COMMENT OPTIMISER
LA PRODUCTION DE SA PAIE
AVEC UN SIRH COMPLET
INTÉGRANT
LA GTA ?
SOMMAIRE
# 1 I LES ENJEUX DE LA COMMUNICATION ENTRE LA GTA, LA PAIE ET LES DÉCLARATIFS
1. Que recouvre la Gestion des Temps et des Activités ? a. La gestion des heures travaillées
b.Les absences & congés : un régime complexe
2. Le bulletin de paie : le reflet d’une situation à la fois individuelle et collective
a. Le reflet de la situation personnelle du salarié
b. Le reflet des règles d’un secteur d’activité ou d’une entreprise c. Le reflet des mesures réglementaires
3. La DSN : le bout de la chaîne
4. Liens entre GTA, Paie et DSN : les enjeux
#2 I OPTIMISER SA PAIE ET SA DSN AVEC LES DONNÉES DE GTA
1. Un outil GTA au service de la décentralisation de l’information 2. La communication entre la GTA et la paie
3. Les types de solutions logicielles communicantes a. Les solutions interfaçables
b.Une plateforme 100% intégrée : So’Horsys (Asys) & Orhus (Nov RH)
La paie ne se résume pas au paiement d’un salaire de base. Une multitude de variables vient s’ajouter ou se retrancher à ce montant. Variables individuelles reflétant la situation du salarié, comme les heures travaillées, mais aussi variables sociales, issues de la négociation collective ou instaurées par l’entreprise.
A cela s’ajoutent les obligations légales, susceptibles d’évoluer régulièrement, et reflétant la politique sociale du gouvernement en place. L’année 2019 a vu se mettre en place des réformes importantes comme le prélèvement à la source, la fusion Agirc-Arcco, la défiscalisation et désocialisation des heures supplémentaires, la monétisation du CPF ou encore la réduction générale des cotisations patronales au 1er
janvier puis au 1er octobre. En 2020, de nouvelles évolutions devront être implémentées dans les systèmes :
reconduction de la prime exceptionnelle
« Macron », révision du calcul des indemnités versées aux salariés en invalidité ou encore l’introduction
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d’un nouveau « congé aidant ». De plus, chaque année, des évolutions doivent systématiquement être prises en compte pour le calcul de la paie : montant du SMIC, revalorisation des plafonds de sécurité sociale, barème de rémunération des apprentis. Produire une paie conforme nécessite d’effectuer une veille sociale approfondie.
La paie et les déclaratifs forment une matière complexe, évolutive et dans le même temps, tout à fait déterminante pour le climat social d’une entreprise.
La bonne gestion de la paie commence dès la collecte des éléments variables, jusqu’aux déclaratifs via la DSN.
Votre processus de paie peut être optimisé, sécurisé et simplifié en s’appuyant sur une communication efficace avec la Gestion des Temps et Activités. Pourquoi s’équiper d’une solution de Gestion des Temps et des Activités intégrée au système de paie ?
INTRODUCTION
# 1 :
Les enjeux de la communication entre la GTA, la paie
et les déclaratifs
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1. Que recouvre la Gestion des Temps et des Activités ?
La gestion des temps et des activités est le premier maillon de la chaîne de paie et de déclaratifs. En effet, il s’agit de l’ensemble des variables pouvant influer sur la paie et que l’on peut regrouper ainsi : le temps de travail, les présences, les absences et les activités du salarié. La gestion des temps et activités (GTA) est cruciale pour une entreprise car le temps de travail est strictement encadré par la législation et fait l’objet d’évolutions constantes auxquelles les entreprises doivent s’adapter.
a. La gestion des heures travaillées
D’une entreprise à l’autre, la gestion des heures travaillées recouvre des situations plus ou moins complexes.
En tout état de cause, la durée légale en France est de 35h, toute heure effectuée au-delà est une heure supplémentaire. Les salariés à temps partiel, eux, peuvent exécuter des heures complémentaires au-delà du temps de travail inscrit dans leur contrat, et jusqu’à 35h. Ce régime d’heures supplémentaires est strictement encadré par la loi, et depuis 2017, en grande partie par la négociation collective. Le contingent d’heures supplémentaires, la durée maximale du travail quotidien et hebdomadaire, le calcul des majorations de ces heures ou encore les repos compensateurs, doivent être prévus par des accords, à défaut, la loi doit être scrupuleusement respectée.
Il est également important de les décompter précisément, car elles font également l’objet, depuis le 1er janvier 2019, d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite annuelle de 5000€ et d’une exonération de cotisations salariales de sécurité sociale, d’assurance chômage, d’assurance vieillesse de base et retraite complémentaire.
Par ailleurs, des accords de modulation peuvent prévoir des aménagements des horaires de salariés, pour répondre à des pics d’activités, ou au contraire à des périodes creuses. Cette gestion du temps de travail vise à éviter le risque de licenciement en période creuse et le recours aux heures supplémentaires en période haute, mais elle peut s’avérer complexe à gérer.
D’autres heures encore font l’objet de règles légales ou conventionnelles spécifiques comme les heures d’astreinte, les heures de nuit, le travail du dimanche ou encore les jours fériés travaillés.
b. Les absences & congés : un régime complexe
La loi encadre précisément le régime de chaque absence, aussi, leur gestion s’avère cruciale et parfois ardue. Une absence peut se définir par la non-présence d’un salarié sur son lieu de travail alors qu’il devrait s’y trouver. En revanche, on parlera de congé quand ce défaut de présence est autorisé par l’employeur.
Les absences sont de différentes natures et peuvent être justifiées ou non. Leur régime juridique et leur indemnisation sont différents, propres à chacune. Dans certains cas d’absences non justifiées, des sanctions disciplinaires peuvent même être prévues.
Les congés font en revanche l’objet d’un accord entre l’employeur et le salarié en amont sur la date de prise de celui-ci.
Nous pouvons les regrouper en plusieurs pôles :
• Les absences et congés liés à la santé et à la vie familiale : maladie non
professionnelle, maladie professionnelle, accident du travail, accident de trajet, congé maternité, congé parental, gestion des mi-temps thérapeutiques etc.
• Les absences et congés liés à l’exécution du contrat de travail : congés payés, RTT, jour de grève, repos compensateur etc.
• Les congés liés à la formation (formation professionnelle) et les congés pour convenance personnelle (congé sabbatique, sans solde ou encore pour création d’entreprise).
Selon leur nature, ces absences donnent droit ou non à un maintien de salaire, et peuvent être assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés.
2. Le bulletin de paie : le reflet d’une situation à la fois individuelle et collective
a. Le reflet de la situation personnelle du salarié
La paie correspond à la somme d’argent versée à une personne physique en échange d’un travail, elle se matérialise par la fiche de paie. Ce bulletin de paie est l’expression de tout un processus de suivi des salariés, sur l’ensemble de la durée de leur contrat, jusqu’à la cessation de leur activité avec le solde de tout compte et le certificat de travail.
Chaque donnée remontée, le nombre d’heures effectuées, les absences, les congés pris, ou encore les mesures disciplinaires engagées affectent le calcul de la paie.
b. Le reflet des règles d’un secteur d’activité ou d’une entreprise
Le bulletin figure également les règles sociales d’un secteur d’activité ou d’une entreprise. Depuis la loi Travail de 2017, la place de la négociation collective s’est considérable élargie. Le calcul de la paie doit respecter les règles des conventions collectives, et suivre scrupuleusement les évolutions engendrées par les négociations annuelles obligatoires (évolution de la rémunération, création de primes, modification de la compensation des heures supplémentaires …). Les mesures sociales telles que les cotisations de mutuelle, de prévoyance, de retraite ou encore les tickets restaurants et les remboursements de transport figurent elles aussi sur le bulletin et influent sur le calcul du net à payer.
c. Le reflet des mesures réglementaires
La paie est également l’expression de la politique sociale d’un gouvernement et des réformes successives. Certaines apportent des modifications de forme comme la mise en place du bulletin clarifié. Certaines mesures impliquent des modifications, parfois profondes, dans le calcul de la paie. En effet, employeurs et salariés sont redevables de cotisations et de contributions sociales, prélevées sur le salaire brut, susceptibles d’évolutions réglementaires très régulières. En 2018, une mesure a d’ailleurs consisté à rendre obligatoire la mention au bénéfice de certaines réformes sociales. Elles sont signalées par la ligne « Allégement de cotisations » et l’encart « Dont évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie », ceci afin de rendre compte de la suppression des cotisations salariales chômage et maladie. Au 1er janvier 2019 a également été mis en place le prélèvement à la source, destiné à prélever le montant d’impôt sur le revenu directement sur le salaire, mensuellement. L’entreprise doit s’adapter à ce nouveau rôle de collecteur d’impôts.
3. La DSN : le bout de la chaîne
La gestion de la paie ne s’arrête pas à la production d’un bulletin de paie et au
paiement du salaire. En effet, la masse salariale (les salaires bruts), le nombre d’heures rémunérées, l’assiette et le montant des cotisations doivent être déclarés
à l’administration par le biais de la DSN (déclaration sociale nominative).
Cette déclaration sert de base non seulement au paiement des cotisations, mais elle permet également de communiquer les informations nécessaires à la gestion
de la protection sociale des salariés aux organismes concernés.
Il s’agit d’une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur des signalements d’événements ayant un impact sur la paie (maladie, maternité, changement d’un élément du contrat de travail, fin de contrat de travail...) La gestion de la paie nécessite à la fois un suivi très scrupuleux de la situation
de chaque salarié, mais aussi de solides connaissances en droit social et des pratiques de paie, d’autant que les règles de traitement et de calcul font souvent l’objet
d’évolution légales ou négociées.
4. Liens entre GTA, Paie et DSN : les enjeux
GTA, Paie et DSN sont trois maillons d’une même chaîne : le paiement des salariés et la conformité aux règles sociales. Depuis la bonne remontée des informations
du terrain jusqu’à la déclaration d’informations juste, le processus de gestion de la paie nécessite une attention constante. En effet, une erreur en GTA entraînera une erreur en chaîne jusqu’à la DSN. Outre la perte de temps que représente la réparation de l’erreur, souvent en rétroactif, les conséquences peuvent être problématiques pour une entreprise.
Prenons l’exemple simple d’heures supplémentaires non remontées pour le calcul de la paie. En cas de contrôle URSSAF, s’il est prouvé que des heures supplémentaires effectuées n’ont pas été déclarées, ce temps de travail peut être qualifié de dissimulé (travail au noir) et faire l’objet de sanction financières, administratives, mais aussi pénales. De plus, le salarié ne bénéficie pas de la protection sociale attachée aux cotisations sur ces heures.
En plus de ces risques de redressement en cas de contrôle, des risques prud’homaux ne sont pas à exclure. Enfin, la production de la paie est la matière la plus sensible dans une entreprise et peut donner lieu à des climats sociaux compliqués en cas
de mauvaise gestion.
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Source : http://www.aig.fr/fr/nouvelle/9/sage-paie-la-dsn-a-commence-maintenant
Source : https://www.adeoinformatique.com/dematerialisation-pilotage-simplification-performance-coeur-rh/
# 2 :
Optimiser sa paie et sa DSN avec les données de GTA
Afin de produire une paie juste, sécurisée et le plus simplement possible, il est important de se doter de solutions outils adaptées.
DES DÉCIDEURS RH INTERROGÉS
SOUHAITENT DÉMATÉRIALISER LA PAIE
DES SOCIÉTÉS GÈRENT ENCORE MANUELLEMENT
LES TEMPS ET LES ACTIVITÉS
DES EMPLOYÉS ARRIVENT EN RETARD AU TRAVAIL AU MOINS UNE FOIS PAR MOIS Automatiser
les processus RH Améliorer
la performance RH Fournir
aux collaborateurs des services RH de qualité
79 %
19 %
29 %
67 % 66 % 60 %
1. Un outil GTA au service de la décentralisation de l’information
Se doter d’un outil de GTA, compte-tenu de la complexité et du nombre d’informations à exploiter, est essentiel.
Mettre en place un outil de GTA permet d’éliminer les processus papier,
avec impressions de formulaires à signer qu’il faut ensuite scanner, mais également les processus par mail, qui finissent parfois par se « perdre » et impliquent un fort risque de divulgation de données confidentielles. Ces processus désormais archaïques impliquent pour les services RH, qui reçoivent les informations, un travail de saisie important dans l’outil de paie. La possibilité d’historisation et de consultation des informations est également restreinte, notamment pour les managers de proximité.
En mettant en place un outil de gestion des temps et activités, on en décentralise la saisie : au lieu de remplir un fichier Excel, un formulaire, ou de transmettre
les informations par mail au service RH, le manager saisit directement les plannings de ses équipes. Ainsi, on élimine le risque de perte d’information ou d’erreur de calcul à la source, en impliquant la personne qui connait le mieux l’activité du terrain, à savoir le manager. Quand auparavant un responsable hiérarchique transmettait, par exemple, la liste des salariés et la date des astreintes, le service RH devait en calculer le montant.
Avec un outil de GTA, le manager, saisit les informations, l’outil calcule le montant et la paie le répercute sur le bulletin de salaire. En mettant en place un portail RH, certaines saisies peuvent être déléguées au salarié lui-même, comme ses absences ou ses congés, qui seront ensuite validées par le supérieur hiérarchique.
La dématérialisation des données ainsi que la décentralisation des remontées d’informations rendent le processus plus fluide, plus transparent et plus rapide.
L’avantage est double : dégager le service RH de tâches de saisie chronophage et améliorer le pilotage des activités par les managers qui ont ainsi une vue globale de la présence de leurs équipes.
PRÉSENCE / ABSENCE
Gérer les présences et les absences du personnel
ACTIVITÉ
Identitfier clairement les activités du personnel
PLANIFICATION Organiser simplement
le travail de vos collaborateurs
ESPACE PERSONNEL
Communiquer et décentraliser l’administration RH
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Source : https://www.xpertis.lcpstudio.fr/produits/solutions-informatiques-metiers/asys/
2. La communication entre la GTA et la paie
Le rôle d’un outil de GTA est d’enregistrer la présence et les absences afin de calculer :
• des compteurs de temps : heures travaillées, calcul des heures
supplémentaires, calcul des heures d’astreinte, heures majorées (dimanches, fériés, nuits…).
• des compteurs en quantité : les primes
• des compteurs de suivi : CP, RTT …
La GTA ne gère que des quantités en heures ou en nombres.
L’outil de paie, de son côté, va valoriser ces données en quantité en leur appliquant un taux ou un montant associé pour calculer ce que l’employeur doit au salarié ainsi qu’à l’administration.
Pour que l’outil de paie comprennent les données remontées de la GTA, il faut avoir établi une table de correspondance entre les données GTA et les rubriques de paie utilisées par l’entreprise. Le paramétrage des outils de paie et de GTA pour qu’ils soient en mesure de communiquer est indispensable quelle que soit la solution outil choisie, sinon, vous n’éviterez pas la double saisie.
3. Les types de solutions logicielles communicantes
Il est très fastidieux, source d’erreurs et peu productif d’alimenter un logiciel de paie par saisie directe des éléments variables. Ainsi la plupart des entreprises se dotent d’un mécanisme d’alimentation automatique des données de la pré-paie vers la paie.
a. Les solutions interfaçables
Certains logiciels de GTA disposent d’un module permettant de paramétrer l’export des éléments variables vers le logiciel de paie, qui, lui-même dispose d’entrées normalisées pour recevoir les données de la GTA.
Les deux solutions communiquent ainsi entre elles grâce à des flux interfacés. La solution de paie transmet les informations de gestion administrative (GA) comme la liste des salariés, les numéros de contrat de travail ou encore les compteurs (congés …). De son côté le logiciel de GTA transmets les éléments variables nécessaires au calcul de paie, et généralement saisis tout au long du mois, soit directement par le salarié s’il a à sa disposition un portail RH, soit par les managers et les RH.
Ces solutions de paie se connectent aux outils de GTA par mise en place d’un interfaçage entre les programmes et les données de chacun des deux logiciels. L’idée est de les connecter en paramétrant les points d’entrées et de sorties des éléments variables afin que chacun des logiciels comprenne l’autre. Une même saisie peut être utilisée par les deux logiciels, ou être traitée par l’outil de paie pour produire une nouvelle donnée nécessaire au fonctionnement de l’outil GTA. Dans tous les cas ce paramétrage doit être préparé en amont par le biais d’ateliers entre les deux éditeurs, de paie et de GTA, ainsi qu’avec les interlocuteurs côté client qui connaissent les règles métier.
Les avantages d’un interfaçage entre un logiciel de paie et un logiciel de GTA sont
multiples : suppression des doubles saisies, historisation des fichiers de pré-paie ou encore le contrôle des éléments variables de paie avant export.
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Mais il est possible d’aller encore plus loin, grâce à une solution 100% intégrée.
b. Une plateforme 100% intégrée : So’Horsys (Asys) & Orhus (NOVRH)
NOVRH, éditeur d’ORHUS, solution SIRH, s’est associé à l’entreprise Asys, éditeur du logiciel So’Horsys, dédié à la gestion des temps de travail et des plannings pour développer une solution SIRH nouvelle sur le marché. Cette solution 100% intégrée est pensée de manière à gérer les ressources humaines, la paie et les déclaratifs sans risquer de perte d’information.
• Une solution 100% intégrée sans interfaçage
So’Horsys est totalement intégrée dans OHRUS, l’ERP de gestion des ressources humaines de NOVRH. Celle-ci complète une solution modulaire déjà riche en fonctionnalités (absence, gestion administrative, paie…) en intégrant une solution de gestion des temps et des activités. Cette solution est désormais l’une des seules sur le marché couvrant l’ensemble de toutes les activités RH.
Elle s’applique sans duplication de base de données ni d’interface. L’expérience utilisateur est unifiée, les données RH sont partagées et fiabilisées.
• Un seul point d’entrée pour toute la gestion RH : centralisation des données Il s’agit en pratique d’une plateforme SIRH 100% intégrée qui peut ainsi prendre en charge l’intégralité des tâches de gestion d’un dossier collaborateur. Le principal avantage d’une telle solution complète est d’automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée. Vous diminuez ainsi le nombre de saisies, et donc d’erreurs possibles. Les données se trouvent fiabilisées et sécurisées par élimination du risque de duplication ou de perte d’informations. Enfin un SIRH connecté centralisant les données les rend plus accessibles à l’ensemble de la fonction RH.
Le dossier collaborateur et le module de gestion de la paie se placent au centre du processus. Les modules d’ORHUS ou d’ASYS sont sollicités à partir de ces derniers directement, sans interface et de manière parfaitement transparente.
• Full web : la gestion en temps réelle
ORHUS, solution full web, permet ainsi de gérer en temps réel les temps de travail des collaborateurs de l’entreprise, avec la prise en compte des cycles de travail les plus complexes, les activités multi-sites souvent éloignées du siège, les types d’horaires décalés ou atypiques, ainsi que les fluctuations liées aux pratiques saisonnières ou aux tâches complexes. La solution prend également en compte les évolutions et les contraintes réglementaires liées aux RTT, à la législation sur la pénibilité au travail, ou encore les droits à formation ayant une répercussion sur la gestion et le calcul du temps de travail.
Grâce au portail RH et à la disponibilité de l’application sur mobile, les collaborateurs ont accès à leurs données et peuvent saisir eux-mêmes leurs demandes RH (demande de congés, de formation …) à n’importe quel moment.
Les gestionnaires RH peuvent alors effectuer le suivi et la gestion des temps de travail des collaborateurs, en temps réel. Un badge virtuel leur permet également d’informer leur employeur de leur présence dans l‘entreprise, ce qui permettra une remontée plus aisée des heures effectuées (calcul des heures supplémentaires, des heures de récupération …).
• L’intégration native : mises en production simplifiées
Le niveau d’intégration de la solution So’Horys est poussée à l’extrême. Là où, pour implémenter une solution interfacée, vous devez mettre en place un projet impliquant les éditeurs de l’une et l’autre des solutions, lors du déploiement de la solution intégrée, un seul interlocuteur (Expert Nov RH) est mobilisé. De plus, aucun intermédiaire n’est sollicité. Les mises en production sont simplifiées et vous êtes accompagné tout au long du projet par un expert.
L’objectif de chaque professionnel RH lorsqu’il s’équipe d’un outil SIRH est de sécuriser les données remontées pour fiabiliser les calculs de paie, obtenir un meilleur ROI et une meilleure productivité des équipes. Opter pour une solution SIRH intégrée et s’adaptant aux changements réglementaires c’est à la fois fiabiliser la production de sa paie et de ses déclaratifs mais également se simplifier la vie ! Vos équipes ne seront plus parasitées par les erreurs de saisies ou d’interfaçages et pourront se concentrer sur leur cœur de métier. NOVRH propose, via ORHUS une solution puissante et parfaitement adaptée aux enjeux métiers des responsables paie.
