[PDF] Cours vba Access 2003 complet sur les principaux savoir-faire | Cours access

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Céline Averseng – Informatique -

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Fiches Outil Acces

Sommaire

Fiche Outil Access n°1 : ... 2

Le vocabulaire d’Access ... 2

Créer une table dans la base ... 4

Saisir et modifier des enregistrements ... 6

Créer des relations entre les tables... 7

Les listes de choix ... 10

Recherches, Tris et Filtres ... 11

Les formulaires... 13

La boîte à outil ... 14

Insérer un menu déroulant dans un Formulaire ... 16

Les sous-formulaires ... 17

Les Requêtes... 19

Les Remplacements et mises à jour ... 21

Effectuer des calculs dans Access ... 22

Les Etats ... 24

Quand Access disparaît… Le formulaire d’accueil... 25

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2 Fiche Outil Access n°1 :

Le vocabulaire d’Access

• Table : Tableau dans lequel sont stockées des informations, comme des listes de produits, de clients… Les différentes tables pourront être reliées entre elles par des relations*. La table doit d’abord être créée en mode « création »*. Ce mode permet de définir les caractéristiques des données stockées dans chacune des colonnes (les « champs »*) de la table. On obtient alors une fenêtre de ce type : (table affichée en mode « création »)

Une fois la table créée, il faut saisir les données grâce au mode « feuille de données »*. On obtient alors une grille de ce type :

• Champ : nom de la colonne dans laquelle les données seront stockées. Chaque champ pourra être « formaté » (i.e. que l’on pourra préciser quelle forme les données devront avoir dans ce champ : texte, numérique, nombre de caractères…)

• Enregistrement : ligne d’une table. Dans notre exemple, chaque enregistrement correspond à un produit.

• Clé primaire : lors de la création d’une table, il est souvent nécessaire de spécifier une « clé primaire ». Elle sert à définir le champ qui permettra distinguer sans difficulté un enregistrement d’un autre. Les valeurs contenues dans ce champ devront être unique pour chacun des enregistrements de la table. Dans notre exemple, il s’agit de la référence du produit. De manière générale, le plus pratique est de choisir un champ dont le « Type de données » est « numéro auto » : les données enregistrées dans ce champ seront forcément uniques.

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• Clé étrangère : une table, outre sa clé primaire, peut contenir la clé primaire d’une

autre table. C’est l’existence de cette clé étrangère qui permettra de créer des relations entre 2 tables. Dans les tables ci-dessous, « n° client » est la clé primaire de la table « clients » et « n° facture » est la clé primaire de la table « facture ». Le « n° client » de la table facture est une clé étrangère.

• Relations : Afin de pouvoir utiliser au mieux la base de donnée, il est nécessaire de relier les tables entres elles, i.e. préciser quels sont les champs qui contiendrons les mêmes informations dans 2 tables différentes. Cette opération s’effectue grâce au menu « outils » puis « relations ». On pourra alors obtenir une relation de ce type :

• Requêtes : Questions que l’on peut poser à une base de donnée pour obtenir des informations particulières. Exemple : Quels sont les produits dont les prix sont inférieurs à 100 €.

• Formulaires : fenêtre de saisie conçue pour faciliter l’entrée de données, notamment pour un utilisateur ne connaissant pas Access.

• Etats : Récapitulatifs d’informations, conçus pour être lisibles et accessibles. Ils permettent d’imprimer des tables, des requêtes…

• Modes « création » et « feuille de données » : Les tables, requêtes, états et formulaires… sont accessibles soit en mode « création », soit en mode « feuille de données » à l’aide d’un bouton situé en haut à gauche de la fenêtre Access.

Le mode « création » permet de mettre en place la structure de la table, du formulaire, de l’état… Il pourra être intéressant de créer le formulaire ou l’état à l’aide de l’assistant dans un premier temps et d’effectuer les modifications nécessaires dans un second temps.

Le mode « feuille de données » permet de saisir les données dans une table, un formulaire, ou afficher les informations d’un état ou d’une requête.

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4 Fiche Outil Access n°2 :

Créer une table dans la base

Objectif : créer une structure permettant d’accueillir des enregistrements (fiches) qui seront saisis par la suite.

Chaque enregistrement contient plusieurs « champs » qui contiendront différents renseignements.

Chaque champ pourra être « formaté », i.e. que l’on pourra spécifier à l’avance la forme que devra prendre chaque enregistrement. Exemple : texte, numérique, taille du champ, masque de saisie…

Démarche :

• Sélectionner l’onglet « table » de la fenêtre « Base de données ». • Cliquer sur le bouton « nouveau »

• Dans la liste, choisir « mode création » :

• Dans la colonne « nom du champ », saisir les noms des différents champs.

• Pour chaque champ, préciser son type dans la liste et donner éventuellement une courte description dans la colonne « description » (surtout si la base doit être utilisée par différentes personnes).

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• Compléter si besoin la fenêtre « Propriétés du champs » pour préciser la largueur

maximale du champs…

• Il est nécessaire de définir une clé primaire lors de la création d’une table (Cf. Fiche 1 pour la définition).

- Sélectionner le champ désiré

- « Edition », « clé primaire » ou cliquer sur le bouton . Î Une petite clé apparaît dans la colonne de gauche.

Remarque : Si vous ne précisez pas quel est le champ « clé » de la table et que vous fermez cette dernière, Access attribuera la clé à un champ dont le type de données est « numéro auto », s’il en existe un. Dans le cas contraire, Access crée automatiquement un nouveau champ « numéro auto » et lui attribue la clé.

• Enregistrer la table. Pour ce faire, il suffit de fermer la table. Access nous propose alors de saisir un nom pour l’enregistrer.

Vous pouvez alors commencer à saisir les différents enregistrements en ouvrant la table en mode « Feuille de données ». Cf. Fiche outil n°3.

Remarques :

• Le bouton (en haut, à gauche), permet de passer du mode saisie au mode création et de revenir à la fenêtre ci-dessus. Le bouton permet alors de repasser en mode saisie.

• Pour créer plus rapidement une nouvelle table, vous pouvez utiliser « l’Assistant table » : Sélectionner l’onglet « table » de la fenêtre « Base de données ». Cliquer sur le bouton « nouveau » et choisissez « Assistant table » au lieu de « mode création ». Laisser vous guider.

• Pour supprimer des champs : les sélectionner et appuyer sur la touche « suppr ». • Pour changer l’ordre d’un champ : le sélectionner et « cliquer-glisser » jusqu’à

l’emplacement désiré.

• La propriété « masque de saisie » permet d’imposer des règles de saisie (Ex : numéro de téléphone). La syntaxe à utiliser est la suivante : mettre entre guillemets les éléments que l’on veut voir apparaître, des « 9 » pour saisir des éléments non obligatoires et des « 0 » pour des éléments obligatoires.

Exemple : si le masque est le suivant : « (« 9 ») » « 00 ».« 00 ».«00 ».«00 », en saisissant 142565454, on obtiendra (1) 42.56.54.54.

• La propriété « format » permet par exemple de tout saisir en majuscule (« > ») ou en minuscule (« < »).

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6 Fiche Outil Access n°3 :

Saisir et modifier des enregistrements

Démarche :

• Cliquer sur l’onglet « table »

• Sélectionner la table que l’on veut compléter et/ou modifier • Double-cliquer sur cette table

• Remplir la table : une ligne = un enregistrement.

Remarques :

• Pour circuler parmi les enregistrements, utiliser les boutons situés au bas de l’écran :

• Le bouton permet de créer un nouvel enregistrement. • Pour annuler la saisie d’un champ, appuyer sur « Echap ».

• Pour supprimer un enregistrement : cliquer dans la marge grise à gauche de l’enregistrement à supprimer afin de le sélectionner. Cliquer sur la sélection avec le bouton droit de la souris et choisir « supprimer » ou appuyer sur la touche « suppr ». • Si vous avez déjà créé un formulaire (Cf. fiche 6) :

- Cliquer sur l’onglet « formulaire ».

- Sélectionner et ouvrir le formulaire désiré. - Saisir les enregistrements.

• Afin de faciliter la saisie des enregistrements, il est possible de créer des listes de choix (si un champ doit toujours contenir le même type d’information). Mais il est souvent nécessaire d’avoir créé les relations avant. Cf. fiche 4 et 5.

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7 Fiche Outil Access n°4 :

Créer des relations entre les tables

Objectif : mettre en place des relations permanentes entre plusieurs tables qui ont un champ commun, afin de pouvoir utiliser la base de donnée et notamment afin effectuer des requêtes, des états…

Il est INDISPENSABLE, lors de la conception d’une base de donnée, de faire le point sur les informations qui seront contenues dans les tables et sur les relations qu’elles entretiendront entre elles (et notamment quel est le « type » de ces relations).

Pour créer une relation, il faudra : • 2 tables (ou requêtes)

• 1 champs en commun dans chacune des tables. Ces 2 champs devront être du même type (Texte/Texte, Numérique/Numérique… exception : N° Auto/Numérique est accepté si le numérique est « entier long » : très utile car la clé est souvent un N° auto et il est impossible de créer une relation « 1 à plusieurs » si les 2 champs liés sont des N° Auto) et de même longueur.

Les relations entre les tables peuvent être de 3 types : « 1 à 1 », « 1 à plusieurs » et « Plusieurs à plusieurs » :

Relation « 1 à 1 » :

Exemple : 1 homme est marié à 1 femme et 1 femme est mariée à 1 homme

Dans Access, il ne sera pas nécessaire de créer une relation entre 2 tables : il suffit de regrouper toutes les informations concernant le couple dans une seule table (la table « couple ») plutôt que de créer 2 tables (la table « homme » et la table « femme »).

Relation « 1 à plusieurs » :

Exemple : 1 facture concerne 1 client

Et 1 client peut avoir plusieurs factures Il s’agit de la relation type prévue dans Access.

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Relation « Plusieurs à plusieurs » :

Exemple : 1 facture peut contenir plusieurs produits

Et 1 produit peut être présent dans plusieurs factures

Ce type de relation n’est pas directement prévu dans Access. Il faudra donc créer une table supplémentaire, un intermédiaire, qui permettra de mettre en place cette relation « plusieurs à plusieurs » (d’où l’intérêt de bien réfléchir au contenu de la base de donnée avant d’entreprendre sa réalisation).

Cette table intermédiaire va stocker les informations contenues dans chacune des lignes de la facture. Chaque enregistrement contiendra donc le n° de la facture concernée ainsi que le n° du produit concerné. Cette table « Ligne Facture » contiendra donc les clés primaires des 2 autres tables (« clés étrangères ») ainsi que sa propre clé primaire.

Le raisonnement est le suivant :

Une ligne de la facture contient 1 produit et un produit peut être présent dans plusieurs lignes de la facture : relation « 1 à plusieurs ».

Une facture peut contenir plusieurs lignes et une ligne de la facture ne concerne qu’une facture : relation « 1 à plusieurs ».

Entre les tables produits et facture, nous avons donc une relation « plusieurs à plusieurs ».

Une fois que le type de relations entretenues entre les tables a été définis, il faut les mettre en place.

La démarche générale est la suivante :

• Cliquer sur « Outils », puis « Relations ». La liste des tables apparaît.

Si cette fenêtre n’apparaît pas, cliquer sur le bouton de la barre d’outil « Relation ». • Cliquer sur les tables que l’on désire lier, puis sur « ajouter ».

• « Fermer » la fenêtre une fois que toutes les tables désirées ont été ajoutées.

• Créer un lien entre les tables : cliquer-déplacer les champs communs d’une table sur le champ correspondant d’une autre table. Exemple : Champ « Code Auteur » de la table « Ouvrages » et champs « Code » de la table « Auteurs ». La fenêtre suivante apparaît :

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• Choisir la propriété de la jointure (1, 2 ou 3).

• L’option « Appliquer l’intégrité référentielle » permet de préciser la relation : si cette option est cochée, Access s’assurera qu’il existe une valeur dans la table lié. Cela permet d’éviter des erreurs, des pertes d’information.

• L’option « Mise à jour en cascade » permet de modifier tous les enregistrements des tables liées si on change celui de l’une d’elles.

• L’option « Effacer en cascade » permet d’effacer en cascade les enregistrements qui ont le même champs en commun que l’enregistrement supprimé : dangereux ! • Cliquer sur le bouton « OK » : on voit se matérialiser la relation sous la forme d’un

trait fin entre les 2 champs. Fermer la fenêtre relation.

Remarque :

Les relations peuvent être mise en place dans le cadre d’une requête, mais dans ce cas, elles ne seront pas permanentes : il faudra les remettre en place pour une autre requête. Cette possibilité sera néanmoins utile dans le cas d’une requête portant sur des tables entretenant des relations triangulaires. Afin d’obtenir les informations voulues, il faudra préciser qu’elle est la relation qui devra être conservée.

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10 Fiche Outil Access n°5 :

Les listes de choix

Objectif : mettre en place une liste de choix dans une table afin de faciliter la saisie des

enregistrements, notamment quand le champ à remplir existe dans une autre table. Exemple de liste de choix :

Démarche :

• Il faut d’abord avoir créer les relations entre les tables : Cf. fiche 4.

• Ouvrir la table dans laquelle on désire mettre en place la liste, en mode création. • Sélectionner le champ désiré.

• Cliquer sur l’onglet « liste de choix » dans la fenêtre « Propriétés du champs ».

• Dans les zones :

- « Afficher le contrôle », choisir « Zone de liste » - « Origine source », choisir « Table/Requête »

- « Contenu », cliquer sur les « … » au bout de la ligne. La liste des tables apparaît. - Choisir la table, puis le champ qui contient les éléments de la liste que l’on désire

créer.

- Choisir éventuellement le mode de tri « Croissant » ou « décroissant ». - Fermer la fenêtre.

- Revenir en mode « Feuille de données ». Une flèche permet d’accéder au menu déroulant dans le champ en question.

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11 Fiche Outil Access n°6 :

Recherches, Tris et Filtres

Objectif : rechercher des enregistrements correspondants à certains critères et/ou trier des enregistrements.

Démarche : 1. Recherche

• Ouvrir une table (ou un formulaire)

• Sélectionner le(s) champ(s) dans le(s)quel(s) vous voulez faire la recherche. • Cliquer sur le bouton de la barre d’outils.

• Remplir la zone « Rechercher » (il est possible d’utiliser le caractère joker « * ») • Sélectionner à l’aide des menus déroulants les autres critères de recherche : « sens »

et « où »

• Pour distinguer les majuscules des minuscules, activer l’option « respecter la case ». • Cliquer sur rechercher. Access se positionne sur le 1er_{enregistrement vérifiant les}

critères de recherche. Utiliser le bouton « suivant » pour qu’Access poursuive sa recherche.

• Cliquer sur « fermer ».

2. Tri

• Se placer dans le champ désiré

• Cliquer sur les boutons tri croisant ou décroissant

3. Filtre : plusieurs possibilités : • Filtrer par sélection :

- Dans une table, choisir une information qui servira de critère de filtre. - Cliquer sur le bouton « filtrer par sélection » : . La table apparaît alors

filtrée : seul les enregistrements qui contiennent le critère en question apparaissent.

- Cliquer sur « supprimer le filtre » : pour avoir à nouveau la table complète.

• Filtrer par formulaire :

- Le bouton « filtrer par formulaire » fait apparaître une ligne vide dans la table. Dans chaque rubrique que l’on active, une flèche permet de choisir parmi les valeurs présentes dans la table.

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- Si on utilise 2 rubriques, le filtre mis en place sera un filtre « ET » : les 2

critères devront être présents dans le même enregistrement pour que le filtre propose ce dernier. Pour filtrer à l’aide d’un « OU », utiliser l’onglet « Ou » en bas de la fenêtre.

- Cliquer une première fois sur pour faire apparaître les résultats du filtre et une deuxième fois pour faire apparaître à nouveau l’ensemble des enregistrements.

Remarque : le filtre sera perdu si on ferme la fenêtre de la table (ou du formulaire). Il est cependant possible de le conserver sous la forme d’une requête (Cf. fiche-outil 11) grâce au bouton .

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13 Fiche Outil Access n°7 :

Les formulaires

Objectif : créer une structure (un écran) contenant des champs, qui permet de saisir ou modifier des enregistrements.

Démarche : Il existe plusieurs méthodes : 2. Formulaire instantané :

• Sélectionner une table (ou une requête)

• Cliquer sur le bouton « Formulaire instantané » • Enregistrer le formulaire.

3. Assistant formulaire :

• Sélectionner l’onglet formulaire

• Cliquer sur « nouveau » puis sur « assistant formulaire » • Suivre les instructions

4. Mode création :

• Sélectionner l’onglet formulaire et cliquer sur « nouveau »

• Choisir la table (ou la requête) qui servira de base au formulaire • Cliquer sur « mode création »

• Cliquer sur le bouton de la barre d’outil afin d’afficher la liste des champs (si elle n’est pas déjà affichée).

• Cliquer-déplacer les champs désirés vers la zone détail de la fenêtre formulaire et la mettre en forme (éventuellement) à l’aide des barres « boîte à outil » et « Mise en forme ».

• Enregistrer le formulaire. Remarques :

• Un formulaire comporte 3 parties : « l’en-tête » (pour les titres…), « le détail » (corps du formulaire : c’est ici que l’on pourra insérer un sous-formulaire par exemple) et le « pied » (pour afficher des informations ou des boutons « suivant », « sortie »…). • Pour en savoir davantage sur la « boite à outil », Cf. fiche outil n° 8 « La boîte à

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14 Fiche Outil Access n°8 :

La boîte à outil

Cette barre d’outil réuni un certain nombre de contrôles qui seront utiles dans la conception des formulaires.

(1) Sélection des objets : il est possible de sélectionner différents objets proches les uns des autres en créant un rectangle autour d’eux. Si les objets sont loin les un des autres, cliquer sur le premier puis appuyer sur la touche « shift » avant de cliquer sur le second. (2) Assistant contrôle : Ce contrôle est une bascule. S’il est activé, les assistants apparaîtront pour certains des autres contrôles comme le sous formulaire ou la zone de liste.

(3) Intitulé : La plupart des contrôles comporte déjà une étiquette. Ce contrôle servira alors à créer des intitulés, des titres, indépendants des autres contrôles.

(4) Zone de texte : Ce bouton crée une zone de texte qui permettra à l’utilisateur de saisir une donnée d’un enregistrement. Ce contrôle peut correspondre à un champ d’une table. Il permet ainsi à l’utilisateur de remplir une table à l’aide d’une interface plus agréable qu’un simple tableau (table ouverte en mode saisie). Ce contrôle permet aussi d’effectuer des calculs dans un formulaire (Cf. fiche 13 « Effectuer des calculs dans Access »).

(5) Groupe d’option : Ce contrôle permet des réunir plusieurs cases à option ou cases à cocher.

(6) Bouton bascule :Ce contrôle permet à l’utilisateur de sélectionner « oui » ou « non » en cliquant sur le bouton à bascule. A utiliser avec des champs de type « oui/non ». (7) Case à option (ou « bouton radio ») : elle permet à l’utilisateur de faire une unique sélection parmi un certain nombre de choix (plusieurs cases à options qui seront regroupées à l’aide d’un contrôle « groupe d’option »).

(8) Case à cocher : elle permet à l’utilisateur de réaliser des sélections « oui/non » (donc, à utiliser avec des champs de type « oui/non », comme le bouton bascule). Si plusieurs cases à cocher sont réunies dans un groupe d’option, l’utilisateur pourra en sélectionner une, deux, trois…. Contrairement à des cases à option, où il ne pourrait en sélectionner qu’une.

Sélection des objets (1) Intitulé ou étiquette (3) Groupe d’option (5) Assistants contrôle (2) Zone de texte (4) Bouton bascule (6) Case à cocher (8) Zone de liste (10) Image Onglet (12) Trait Autres contrôles Case à option (7) Sous formulaire (13) Zone de liste modifiable (9)

Saut de page

Rectangle Bouton de commande (11)

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(9) Zone de liste modifiable : Ce contrôle crée une zone de liste dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner un élément dans une liste préétablie ou peut saisir un texte de son choix. Il est possible d’utiliser des données stockées dans une table.

(10) Zone de liste : Le principe est le même que pour la Zone de liste modifiable mais l’utilisateur ne peut pas saisir un texte : il est obligé de choisir dans la liste.

(11) Bouton de commande : Il s’agit d’un bouton permettant d’exécuter une macro ou une fonction Visual Basic lorsque l’utilisateur clique dessus dans le formulaire.

(12) Onglet : Ce contrôle permet de créer un formulaire ayant l’apparence d’une boite de dialogue. Il peut être avantageusement utilisé pour créer un formulaire d’accueil (Cf. Fiche 15 « Quand Access disparaît »). Il est possible de supprimer ou d’ajouter des pages à ce contrôle en cliquant sur ce dernier avec le bouton droit de la souris.

(13) Sous-Formulaire : Ce contrôle permet d’insérer un formulaire dans le formulaire ne cours (Cf. Fiche 10 « Les sous-formulaires »).

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16 Fiche Outil Access n°9 :

Insérer un menu déroulant dans un Formulaire

Utiliser l’assistant « Zone de liste déroulante » et choisir les champs désirés dans les tables ou requêtes proposées.

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17 Fiche Outil Access n°10 :

Les sous-formulaires

Objectif : Créer un formulaire comprenant des informations provenant de plusieurs tables, comme une facture.

La première solution consiste à créer un nouveau formulaire à l’aide de l’assistant en sélectionnant dans les tables (facture, client et ligne facture pour créer un formulaire « facture ») tous les champs qui nous intéressent, puis de choisir d’afficher les données « par facture », en cochant l’option « Formulaire avec sous formulaire ».

On obtient un formulaire de ce type :

En fait, L’assistant a créé 2 formulaires : le formulaire « facture » et le sous formulaire « Ligne facture sous formulaire ».

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Une deuxième solution consistait dans un premier temps à créer les 2 formulaires : le formulaire « Ligne facture » à partir des tables « Ligne Facture » et « Produit » et le formulaire « Facture » à partir des tables « Facture » et « Client ».

Dans l’assistant sous-formulaire, au niveau du lien entre les deux formulaires, choisir « Les définir moi-même ».

Une fois le formulaire facture créé, il est possible d’y apporter des modifications, et notamment des calculs dans notre exemple (Cf. fiche 13 « Effectuer des calculs dans Access »).

Puis dans un second temps à créer, dans le formulaire « Facture », un sous formulaire à partir du

formulaire « Ligne Facture » : bouton « sous formulaire » :

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19 Fiche Outil Access n°11 :

Les Requêtes

Objectif : Les Requêtes sont des questions que l’on peut poser à une base de donnée pour obtenir des informations particulières.

Démarche :

Pour créer une requête, vous pouvez utiliser l’assistant « création de requête » ou passer directement en mode création.

Pour créer une requête en mode création : • Ouvrir la fenêtre « Base de donnée »

• Choisir l’onglet « requête », puis « créer une requête en mode création »

• Cliquer sur la table à utiliser puis sur « ajouter ». Recommencer pour les autres tables à ajouter.

• Choisir les champs concernés par la requête, la table dans laquelle ils se trouvent et préciser éventuellement le mode de tri et les critères utilisés. Ces critères peuvent être :

- Des formules de calcul : « > à 100 »… - Des valeurs précises : « VIAN »…

• Fermer la fenêtre. Donner un nom à la requête afin qu’elle puisse être enregistrée. Les résultats de la requête ci-dessus seront les suivants :

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Remarques :

• Il est possible de récupérer tous les champs de toutes les tables : - Cliquer sur le bouton pour afficher les propriétés.

- Mettre « Oui » comme valeur au paramètre « Tous les champs » • Il est aussi possible de créer des champs calculés :

- Sur la ligne « Champ », écrire le nom du champs calculé, suivi de « : », suivi du calcul.

- Dans ce calcul, le nom des champs utilisés devra être mis entre crochets : [ ] Exemple : On dispose dans la table d’un champ « Prix HT ». Il est possible de créer un champ calculé « Prix TTC » en saisissant dans la ligne « champ » :

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21 Fiche Outil Access n°12 :

Les Remplacements et mises à jour

Objectif : remplacer ou mettre à jour plusieurs enregistrements en une seule opération. Il existe plusieurs possibilités, en fonction du but recherché.

Démarche :

• Pour rectifier des erreurs de saisie, des fautes d’orthographe… :

- Cliquer sur « Edition », puis sur « remplacer ».

- Remplir les cases de la fenêtre, puis cliquer sur « remplacer » ou « remplacer tout »

- Si les modifications ne dépendent que d’un critère, commencer par filtrer la table.

• Pour mettre à jour des enregistrements (changements de prix, mettre tous les nom en majuscule…) :

- Créer une nouvelle requête (Cf. Fiche outil n°11) en utilisant la (les) table(s) à modifier

- Cliquer sur « Requête », puis sur « Requête mise à jour »

- Remplir la ligne « champ » : nom du champ à modifier.

- Remplir la ligne « mise à jour » : valeur ou formule permettant de calculer la nouvelle valeur du champ (mettre le nom des champs entre [ ])

- Exécuter la requête de mise à jour en cliquant sur - Cliquer sur « OK ». Fermer la requête.

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22 Fiche Outil Access n°13 :

Effectuer des calculs dans Access

Access ne fonctionne pas du tout comme Excel au niveau de la mise en place de formule de calcul.

Il est possible de réaliser des opérations entre plusieurs champs, mais il faudra passer par un formulaire, une requête ou un état. Il ne sera pas possible de les faire dans une table : par définition une table contient les informations de base et un calcul entre plusieurs champs de différentes tables n’a pas besoin d’être stocké comme information dans une table.

Dans tous les cas, il faudra s’assurer que les relations ont été correctement mises en place avant d’envisager de faire un calcul.

Il sera possible de saisir directement les opérations ou d’avoir recours au générateur d’expression.

• Calcul dans un formulaire ou dans un état

La démarche est sensiblement la même. Il faut créer un contrôle indépendant :

En cliquant avec le bouton droit de la souris sur ce contrôle, on accède à un menu déroulant. Choisir « Propriétés ». La fenêtre suivante apparaît :

Dans l’onglet « Données », la ligne « Source de contrôle » nous intéresse tout particulièrement. Les « … » permettent d’accéder au générateur d’expression.

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Le 1er_{cadre permet de choisir la source des éléments qui figureront dans la formule :}

table, requête, formulaire…

Le 2ème_{cadre nous permet de choisir le champ ou le contrôle contenant les éléments.}

Le 3ème_{cadre sert surtout pour le choix des fonctions disponibles dans Access.}

Pour calculer le montant HT * Quantité dans notre sous formulaire, il suffit de choisir les contrôles « HT » et « Quantité » dans ce sous formulaire et de les multiplier.

• Calcul dans une requête

Il est possible d’effectuer des calculs dans une requête :

¾ soit en utilisant le générateur d’expression dans un nouveau champ afin, par exemple d’effectuer un calcul à partir de données contenues dans une ou plusieurs tables.

Il faut dans un premier temps choisir les tables concernées et vérifier qu’elles sont bien reliées entre elles.

Choisir ensuite les champs que l’on désire afficher dans la requête. Se positionner dans un nouveau champ et cliquer sur le bouton

« générateur d’expression »

Choisir les champs qui permettront d’effectuer les calculs puis valider.

¾ soit en utilisant le générateur d’expression dans un critère afin de n’afficher que les informations du champ qui répondent à ce dernier. La démarche est la même que précédemment mais il faudra se positionner dans une des cases « critères ».

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24 Fiche Outil Access n°14 :

Les Etats

Objectif : Créer des états, des étiquettes ou faire des rapports en utilisant les tables ou les requêtes.

Les Etats sont des récapitulatifs d’informations, conçus pour être lisibles et accessibles. Exemple d’état :

Démarche :

Pour créer un état, vous pouvez utiliser l’assistant « création d’Etats» ou passer directement en mode création.

• Ouvrir la fenêtre « Base de donnée »

• Choisir l’onglet « Etats », cliquer sur « nouveau »

• Sélectionner la table ou la requête dont on veut extraire l’information • Puis choisi parmi les possibilités suivantes :

- « Mode création » pour créer l’état à partir de zéro.

- « créer un état à l’aide de l’assistant » pour être assisté étape par étape.

- « Etat Instantané : colonnes » pour réaliser automatiquement un état de « type fiche »

- « Etat Instantané : tableau » pour réaliser automatiquement un état de « type liste »

- « Assistant graphique » : pour illustrer des données chiffrées sous forme de graphique.

- « Assistant étiquette » : pour créer, étape par étape, des étiquettes.

• Dans les assistants, il faut choisir les champs désirés et les faire passer à droite de la fenêtre à l’aide du bouton . Il est possible d’ajouter du texte ou des espace, notamment pour les étiquettes. Terminer l’assistant et enregistrer.

• Pour imprimer, visualiser le travail réalisé à l’aide de « l’aperçu avant impression » puis cliquer sur le bouton « imprimer ».

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25 Fiche Outil Access n°15 :

Quand Access disparaît… Le formulaire d’accueil

Objectif : créer une fenêtre de dialogue afin de permettre à un utilisateur ne connaissant pas Access d’utiliser la base qui a été créée.

Démarche :

• Il faut créer un formulaire d’accueil : dans l’onglet « formulaire », choisir « créer un formulaire en mode création ».

• Positionner des contrôles de type « Bouton de commande » afin d’ouvrir tel ou tel formulaire, requête ou état. Si l’option « assistant contrôles » est activée, Access propose différentes actions :

Remarque : Si les contrôles à insérer dans le formulaire sont très nombreux, il peut être intéressant d’utiliser un contrôle « onglet » (Cf. fiche 8 « La boîte à outil ») et de répartir les contrôles dans les différentes pages.

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26 Fiche Outil Access n°16 :

Quand Access disparaît… Les macros

Objectif : affecter certaines actions à un bouton de commande.

Une macro est un enchaînement d’action que l’on désire automatiser. Exemple : ouvrir un formulaire et atteindre un nouvel enregistrement.

Démarche :

• Dans l’onglet « Macro », choisir « nouveau ».

• Access ouvre une fenêtre qui va permettre de définir quelles sont les actions qui devront être réalisées automatiquement (1 action par ligne).

• Dans notre exemple, nous choisirons l’action « OuvrirFormulaire »

• Access propose alors différentes rubriques qui nous permettrons entre autre de choisir le formulaire à ouvrir (ici le formulaire « Facture »).

• Pour l’action suivante à effectuer, se positionner sur la seconde ligne de la colonne « Action » et choisir « AtteindreEnregistrement ». Dans la rubrique « Enregistrement », choisir « Nouveau ».

• S’il n’y a pas d’autres actions à effectuer, fermer la fenêtre. Access demande si on désire enregistrer cette macro et sous quel nom : « Nouvelle facture ».

• Il est maintenant possible d’utiliser cette macro soit : ¾ A partir de l’onglet macro en cliquant dessus.

¾ A partir d’un formulaire (« formulaire accueil » par exemple) à l’aide d’un bouton de commande (Cf. fiche 15). Dans la fenêtre « catégorie », choisir « Divers », puis « Exécuter une macro ».

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27 Astuce

: Il est possible de créer une macro qui permet d’ouvrir un formulaire

particulier (par exemple un formulaire accueil) au démarrage du fichier. La démarche est la même que ci-dessus (« OuvrirFormulaire » puis choisir le formulaire « Accueil »). Il suffit ensuite de la nommer « Autoexec ».