page : Se placer dans la ligne suivant le saut, Insertion/Supprimer le saut de page.

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Formateur : S POUILLET N'imprimer qu'une partie

d'un document : Fichier/Imprimer, choisir Sélection ou indiquer les numéros de Pages.

Choisir le nombre de copies

à imprimer : Fichier/Imprimer, modifier Nombre de copies.

Imprimer la feuille actuelle

au complet : Fichier/Imprimer.

Imprimer toutes les feuilles

du classeur : Fichier/Imprimer/Classeur entier.

7. Affichage et fenêtres : Barres d'outils, les afficher

ou les masquer : Affichage/Barres d'outils.

(Cocher au moins les barres Standard et Mise en forme.)

Modifier la taille, seulement

pour l'affichage à l'écran : Affichage/Zoom et modifier le pourcentage.

Afficher une même feuille en

2 ou 4 copies

Fenêtre/Fractionner ou utiliser la petite ligne au dessus de la barre de défilement.

(puis Fenêtre/Supprimer le fractionnement).

Bloquer les titres, pour empêcher le défilement des premières lignes ou des premières colonnes

Placer le curseur en bas et à droite des lignes et des colonnes à figer, Fenêtre/Figer les volets

(puis Fenêtre/Libérer les volets).

Passer d'un classeur ouvert

à un autre : Dans le menu Fenêtre, voir la liste des fichiers ouverts,.

Afficher 2 classeurs ouverts

côte à côte : Fenêtre/Réorganiser.

8. Gestion des classeurs : Créer un nouveau classeur

(fichier) : Fichier/Nouveau/Général/Classeur

ou Fichier/Nouveau/Nouveau classeur Excel (dans Excel 2003).

Ouvrir un classeur existant : Fichier/Ouvrir.

Supprimer ou renommer un

classeur: Dans la boite de dialogue Fichier/Ouvrir, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier.

Choisir l'option Supprimer ou Renommer.

Faire une copie d'un

classeur : Fichier/Enregistrer sous. Lui donner un nouveau nom.

Enregistrer un classeur,

sous le même nom: Fichier/Enregistrer.

Fermer tous les classeurs Touche Maj enfoncée et Fichier/Fermer tout.

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Formateur : S POUILLET ouverts :

Fermer un seul classeur,

celui actif : Fichier/Fermer.

Terminer et fermer Excel : Utiliser les icônes en haut à droite de la fenêtre : 1^ère ligne : pour réduire ou fermer Excel,

2^e ligne : pour réduire ou fermer le classeur actif.

Ou Fichier/Quitter ou Alt + F4 9. Paramètres par défaut :

Fixer le nombre de feuilles de calcul Outils/Options/Général Modifier la police standard et sa taille Outils/Options/Général Fixer le dossier pour enregistrer la

plupart des classeurs Outils/Options/Général, Dossier par défaut Enlever ou rétablir les barres de

défilement, le quadrillage ou la barre d'état...

Outils/Options/Affichage

10. Fonctions :

Construire des formules préprogrammées pour calculs complexes

Syntaxe d'une fonction:

=Nom_de_fonction(argument1;argument2;…) Par le menu Insertion/Fonction ou avec l'icône

1. à gauche, choisir une Catégorie de fonctions, puis sélectionner le Nom de la fonction;

2. dans la boîte de dialogue suivante, inscrire les arguments qui, de préférence, sont des adresses plutôt que des valeurs.

11. Noms de plages :

Nommer une plage de cellules, pour

clarifier les formules Par exemple, pour remplacer "B2:B12" par

"Quantité_en_inventaire": sélectionner les cellules à nommer, puis Insertion/Nom/Définir. (Le nom commence par une lettre, sans espace, 255 caractères maximum.) Ensuite une formule pourrait devenir:

=Somme(Quantité_en_inventaire Afficher le nom des différentes

plages Edition/Atteindre.

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Formateur : S POUILLET 12. Calculs en différé : Choisir le processus de calcul

(automatique ou sur demande) Dans Outils/Options/Calcul, choisir Automatique, pour que les calculs soient faits dès qu'une cellule est modifiée.

Sinon, choisir Sur ordre. Dans ce cas, les formules ne sont calculées qu'au moment où la touche F9 est pressée. Le message "Calculer" apparaît au besoin dans la barre d'état. (Attention, ce choix s'applique à tous les classeurs ouverts et les formules peuvent sembler inopérantes.... Le calcul automatique est préférable.)

13. Gestion des feuilles :

Changer de feuille Cliquer sur le nom de la feuille. (L'onglet de celle active devient blanc.)

Insérer une feuille Insertion/Feuille, ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom de la feuille pour obtenir son menu contextuel et choisir Insérer.

Supprimer une feuille Edition/Supprimer une feuille ou son menu contextuel Renommer une feuille Avec un double-clic sur son nom ou par son menu

contextuel.

Déplacer une feuille Edition/Déplacer ou copier une feuille ou la glisser avec la souris.

Copier une feuille Edition/Déplacer ou copier une feuille, cocher Créer une copie

ou la glisser en tenant la touche Ctrl enfoncée.

14. Liens entre feuilles et classeurs : Grouper les feuilles (pour effectuer une même opération sur plusieurs feuilles)

Ctrl +clic sur chaque onglet des feuilles voulues. Les onglets choisis sont blancs.

Grouper toutes les feuilles Clic avec le bouton droit sur un onglet : Sélectionner toutes les feuilles.

Défaire un groupe Clic sur une feuille externe au groupe ou, avec le bouton droit sur un onglet, choisir Dissocier le groupe (ou

Dissocier les feuilles).

Imprimer toutes les feuilles d'un

groupe Fichier/Imprimer, choisir Feuilles sélectionnées.

Dans une formule, identifier une

cellule provenant d'une autre feuille Pour prendre des données sur une autre feuille, il faut ajouter le nom de la feuille, suivi d'un point

d'exclamation, comme =Feuil2!B8.

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Dans la formule =Somme(Feuil1:Feuil4!D2:D4) les données proviennent des cellules D2, D3 et D4 de chacune des feuilles Feuil1, Feuil2. Feuil3 et Feuil4 (si elles sont dans cet ordre).

Ajouter des apostrophes si le nom contient des espaces ou des tirets: ='Budget avril'!B16.

Prendre le contenu d'une cellule

dans un autre classeur Suivre la syntaxe :

=[Nom_du_classeur]Feuille!Cellule par exemple : =[A:\Compta.xls]Feuil2!A9

Lier les données de 2 classeurs 1. Sélectionner les données, Edition/Copier.

2. Dans le classeur destination: Edition/Collage spécial/Coller avec liaison.

15. Protection des données :

Faire une copie d'un classeur Fichier/Enregistrer sous, et lui donner un nouveau nom.

Toujours conserver la version

antérieure - Version 97: Fichier/Enregistrer sous/Options, cocher Créer une copie de sauvegarde.

- Versions 2000 à 2003: Fichier/Enregistrer sous, bouton Outils, Options générales.

L'ancienne version sera renommée avec l'extension .XLK.

Ajouter un mot de passe au classeur - Version 97: Fichier/Enregistrer sous/Options, cocher Mot de passe protégeant le document

- Versions 2000 à 2003: Fichier/Enregistrer sous/ Outils/

Options générales...

Inscrire le mot de passe voulu. Attention: les majuscules diffèrent des minuscules et il n'y a pas de solution pour les mots de passe oubliés.

Limiter les modifications à certaines

cellules 1. Sélectionner les cellules pouvant être modifiées.

2. Dans Format/Cellule/Protection, désactiver l'option Verrouillée, pour autoriser leur modification.

3. Choisir Outils/Protection/Protéger la feuille.

Utiliser ensuite la touche TAB, pour passer d'une cellule non protégée à l'autre.

Pour enlever la protection Outils/Protection/Ôter la protection de la feuille Masquer une colonne ou une ligne Format/Colonne/Masquer ou Format/Ligne/Masquer Réafficher une colonne masquée Sélectionner ses voisines de gauche et de droite,

Format/Colonne/Afficher 16. Vérification de saisie :

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Modifier les couleurs ou la taille,

selon le contenu Format/Mise en forme conditionnelle

(Exemple: Pour mettre en rouge une valeur problématique.)

Afficher un message lors de l'entrée

des données dans une cellule Données/Validation/Options, pour spécifier les restrictions.

Données/Validation/Message de saisie, pour afficher une information dans la barre d'état dès que la cellule est sélectionnée ( ou en commentaire, pour la version 2000)

Données/Validation/Alerte d'erreur, pour choisir le message en cas d'erreur de saisie.

17. Commentaires :

Ajouter des commentaires à une

cellule Insertion/Commentaire. Un triangle rouge marque le coin supérieur droit de la cellule et une bulle s'affichera au passage du curseur.

La barre d'outils "Révision" concerne les commentaires.

Ne pas afficher les commentaires Outils/Options/Affichage/Indicateur seul Identifier les cellules contenant des :

Commentaires, Constantes, Formules ou Cellules vides...

Edition/Atteindre/Cellules

18. Rechercher et remplacer : Trouver certaines formules, valeurs,

commentaires Edition/Rechercher

Modifier certaines données précises Edition/Remplacer

Effacer certains contenus Edition/Remplacer. Laisser vide la case "Remplacer par".

19. Table de données :

Trier une liste de données Avec les icônes ou Données/Trier ( la clé peut alors comprendre jusqu'à 3 colonnes).

Attention à ne rien sélectionner avant le tri, cliquer simplement dans une cellule de la liste, pour en pas fausser les données (car le tri se limite à la sélection s'il y en une).

À noter: dans certaines versions plus anciennes, l'ensemble des données devaient être sélectionnées avant le tri.

Afficher certains enregistrements,

selon un critère, avec un filtre Données/Filtrer/Filtre automatique.

Un triangle s'ajoute au bout de la cellule, pour indiquer la présence du filtre. Ce triangle permet de changer le

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critère, l'enlever ou le personnaliser.

Enlever les filtres Données/Filtrer, enlever la coche devant Filtre automatique

Calculer le nombre d'enregistrements Données/Sous-totaux

(Note: Trier d'abord par ordre alphabétique.) 20. Graphiques :

Créer un graphique 1. Sélectionner une plage de données. (La touche Ctrl permet de sélectionner des plages non adjacentes.)

2. Cliquer sur Assistant Graphique ou Insertion/Graphique...

Modifier le type d'un graphique

(voir différentes présentations) Sélectionner le graphique, Graphique/Type de graphique Changer la plage ou la série de

données Graphique/Données source

Titre, quadrillage, légende,

étiquettes... Graphique/Options du graphique

Même feuille ou nouvelle feuille ? Graphique/Emplacement Modifier le format d'un élément du

graphique (Polices, motifs,...) Dans le menu Format, la première option varie selon l'élément pointé dans le graphique. Ou cliquer deux fois sur l'élément à modifier comme le titre, le quadrillage, l'axe, une série...

21. Formats de date :

Code français Code anglais Signification Valeurs

aa yy Années avec 2 chiffres 00 à 99

aaaa yyyy Années avec 4 chiffres 1900 à 9999

m m Mois avec 1 ou 2 chiffres 1-12

mm mm Mois avec 2 chiffres 01-12

mmm mmm Mois abrégés en 3 lettres jan à déc.

mmmm mmmm Mois en toutes lettres janvier à décembre

mmmmm mmmmm Initiale du mois j, f, m, ..., d

j d Jours avec 1 ou 2 chiffres 1-31

jj dd Jours avec 2 chiffres 01-31

jjj ddd Jours abrégés en 3 lettres dim à sam.

jjjj dddd Jours en toutes lettres dimanche à samedi

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Formateur : S POUILLET 22. Formats d’heure :

Code français Code anglais Signification Valeurs

h h Heure du jour 0 à 23

hh hh Heure du jour avec 2 chiffres 00 à 23

m m Minute (dans l'heure en cours) 0 à 59

mm mm Minute avec 2 chiffres 00 à 59

s s Seconde (dans la minute en cours) 0 à 59

ss ss Seconde avec 2 chiffres 00 à 59

h am/pm h am/pm Heure sous la forme AM/PM 12 AM - 11 PM

h a/p h a/p Heure sous la forme a/p 12 a - 11 p

[h]:mm [h]:mm Temps écoulé en heures 0 à 71003183

[mm]:ss [mm]:ss Temps écoulé en minutes 0 à 4260191039

[ss] [ss] Temps écoulé en secondes 0 à 255611462399

h:mm:ss,00 h:mm:ss.00 Fractions d'une seconde p. ex, 15:24:36,45