Table des matières
CONSIGNES POUR LA ZONE PUBLIQUE, LA RÉCEPTION DES USAGERS ET DES
INTERVENANTS EXTÉRIEURS...2
1- Zone publique...2
2- Réception des usagers...2
3- Intervenants extérieurs...2
4- Découverte d’une enveloppe suspecte...3
CONSIGNES POUR LA PROTECTION DE LA PERIPHERIE DES SITES ET DE L’ENVELOPPE DES BÂTIMENTS...4
2 – Enveloppe des bâtiments...4
3 – Portes, portails et portillons sous contrôle d’accès, extérieurs et intérieurs...4
4 – Télésurveillance...4
5 – Gestion des moyens d’accès au site...5
7 – Vidéoprotection...6
CONSIGNES POUR LA PROTECTION DES FONDS...7
1 – Les dispositifs de protection mis en place...7
2 – Les mesures spécifiques adoptées pour la protection des fonds et valeurs par le responsable de la caisse...7
3 – Modalités de desserte par société de transport des fonds...7
CONSIGNES SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX MOUVEMENTS SOCIAUX...8
1 – Gestionnaire de site...8
2 – Cadres et agents...8
CONSIGNES SPÉCIFIQUES – DÉPLACEMENTS A L’ÉTRANGER...9
CONSIGNES SPÉCIFIQUES – SAISINE DU CADRE D’ASTREINTE DE SÉCURITÉ...10
CONSIGNES SPÉCIFIQUES – GESTION DES BADGES D’ACCÈS NOMINATIFS...11
BORDEREAU DE REMISE D’UN MOYEN D’ACCÈS...12
REGISTRE DES ACCÈS...13
CONSIGNES POUR LA ZONE PUBLIQUE, LA RÉCEPTION DES USAGERS ET DES INTERVENANTS EXTÉRIEURS
1- Zone publique
•
Marquer l’ensemble des espaces accessibles au public du logo « Vigipirate » en vigueur (pour connaître le niveau d’alerte : http://www.sgdsn.gouv.fr/plan-vigipirate/, ou se rapprocher du délégué à la sécurité) ;•
Veiller à retirer de la zone publique tout élément pouvant permettre de dissimuler un colis ou un sac (présentoirs, plantes vertes…) ;•
Assurer périodiquement un contrôle visuel de la zone publique pour vérifier qu’aucun objet suspect ne s’y trouve ;•
Porter une vigilance toute particulière sur les lieux d’apposition des affiches dans les halls d’accueil du public :◦
aucune affiche ne doit être collée sur le vitrage blindé des caisses .◦
les portes vitrées à l’entrée du site ne doivent pas être encombrées d’affiches pouvant occulter la vision vers l’intérieur, ou l’extérieur, du bâtiment.En cas de difficultés dans le hall d’accueil, l’affichage nuit à la visualisation du hall par les forces de l’ordre avant qu’ils n’interviennent. De la même façon, il empêche les agents d’évaluer ce qu’il se passe à l’extérieur.
•
Fermer à clef, les portes de bureaux de réception, d’accueil et des salles de délestage non utilisés. Il en est de même des toilettes et lavabos se trouvant en zone publique ;•
Veiller à l’accessibilité des sorties de secours. Elles doivent demeurer dégagées.2- Réception des usagers
•
Limiter, autant que la configuration des lieux le permet, l’accès des usagers aux zones dédiées. Si les usagers sont amenés à franchir un contrôle d’accès, le service réceptionnaire assurera la prise en charge de l’usager jusqu’à son retour en zone publique ;•
Assurer en permanence l’activation des contrôles d’accès (porte équipée d’un digicode ou accessible par badge).3- Intervenants extérieurs
•
Les intervenants extérieurs, les sociétés de maintenance et les livreurs doivent se présenter aux agents d’accueil qui s’assurent du bien fondé et de la nature de leur intervention.•
Après vérification de l’identité de la personne, le registre des accès est annoté. Le cas échéant un moyen d’accès provisoire est remis pour la journée contre un justificatif d’identité.•
Les registres papiers contenant les données relatives aux intervenants extérieurs sont rangés sous clé à la pause méridienne et le soir.•
En cas de doute, il convient de prendre contact avec la Division budget, immobilier et logistique – BIL.•
Les personnels des sociétés titulaires des marchés de nettoyage doivent bénéficier d’heures de travail en journée, dès lors il n’y a pas lieu de leur remettre les moyens d’accès au site. Ils ne disposent pas de clefs et ne disposent pas non plus des codes d’activation et de désactivation des alarmes.4- Découverte d’une enveloppe suspecte
•
Ne pas ouvrir un courrier suspect.•
En cas d’ouverture : recouvrir le courrier pour éviter la dispersion.•
Éviter tout contact avec l’objet ou avec une substance pouvant s’en échapper.•
Évacuer toutes les personnes présentes dans la pièce et en interdire l’accès.•
Éviter toute diffusion : fermer les fenêtres, les portes, la climatisation, obstruer rapidement les bouches de ventilation.•
Se laver soigneusement au savon toutes les parties du corps qui ont pu être en contact avec la substance et se déshabiller en cas de trace sur les vêtements.•
Les personnes exposées ou susceptibles de l’avoir été doivent être isolées des autres (plusieurs agents peuvent être mis en quarantaine pendant plusieurs heures) et doivent être signalées aux services de secours.•
Donner l’alerte : SAMU : 15 – Sapeurs Pompiers : 18 ou 112 ou 114.CONSIGNES POUR LA PROTECTION DE LA PERIPHERIE DES SITES ET DE L’ENVELOPPE DES BÂTIMENTS
1 – Parkings et abords des sites
•
Veiller au bon usage des aires de stationnement au sein des sites avec une attention particulière aux emplacements proches des zones d’accueil ainsi qu’aux véhicules non identifiés qui viendraient à stationner d’une manière prolongée à proximité de nos bâtiments ;•
Il en est de même s’agissant du survol des sites par des drones. De tels événements seront portés sans délai à la connaissance du Directeur du Pôle pilotage et ressources ou de son adjointe ;•
Fermer les portails, portillons, barrières extérieures qui assurent, avec les clôtures, la sécurité des périmètres entourant nos bâtiments, notamment en période de fermeture du site.•
Éviter toute accumulation d’objets (cartons, palettes, sacs) à l’extérieur du bâtiment, et a fortiori à l’intérieur.•
S’agissant des sites de la Direction départementale (boulevard Béranger) et du CDFiP de Tours (rue Édouard Vaillant), il est rappelé que :◦
les véhicules des personnels ne doivent pas stationner en dehors des heures de service sur le parking de la direction ni dans le parking souterrain du CDFiP de Tours, sauf exception (véhicule du gardien-concierge résidant sur place) ;◦
en semaine, des dérogations au cas par cas peuvent être accordées pour nécessité absolue de service par la Division budget, immobilier et logistique ;◦
le week-end, le stationnement des véhicules étrangers au service est strictement interdit.2 – Enveloppe des bâtiments
•
Les portails, portillons et portes doivent être fermés à clé, les volets, rideaux et grilles, sont fermés ou abaissés, le soir.•
Les gestionnaires de site s’assurent régulièrement de l’efficacité et de l’intégrité des clôtures de protection. Ils vérifient que les agents savent fermer manuellement les portails et portillons qui sont en fermeture automatique.3 – Portes, portails et portillons sous contrôle d’accès, extérieurs et intérieurs
Les agents ferment ou attendent la fermeture complète des portes sous contrôle d’accès et veillent à ce qu’aucune personne étrangère au service n’accède aux locaux.
4 – Télésurveillance
Les sites sont équipés de dispositifs d’alarme anti-agression et anti-intrusion. Pour limiter les déclenchements intempestifs dus à des erreurs de manipulation, les consignes suivantes doivent être respectées :
•
informer les caissiers et les agents d’accueil intervenant en lieu et place des agents titulaires sur les dispositifs de sécurité équipant le site. Plus particulièrement, les éléments suivants doivent être connus des agents concernés :•
modalités d’activation et de désactivation des alarmes, codes des alarmes et créneaux horaires autorisés portés sur les fiches opérationnelles de sécurité ; coordonnées du télésurveilleur et mot de passe pour le site ;•
Positionnement des boutons anti-agression et autres systèmes d’alarme,•
Le cas échéant, connaissance de l’effet de sas sur la porte du local coffre.•
tenir impérativement à jour les fiches opérationnelles de sécurité pour les contacts et les coordonnées téléphoniques. Elles sont adressées au délégué à la sécurité, par courriel à pierre.derrien1@dgfip.finances.gouv.fr. En cas de déclenchement intempestif, il est impératif d’appeler le télésurveilleur immédiatement en déclinant son identité et le mot de passe dédié pour le site, ceci pour éviter toute intervention inutile et coûteuse d’une société de gardiennage ou des forces de l’ordre.5 – Gestion des moyens d’accès au site
Tous les titulaires de moyens d’accès aux bâtiments doivent être connus pour préserver la sécurité des biens et des personnes. Il convient de procéder a minima une fois par an, après le mouvement de septembre, au recensement des personnes détentrices de clés, de badges et disposant des codes des claviers alphanumériques des différents équipements, portails, portes, coffre, armoire forte, caissons temporisés et trappons.
•
Les sites pourvus d’un système d’accès par badges font l’objet de consignes spécifique adressées par la division BIL directement aux gestionnaires de site.•
Le gestionnaire de site vérifie que l’agent quittant ses fonctions a bien remis les moyens d’accès aux sites et locaux spécifiques dont il disposait.•
Les intervenants extérieurs ne disposent pas de moyen d’accès aux bâtiments, hormis les transporteurs de fonds et les entreprises du réseau AQUILA mandatées par le télésureveilleur du marché national.L’agent prenant ses fonctions signe un bordereau de remise de moyen d’accès. Ce formulaire est conservé dans un endroit fermant à clef par le gestionnaire de site le temps de sa présence dans le service.
Les badges, clefs et les codes confiés aux agents sont personnels et en aucun cas ne doivent être prêtés ou portés à la connaissance d’autrui.
Les moyens d’accès doivent être gérés rigoureusement afin de pouvoir assurer leur suivi selon les attributaires désignés.
Ils ne doivent pas être laissés sans surveillance, ni être identifiables, ni regroupés dans un même endroit. Ils sont dissociés des effets personnels
La perte d’une clef, ou d’un badge, doit être signalée sans délai à la Division du Budget, de la logistique et de l’immobilier, plus particulièrement auprès du Délégué départemental à la sécurité.
Le personnel encadrant doit disposer de doubles de clefs. En cas de besoin, une demande est à formuler auprès de la division BIL.
6 – Gestion des codes et mots de passe
L’accès aux locaux sensibles, aux espaces de paiement, aux zones de conservation et de transferts de fonds, aux locaux LTI ainsi qu’aux systèmes de vidéoprotection, de gestion des alarmes et de contrôles d’accès doit faire l’objet de la plus grande précaution.
Ainsi, les codes des pavés alphanumériques, les mots de passe doivent être renouvelés tous les six mois ou après chaque chantier immobilier. Ils doivent être d’une complexité suffisante.
7 – Vidéoprotection Voir notamment :
•
Art L223-1 à 9, L251-1 à L255-1 et L6131-13 Code de sécurité intérieur,•
déclaration CNIL du 24/08/2016 au sein des locaux de la DGFiP pour l’ensemble des services.La finalité des installations de vidéoprotection est la protection des biens et des personnes.
La consultation de l’historique se fait conformément à cette finalité.
Seules les personnes visées par l’autorisation préfectorale ou la déclaration CNIL peuvent accéder aux enregistrements. Il s’agit, sauf dispositions contraires, des gestionnaires de site, du Directeur du Pôle Pilotage et Ressources ou de son adjoint, du responsable de la Division BIL, du DDS.
Les déclarations en préfecture (demande initiale, renouvellement et mise en service) sont préparées par la Division BIL. Elles sont valables 5 ans. Les conditions d’emploi sont les suivantes :
•
les agents ne sont pas filmés sur leurs postes de travail sauf accord de leur part,•
la voie publique ne peut pas être filmée,•
la consultation et l’extraction de données est autorisée pour les seules personnes visées par l’arrêté préfectoral,•
la consultation des enregistrements n’est autorisée qu’en cas d’atteinte à la sécurité des biens et des personnes ; la durée de conservation des images est de 30 jours.Le public est averti que le site est vidéoprotégé par voie d’affichage (modèle disponible auprès de la division BIL).
Droits d’accès : Toute personne peut accéder aux enregistrements la concernant et en vérifier la destruction dans le délai fixé par l’autorisation préfectorale. La demande d’accès est adressée à la personne désignée par l’arrêté préfectoral (Division BIL)
Le gestionnaire de site tient un registre motivé des consultations et conserve les pièces justificatives (ex. : réquisitions).
Il est interdit de prendre des photos ou captures d’écran des images filmées. Il est interdit de les diffuser, de modifier le champ des caméras.
L’extraction et la conservation des enregistrements n’est possible qu’en cas d’atteinte caractérisée à la sécurité des biens et des personnes et de préférence sur réquisition judiciaire écrite préalable.
Types de réquisitions judiciaires :
•
Enquête de flagrance (article 60-1 du CPP, signataire : OPJ ou Procureur).•
Enquête préliminaire (article 77-1-1 du CPP, signataire : Procureur).•
Commission rogatoire (article 99-3 du CPP1, signataire : Juge d’Instruction).Toutes les demandes de remise d’image, formulées par les autorités de police ou judiciaires, doivent être transmises pour avis au Directeur du pôle pilotage et ressources.
1Code de procédure pénale
CONSIGNES POUR LA PROTECTION DES FONDS
1 – Les dispositifs de protection mis en place.
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Présence d’un bouton anti-agression (ou une barre « soulevé de pied »), relié au télésurveilleur sous le plan de travail du caissier.•
Présence d’un caisson à compartiment temporisé pourvu d’un monnayeur pour la conservation des fonds à la caisse.•
L’espace de paiement est équipé d’un dispositif d’écoute pour que le télésurveilleur effectue une levée de doute en cas d’alarme.•
Selon les sites, les fonds sont conservés dans un local coffre pourvu d’un effet de sas. Le principe de l’effet de sas est le suivant : l’ouverture simultanée de la porte du local coffre et de la porte du coffre provoque un déclenchement d’alarme.•
Le cas échéant, le local coffre est équipé de détections sismiques (réagissant aux vibrations) et de boutons anti-agression supplémentaires.•
Pour les sites équipés d’un guichet/caisse blindé (GAHU), aucune affiche ne doit être collée sur le vitrage des guichets blindés . La face interne des vitrages ne doit pas être nettoyée (opacification du vitrage par l’emploi de détergents et d’abrasifs). Prendre l’attache de la division BIL le cas échéant).2 – Les mesures spécifiques adoptées pour la protection des fonds et valeurs par le responsable de la caisse.
•
Les personnes qui manipulent les fonds et détiennent les clés des coffres sont habilitées par le responsable du service qui définit les modalités d’accès aux fonds et les horaires d’utilisation des coffres.•
Le responsable de la caisse informe régulièrement les agents placés sous sa responsabilité et affectés à la caisse des consignes pour la protection des fonds. Il contrôle la gestion de l’encaisse et communique aux agents les règles de dispersion des fonds.•
À minima deux fois par an, il procède aux changements de combinaison. Ces combinaisons ne doivent figurer sur aucun mémo accessible.•
Le local coffre est fermé en journée. Les clés du coffre ou de la porte du local coffre doivent être rangées hors de la vue du public. Elles ne sont pas identifiables.3 – Modalités de desserte par société de transport des fonds
Le parcours (extérieur et intérieur) du transporteur de fonds est placé sous vidéoprotection. Cette installation doit impérativement être opérationnelle pour garantir les conditions de sécurité des dégagements.
Le caissier doit être informé du protocole de desserte et doit impérativement suivre la procédure établie avec le transporteur de fonds, notamment les points suivants :
•
appel préalable,•
vérification que le cheminement n’est pas encombré en visualisant les écrans de renvoi d’images en temps réel,•
reconnaissance faciale du transporteur de fonds.CONSIGNES SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX MOUVEMENTS SOCIAUX
Afin d’anticiper toute difficulté qui pourrait apparaître en cas de mobilisation forte de manifestants, spécifiquement en fin d’année, il convient de respecter strictement l’ensemble des consignes rappelées ci-dessous.
1 – Gestionnaire de site
Avant chaque ouverture au public, le gestionnaire du site ou son représentant doit effectuer les vérifications suivantes :
•
issues de secours non verrouillées et en bon état de fonctionnement ;•
vacuité du chemin d’évacuation ;•
blocs d’éclairage de sécurité et centrale d’alarme d’évacuation en état de veille ;•
extincteurs facilement accessibles, en place et non détériorés ;•
consignes de sécurité affichées, y compris les numéros d’urgence ;•
enregistreur des images de vidéoprotection en bon état de fonctionnement ;•
fermeture à clé des portes des boxes, bureau d’accueil et salles de délestage non utilisées ;•
utilisation des SAS sécurisés en mode contrôle. Ainsi, l’usager ne peut accéder sur le site qu’après contrôle visuel de l’agent d’accueil ;•
sensibiliser le responsable de l’accueil et les agents à la surveillance visuelle, notamment des accès des parkings en sous-sol.•
les gestionnaires de sites signalent à la division BIL les boîtes aux lettres non pourvues de réceptacle en métal pour les changer par des réceptacles métalliques qui limitent le feu à son contenu.2 – Cadres et agents
•
L’ensemble des agents, dans leurs déplacements à l’intérieur du bâtiment ou quittant le site, doivent s’assurer de la correcte fermeture des portes, portails et barrières, notamment les matériels disposant d’une fermeture automatique.•
Les centrales d’alarme seront activées manuellement par le dernier cadre quittant le bâtiment afin d’éviter l’absence de télésurveillance dans un site vide, y compris dans les sites avec mise sous alarme automatique.•
Pour le week-end, les poubelles seront gardées sur le site dans un local coupe-feu afin qu’elles ne soient pas utilisées pour déclencher un incendie.•
En fin de semaine, pour prévenir de tout incident que surviendrait le week-end, les dossiers seront rangés dans les armoires et ces dernières fermées à clé.•
Concernant plus spécifiquement le CDFiP de Tours, 40 rue Édouard Vaillant, les volets du rez-de-chaussée et du R+1 sont abaissés par les agents au moment de leur départ, tous les jours.Tout incident (gilets jaunes, lycéens, agriculteurs) doit être porté à la connaissance de la direction (destinataire Pierre DERRIEN : pierre.derrien1@dgfip.finances.gouv.fr et copie sur la balf logistique). Ainsi, il doit être précisé les détériorations des bâtiments, la fermeture des services au public et aux agents, la présence de manifestants devant les sites. Le cas échéant, il sera signalé tous les retours à la normale.
3 – Attroupements
En cas d’incertitude, le CDFiP ne sera pas ouvert au public.
•
Les portails et les portillons des clôtures seront verrouillés ainsi que les portes du bâtiment.•
Les grilles seront abaissées si elles ne sont pas sur le chemin d’évacuation incendie des agents.•
Les volets seront fermés à tous les étages et les agents invités à s’éloigner des zones les plus exposées (fenêtres).Si la direction autorise les agents à ne pas venir travailler, le responsable du bâtiment vérifiera que la centrale d’alarme a bien été activée avant de le quitter.
Afin de retarder l’intrusion des manifestants dans les locaux, il convient de fermer les armoires, les caissons à clé.
Les préfectures qui sont chargées de la protection externe, peuvent décider d’éventuelles mesures exceptionnelles et temporaires de vigilance, de prévention ou de protection.
En cas de risque de manifestations violentes, il sera pris l’attache des forces de l’ordre afin de multiplier les rondes auprès des CDFiP. Le secteur sûreté sera saisi, le cas échéant, pour demander au télésurveilleur de faire intervenir les forces de police ou de gendarmerie sans levée de doute préalable.
CONSIGNES SPÉCIFIQUES – DÉPLACEMENTS A L’ÉTRANGER
Avant tout déplacement, à titre professionnel ou personnel, il est recommandé de se connecter au portail « France diplomatie » du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, pour prendre connaissance des fiches conseils aux voyageurs, de recueillir les numéros utiles et de s’inscrire sur le site Ariane.
CONSIGNES SPÉCIFIQUES – SAISINE DU CADRE D’ASTREINTE DE SÉCURITÉ
Une astreinte de sécurité est assurée par un membre de l’équipe de Direction selon les modalités suivantes :
•
par tour de rôle, par les membres de la direction locale (AFIP et AFIPA),•
7 jours glissants courants du mercredi 12h au mercredi suivant 12h, 24h/24h,•
le numéro de téléphone d’astreinte est le : 06.14.06.10.79.Objectifs de cette astreinte :
•
Pour les responsables d’unités opérationnelles, permettre le signalement à l’équipe de Direction de tout incident ou problème grave et urgent qui pourrait surgir sur un site de notre réseau.•
La nature de l’incident et son degré de gravité sont laissés à l’appréciation de chaque responsable d’unité opérationnelle. Il peut s’agir d’un cambriolage, d’un incendie, d’un dégât des eaux, ou de l’agression d’un agent en déplacement, pour ne citer que ces exemples.NOTA : l’astreinte de sécurité constitue un second niveau d’appel s’ajoutant à la liste actuelle des personnes à contacter sur les fiches opérationnelles de télésurveillance (FOST). Ce second niveau d’appel intervient après la procédure de levée de doute.
(premières constatations par les forces de l’ordre, le cas échéant).
CONSIGNES SPÉCIFIQUES – GESTION DES BADGES D’ACCÈS NOMINATIFS
Généralités :
Les systèmes de contrôle d’accès par badge doivent être conformes à la réglementation en matière de protection de données personnelles, et communicables à tout moment sur demande de la CNIL.
Les badges d’accès sont nominatifs et d’usage strictement personnel. Ces dispositifs sont placés sous le contrôle de la CNIL. Les fichiers informatiques de gestion de contrôle d’accès sont constitués pour répondre à la finalité de préserver la sécurité des agents, des informations et des fonds.
En aucun cas ces fichiers ne peuvent être croisés avec d’autres sources de données, à d’autres fins. Il s’agit d’une infraction réprimée par le code pénal. Les informations pouvant être contenues dans ces fichiers doivent répondre aux finalités de ces installations :
•
agent DGFiP : nom, prénom, service, numéro de badge, plages horaires et zones d’accès autorisées,•
intervenants extérieurs : nom, prénom, date et heure de visite, société d’appartenance,•
en cas d’accès au parking, numéro d’immatriculation des véhicules.Il convient de proscrire les mentions de jugement de valeur et autres informations non strictement nécessaires d’un point de vue institutionnel. Ainsi la mention « détaché syndical » doit être remplacée par une mention générique de type DDFiP, direction locale…
La remise des badges est tracée par un procès-verbal relatant la finalité de collecte des données, sa légalité et les destinataires des informations recueillies (service BIL, gestionnaires de site), ainsi qu’une information sur le droit d’accès et les voies de recours envisageables (voir modèle joint).
•
Ces PV signés (ou listes d’émargement) sont conservés sous clé.•
La durée de conservation des informations, sur support informatique et papier est limitée au temps d’activité dans les locaux.•
L’accès au local dans lequel se trouve l’outil de gestion est limité et sécurisé. Seules les personnes habilitées ont accès aux données (BIL/gestionnaire de site/gardien).•
Les comptes utilisateurs sont protégés par un mot de passe personnel, renouvelé tous les 6 mois (12 caractères ou plus, avec au moins un nombre, une majuscule et un signe de ponctuation ou un caractère spécial).Une sauvegarde annuelle est effectuée par export de la liste des utilisateurs. Elle est conservée sous son format d’origine et sans modification sur un support informatique indépendant et réservé à cet usage. Une copie papier est éditée. Ces documents sont conservés sous clé, par le gestionnaire de site.
