Freudiger EDV-Beratung Zeughausgasse 16
3011 Berne
http://www.freudiger.com/f/statbe/somed/
Contact:
Silvio Hasler, 031 318 17 24, somed@freudiger.com
Statistique des institutions médico-sociales SOMED A: foire aux questions (contenu)
Sommaire
Introduction...2
But de la statistique...2
Informations générales sur le questionnaire...2
Remarques à l’attention du canton...2
Contexte...3
Comment parvenir à l’interface internet SOMED?...3
Qu’est-ce qu’un questionnaire SOMED de type A?...3
Dois-je remplir la statistique?...3
Qui puis-je contacter en cas de problème?...3
Où puis-je trouver de plus amples informations?...3
Chapitre A (Données générales)...4
Chapitre B (Places disponibles)...5
Chapitre C (Personnel)...6
Sujets recensés...6
Nombre d'enregistrements...6
Apprentis...6
Collaborateurs issus de programmes d'occupation...6
Collaborateurs sur appel...6
Chapitre D (Clients)...8
Sujets recensés...8
Saisie des séjours...8
Suroccupation...8
Chapitre E (Finances)...10
Divers...10
Sources...10
Version 2.7
Date Décembre 2020
Les passages modifiés sont surlignés en jaune
Introduction
But de la statistique
Par le biais de la statistique des institutions de santé non hospitaliers, l'Office fédéral de la statistique (OFS) entend récolter des données qui permettent la planification, de dresser un portrait précis du paysage socio-sanitaire suisse et d'en observer l'évolution. Toujours en respectant la loi sur la protection des données.
Informations générales sur le questionnaire
Le relevé est effectué chaque année.
Il porte sur la totalité de l'activité de l'année passée sous revue.
C'est pourquoi une personne ayant séjourné en institution durant le premier semestre de l'année y figurera, tout comme un employé qui n'aurait travail- lé que durant quelques mois.
Seules les données relatives aux prestations fournies par l'institution dans le domaine résidentiel doivent être livrées. A ce titre, il ne faut pas prendre en considération les activités annexes (p.ex. SPITEX, restaurant, kiosque, etc.) qui pourtant sont rattachées juridiquement à votre institution.
Dès que vous avez libéré les données pour le canton, vous pouvez commencer à saisir les données de l’année courante.
Pour la relevée 2021 vous créez le questionnaire 2020.
Remarques à l’attention du canton
A la fin du chapitre A (Données générales) vous trouverez le champ Remar- ques à l’attention du canton ou de l’OFS. Il faut expliquer les annonces
d’erreurs générées par le système et de justifier les données incomplètes et les
données considérées comme n’étant pas plausible.
Contexte
Comment parvenir à l’interface internet SOMED?
La saisie des données s’effectue par une liaison sécurisée sur Internet (https://). Les données sont enregistrées dans une banque de données centrale et transmises directement.
Ouvrez le navigateur et inscrivez l’adresse:
http s ://www.somed.bfs.admin.ch
Qu’est-ce qu’un questionnaire SOMED de type A?
Le questionnaire SOMED A concerne les maisons pour personnes âgées (typologie 1) et les établissements médico-sociaux (typologie 2).
Dois-je remplir la statistique?
De par la structure et la mission de votre institution, vous êtes légalement soumis à l'obligation de participer à ladite statistique. En cas de manquement, les sanctions prévues par l'OFS s'appliquent.
Qui puis-je contacter en cas de problème?
Freudiger EDV-Beratung
pour les questions quant au contenu de SOMED, de méthode pour remplir le questionnaire, délais, préoccupations organisationnelles
pour les questions concernant le programme SOMED, un nouveau mot de passe, l’importation, l’exportation et l’interface
031 318 17 24 (du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 16 h) ou
somed@freudiger.com
Curaviva
pour les questions relatives aux chapitres finances ige.curaviva@sadies.ch
Registre des codes créanciers (santésuisse) : pour les questions sur les numéros RCC:
032 625 42 43 ou info@sasis.ch
Où puis-je trouver de plus amples informations?
Les documents importants traitant de SOMED sont disponibles sur le portail statistique réservé au canton de Berne
http://www.freudiger.com/f/statbe/ somed/ (Portail STATBE de la Freudiger
EDV-Beratung)
Chapitre A (Données générales)
Ce chapitre vise à décrire la structure et le fonctionnement général de votre institution.
Ces informations sont directement tirées du Registre des entreprises et des établissements (REE) de l’OFS.
Variable No Commentaires
Type de relevé A01 Cette information est déjà intégrée dans SOMED web.
A = questionnaire pour des institutions exerçant à charge de la LAMal (les établissements médico-sociaux).
N° ENT-ID A203. Cette information est déjà intégrée dans SOMED web.
Numéro d’identification des entreprises (IDE) Nom de l'organisme
juridiquement responsable
A11 -
A16 Indiquer l'adresse de l'organisme juridiquement responsable et non de l'institution participant au relevé.
Nom, prénom No tél., e-mail
A20 - A21
Personne que le canton peut contacter en cas de besoin.
Garantie de
subventionnement A22 Veuillez indiquer si votre institution jouit ou non d’une contribution aux coûts d'exploitation (p.ex. allocation de formation) de de la part des pouvoirs publics. Des subsides octroyés par les pouvoirs publics directement aux résidents, p.ex. sous forme de prestations
complémentaires, ne sont pas à considérer comme une garantie de subventionnement aux coûts d’exploitation.
Couverture du déficit
A23 Indiquer si votre institution jouit ou non d'une couverture du déficit garantie par les pouvoirs publics (communes, canton, Confédération uniquement).
N°santésuisse A24 Si l’institution fournit des soins selon la LAMal et facture ces prestations, en tant que telles, le n° santésuisse doit être indiqué (le n° REE n’est pas le n° RCC !).
Nombre de journées
d'exploitation par an A25 Nombre maximal de jours d’exploitation :
365 jours respectivement 366 jours (année bissextile)
Date d'ouverture A26 Uniquement pour les institutions qui ont ouvert en cours d’année.
Date de fermeture A27 Uniquement pour les institutions qui ont fermé en cours d’année.
Instrument utilisé pour le relevé des soins requis
A28 Pour les personnes séjournant en permanence ou pour une longue durée dans un foyer, le degré de soins dans le cadre du système :
- BESA est attribué au moyen du catalogue des prestations de 2010.
La version du logiciel doit être au moins la version 4.0.
- RAI/RUG est attribué au moyen de la version RAI/RUG 2.0 (indice suisse, Berne 2015).
Choisir l’option en fonction de l’instrument utilisé:
- Instrument d’évaluation BESA (minutes): 12. BESA minutes OPAS
ou
- Instrument d’évaluation RAI-RUG (niveaux): 13. RAI-RUG OPAS Nombre d'heures de
travail par an pour un EPT
A29 -
A33 Veuillez indiquer ici le nombre total d'heures payées par année une personne travaillant à 100%. Les vacances, les heures supplémentaires ou les absences (maladie, formation, etc.) ne sont pas déduites du total.
En règle générale, le nombre d'heures avoisine 2’184h/an (42 heures/semaine * 52 semaines = 2'184 h).
A29 Médecins et autres universitaires
Variable No Commentaires
A30 Personnel soignant, personnel des autres discip. médicales + animation A31 Personnel admin., personnel hôtelier, personnel des services techniques
Nombre d'heures travaillées par les bénévoles
(sans indemnité)
A34 Veuillez indiquer la somme approximative du nombre d’heures effectuées par les travailleurs bénévoles dans l'institution au cours de l'année de relevé. Sont considérées comme «personnel bénévole» les personnes travaillant dans l'institution sans recevoir de rémunération ou de contrepartie (nourriture ou hébergement par ex.) pour leur travail dans l'institution.
Elles ne doivent pas être répertoriées dans le chapitre C «Personnel».
Remarques à l’attention du canton ou de l’OFS
Ce champ permet d’expliquer les annonces d’erreurs générées par le système et de justifier les données incomplètes et considérées comme n’étant pas plausibles. Ces cas doivent obligatoirement être expliqués.
Chapitre B (Places disponibles)
Prenez le 1
erjanvier de l'année statistique comme date de référence. Veuillez indiquer le nombre total de places disponibles et pas seulement celui des places occupées.
Variable No Commentaires
Long séjour B01 Indiquer le nombre de places disponibles au 1er janvier de l’année du relevé.
On parle de place ‘long séjour’ si l’arrivant désire s’installer définitivement.
Court séjour B02 Indiquer le nombre de places disponibles au 1er janvier de l’année du relevé.
Au contraire des places long séjour, les places court séjour sont réservées à des patients qui séjourneront temporairement dans l’institution. Les places déclarées sous cette rubrique font l’objet d’une autorisation d’exploiter délivrée par le canton.
Nombres de places disponibles ‘Soins aigus et de transition‘
B04 Indiquer le nombre de places disponibles au 1er janvier de l’année du relevé.
Les prestations sont définies à l’art. 25a al. 2 LAMal.
Nombre de places disponibles
‘Structures de soins de jour ou de nuit (SSJN)’
B05 Indiquer le nombre de places disponibles au 1er janvier de l’année du relevé.
Les prestations sont définies à l’art. 25a al. 1 LAMal.
Chapitre C (Personnel)
Sujets recensés
Pour chaque employé salarié de l’établissement durant l’année. Ne pas tenir compte du personnel bénévole, qui n’est pas rémunéré.
Nombre d'enregistrements
Les données relatives au personnel font l'objet d'un relevé individuel, et en principe, chaque enregistrement correspond à un poste de travail. Deux
fichiers peuvent correspondre à une seule personne si elle a changé de compte salaire en cours d'année, ou lorsqu'elle est rémunérée dans deux comptes salaires différents. Par contre, un employé ayant, par exemple, travaillé de février à mars puis de septembre à novembre fera l'objet d'un seul
enregistrement. On aura pris soin de totaliser les heures travaillées durant les deux périodes.
Apprentis
Les heures effectuées par les apprentis sont décomptées conformément aux dispositions du contrat d'apprentissage, soit y compris les heures de cours durant lesquelles ils ne travaillent pas directement pour l'institution.
Collaborateurs issus de programmes d'occupation
Ces personnes n'étant pas recensées dans le chapitre C (Personnel), leurs heures de travail doivent être saisies dans la rubrique A34 (personnes
bénévoles) si elles ne sont pas payées par l'institution. Par contre, la saisie doit s'effectuer normalement dans la rubrique Personnel dès qu'il existe un contrat de travail.
Collaborateurs sur appel
Normalement, les collaborateurs sur appel disposant d'un salaire horaire sont enregistrés aux variables C07 «Contrat de durée indéterminée» et C10 «Nb d'heures payées».
Variable No Commentaires Nom,
Prénom
C100 C101
Après validation d'un questionnaire, les nom et prénom des employés ne sont consultables ni pour le canton, ni pour l’OFS.
N° de l’employé(e) C01 Le N° de l’employé/e est saisi par l'institution.
Type de formation C04 Si un employé est au bénéfice de plusieurs formations, il faut retenir la plus élevée ou, en cas d’équivalence, la formation en adéquation avec le poste occupé dans l’institution. Si la formation d’un de vos employés ne se trouve pas dans la liste proposée, veuillez indiquer celle qui s’en
rapproche le plus, tant au niveau du type que du degré de qualification.
Libellé des formations 1. Médecin/Médecine
2. Infirmier/ère diplômé/e avec formation complémentaire 3. Infirmier/ère diplômé/e
Variable No Commentaires
4. Infirmier/ère niveau I
5. Infirmier/ère-assistant/e CC CRS
7. Assistant/e en soins et santé communautaire CFC 8. Assistant/e médical/e avec CFC
9. Aide-soignant/e avec certificat 10.Auxiliaire de santé CRS
11.Stagiaire infirmier/ère (minimum 3 mois) 12.Thérapeute diplômé/e
13.Travailleur/se social/e diplômé/e 14.Accompagnateur/trice CFC
15.Autre formation assistance et soins 16.Cuisinier/ère
17.Employé/e service de maison 18.Administration
19.Autre formation
20.Personne non diplômée 21.Assistant/e socio-éducatif ASE
22.Aide en soins et accompagnement AFP 99.Inconnu
En formation C05 Un employé est déclaré «en formation» si l’institution a pris un engagement en termes financiers, humains ou logistiques vis-à-vis de cette personne et de sa formation.
Type de contrat C07 Le personnel temporaire engagé pour remplacer les collaborateurs en congé maladie doit être recensé sous «contrat de durée déterminée».
Comptes salaire C09.0 Selon les comptes salaire dans les chapitres E0.coûts aux. et SSJN, E1.Coûts EMS, E5.Coûts SAT :
30 Médecins et autres universitaires 311 Personnel soignant qualifié 312 Personnel aide-soignant
313 Personnel soignant en formation
32 Personnel des autres disciplines médicales et animation 33 Personnel administratif
34 Personnel hôtelier
35 Personnel des services techniques Nombre d’heures
payées dans l’année
C10 Si l’employé a quitté l’établissement en cours d’année, ne prendre en considération que les heures de la période durant laquelle il a
effectivement travaillé.
Toutes les heures d’absence sont comptabilisées si elles ont été payées (ex: vacances, formation, militaire, maladie, congé maternité).
Répartition du temps de travail par centres de charges
C11 - C39 C41 C42
Répartition (exprimée en pourcentage) du temps de travail par centres de charge. Veuillez indiquer ici pour quel(s) centre(s) de charges l’employé travaille. Une ou un assistant en soins et santé communautaire engagé à mi-temps peut ainsi consacrer 80% de son temps de travail à des soins AOS, 10% à des soins aigus et de transition (si de telles places ont été accordées) et 10% à des tâches administratives. Si cette information n’est pas disponible, il convient de procéder à une estimation qui soit le plus fidèle possible à la réalité de l’activité professionnelle de l’employé.
Le total des pourcentages doit être égal à 100%.
Chapitre D (Clients)
Nous vous recommandons de remplir les champs les uns après les autres, certaines variables étant activées/désactivées en fonction des réponses précédentes.
Sujets recensés
Il faut relever toutes les personnes qui ont séjourné dans l’institution durant l’année de relevé pour des soins aigus et de transition ou qui y ont fait un séjour bref ou long. Structure de soins de jour ou de nuits. Cela
indépendamment des personnes traitées en date du 31 décembre. Il faut également saisir les externes, c’est-à-dire les personnes présentes de jour dans l’institution mais n’y passant pas la nuit.
Saisie des séjours
Chaque enregistrement correspond à un cas, c'est-à-dire à un client lié à un séjour ou à une prise en charge dans l'institution. Chaque séjour est à saisir individuellement.
Il faut ouvrir une nouvelle fiche pour une personne qui, après avoir résidé brièvement dans une institution, y est installée en long séjour. Faire de même pour les clientes et clients des soins aigus et de transition passant en séjour bref ou long et en structure de jour ou de nuit.
Suroccupation
A noter que le programme effectue une comparaison entre les personnes accueillies et les places à disposition au 31 décembre. Un message d'erreur apparaît en cas de suroccupation. Même si celle-ci est avérée, vous devez rapporter toute précision utile sur la page d’accès SOMED à la rubrique «Remarque» (p. ex. lits de secours, aménagements, rénovations, etc.).
Variable No Commentaires Nom,
prénom,
date de naissance
D100 D101 D102
Ces données ne sont consultables ni pour les cantons, ni pour l’OFS.
Numéro de client D01 Il s’agit d’indiquer le numéro que vous avez attribué au résident, par exemple son numéro de dossier. C’est une variable qui vous permet de
«retrouver» plus facilement les clients dans le système, mais ne revêt pas de caractère obligatoire.
Age D04 L’âge du client ou de la cliente ne doit pas être saisi. Il est calculé automatiquement à partir de la variable «date de naissance».
Commune de
domicile D05 La commune de domicile correspond à celle dans laquelle les papiers du client/de la cliente sont déposés. Veuillez indiquer le numéro postal.
Date d'entrée D09 Veuillez indiquer la date d’entrée dans l’institution, c’est-à-dire le moment où un lit/une place est attribué(e) au bénéficiaire.
Pour les externes: la date d’entrée dans l’institution correspond au moment où le client a été pour la première fois pris en charge par l’institution (ouverture de dossier).
Variable No Commentaires
Date de sortie D10 A remplir uniquement si le client est «sorti» durant l’année du relevé. La date de sortie correspond au moment où le lit/la place du bénéficiaire est disponible et attribuable à un autre client.
Pour les externes: la date de sortie correspond au moment où le dossier du client est clos officiellement et qu’il n’est pas prévu que le client revienne à nouveau dans l’institution.
Si le client est encore présent dans l’institution au 31.12, laisser le champ vide. Des vacances ne sont pas considérées comme une sortie.
Hébergement D11 1 Personne hébergée en long séjour 2 Personne hébergée en court séjour 3 Personne non hébergée
4 Structure de soins de jour ou de nuit (Art. 25a, al.1 LAMal) 5 Soins aigus et de transition SAT (Art. 25a, al.2 LAMal)
Provenance D14 Lieu où séjournait le résident juste avant l'admission à l'institution.
Exemple: pour un patient qui, sorti de l'hôpital le matin, passe chez lui pour prendre une valise avant de se rendre dans un EMS l'après-midi, on indiquera logiquement comme lieu de provenance l’hôpital et non le domicile. Le lieu de provenance «Hôpital» ne sera sélectionné que si le séjour à l’hôpital a duré plus de 24 heures et, partant, inclut au moins une nuit.
Nombre de journées de présence facturées
D163 Indiquer le nombre de jours de présence dans l’année durant lesquels le client a bénéficié d’une place dans l’établissement
Nombre de journées de réservation facturées
D164 Indiquer le nombre de jours de réservation dans l’année durant lesquels le client a bénéficié d’une place dans l’établissement (vacances, séjours à l’hôpital, journées séparant l’entrée en vigueur du contrat et l’entrée en institutions, etc.)
Nombre total de
journées facturées D16.0 Total de
D163.Nombre de journées de présence facturées et
D164.Nombre de journées de réservation facturées Soins,
Niveau OPAS Soins requis OPAS (Minutes/Points)
D21 D22 D24
Ces trois variables concernent les soins. Les variables des degrés de soins ne s’activent qu’à condition d’avoir complété la variable A28 dans le chapitre A. Données gén. A28 (12. Minutes BESA OPAS ou 13. RAI- RUG OPAS)
Journées de soins
facturées D26 Nombre de jours de soins facturés sur l’année, pour les soins requis correspondants dans D24 (12. Minutes BESA OPAS ou 13. RAI-RUG OPAS) Total jours de soins
facturés
D27 Nombre total de jours de soins facturés : 365 jours maximum (366 jours / année bissextile)
Nombre de journées de prise en charge
D20 Indiquer le nombre de jours dans l’année durant lesquels le bénéficiaire a été pris en charge dans l’institution (max. 365 jours respectivement 366 jours). Une journée compte chaque fois que le bénéficiaire est venu dans l’institutions et a eu recours aux services proposés. Plusieurs contacts dans la même journée comptent une seule fois.
